接待手冊范本

1、標(biāo)題XX月XX日XX活動(dòng)接待XX細(xì)那么XXX接待方案編制人年月日1接待工作組人員名單12接待工作分工13日程安排14接待細(xì)那么35車輛安排-接機(jī)56車輛安排-送機(jī)67用車安排表78車輛申請單89接待組工作人員聯(lián)系方式910客人名單及房間號(hào)表1011 用餐安排1112 客人信息121 .接待工作組人員名單1.1 接待工作組負(fù)責(zé)人：XXX最好是領(lǐng)導(dǎo),便于對工作人員進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)1.2 接待組工作人員：XXX等接待工作具體執(zhí)行人2.接待工作分工視具體接待任務(wù)來確定工作分工序號(hào)內(nèi)容責(zé)任人領(lǐng)導(dǎo)參加人執(zhí)行人1.擬定接待方案及接待細(xì)那么XXXXXX2.落實(shí)客人名單及聯(lián)系方式XXXXXX3.落實(shí)客人航班信息,編

2、制接機(jī)方案XXXXXX4.落實(shí)接待酒店、用餐地點(diǎn)XXXXXX5.全程接待陪同XXXXXX6.落實(shí)活動(dòng)地點(diǎn)及費(fèi)用結(jié)算XXXXXX7.煙酒準(zhǔn)備XXXXXX8.住房手續(xù)辦理XXXXXX9.車輛準(zhǔn)備XXXXXX10.3.日程安排日程安排主要答復(fù)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件做什么、怎么做等幾個(gè)內(nèi)容,需要提前發(fā)給接待相關(guān)各方,告知各方提前做好準(zhǔn)備.日程安排范本XX國XX公司一行三人,將于XX日來我司開展XX工程/XX領(lǐng)域參觀及洽談工作.來訪人員分別是：Mr.XX-shareholder,Wrobel-GMofXX,Hofmann-TechnicalDirectoro預(yù)計(jì)X日搭乘CAXXXX航班,XX:XX到廣州

3、.具體行程安排如下：日期具體時(shí)間工作安排備注XX日18:30-19:15接機(jī)(CAXXXX18:15到)車輛：司機(jī)：19:20-20:30晚餐XX酒樓陪同人員：車輛：司機(jī)：20:30-21:00入住XX賓館30日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-10:00參觀XX公司基地1陪同人員：車輛：司機(jī)：10:00-12:00參觀XX公司基地2陪同人員：車輛：司機(jī)：12:00-13:00午餐XX餐廳13:00-14:00返回公司車輛：司機(jī)：14:00-17:30技術(shù)交流陪同人員：會(huì)議室：18:00-20:00晚宴XX酒樓陪同人員：31日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-9:30送往XX公司調(diào)

4、研車輛：司機(jī)：注:1 .日程安排列好后,接待人員應(yīng)提前將日程安排發(fā)給接待各方做好相應(yīng)準(zhǔn)備.通過該表,相應(yīng)人員即可知道什么時(shí)間、在哪里、做什么了.2 .如有需要,建議提前擬定英文版,發(fā)外方人員確認(rèn)日程.4.接待細(xì)那么為使接待工作更加系統(tǒng)、高效,建議接待人員提前制定接待細(xì)那么,將每一項(xiàng)工作細(xì)化、責(zé)任化,每項(xiàng)工作列明限辦時(shí)間,并且只落實(shí)到1個(gè)人,防止多頭負(fù)責(zé)變成沒人負(fù)責(zé)時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人備注日期具體時(shí)間接機(jī)與客人級(jí)別對等的領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場接機(jī)接待人員提前致電機(jī)場航班信息咨詢系統(tǒng),確認(rèn)航班到達(dá)情況,在航班到達(dá)前抵達(dá)機(jī)場迎接；根據(jù)客人重要程度,確定是否需要使用機(jī)場貴賓廳；車輛、酒水、用餐地點(diǎn)應(yīng)提前落實(shí)好.辦

5、理入住手續(xù)接待員如果是接待上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo),建議提前拿到領(lǐng)導(dǎo)身份證,接待人員在酒店前臺(tái)辦理好入住手續(xù)后,引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)回房間,并將身份證還給領(lǐng)導(dǎo)；如果是會(huì)議,建議提前辦理好領(lǐng)導(dǎo)房卡.用餐接待負(fù)責(zé)人陪同；接待員協(xié)助接待員負(fù)責(zé)點(diǎn)菜、準(zhǔn)備酒水、結(jié)賬等.建議根據(jù)客人喜好點(diǎn)菜并準(zhǔn)備酒水,例如四川、貴州、湖南人喜辣,北方人口味偏咸,上海人喜甜,沿海一帶喜歡海鮮等.另外,如果有女士,建議備一點(diǎn)紅酒.活動(dòng)接待員接待員提前做好活動(dòng)方案,如需購置景點(diǎn)門票,請?zhí)崆皽?zhǔn)備好.可以選擇市內(nèi)的短途景點(diǎn)游覽,或根據(jù)客人喜好安排相應(yīng)活動(dòng).送客人回酒店接待負(fù)責(zé)人或接待員由對等級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)送客人回酒店,或由接待人員送客人回酒店,記住與客人約定第

6、二天見面的時(shí)間和地點(diǎn).早餐建議在入住酒店吃早餐,視客人重要程度確定是否需要陪同客人一起用餐.接客人赴接待員提前5分鐘到達(dá)約定地點(diǎn)接客人.出發(fā)前將這一天需要用的酒水、禮品等準(zhǔn)備好,提前放在車上座談接待負(fù)責(zé)人接待員到達(dá)會(huì)場前,提前通知接待負(fù)責(zé)人到達(dá)會(huì)場的預(yù)計(jì)時(shí)間,以便負(fù)責(zé)人做好迎客準(zhǔn)備.如果為客人準(zhǔn)備了禮品,建議在座談會(huì)后贈(zèng)送或交換禮品.重要客人需要安排照相或者攝影留念參觀接待負(fù)責(zé)人接待員至少提前一天確定好接待路線,有條件的建議提前走一遍,對參觀路線做到心中有數(shù).照顧好每一位客人,不要冷落了某一位,同時(shí)保證客人不要落伍.午餐接待負(fù)責(zé)人陪同：接待員協(xié)助中餐一般不喝烈酒,建議備一點(diǎn)紅酒.活動(dòng)接待員可以

7、選擇市內(nèi)的短途景點(diǎn)游覽,或根據(jù)客人喜好安排相應(yīng)活動(dòng).晚餐接待負(fù)責(zé)人陪同；接待員協(xié)助辛苦了一天,客人也比擬乏了,建議用餐時(shí)間不要太久,以6:00-8:00為宜,餐后送客人回酒店休息.返回酒店接待負(fù)責(zé)人或接待員如果第二天要接客人,建議提前約定見面時(shí)間和地點(diǎn).早餐同上送機(jī)接待負(fù)責(zé)人或接待員提前確認(rèn)航班信息,至少提前45分鐘到達(dá)機(jī)場,如有行李需要托運(yùn),建議至少提前1小時(shí)到達(dá)機(jī)場.根據(jù)客人重要程度,確定是否需要使用機(jī)場貴賓廳.注：1、接待過程中涉及的接待車輛、住房、用餐安排、酒水準(zhǔn)備、會(huì)議室、參觀路線、禮品、景點(diǎn)門票等,建議接待員提前聯(lián)系好,減少中間環(huán)節(jié),每項(xiàng)工作只落實(shí)1個(gè)完成人防止出現(xiàn)以下情況：接待員

8、A安排B訂好住房,B找到C,讓C安排好后告知B,B再告知A.這種情況建議接待員A直接將這項(xiàng)工作交給C負(fù)責(zé),C安排好住房后直接告知A即可在接待任務(wù)開始前進(jìn)行穿行測試,保證后勤保證到位.2、以上表格中藍(lán)色局部為一個(gè)循環(huán),小型接待可能只涉及到一局部內(nèi)容如僅涉及座談、午飯可送客,大型接待可能有以上幾個(gè)循環(huán)客人停留時(shí)間較久時(shí)組成,建議接待人員根據(jù)接待任務(wù)的不同,提前做好接待方案.5.車輛安排-接機(jī)序客人名職務(wù)航班號(hào)車輛安排接機(jī)人安排1.X月X日南樂-廣州HU711415:05-17:10車輛1車牌：司機(jī)：司機(jī)：車輛2車牌：司機(jī)：司機(jī)：此時(shí),乍輛2為備用乍,防止兩個(gè)航班中有一個(gè)晚接機(jī)人提前確定兩個(gè)航班的聯(lián)

9、系人,提前發(fā)信息與聯(lián)系人確定航班起飛、降落情況.重要客人,由接待方對等領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場接機(jī).2.3.4.5.6.7.8.9.X月X日北京-廣州CA132714:00-17:1010.11.12.13.14.15.X月xn北京-廣州車輛3車牌：注:以上描述的是一個(gè)接待任務(wù)中有三批客人不同時(shí)間到達(dá)的接機(jī)安排,接待員在接待開始前要對客人的航班信息、到達(dá)時(shí)間,接待車輛等安排應(yīng)提前落實(shí)好,做到心中有數(shù).6.車輛安排-送機(jī)序客人名職務(wù)航班號(hào)車輛安排接機(jī)人安排1.x月xn廣州-北京CA131615:30-18:30車輛1車牌：司機(jī)：司機(jī)：車輛2備用車牌：司機(jī)：司機(jī)：根據(jù)客人重要程度,安排對等送機(jī)人員.2.3.4

10、.5.6.7.8.9.10.X月X日廣州-杭州CZ350111.X月XFI廣州-北京車牌：司機(jī)：12.21日15:00航班車牌：司機(jī)：13.注:接待過程中用車比擬多,比擬頻繁,建議統(tǒng)一制成一張用車安排表,交車輛調(diào)度部門安排車輛,如果車輛使用比擬少,填寫車輛申請單即可.序號(hào)日期出發(fā)時(shí)間出發(fā)地點(diǎn)到達(dá)地點(diǎn)用車人及聯(lián)系人數(shù)車型司機(jī)及聯(lián)系電話備注到達(dá)地點(diǎn)不容易找的,建議提前告知司機(jī)地點(diǎn),讓司機(jī)先做好功課.注：車輛安排確定之后,接待員要將出車時(shí)間、出發(fā)地點(diǎn)、車牌、司機(jī)、司機(jī)等信息提前告知相關(guān)人員,以便相關(guān)人員不會(huì)提前做好乘車準(zhǔn)備.9.接待組工作人員聯(lián)系方式序姓名職務(wù)聯(lián)系方式1.2.3.4.5.6.7.8.10.客人名單及房間號(hào)表姓名及職務(wù)聯(lián)系房間類型X月XI3第一天X月X日第二天X月X日第三天注:1 .房間合計(jì)X間,其中XX房X間,XX房X間；2 .住宿安排好排好后可提前發(fā)給酒店,酒店將根據(jù)客人姓名及預(yù)訂房間類型等為客人辦理入住手續(xù);3 .房間號(hào)與酒店確認(rèn)好后