郵箱使用管理規(guī)范

1、WORD格式使用管理標準修訂歷史生效日期版本號版本說明制作復審批準專業(yè)資料整理WORD格式目錄1.目的.22.適用X圍 .23.職責.23.1信息技術部 .錯誤！未定義書簽。4.主要內(nèi)容 .24.1管理 .24.2平安 .34.3使用 .34.4說明 .44.5主送、抄送與密送 .44.6主題與標題 .54.7稱謂選擇 .54.8正文 .54.9附件 .64.10轉(zhuǎn)發(fā)與回復 .64.11簽名 .64.12本卷須知 .75.獎罰.76.附那么.77.附件.7專業(yè)資料整理WORD格式1專業(yè)資料整理WORD格式1. 目的為加強企業(yè)以下簡稱管理，標準使用，保證系統(tǒng)的正常運行，高效、標準地傳遞信息，表達

2、公司優(yōu)良形象，特制定本指引。2. 適用X圍本指引適用于*總部及下屬分子公司。3. 職責3.1信息技術部3.1.1制定、發(fā)布并不斷完善本操作指引。3.1.2負責的維護。3.1.3協(xié)助和指導員工對進展標準使用和管理。4. 主要內(nèi)容4.1管理4.1.1所有辦公室人員對外客戶溝通，對內(nèi)同事間溝通必須使用公司，不得使用外部。4.1.2新職員入職時，根據(jù)其溝通需求開通賬戶如： 需要對外和客戶溝通，需要和總部溝通，下屬公司工作匯報內(nèi)部溝通均可申請，由當?shù)厝肆Y源部 / 綜合人員提交申請運管管理部設立；臨時人員如臨時借調(diào)、實習生等需要設置的應進展標識，如實習生表示成：*實習；基于平安考慮，外部到我司協(xié)助的人員

3、一律不得設置，假設有需要可自行申請外部免費進展工作溝通。4.1.3由于人事異動、崗位變動、工作調(diào)整等需要變更的，當?shù)厝肆Y源部 / 綜合人員發(fā)送 OA申請信息技術部及時做相應變更。4.1.4員工離職，當?shù)厝肆Y源部/ 綜合人員發(fā)送OA 申請將凍結其，確定不需使用后再撤銷。4.1.5 賬號資源有限，信息技術部定期后臺巡查，假設連續(xù)60 天未登錄郵箱的將予以禁用，如需激活請通知運營部。4.1.6使用人必須遵守"計算機信息網(wǎng)絡國際互聯(lián)網(wǎng)平安保護管理辦專業(yè)資料整理WORD格式法"和國家其他有關法律、法規(guī)、行政規(guī)章及公司相關管理制度。4.1.7使用人不得制作、 復制、發(fā)布、傳播任何法

4、律制止的有害信息。4.1.8使用人不得自己或允許他人利用效勞散布不受歡迎或未經(jīng)允許的垃圾如廣告等 ，也不得散發(fā)包含反動、*或違反國家法律規(guī)定有害信息的電子和信息。4.1.9違反以上規(guī)定，給公司和其他員工造成損失的，由該使用人承擔全部責任，涉及到法律法規(guī)的，移交司法機關處理。4.2平安4.2.1設置密碼不要與用戶名、生日、一樣，應字母大小寫、數(shù)字進展混排，系統(tǒng)60 天強制更換密碼，賬號密碼和RTX一樣，更改任意一方密碼另外一方密碼也隨之同步變化。4.2.2不要將密碼告訴其他人，特殊情況需要告之的，使用完畢及時更換密碼。4.2.3在非本人專用電腦上， 不要保存密碼， 在公共場合如網(wǎng)吧等使用后，必須

5、點“退出按鈕退出，并關閉所有瀏覽器窗口。4.2.4在使用 Outlook或 Fox mail等代理軟件時，應設置電腦鎖屏密碼，離開時鎖定電腦。4.3使用4.3.1需從提高信息交流速度和質(zhì)量、減少信息垃圾的角度出發(fā)，恰當使用，提高效率。4.3.2以下為不適用的事宜：4.3.2.1即時通訊即可完成的事宜。4.3.2.2不需要審批，需要快速交流的事宜。4.3.2.3需要充分討論的事宜。4.3.2.4比較緊急的事宜或者重大、需要當面授權的事宜。4.3.3以下情況為適用的事宜：4.3.3.1按照業(yè)務流程需通過完成的事宜。專業(yè)資料整理WORD格式3專業(yè)資料整理WORD格式4.3.3.2具有備案性質(zhì)的事宜。

6、4.3.3.3需大X圍傳播的臨時性信息：如紅頭文件、工程開發(fā)方案、公司快報、經(jīng)歷總結、更等。4.3.3.4需大X圍傳播的定時信息：如各部門工作方案、部門半月報、會議紀要等。4.3.3.5工作發(fā)送X圍4.3.3.5.1員工不得發(fā)送公司全體。如因工作如外出出差、休假知會等需要發(fā)送的， 可發(fā)所在部門全體及工作關系嚴密人員。4.3.3.5.2確需發(fā)送全體的，應經(jīng)部門負責人及分管高管審核后發(fā)送至行政及人力資源部審核統(tǒng)一發(fā)送。4.4說明4.4.1類型分為：溝通、通知、請示、匯報、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會議紀要、意見征詢等。4.4.2內(nèi)容包括：收件人、抄送人、主題、標題根據(jù)性質(zhì)確定是否添加、稱謂、正文、簽名

7、、附件等。4.5主送、抄送與密送4.5.1主送是受理這封所涉及的主要內(nèi)容的人，是必須對予以回復的人員，回復時間應在收到兩小時內(nèi)，如無法及時答復也應回復確定時間。4.5.2抄送是對此內(nèi)容需要知情的人，如直接上下級、同一工程或部門成員、收件人直接上級等，抄送人不需回應此，但有建議時可進展回復。4.5.3密送是對此內(nèi)容知情的，但又不需要表達出來的人，一般只在特殊情況下使用。4.5.4在添加相應人員時，應按職位等級從高到低或內(nèi)容的主要負責人到輔助人員的順序進展排列。4.5.5請示性、審批性最好主送一人，最多不超過兩人，防止職責不清，通過后再逐級上報。專業(yè)資料整理WORD格式4.6主題與標題4.6.1主

8、題須清晰明確，應概括整個的內(nèi)容，便于收件人權衡的輕重緩急，并分類處理。4.6.2必須填寫主題，凡沒有主題的，收件人未及時閱讀或批復而造成的后果由發(fā)件人承擔。4.6.3一封只針對一個主題，不得在同一內(nèi)談及多件事情，以便日后整理。4.6.4通知、匯報、審閱、意見征詢等重要，為表示文件的重要性，應添加標題，標題可與主題一樣。4.6.5標題可使用強調(diào)性文字或符號來突出表示，以便引起收件人注意，但應適度，盡量不適用敏感性字眼。4.7稱謂選擇4.7.1開頭要稱呼收件人，既表示禮貌，也可明確此對象，作為給出必要回應的人員。4.7.2如公司發(fā)文那么使用“司全體 ，多個部門那么使用“各部門 ，對管理人員那么使用

9、“姓氏 +職務，多位管理人員那么使用“各位高管、部門負責人，對個人那么直呼其名即可， 涉及多人時那么使用 “各位同事。對外發(fā)文時應按職務尊稱對方， 不清楚職務，那么應按商務禮儀稱呼。4.7.3的開頭與結尾應有問候語，稱謂后一般使用 “您好 或“你好即可，結尾使用“祝工作順利或“祝身體*即可。4.8正文4.8.1正文應簡明扼要，如具體內(nèi)容較多，正文只作摘要介紹，詳細內(nèi)容制作文檔作為附件進展發(fā)送。4.8.2行文應通順，多用簡明詞匯和短句，準確清晰的表達，防止使用晦澀難懂語句，盡量將控制文字數(shù)量。4.8.3所有正式發(fā)文及發(fā)送管理層的字體，均遵照如下標準：標題：宋體、小二、加粗；正文：仿宋 GB-23

10、21、四號字；專業(yè)資料整理WORD格式5專業(yè)資料整理WORD格式4.8.4根據(jù)性質(zhì)的不同，注意論述語氣，多用“請“謝謝“請查收“如有疑問，請隨時溝通 “請查閱附件“請回復“請審閱等。4.8.5建議正文中多用列表式，進展清晰明確的表達，盡量簡短，突出重點。4.8.6中需表達所有相關信息， 防止另行進展 “補充或“更正。4.8.7合理提示重要信息，防止全文使用粗體、斜體、加大字號等方式體現(xiàn)，必要的提示使用粗體或顏色標記即可。4.8.8公司內(nèi)部鼓勵合理利用圖片、表格等方式來輔助闡述，多采用簡單易懂的圖表，提高溝通效率。4.9附件4.9.1帶有附件的，應在正文里提示收件人查看附件。4.9.2附件命名應

11、概括附件內(nèi)容，以便收件人下載后管理。4.9.3正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，需分別說明附件內(nèi)容。4.9.4附件數(shù)目不易超過四個，數(shù)量較多時應打包壓縮發(fā)送。4.9.5附件為特殊格式文件的，應在正文中予以說明。4.9.6為防止網(wǎng)絡堵塞，發(fā)送的附件較大時超過20MB選擇超大附件傳送。4.9.7插入附件后，需翻開附件查看，防止文件打不開或插入的文件錯誤等現(xiàn)象出現(xiàn)。4.10 轉(zhuǎn)發(fā)與回復4.10.1轉(zhuǎn)發(fā)或回復時，首先確定收件人是否需要此內(nèi)容，慎用轉(zhuǎn)發(fā)全體、全部答復等功能。4.10.2根據(jù)需要，應對轉(zhuǎn)發(fā)或回復的的內(nèi)容進展修改和整理，以突出重點；根據(jù)重點需更改主題。4.10.3注意中的附

12、件、是否需要，應進展必要的整理。4.11 簽名專業(yè)資料整理WORD格式4.11.1簽名可包括公司、部門、*、地址等。專業(yè)資料整理WORD格式4.11.2簽名是商務禮儀的一種，所有員工需統(tǒng)一簽名，以表達公司整體形象，如：4.12 本卷須知4.12.1完成后，對文字、語句需認真校對，可使用的拼寫檢查功能，特別對主題需慎重斟酌。4.12.2確認稱謂是否合理、文字大小是否標準，重點標注是否得當、落款時期是否正確，收件人是否有錯誤或遺漏。4.12.3對于知會性質(zhì)的重要，可要求收件人必須回復，并對設置送達或已讀回執(zhí)。4.12.4對于請示性及要求性的，可設置后續(xù)特性或重要性標注，預設時間提醒收件人回復。4.12.5涉及敏感或*信息的文