檔案管理指導(dǎo)手冊(cè)

1、集團(tuán)檔案管理指導(dǎo)手冊(cè)一、檔案工作的目的和意義企業(yè)檔案工作,是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)工作之一。可以說(shuō), 企業(yè)檔案工作水平直接反映了企業(yè)管理水平。企業(yè)檔案,是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、 經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成 的有保存價(jià)值的各種形式的文件; 企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信 息資源的重要組成部分。企業(yè)創(chuàng)立的主要目的是創(chuàng)造財(cái)富和價(jià)值; 企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理 的目標(biāo)是保值增值、 追求效益。 企業(yè)檔案不僅本身具有信息資源、 知識(shí)資產(chǎn)的價(jià)值,而且對(duì)企業(yè)有形資產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)、 維護(hù)、 管理和保 值、增值具有須臾不可或缺的獨(dú)特作用。因此, 有效的企業(yè)檔案 管理是為企業(yè)服務(wù)、 創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要活動(dòng)和工作。 企業(yè)檔案 工作圍繞企業(yè)的中心和

2、發(fā)展目標(biāo)開(kāi)展, 以服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企 業(yè)資產(chǎn)保值增值為中心和目標(biāo)。面對(duì)企業(yè)改革、 信息化建設(shè)的新形勢(shì)和新發(fā)展, 貫徹落實(shí) 企 業(yè)檔案工作規(guī)范對(duì)企業(yè)有如下效益:(一滿足企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理對(duì)企業(yè)核心信息資 源的需要;(二滿足國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生等管理 對(duì)檔案記錄要求;(三 滿足國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求;(四企業(yè)信息資源、 知識(shí)資產(chǎn)管理的基礎(chǔ),企業(yè)自主知識(shí) 產(chǎn)權(quán)權(quán)益的保障;(五 保證企業(yè)在關(guān)鍵時(shí)刻及法律糾紛爭(zhēng)議中的正當(dāng)權(quán)益和 證據(jù)需求;(六 風(fēng)險(xiǎn)及資產(chǎn)管理的災(zāi)備中確保企業(yè)檔案資源完整的終 極手段;(七企業(yè)信息化建設(shè)中企業(yè)核心信息資源的終極解決方案;(八企

3、業(yè)基業(yè)常青、歷史傳承和企業(yè)文化的有效保障。 歸檔是企業(yè)原始記錄完整、 有序、可利用的基礎(chǔ),歸檔范圍 應(yīng)以能夠準(zhǔn)確反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌, 確保文件材 料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),滿足本企業(yè)各項(xiàng)工作查考利用需要 為原則。歸檔工作質(zhì)量的高與低決定了其他環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量, 為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案應(yīng)有的作用,必須嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)。 二、文件形成與積累的要求文件的形成與積累是檔案管理的前奏, 為保證定期歸檔工作 的順利進(jìn)行, 各部門對(duì)本部門形成的文件, 要注意做好平時(shí)的積 累工作。(一質(zhì)量要求文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、 可靠的記錄載體和記錄方式。 文件 一旦以某種格式被記錄下來(lái), 并以依附于某種載體的形

4、式生成和 發(fā)出, 文件的內(nèi)容和記錄方式將被視為不可逆轉(zhuǎn), 因此文件形成 時(shí)的記錄載體和記錄方式起著固定文件內(nèi)容和鑒別真?zhèn)蔚闹匾?作用, 文件形成時(shí)質(zhì)量的高低直接影響檔案的質(zhì)量和保存使用年限。所以,要求文件形成時(shí)應(yīng)根據(jù)文件類型, 特別是對(duì)那些重要 的、 需要永久保存的文件要使用耐久、 可靠的記錄載體和記錄方 式。 例如, 紙質(zhì)文件材料不應(yīng)使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料 (紅色墨水、 純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等書(shū)寫(xiě)、繪制,而應(yīng)使用字 跡、 線條和影像的清晰牢固程度均符合永久或長(zhǎng)期保存要求的材 質(zhì)印刷。(二保管要求文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部 門、 項(xiàng)目部或?qū)Ｂ殭n案人員保管。 文件

5、的積累是文件形成后到歸 檔前的一個(gè)必要工作環(huán)節(jié)。 由于集團(tuán)各部門文件的形成者并非文 件積累者, 所以在各部門設(shè)置兼職檔案員負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件在 形成后隨時(shí)收集積累和臨時(shí)保管, 以便于部門的預(yù)立卷和按歸檔 時(shí)間及時(shí)歸檔,保證應(yīng)歸檔文件的齊全、完整。因此,要求文件 的形成者應(yīng)將辦理完畢、 有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、 項(xiàng)目 部或?qū)?、兼職檔案人員保管。三、文件整理方法和文件歸檔要求文件及各類資料的整理與定期歸檔是將文件資料等轉(zhuǎn)化為 檔案的重要工作環(huán)節(jié)。(一文件整理方法文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律, 區(qū)分保管期限, 保持文 件之間有機(jī)聯(lián)系;遵循 集團(tuán)歸檔文件整理規(guī)則 。1. 分類。 企業(yè)檔案的分類

6、規(guī)則是:同位類之間互不相容; 各 子項(xiàng)之和必須窮盡母項(xiàng); 同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行; 分類必 須按層次進(jìn)行不能跳躍。 由于企業(yè)涉及范圍的多元化, 形成文件相應(yīng)具有多樣性,不同部門中又可分為幾大類。 例如, 房地產(chǎn)總 公司可分為文書(shū)、工程(文件、資料、圖紙 、人事、財(cái)務(wù)檔案 等大類。2. 確定保管期限。 不是所有辦理完畢的文件材料都?xì)w檔, 也 不是所有歸檔保存的文件都具有相同的保存價(jià)值,而是依照國(guó) 家、 行業(yè)等有關(guān)規(guī)定和企業(yè)的具體需要, 結(jié)合立檔單位的實(shí)際情 況,區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值, 劃定不同保管期限。 在保 持文件有機(jī)聯(lián)系的前提下, 整理在一個(gè)保管單位或一個(gè)案卷中文 件的保管期限應(yīng)

7、是相同的。 具體參照 各類文件歸檔基本范圍與 保管期限 。3.確定年度。 根據(jù)文件形成年度確定。4.確定文件排列順序。 根據(jù)文件形成日期(月、日確定。 一份完整的文件形成過(guò)程中, 有的會(huì)有若干子文件在不同日期形 成,以最后子文件形成日期排序。5. 確定文件內(nèi)順序。 一份文件內(nèi)子文件的排序遵循形成時(shí)間 先后順序。 當(dāng)子文件形成時(shí)間與文件的形成規(guī)律相沖突時(shí), 應(yīng)遵 從文件形成規(guī)律,便于保管利用。6. 對(duì)有字跡不清楚或破損性文件進(jìn)行搶救性修復(fù)。(二文件歸檔要求集團(tuán)總部及所屬各部門的責(zé)任人應(yīng)履行有關(guān)檔案工作職責(zé):首先, 注意文件材料的形成; 第二, 注意文件材料的收集、 整理; 第三,按單位確定的整理

8、辦法進(jìn)行預(yù)整理; 第四,注意將預(yù)整理 后的文件材料及時(shí)移交歸檔。1. 歸檔文件應(yīng)完整、 準(zhǔn)確、 系統(tǒng), 其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存,圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀 等標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求;2. 歸檔文件應(yīng)為原件。 因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù) 制件歸檔;3. 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。 外文 (或少數(shù)民族 文字材料若有漢譯文的, 應(yīng)一并歸檔,無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和 目錄后歸檔;4. 歸檔的文件一般一式一份。 重要的、 利用頻繁的和有專門 需要的可適當(dāng)增加份數(shù);5. 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目, 應(yīng)以合同、 協(xié)議等形式約 定文件歸檔要求。 主辦單位應(yīng)保存全套文件, 協(xié)辦單位

9、保存與所 承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。(三其它檔案與資料的收集、歸檔參照國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法 (檔發(fā) 字 19986號(hào) 、根據(jù)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)范 (集發(fā) 201210號(hào)收集檔案和資料。1. 接收集團(tuán)所屬部門因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬于本集團(tuán)所有的檔案;2. 集團(tuán)按照資產(chǎn)的紐帶關(guān)系和管理權(quán)限, 接收無(wú)法人資格的 所屬部門檔案,特別是那些不具備長(zhǎng)期保管檔案條件的所屬部 門, 集團(tuán)總部為保障檔案資源的安全性和完整性, 有接收其檔案 的權(quán)力和義務(wù);3. 對(duì)于社會(huì)媒體、相關(guān)咨詢?cè)u(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)本企業(yè)的宣傳報(bào)導(dǎo)、 新聞簡(jiǎn)訊等資料, 集團(tuán)總部相關(guān)部門可根據(jù)需要進(jìn)行收集, 以利 于企業(yè)自身的宣傳和豐富企業(yè)文化建

10、設(shè);4. 根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要有針對(duì)性的收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng) 范圍相關(guān)的作息和數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案、情報(bào)等多種信息 資源的整合利用，更好地為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)； 5.除按規(guī)定必須歸檔的文件材料外，根據(jù)集團(tuán)發(fā)展需要，采 取多種形式和途徑向社會(huì)、企業(yè)員工征集不同年代、不同發(fā)展時(shí) 期與集團(tuán)相關(guān)的照片、錄音錄像，有一定歷史價(jià)值的手稿、文本 等，以豐富集團(tuán)檔案的內(nèi)容，從不同的側(cè)面反映集團(tuán)發(fā)展和員工 成長(zhǎng)的歷史全貌。 四、檔案移交范圍 （一） 經(jīng)營(yíng)管理類、 生產(chǎn)管理類、 行政管理類、 黨群工作類， 上一年度及更早時(shí)間形成的文件材料； （二）科學(xué)技術(shù)研究類、產(chǎn)品生產(chǎn)類； （三）設(shè)備儀器檔案類； （四）項(xiàng)目建設(shè)類； （五）會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類; （六）實(shí)物檔案類； （七）聲像檔案類； （八）電子檔案類。 （詳細(xì)參照各類文件歸檔范圍與保管期限 五、檔案移交程序 （一）各立檔單位應(yīng)重視文件材料的歸檔程序， 即文件材料歸 檔時(shí)，文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)檔案移交登記表 （見(jiàn)附 表 A1） 。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)，應(yīng)由項(xiàng)目管理部門就項(xiàng)目概況、項(xiàng) 6 目檔案管理情況等方面編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。 （二）交接雙