郵箱使用管理規(guī)范

1、WORD格式使用管理標(biāo)準(zhǔn)修訂歷史生效日期版本號(hào)版本說明制作復(fù)審批準(zhǔn)專業(yè)資料整理WORD格式目錄1.目的.22.適用X圍 .23.職責(zé).23.1信息技術(shù)部 .錯(cuò)誤！未定義書簽。4.主要內(nèi)容 .24.1管理 .24.2平安 .34.3使用 .34.4說明 .44.5主送、抄送與密送 .44.6主題與標(biāo)題 .54.7稱謂選擇 .54.8正文 .54.9附件 .64.10轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù) .64.11簽名 .64.12本卷須知 .75.獎(jiǎng)罰.76.附那么.77.附件.7專業(yè)資料整理WORD格式1專業(yè)資料整理WORD格式1. 目的為加強(qiáng)企業(yè)以下簡(jiǎn)稱管理，標(biāo)準(zhǔn)使用，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，高效、標(biāo)準(zhǔn)地傳遞信息，表達(dá)

2、公司優(yōu)良形象，特制定本指引。2. 適用X圍本指引適用于*總部及下屬分子公司。3. 職責(zé)3.1信息技術(shù)部3.1.1制定、發(fā)布并不斷完善本操作指引。3.1.2負(fù)責(zé)的維護(hù)。3.1.3協(xié)助和指導(dǎo)員工對(duì)進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)使用和管理。4. 主要內(nèi)容4.1管理4.1.1所有辦公室人員對(duì)外客戶溝通，對(duì)內(nèi)同事間溝通必須使用公司，不得使用外部。4.1.2新職員入職時(shí)，根據(jù)其溝通需求開通賬戶如： 需要對(duì)外和客戶溝通，需要和總部溝通，下屬公司工作匯報(bào)內(nèi)部溝通均可申請(qǐng)，由當(dāng)?shù)厝肆Y源部 / 綜合人員提交申請(qǐng)運(yùn)管管理部設(shè)立；臨時(shí)人員如臨時(shí)借調(diào)、實(shí)習(xí)生等需要設(shè)置的應(yīng)進(jìn)展標(biāo)識(shí)，如實(shí)習(xí)生表示成：*實(shí)習(xí)；基于平安考慮，外部到我司協(xié)助的人員

3、一律不得設(shè)置，假設(shè)有需要可自行申請(qǐng)外部免費(fèi)進(jìn)展工作溝通。4.1.3由于人事異動(dòng)、崗位變動(dòng)、工作調(diào)整等需要變更的，當(dāng)?shù)厝肆Y源部 / 綜合人員發(fā)送 OA申請(qǐng)信息技術(shù)部及時(shí)做相應(yīng)變更。4.1.4員工離職，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/ 綜合人員發(fā)送OA 申請(qǐng)將凍結(jié)其，確定不需使用后再撤銷。4.1.5 賬號(hào)資源有限，信息技術(shù)部定期后臺(tái)巡查，假設(shè)連續(xù)60 天未登錄郵箱的將予以禁用，如需激活請(qǐng)通知運(yùn)營(yíng)部。4.1.6使用人必須遵守"計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)平安保護(hù)管理辦專業(yè)資料整理WORD格式法"和國(guó)家其他有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章及公司相關(guān)管理制度。4.1.7使用人不得制作、 復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法

4、律制止的有害信息。4.1.8使用人不得自己或允許他人利用效勞散布不受歡迎或未經(jīng)允許的垃圾如廣告等 ，也不得散發(fā)包含反動(dòng)、*或違反國(guó)家法律規(guī)定有害信息的電子和信息。4.1.9違反以上規(guī)定，給公司和其他員工造成損失的，由該使用人承擔(dān)全部責(zé)任，涉及到法律法規(guī)的，移交司法機(jī)關(guān)處理。4.2平安4.2.1設(shè)置密碼不要與用戶名、生日、一樣，應(yīng)字母大小寫、數(shù)字進(jìn)展混排，系統(tǒng)60 天強(qiáng)制更換密碼，賬號(hào)密碼和RTX一樣，更改任意一方密碼另外一方密碼也隨之同步變化。4.2.2不要將密碼告訴其他人，特殊情況需要告之的，使用完畢及時(shí)更換密碼。4.2.3在非本人專用電腦上， 不要保存密碼， 在公共場(chǎng)合如網(wǎng)吧等使用后，必須

5、點(diǎn)“退出按鈕退出，并關(guān)閉所有瀏覽器窗口。4.2.4在使用 Outlook或 Fox mail等代理軟件時(shí)，應(yīng)設(shè)置電腦鎖屏密碼，離開時(shí)鎖定電腦。4.3使用4.3.1需從提高信息交流速度和質(zhì)量、減少信息垃圾的角度出發(fā)，恰當(dāng)使用，提高效率。4.3.2以下為不適用的事宜：4.3.2.1即時(shí)通訊即可完成的事宜。4.3.2.2不需要審批，需要快速交流的事宜。4.3.2.3需要充分討論的事宜。4.3.2.4比較緊急的事宜或者重大、需要當(dāng)面授權(quán)的事宜。4.3.3以下情況為適用的事宜：4.3.3.1按照業(yè)務(wù)流程需通過完成的事宜。專業(yè)資料整理WORD格式3專業(yè)資料整理WORD格式4.3.3.2具有備案性質(zhì)的事宜。

6、4.3.3.3需大X圍傳播的臨時(shí)性信息：如紅頭文件、工程開發(fā)方案、公司快報(bào)、經(jīng)歷總結(jié)、更等。4.3.3.4需大X圍傳播的定時(shí)信息：如各部門工作方案、部門半月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。4.3.3.5工作發(fā)送X圍4.3.3.5.1員工不得發(fā)送公司全體。如因工作如外出出差、休假知會(huì)等需要發(fā)送的， 可發(fā)所在部門全體及工作關(guān)系嚴(yán)密人員。4.3.3.5.2確需發(fā)送全體的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管高管審核后發(fā)送至行政及人力資源部審核統(tǒng)一發(fā)送。4.4說明4.4.1類型分為：溝通、通知、請(qǐng)示、匯報(bào)、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會(huì)議紀(jì)要、意見征詢等。4.4.2內(nèi)容包括：收件人、抄送人、主題、標(biāo)題根據(jù)性質(zhì)確定是否添加、稱謂、正文、簽名

7、、附件等。4.5主送、抄送與密送4.5.1主送是受理這封所涉及的主要內(nèi)容的人，是必須對(duì)予以回復(fù)的人員，回復(fù)時(shí)間應(yīng)在收到兩小時(shí)內(nèi)，如無法及時(shí)答復(fù)也應(yīng)回復(fù)確定時(shí)間。4.5.2抄送是對(duì)此內(nèi)容需要知情的人，如直接上下級(jí)、同一工程或部門成員、收件人直接上級(jí)等，抄送人不需回應(yīng)此，但有建議時(shí)可進(jìn)展回復(fù)。4.5.3密送是對(duì)此內(nèi)容知情的，但又不需要表達(dá)出來的人，一般只在特殊情況下使用。4.5.4在添加相應(yīng)人員時(shí)，應(yīng)按職位等級(jí)從高到低或內(nèi)容的主要負(fù)責(zé)人到輔助人員的順序進(jìn)展排列。4.5.5請(qǐng)示性、審批性最好主送一人，最多不超過兩人，防止職責(zé)不清，通過后再逐級(jí)上報(bào)。專業(yè)資料整理WORD格式4.6主題與標(biāo)題4.6.1主

8、題須清晰明確，應(yīng)概括整個(gè)的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡的輕重緩急，并分類處理。4.6.2必須填寫主題，凡沒有主題的，收件人未及時(shí)閱讀或批復(fù)而造成的后果由發(fā)件人承擔(dān)。4.6.3一封只針對(duì)一個(gè)主題，不得在同一內(nèi)談及多件事情，以便日后整理。4.6.4通知、匯報(bào)、審閱、意見征詢等重要，為表示文件的重要性，應(yīng)添加標(biāo)題，標(biāo)題可與主題一樣。4.6.5標(biāo)題可使用強(qiáng)調(diào)性文字或符號(hào)來突出表示，以便引起收件人注意，但應(yīng)適度，盡量不適用敏感性字眼。4.7稱謂選擇4.7.1開頭要稱呼收件人，既表示禮貌，也可明確此對(duì)象，作為給出必要回應(yīng)的人員。4.7.2如公司發(fā)文那么使用“司全體 ，多個(gè)部門那么使用“各部門 ，對(duì)管理人員那么使用

9、“姓氏 +職務(wù)，多位管理人員那么使用“各位高管、部門負(fù)責(zé)人，對(duì)個(gè)人那么直呼其名即可， 涉及多人時(shí)那么使用 “各位同事。對(duì)外發(fā)文時(shí)應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方， 不清楚職務(wù)，那么應(yīng)按商務(wù)禮儀稱呼。4.7.3的開頭與結(jié)尾應(yīng)有問候語，稱謂后一般使用 “您好 或“你好即可，結(jié)尾使用“祝工作順利或“祝身體*即可。4.8正文4.8.1正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，如具體內(nèi)容較多，正文只作摘要介紹，詳細(xì)內(nèi)容制作文檔作為附件進(jìn)展發(fā)送。4.8.2行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)明詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，防止使用晦澀難懂語句，盡量將控制文字?jǐn)?shù)量。4.8.3所有正式發(fā)文及發(fā)送管理層的字體，均遵照如下標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)題：宋體、小二、加粗；正文：仿宋 GB-23

10、21、四號(hào)字；專業(yè)資料整理WORD格式5專業(yè)資料整理WORD格式4.8.4根據(jù)性質(zhì)的不同，注意論述語氣，多用“請(qǐng)“謝謝“請(qǐng)查收“如有疑問，請(qǐng)隨時(shí)溝通 “請(qǐng)查閱附件“請(qǐng)回復(fù)“請(qǐng)審閱等。4.8.5建議正文中多用列表式，進(jìn)展清晰明確的表達(dá)，盡量簡(jiǎn)短，突出重點(diǎn)。4.8.6中需表達(dá)所有相關(guān)信息， 防止另行進(jìn)展 “補(bǔ)充或“更正。4.8.7合理提示重要信息，防止全文使用粗體、斜體、加大字號(hào)等方式體現(xiàn)，必要的提示使用粗體或顏色標(biāo)記即可。4.8.8公司內(nèi)部鼓勵(lì)合理利用圖片、表格等方式來輔助闡述，多采用簡(jiǎn)單易懂的圖表，提高溝通效率。4.9附件4.9.1帶有附件的，應(yīng)在正文里提示收件人查看附件。4.9.2附件命名應(yīng)

11、概括附件內(nèi)容，以便收件人下載后管理。4.9.3正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，需分別說明附件內(nèi)容。4.9.4附件數(shù)目不易超過四個(gè)，數(shù)量較多時(shí)應(yīng)打包壓縮發(fā)送。4.9.5附件為特殊格式文件的，應(yīng)在正文中予以說明。4.9.6為防止網(wǎng)絡(luò)堵塞，發(fā)送的附件較大時(shí)超過20MB選擇超大附件傳送。4.9.7插入附件后，需翻開附件查看，防止文件打不開或插入的文件錯(cuò)誤等現(xiàn)象出現(xiàn)。4.10 轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù)4.10.1轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)時(shí)，首先確定收件人是否需要此內(nèi)容，慎用轉(zhuǎn)發(fā)全體、全部答復(fù)等功能。4.10.2根據(jù)需要，應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)的的內(nèi)容進(jìn)展修改和整理，以突出重點(diǎn)；根據(jù)重點(diǎn)需更改主題。4.10.3注意中的附

12、件、是否需要，應(yīng)進(jìn)展必要的整理。4.11 簽名專業(yè)資料整理WORD格式4.11.1簽名可包括公司、部門、*、地址等。專業(yè)資料整理WORD格式4.11.2簽名是商務(wù)禮儀的一種，所有員工需統(tǒng)一簽名，以表達(dá)公司整體形象，如：4.12 本卷須知4.12.1完成后，對(duì)文字、語句需認(rèn)真校對(duì)，可使用的拼寫檢查功能，特別對(duì)主題需慎重斟酌。4.12.2確認(rèn)稱謂是否合理、文字大小是否標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)標(biāo)注是否得當(dāng)、落款時(shí)期是否正確，收件人是否有錯(cuò)誤或遺漏。4.12.3對(duì)于知會(huì)性質(zhì)的重要，可要求收件人必須回復(fù)，并對(duì)設(shè)置送達(dá)或已讀回執(zhí)。4.12.4對(duì)于請(qǐng)示性及要求性的，可設(shè)置后續(xù)特性或重要性標(biāo)注，預(yù)設(shè)時(shí)間提醒收件人回復(fù)。4.12.5涉及敏感或*信息的文