通用記賬憑證登記方法

1、通用記賬憑證登記方法“通用轉(zhuǎn)賬”也稱(chēng)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，主要用于數(shù)據(jù)來(lái)源有一定規(guī)律、在一定時(shí)期重復(fù)使用的轉(zhuǎn)賬憑證的制作。系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)定義的數(shù)據(jù)來(lái)源、轉(zhuǎn)賬方向等內(nèi)容自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。1、設(shè)置通用轉(zhuǎn)賬憑證1）進(jìn)入通用轉(zhuǎn)賬列表，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標(biāo)右鍵），選擇“新增”，出現(xiàn)“通用轉(zhuǎn)賬憑證”窗口。2） 首先輸入“轉(zhuǎn)賬名稱(chēng)”（轉(zhuǎn)賬名稱(chēng)不能重復(fù)）.3） 選擇執(zhí)行周期，根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬周期設(shè)置，系統(tǒng)分為每月一次、每年一次。如果轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)一個(gè)期間可能進(jìn)行幾次轉(zhuǎn)賬，或轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)可能幾個(gè)期間才進(jìn)行一次轉(zhuǎn)賬，對(duì)于這類(lèi)沒(méi)有時(shí)間規(guī)律的轉(zhuǎn)賬，就可以不設(shè)置執(zhí)行周期。高級(jí)應(yīng)用:系統(tǒng)在進(jìn)行最后一個(gè)期間的期末結(jié)賬時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)檢查

2、該年度所有的執(zhí)行周期為“每年一次”的通用轉(zhuǎn)賬是否全部已經(jīng)執(zhí)行，如果沒(méi)有全部執(zhí)行，系統(tǒng)將會(huì)中止期末結(jié)賬。4） 選擇相應(yīng)的憑證模板，再根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)內(nèi)容選擇憑證類(lèi)型，在“附單據(jù)”處輸入附件張數(shù)。5） 在“摘要”處輸入該張通用轉(zhuǎn)賬憑證摘要內(nèi)容。6） 選擇科目:首先確定生成憑證時(shí)該筆分錄的數(shù)據(jù)方向和科目性質(zhì);選擇本次取數(shù)公式的幣種（若科目無(wú)外幣核算，系統(tǒng)默認(rèn)為本位幣且不能選擇幣種）;科目:根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容來(lái)確定通用轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入科目。轉(zhuǎn)出科目即源數(shù)據(jù)科目，轉(zhuǎn)入科目即目標(biāo)數(shù)據(jù)科目。系統(tǒng)允許轉(zhuǎn)出科目是一個(gè)非末級(jí)的科目;如果轉(zhuǎn)入科目是一個(gè)非末級(jí)科目時(shí)，您應(yīng)當(dāng)檢查轉(zhuǎn)入科目的結(jié)構(gòu)與轉(zhuǎn)出科目的結(jié)構(gòu)是否完

3、全相同，如果不是完全相同，應(yīng)當(dāng)將該筆轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)拆分為多個(gè)分錄來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)，否則系統(tǒng)無(wú)法進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。高級(jí)應(yīng)用:若轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入科目均為非末級(jí)科目，系統(tǒng)要求兩個(gè)科目的結(jié)構(gòu)必須相同。即這兩個(gè)科目的輔助核算相同，并且下級(jí)科目的個(gè)數(shù)、層數(shù)、編碼、輔助核算也相同。7） 方向:指通用轉(zhuǎn)賬憑證分錄的數(shù)據(jù)方向，您應(yīng)當(dāng)根據(jù)科目的轉(zhuǎn)賬內(nèi)容設(shè)置;若為借方，則生成轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)此筆分錄的數(shù)據(jù)在借方。8） 性質(zhì):系統(tǒng)分為轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入兩類(lèi)，決定數(shù)據(jù)的來(lái)源及去向，也決定了系統(tǒng)取數(shù)的先后順序和公式定義位置:系統(tǒng)先將性質(zhì)為轉(zhuǎn)出的分錄的數(shù)據(jù)取出，然后將取出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到性質(zhì)為轉(zhuǎn)入的分錄。系統(tǒng)要求一張通用轉(zhuǎn)賬憑證必須有轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入分錄;一張通用轉(zhuǎn)

4、賬憑證可以有多筆轉(zhuǎn)出分錄，但只能有一筆轉(zhuǎn)入分錄。如果性質(zhì)為“轉(zhuǎn)入”的分錄中的科目是非末級(jí)科目時(shí)，系統(tǒng)只允許有一筆性質(zhì)為“轉(zhuǎn)出”的分錄。9） 公式:根據(jù)科目輔助核算屬性，將光標(biāo)移至需定義公式欄目（原幣公式、本幣公式、數(shù)量公式）。公式的定義與電子表取數(shù)相同，參見(jiàn)電子表取數(shù)。高級(jí)應(yīng)用:a、 若將一個(gè)非末級(jí)科目轉(zhuǎn)入一個(gè)末級(jí)科目，在設(shè)置取數(shù)公式時(shí)，科目必須為“當(dāng)前科目”，即在“通用轉(zhuǎn)賬憑證”分錄中所指定的轉(zhuǎn)出科目。實(shí)際上，分錄中指定的科目決定了產(chǎn)生憑證時(shí)所生成的分錄數(shù)，比如551科目下有551-01、551-02、551-03三個(gè)明細(xì)科目，如果在“通用轉(zhuǎn)賬憑證”分錄中指定轉(zhuǎn)出科目為551，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)

5、生三筆分錄，分別對(duì)應(yīng)三個(gè)明細(xì)科目（因?yàn)閼{證中所涉及到的科目必須是明細(xì)科目），而每個(gè)分錄具體的數(shù)據(jù)，取決于在取數(shù)公式中所確定的科目。如果在取數(shù)公式中將科目定為“當(dāng)前科目”，系統(tǒng)會(huì)取出所指定的各個(gè)明細(xì)科目的有關(guān)數(shù)據(jù)（如期末余額），并依次填入對(duì)應(yīng)的三筆明細(xì)科目分錄中，即“當(dāng)前科目”是一個(gè)可以變化的科目，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)憑證產(chǎn)生時(shí)的具體情況進(jìn)行調(diào)整，分別變成551-01、551-02等各個(gè)明細(xì)科目。如果在取數(shù)公式中將科目定為551，系統(tǒng)仍然會(huì)產(chǎn)生三筆明細(xì)科目分錄，但各個(gè)分錄的數(shù)據(jù)被確定為總賬科目551的數(shù)據(jù)。b、 若將一個(gè)非末級(jí)科目轉(zhuǎn)入一個(gè)與其結(jié)構(gòu)完全相同的轉(zhuǎn)入科目，將非末級(jí)科目設(shè)置為轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入科目，在設(shè)計(jì)

6、轉(zhuǎn)出科目的取數(shù)公式時(shí)，科目設(shè)為“當(dāng)前科目”，如果轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入科目有輔助核算時(shí)，在取數(shù)條件中，還應(yīng)當(dāng)將部門(mén)和單位“當(dāng)前單位”。系統(tǒng)在生成記賬憑證時(shí)，將轉(zhuǎn)出科目的每個(gè)明細(xì)設(shè)為“當(dāng)前部門(mén)”和科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到轉(zhuǎn)入科目的相應(yīng)明細(xì)的科目。10） 單擊“預(yù)覽憑證”按鈕，在有數(shù)據(jù)的情況下，可以即時(shí)查看本張通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的記賬憑證。2、執(zhí)行通用轉(zhuǎn)賬設(shè)置通用轉(zhuǎn)賬憑證后，應(yīng)根據(jù)轉(zhuǎn)賬周期進(jìn)行執(zhí)行有關(guān)的轉(zhuǎn)賬操作，才能得到所需憑證。1)在“通用轉(zhuǎn)賬列表”中選擇所需進(jìn)行執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證，可用鼠標(biāo)直接單擊所需通用轉(zhuǎn)賬憑證前的“選擇”欄，做上勾選標(biāo)志;或單擊“轉(zhuǎn)賬”按鈕，選擇“全部選擇”項(xiàng)，將所有通用轉(zhuǎn)賬憑證選中。2) 選

7、擇轉(zhuǎn)賬憑證后，單擊“通用轉(zhuǎn)賬列表”左下角的“轉(zhuǎn)賬”按鈕，選擇“執(zhí)行轉(zhuǎn)賬”菜單項(xiàng)，即可執(zhí)行轉(zhuǎn)賬。3) 轉(zhuǎn)賬成功后，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)通用轉(zhuǎn)賬憑證所定義的項(xiàng)目和公式生成記賬憑證，并在通用轉(zhuǎn)賬列表的“最近轉(zhuǎn)賬時(shí)間”及“執(zhí)行”欄填入當(dāng)前執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的時(shí)間及執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的操作員。4) 取消轉(zhuǎn)賬:在實(shí)際工作中，有時(shí)可能需要對(duì)已經(jīng)執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行取消執(zhí)行操作，以便于系統(tǒng)自動(dòng)刪除已經(jīng)生成的記賬憑證。在通用轉(zhuǎn)賬列表中，將需要取消轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證作上選中標(biāo)志“?”;選擇“取消轉(zhuǎn)賬”項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)刪除該通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的對(duì)應(yīng)記賬憑證，并將通用轉(zhuǎn)賬憑證列表中的“最近轉(zhuǎn)賬時(shí)間”修復(fù)為上一次的轉(zhuǎn)賬時(shí)間，將“執(zhí)行”欄自動(dòng)調(diào)整為上一次執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的操作員。如果通過(guò)通用轉(zhuǎn)賬憑證生成的記賬憑證已經(jīng)復(fù)核或已經(jīng)記賬時(shí)，系統(tǒng)無(wú)法取消轉(zhuǎn)賬。高級(jí)應(yīng)用:a、 如果需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬的通用轉(zhuǎn)賬憑證的執(zhí)行周期是每期一次或每年一次時(shí)，系統(tǒng)將檢查該通用轉(zhuǎn)賬憑證在本期是否已經(jīng)執(zhí)行過(guò)轉(zhuǎn)賬，如果已經(jīng)執(zhí)行轉(zhuǎn)賬并且生成的記賬憑證已經(jīng)復(fù)核或記賬時(shí)，系統(tǒng)將提示并退出轉(zhuǎn)賬操作;如果生成的記賬憑證沒(méi)有復(fù)核，再次生成的憑證將覆蓋原有憑證。b、 由于有多個(gè)通用轉(zhuǎn)賬憑證，全部選擇并同時(shí)執(zhí)行轉(zhuǎn)賬時(shí)，各轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)之間可能存在有轉(zhuǎn)賬先后順序，需要對(duì)轉(zhuǎn)賬憑證的執(zhí)行順序進(jìn)行調(diào)