第二章_企業(yè)行政事務(wù)

1、第二章第二章 企業(yè)行政事務(wù)企業(yè)行政事務(wù)第一節(jié)第一節(jié) 企業(yè)辦公室工作企業(yè)辦公室工作第二節(jié)第二節(jié) 企業(yè)對(duì)外關(guān)系管理企業(yè)對(duì)外關(guān)系管理第三節(jié)第三節(jié) 企業(yè)差旅管理企業(yè)差旅管理第四節(jié)第四節(jié) 企業(yè)會(huì)務(wù)管理企業(yè)會(huì)務(wù)管理 第一節(jié)第一節(jié) 企業(yè)辦公室工作企業(yè)辦公室工作 辦公室是企業(yè)行政對(duì)內(nèi)服務(wù)的窗口，對(duì)外聯(lián)系的橋梁，接待工作必不可少，辦公室工作主要包括：接待工作、文檔管理、內(nèi)務(wù)管理等。一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 （一）接待工作的原則P20 一般企業(yè)接待的原則 1、誠懇熱情、講究禮儀 2、細(xì)致周到、按章辦事 3、勤儉節(jié)約 4、保守秘密一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 外事接待工作的基本原則P20 1、主

2、權(quán)高于一切原則 2、高度統(tǒng)一原則 3、平等相待原則 4、內(nèi)外有別原則 5、接待得當(dāng)原則老外天朝生存指南一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 （二）接待工作的內(nèi)容 接待前的準(zhǔn)備接待前的準(zhǔn)備P21 1、邀請(qǐng) 2、擬定接待方案 3、接待活動(dòng)預(yù)算 4、全面準(zhǔn)備一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 到訪接待到訪接待P22 1、迎接 2、正式接待活動(dòng) 3、妥當(dāng)安排送行 來賓離開后的后續(xù)工作來賓離開后的后續(xù)工作 確認(rèn)返回安全、郵寄傳送資料、意見反饋等二、辦公室文件管理 基本工作：收、發(fā)、管、用P24 工作重點(diǎn)工作重點(diǎn)：收文處理抓催辦，發(fā)文處理抓把關(guān)，文件保管抓分類，文件利用抓方便。 總重點(diǎn)：文件利用二、辦公

3、室文件管理P25 （一）收文處理 （三主優(yōu)先原則；三種傳閱方式） （二）發(fā)文處理 （三）文件保管 （四）文件利用 檔案學(xué) 主干學(xué)科：圖書館、情報(bào)與檔案管理。 主要課程：檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、電子檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編研學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、文書學(xué)、科技文件管理學(xué)、秘書學(xué)、檔案管理自動(dòng)化、檔案保護(hù)學(xué)、特種檔案管理學(xué)、檔案檢索語言、信息網(wǎng)絡(luò)管理學(xué)、專業(yè)英語、外國(guó)檔案工作、中國(guó)檔案史、辦公自動(dòng)化、縮微攝影復(fù)制技術(shù)等。三、辦公室內(nèi)務(wù)管理 （一）辦公室制度管理P29 （二）辦公室文化管理P29 （三）辦公室人員管理P30 （1）心理激勵(lì)措施 （2）觀念教育措施改掉辦公室的壞習(xí)慣第二節(jié) 企業(yè)對(duì)

4、外關(guān)系管理 企業(yè)對(duì)外關(guān)系管理是指企業(yè)在營(yíng)運(yùn)過程中，有意識(shí)、有計(jì)劃地與社會(huì)各界進(jìn)行信息雙向交流及行為互動(dòng)。 企業(yè)與顧客、社區(qū)、媒體、供應(yīng)商、政府、競(jìng)爭(zhēng)者、社會(huì)名流等的關(guān)系一、企業(yè)與政府關(guān)系管理P32 企業(yè)與政府關(guān)系：以企業(yè)作為行為主體，利用各種信息傳播途徑和手段與政府進(jìn)行雙向的信息交流，以取得政府的信任、支持和合作，從而為企業(yè)建立良好的外部環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)的生存和發(fā)展。 （一）企業(yè)與政府關(guān)系的重要性 （二）處理企業(yè)與政府關(guān)系的基本原則 （三）企業(yè)與政府關(guān)系管理的方法二、企業(yè)與社區(qū)關(guān)系管理P35 企業(yè)與社區(qū)關(guān)系管理 1、企業(yè)的發(fā)展離不開社區(qū)的服務(wù)支持 2、企業(yè)可以帶動(dòng)社區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、促進(jìn)社區(qū)居民就業(yè)。

5、 企業(yè)與社區(qū)關(guān)系管理的方法 1、參與社區(qū)公益事業(yè)建設(shè) 2、經(jīng)濟(jì)承擔(dān)社區(qū)義務(wù) 3、加強(qiáng)與社區(qū)的溝通交流第三節(jié) 企業(yè)差旅管理 一、企業(yè)差旅管理的內(nèi)容P37（一）交通工具的選擇1、根據(jù)級(jí)別和距離選定交通工具2、保留票據(jù)（二）住宿酒店的選擇1、根據(jù)級(jí)別選擇酒店2、訂房方式：網(wǎng)上預(yù)訂；酒店預(yù)訂中心；旅行社預(yù)訂；面談；機(jī)票打包 （三）差旅費(fèi)用管理 員工自行墊付保留票據(jù)公司報(bào)銷第三節(jié) 企業(yè)差旅管理 二、企業(yè)差旅管理的新趨勢(shì)P42 （一）外包化的差旅管理 （二）信息化的差旅管理 （三）集中化的差旅管理第四節(jié) 企業(yè)會(huì)務(wù)管理外國(guó)開議會(huì)的情形外國(guó)開議會(huì)的情形中國(guó)會(huì)議情況中國(guó)會(huì)議情況第四節(jié) 企業(yè)會(huì)務(wù)管理 會(huì)前組織管理

6、 會(huì)間服務(wù)管理 會(huì)后事項(xiàng)管理會(huì)前組織管理 會(huì)議籌備方案應(yīng)包括的內(nèi)容： 1、會(huì)議的主題、會(huì)議的主題 2、會(huì)議名稱、議程 3、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn) 4、會(huì)議用具（交通、音響、合影等） 5、會(huì)議文件 6、代表組成 7、經(jīng)費(fèi)預(yù)算 8、住宿餐飲安排 9、會(huì)務(wù)組會(huì)前組織管理 制定企業(yè)會(huì)議計(jì)劃 制定企業(yè)會(huì)議預(yù)案 準(zhǔn)備企業(yè)會(huì)議文件 發(fā)送企業(yè)會(huì)議通知 布置企業(yè)會(huì)議會(huì)場(chǎng) 排列企業(yè)會(huì)議座次排列企業(yè)會(huì)議座次 進(jìn)行與會(huì)人員編組 制發(fā)會(huì)議名冊(cè)證件 編制會(huì)議代表手冊(cè) 進(jìn)行會(huì)議前檢查會(huì)議須知1、按時(shí)出席會(huì)議，遵守大會(huì)作息時(shí)間。2、不得無故缺席，因故離會(huì)，應(yīng)向大會(huì)主持人請(qǐng)假。3、遵守大會(huì)紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序，憑參會(huì)證進(jìn)入會(huì)場(chǎng)及就餐；會(huì)

7、議期間禁止接打電話，請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或設(shè)為震動(dòng)狀態(tài)。4、會(huì)議統(tǒng)一安排的食宿和文體活動(dòng)之外的各項(xiàng)費(fèi)用自理（如長(zhǎng)途電話費(fèi)、洗衣費(fèi)、娛樂費(fèi)等）。5、賓館總機(jī)為傳真6、需要預(yù)訂返程票者，請(qǐng)于7月13日?qǐng)?bào)到后告知會(huì)務(wù)組。會(huì)務(wù)組成員及聯(lián)系方式： 郅海濤15201363xxx趙妮娜13911100 xxx胡雅靜15010713xxx楊大明13681122xxx地鐵10號(hào)線世博園文化中心頂樓餐廳世博官網(wǎng)：WWW.EXPO2010.CN虹橋機(jī)場(chǎng)抵達(dá)酒店約15分鐘，上海站抵達(dá)酒店約30分鐘。上海市長(zhǎng)寧區(qū)虹橋路1591號(hào) 案例 某公司的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)即將開始，總經(jīng)理秘書小張正一邊在會(huì)議大廳做著最后的檢查，一邊等著嘉賓的到來。他發(fā)現(xiàn)主席臺(tái)上的名簽有問題，一位領(lǐng)導(dǎo)不能來，名簽沒有撤掉，而另一位嘉賓剛打電話通知要來，卻沒有準(zhǔn)備名簽。 這時(shí)，他的手機(jī)又響了，原來是接記者的車子在路上拋錨了。會(huì)務(wù)組人員來報(bào)告說，宣傳材料印的不夠。此時(shí)，嘉賓已經(jīng)陸續(xù)到達(dá)。 思考：秘書小張組織會(huì)議時(shí)出現(xiàn)問題的原因是什么？如何解決？會(huì)間服務(wù)管理 會(huì)場(chǎng)簽到 會(huì)場(chǎng)服務(wù) 會(huì)議記錄 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 進(jìn)行會(huì)間調(diào)度 組織會(huì)議選舉 安排會(huì)議期間生活會(huì)后事項(xiàng)管理 及時(shí)跟蹤會(huì)議精神的貫徹傳達(dá)情況 督查會(huì)議布置任務(wù)的完成情況 搜集員工在落實(shí)工作中的意見、建議和呼聲知識(shí)回顧知識(shí)回顧第一節(jié)第一節(jié) 企業(yè)辦公室工