檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定

1、檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（國家檔案局2001年6月5日發(fā)布施行)第一章 總 則 第一條 為適應檔案管理現(xiàn)代化需要，規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標準化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱的檔案管理軟件，是指各機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應用軟件系統(tǒng)。 第三條 檔案管理軟件的研制開發(fā)和安裝使用，應遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發(fā)展的趨勢。 第二章 基本要求 第四條 檔案管理軟件應具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系

2、統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應功能。 第五條 檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設計必須符合國家有關檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務技術標準。 第六條 檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴格的安全保密機制。 第七條 檔案管理軟件應具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單，使用方便。 第八條 檔案管理軟件應具備較強的數(shù)據(jù)獨立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。 第九條 檔案管理軟件應配有完備的安裝與使用技術資料，主要包括：用戶手冊、系統(tǒng)管理員手冊、數(shù)據(jù)實體關聯(lián)圖等。 第三章 數(shù)據(jù)管理功能 第十

3、條 數(shù)據(jù)管理模塊應具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。 第十一條 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇應充分考慮用戶所需的數(shù)據(jù)容量；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計應符合檢索優(yōu)先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、靈活等特性。 第十二條 數(shù)據(jù)項的設置應符合檔案著錄規(guī)則（DA/T181999）的規(guī)定。 第十三條 系統(tǒng)應提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數(shù)據(jù)輸入方式。 具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應能保證系統(tǒng)內(nèi)文件處理部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對應項目的格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標識實現(xiàn)歸檔

4、文件的有效遷移。 具有圖紙管理功能的檔案管理軟件，其錄入圖紙的幅面（如A0）與精度（如200dpi）應滿足用戶的應用要求。 第十四條 各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應盡量采用通用文件格式。 本規(guī)定推薦的通用文件格式為：文字型數(shù)據(jù)采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式。 確需采用專用（非通用）格式的，應能根據(jù)需要按要求實現(xiàn)與通用格式之間的轉(zhuǎn)換。 第四章 整理編目功能 第十五條 整理編目模塊應具備數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需

5、要增設主題詞（或關鍵詞）及分類號的自動標引功能。 第十六條 整理編目模塊應能滿足下列主要要求： （一）能為用戶自行設置實體分類方案預留空間，并能滿足自動按照分類類目進行分類和排序； （二）能自動生成檔案管理所需各種排列序號，并能由用戶自主修改和重排序，保存時有防重號校驗功能； （三）能自動生成符合檔案工作相關標準的各類目錄和備考表等； （四）具備功能齊全的統(tǒng)計功能，并能生成相應報表； （五）具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計報表、備考表等。 第五章 檢索查詢功能 第十七條 檢索查詢模塊應具備對檔案信息數(shù)據(jù)進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。 第十八條 檢索查

6、詢模塊中必須設置題名、責任者、形成時間、主題詞、分類號等檢索項。根據(jù)用戶需求，還可設置文件編號、檔號等輔助檢索項。 第十九條 檢索查詢模塊應能滿足下列主要要求： （一）能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求； （二）能根據(jù)用戶需要設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能； （三）能對查詢結(jié)果進行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術處理。 第二十條 借閱管理功能應包括對利用者以及利用的目的、時間、內(nèi)容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計以及檔案催退、續(xù)借、退還等功能。 第六章 輔助實體管理功能 第二十一條 輔助實體管理模塊應具備對檔案征集、

7、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應管理的功能。 第二十二條 輔助實體管理模塊應能滿足下列主要要求： (一)對征集、接收、移交檔案的時間、來源、交接人、數(shù)量、種類、載體等進行管理； (二)對檔案劃控、保管期限變更、密級變更、鑒定銷毀等進行管理。 第七章 安全保密功能 第二十三條 檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定（國保發(fā)19981號）的各項要求，具備系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。 第二十四條 系統(tǒng)訪問控制，必須能實現(xiàn)嚴格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的技術措施。 第二十五條 數(shù)據(jù)保護，必須保證系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的

8、采集、存儲、處理、傳遞、使用和銷毀按照國家有關保密規(guī)定進行，并在各項操作中有相應的密級識別。涉密系統(tǒng)還應有嚴格的數(shù)據(jù)加密措施。 第二十六條 系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴格的監(jiān)控并加以記錄。 第八章 系統(tǒng)維護功能 第二十七條 系統(tǒng)維護模塊應具備用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復等基本功能。 第二十八條 用戶權(quán)限管理應包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。系統(tǒng)應能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。 第二十九條 系統(tǒng)日志管理應提供獨立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢?nèi)罩居涗浌δ?，包括上機人姓名、訪問時間（年月日時分）、所用微機編號、查詢內(nèi)容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打印），并提供詳情查詢功能。日志文件保存時間應不少于兩個月，需長期保存的日志文件應可自動轉(zhuǎn)存?zhèn)浞荨?第三十條 系統(tǒng)維護模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復處理功能的同時，還應能對檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護。 第九章 附 則 第三十一條 各使用單位可根據(jù)實際工作需要，在檔案管理軟