第二章配送中心訂單管理

1、第二章第二章 配送中心訂單管理配送中心訂單管理一、配送中心訂單處理系統(tǒng)的特點及其高效運行的益處由接到客戶訂貨開始至準(zhǔn)備著手揀貨之間的作業(yè)階段，稱為訂單處理，包括有關(guān)客戶、訂單的資料確認、存貨查詢、單據(jù)處理乃至於出貨配發(fā)等。（一）訂單處理系統(tǒng)的特點1.訂單處理系統(tǒng)是配送中心所有作業(yè)的開端和核心2.訂單處理系統(tǒng)的作業(yè)范圍超越了配送中心的內(nèi)部作業(yè)范圍3.訂單處理系統(tǒng)的作業(yè)活動伴隨整個配送活動的全過程4.訂單處理系統(tǒng)的電子化要求高（二）訂單處理系統(tǒng)高效運行的益處1.持續(xù)降低平均訂單周期前置時間2.改善顧客關(guān)系3.降低運作成本4.即時輸出發(fā)貨單和會計帳目表二、訂單的類型及其處理方式1. 一般交易訂單 交

2、易型態(tài)：正常、一般的交易訂單。接單後按正常的作業(yè)程序揀貨、出貨、配送、收款結(jié)案的訂單。 處理方式：接單後，將資料輸入訂單處理系統(tǒng)，按正常的訂單處理程序處理，資料處理完後進行揀貨、出貨、配送、收款結(jié)案等作業(yè)。2. 現(xiàn)銷式交易訂單 交易型態(tài)：與客戶當(dāng)場直接交易、直接給貨的交易訂單。如業(yè)務(wù)員至客戶處巡貨、鋪銷所得的交易訂單或客戶直接至物流中心取貨的交易訂單。 處理方式：訂單資料輸入后，因其貨品已交予客戶，故訂單資料不再參與揀貨、出貨、配送等作業(yè)，只記錄交易資料，以便收取應(yīng)收款項。3.間接交易訂單 交易型態(tài)：客戶向物流中心訂貨，但由供應(yīng)商直接配送給客戶的交易訂單。 處理方式：接單后，將客戶的出貨資料傳

3、給供應(yīng)商由其代配。此方式注意客戶的送貨單是自行制作或委由供應(yīng)商制作，以及出貨資料(送貨單回聯(lián))的核對確認。4.合約式交易訂單 交易型態(tài)：與客戶簽訂配送契約的交易。如簽訂某期間內(nèi)定時配送某數(shù)量商品。 處理方式：約定的送貨日來臨時，將該配送的資料輸入系統(tǒng)處理以便出貨配送；或一開始便輸入合約內(nèi)容的訂貨資料并設(shè)定各批次送貨時間，以便在約定日期來臨時系統(tǒng)自動產(chǎn)生送貨的訂單資料。5.寄庫式交易 交易型態(tài)：客戶因促銷、降價等市場因素而先行訂購某數(shù)量商品，往后視情況再要求出貨的交易。 處理方式：當(dāng)客戶要求配送寄庫商品時，系統(tǒng)應(yīng)檢核客戶是否確實有此項寄庫商品，若有，則出此項商品，并且扣除此項商品的寄庫量。注意此

4、項商品的交易價格是依據(jù)客戶當(dāng)初訂購時的單價計算。6.兌換券交易 交易型態(tài)：客戶兌換券所兌換商品的配送出貨。 處理方式：將客戶兌換券所兌換的商品配送給客戶時，系統(tǒng)應(yīng)查核客戶是否確實有此兌換券回收資料，若有，依據(jù)兌換券兌換的商品及兌換條件予以出貨，并應(yīng)扣除客戶的兌換券回收資料。一、接受訂單（接單作業(yè)為訂單處理的第一步，隨著流通環(huán)境及科技的發(fā)展，接受客戶訂貨的方式也漸由傳統(tǒng)的人工下單、接單，演變?yōu)殡娔X間直接送收訂貨資料的電子訂貨方式。）1、傳統(tǒng)訂貨方式(a) 廠商鋪貨 供應(yīng)商直接將商品放在車上，一家家去送貨，缺多少補多少。此種方式對于周轉(zhuǎn)率較快的商品、或新上市商品較常使用。(b) 廠商巡貨、隔日送貨

5、 供應(yīng)商派巡貨人員前一天先至各客戶處尋查補充之貨品，隔天再予以補貨的方式。此方法廠商可利用巡貨人員為店頭整理貨架、貼標(biāo)或提供經(jīng)營管理意見、市場資訊等，亦可促銷新品或?qū)⒆约旱纳唐贩旁谧钫純?yōu)勢的貨架上。此種方式的缺點是廠商可能會將巡貨人員的成本加入商品的進中，而且廠商亂塞貨將造成零售業(yè)者難以管理、分析自己所賣之商品。(c)電話口頭訂貨 訂貨人員將商品名稱及數(shù)量，以電話口述向廠商訂貨。但因客戶每天訂貨的品項可能達數(shù)十項，而且這些商品常由不同的供應(yīng)商供貨，因此利用電話訂貨所費時間太長，且錯誤率高。(d) 傳真訂貨 訂貨人員將缺貨資料整理成書面資料，利用傳真機傳給廠商。利用傳真機雖可快速的傳送訂貨資料，

6、但其傳送資料品質(zhì)不良常增加事后確認作業(yè)。(e) 郵寄訂單 客戶將訂貨表單，或訂貨磁盤、磁帶郵寄給供應(yīng)商。近來的郵寄效率及品質(zhì)已不符所。(f) 客戶自行取貨 客戶自行到供應(yīng)商處看貨、補貨，此種方式多為以往傳統(tǒng)雜貨店因地緣近所采行?？蛻糇孕腥∝涬m可省卻物流中心配送作業(yè)，但各別取貨可能影響物流作業(yè)的連貫性。(g) 業(yè)務(wù)員跑單接單 業(yè)務(wù)員至各客戶處推銷產(chǎn)品，而后將訂單攜回或緊急時以電話先聯(lián)絡(luò)公司通知客戶訂單。2.電子訂貨方式 電子訂貨，顧名思義即借由電子傳遞方式，取代傳統(tǒng)人工書寫、輸入、傳送的訂貨方式，也就是將訂貨資料轉(zhuǎn)為電子資料形式，借由通訊網(wǎng)路傳送，此系統(tǒng)即稱電子訂貨系統(tǒng)(EOS-Electron

7、ic Order System)：采用電子資料交換方式取代傳統(tǒng)商業(yè)下單接單動作的自動化訂貨系統(tǒng)。其作法可分為三種： (a) 訂貨簿或貨架標(biāo)簽配合手持終端機（H.T-Handy Terminal ）及掃瞄器 訂貨人員攜帶訂貨簿及H.T 巡視貨架，若發(fā)現(xiàn)商品缺貨則用掃瞄器掃描訂貨簿或貨架上的商品標(biāo)簽，再輸入訂貨數(shù)量，當(dāng)所有訂貨資料皆輸入完畢后，利用數(shù)據(jù)機將訂貨資料傳給供應(yīng)商或總公司。 (b) P0S（Point of Sale 銷售時點管理系統(tǒng)） 客戶若有POS收銀機則可在商品庫存檔里設(shè)定安全存量，每當(dāng)銷售一筆商品資料時，電腦自動扣除該商品庫存，當(dāng)庫存低于安全存量時，即自動產(chǎn)生訂貨資料，將此訂貨資

8、料確認后即可透過電信網(wǎng)路傳給總公司或供應(yīng)商。亦有客戶將每日的P0S 資料傳給總公司，總公司將P0S 銷售資料與庫存資料比對后，根據(jù)采購計劃向供應(yīng)商下單。(c) 訂貨應(yīng)用系統(tǒng) 客戶資訊系統(tǒng)里若有訂單處理系統(tǒng)，可將應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的訂貨資料，經(jīng)由轉(zhuǎn)換軟體功能轉(zhuǎn)成與供應(yīng)商約定的共通格式，在約定時間里將資料傳送出去。 一般而言，透過電腦直接連線的方式最快也最準(zhǔn)確，而藉郵寄、電話或銷售員攜回的方式較慢。由于訂單傳遞時間是訂貨前置時間內(nèi)的一個因素，其可經(jīng)由存貨水準(zhǔn)的調(diào)整來影響客戶服務(wù)及存貨成本，因而傳遞速度快、可靠性及正確性高的訂單處理方式，不僅可大幅提升客戶服務(wù)水準(zhǔn)，對于存貨相關(guān)的成本費用亦能有效地縮減。

9、但另一方面，透過電腦直接傳遞往往較為昂貴，因而究竟要選擇那一種訂單傳遞方式，應(yīng)比較成本與效益之差異來決定。二、檢查訂單的有效性 就是對訂單的各項內(nèi)容進行確認，確定訂單的有效性，以防發(fā)生錯誤或損失三、審查客戶信用 不論訂單借由何種方式傳至公司，配銷系統(tǒng)的第一步驟即要查核客戶的財務(wù)狀況，以確定其是否有能力支付該訂單之的帳款，其作法多是檢查客戶的應(yīng)收帳款是否已超過其信用額度。 四、庫存管理部門通知倉庫分揀顧客訂貨五、運輸部門安排貨物運輸六、訂單執(zhí)行狀況進行跟蹤 產(chǎn)生訂單處理數(shù)據(jù)輸出結(jié)果并不意味著訂單處理工作的結(jié)束，訂單處理系統(tǒng)還要保證訂單資料在以上每個步驟的處理是否按正常程序進行，以及前后步驟間的接替是否確實無誤。另外，隨遇實際作業(yè)中不可避免的訂單變動情況，訂單處理系統(tǒng)還應(yīng)加以修正，一維持系統(tǒng)的正確性以及避免因異常變動造成損失。 訂單處理系統(tǒng)在最后階段還要進行訂單狀況管理，通過追蹤訂單的狀態(tài)變化及詳細記錄各階段檔案資料，了解訂單異常變動時所處的狀態(tài)，并針對其對應(yīng)的檔案