財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

1、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心摘要：隨著國(guó)際一體化和經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心逐漸被我國(guó)的企業(yè)集團(tuán)所采用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)參與公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的定制、發(fā)揮會(huì)計(jì)審計(jì)和監(jiān)管的職能、 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)等方面具有重要作用。遼寧分公司要構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，應(yīng)注重發(fā)揮全面預(yù)算的激勵(lì)和引導(dǎo)作用，進(jìn)行財(cái)務(wù)的集中管理，建立基于風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)部控制體系，拓寬成本管理和控制的范圍， 強(qiáng)化策略成本管理，并完善投資融資決策和內(nèi)部控制制度，從而有效降低財(cái)務(wù)成本，提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，提升集團(tuán)公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在各類共享服務(wù)中心中， 目前國(guó)際上最流行的就是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，通俗說(shuō)就是財(cái)務(wù)文件管理外包服務(wù)。所謂財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，即將

2、企業(yè)各種財(cái)務(wù)流程集中在一個(gè)特定的地點(diǎn) 和平臺(tái)來(lái)完成，通常包括財(cái)務(wù)應(yīng)付、應(yīng)收、總賬、固定資產(chǎn)等等的處理。這種模式在提高效 率、控制成本、加強(qiáng)內(nèi)控、信息共享、提升客戶滿意度以及資源管理等方面，都會(huì)帶來(lái)明顯 的收效。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理流程財(cái)務(wù)共享服務(wù)”模式具體運(yùn)作通常為：公司選址建立 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心”通過(guò)共享服務(wù)中心”向其眾多的子公司（跨國(guó)家、跨事業(yè)部）提供統(tǒng)一的服務(wù)，并按一定的方式計(jì)費(fèi)， 收取服務(wù)費(fèi)用，各子公司因此不再設(shè)立和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心”相同功能的部門。最典型的服務(wù)是財(cái)務(wù)方面賬務(wù)處理的服務(wù)， 稱為 共享會(huì)計(jì)服務(wù)”是一種以事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)。 還有一類共享服務(wù)”以提供高價(jià)值的專業(yè)建議為

3、服務(wù)內(nèi)容，如稅務(wù)、法律事務(wù)、資金管理等。從原理上來(lái)看，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是通過(guò)在一個(gè)或多個(gè)地點(diǎn)對(duì)人員、技術(shù)和流程的有效整合，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)各流程標(biāo)準(zhǔn)化和精簡(jiǎn)化的一種創(chuàng)新手段。通常在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)按循環(huán)可以分為總賬、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和其他四大類。下面以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)循環(huán)為例來(lái)介紹財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)作流 程。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)，應(yīng)付賬款循環(huán)一般設(shè)有三種職位：出納，負(fù)責(zé)共享服務(wù)中心所有本外幣付款；員工報(bào)銷專員，審核負(fù)責(zé)所有員工日常費(fèi)用；供應(yīng)商付款會(huì)計(jì)。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)收賬款循環(huán)通?？梢苑譃樯陥?bào)、審批及入賬和付款三大塊。第一，申報(bào)。各分公司員工將實(shí)際業(yè)務(wù)中發(fā)生形成的業(yè)務(wù)票

4、據(jù)進(jìn)行初步整理，并在分公司通過(guò)全公司財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)中填報(bào)并形成一份獨(dú)立的報(bào)銷申請(qǐng)單，在由該分公司的相關(guān)負(fù)責(zé)人批復(fù)后由專門管理部門收集并寄往財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。第二，審批及入賬。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在收到分公司單據(jù)后，由專門管理部門進(jìn)行登記和分類并根據(jù)分類情況發(fā)送到相應(yīng)部門。應(yīng)付賬款小組在收到憑證后進(jìn)行逐一確認(rèn)并在公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行審核。審核通過(guò)后生成文檔導(dǎo)入財(cái)務(wù)模塊，自動(dòng)生成相關(guān)憑證；如果審核不通過(guò)，應(yīng)付賬款小組人員用電子郵件或電話形式通知分公司相應(yīng)人員進(jìn)行聯(lián)系溝通以確認(rèn) 信息的準(zhǔn)確性和完整性。在確認(rèn)完信息后，如果在應(yīng)付賬款小組人員可直接修改情況下應(yīng)該 要求分公司員工發(fā)送一份書面修改請(qǐng)求。對(duì)于不

5、能夠由應(yīng)付賬款小組直接修改的情況，應(yīng)付賬款小組將會(huì)在公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中將報(bào)告駁回并要求相關(guān)人員對(duì)報(bào)銷進(jìn)行重新批復(fù)第三,付款。在生成憑證后應(yīng)付賬款小組進(jìn)行付款，并對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行歸檔。對(duì)于公司參股控股的獨(dú)立法人的憑證將寄回原法人單位。如何推進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為一種新型的管理模式，共享服務(wù)的本質(zhì)是由信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動(dòng)的運(yùn)營(yíng)管理模式的變 革與創(chuàng)新。在財(cái)務(wù)領(lǐng)域，它是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)、ERP系統(tǒng)、統(tǒng)一的、會(huì)計(jì)核算方法、操作流程等來(lái)實(shí)現(xiàn)的。建立共享服務(wù)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，任何新生事物都面臨巨大的挑戰(zhàn)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)也不例外。財(cái)務(wù)共享是基于提高工作效率及成本效益兩方面考慮而實(shí)施的，要成功地實(shí)施共享服務(wù)，如下因素非常

6、關(guān)鍵：（一） 實(shí)施共享服務(wù)成功的最重要因素是有效的管理創(chuàng)新和思維方式的改變，這需要高層 管理人員、基層經(jīng)理和工作人員強(qiáng)有力的支持。（二）共享服務(wù)在技術(shù)上要有統(tǒng)一的系統(tǒng)支持。企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)和保障，因此，系統(tǒng)平臺(tái)的統(tǒng)一搭建和整合是實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)的第一步。統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)是保證共享服務(wù)平臺(tái)順利搭建的關(guān)鍵因素。建立一個(gè)好的平臺(tái)很重要，需要有一個(gè)統(tǒng)一的IT標(biāo)準(zhǔn)和一個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)，這樣整合可以更快。（三） 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一個(gè)獨(dú)立的運(yùn)營(yíng)實(shí)體，需要有一個(gè)非常好的商業(yè)模型，即使是內(nèi)部的一個(gè)事業(yè)部門，也需要一個(gè)內(nèi)部結(jié)算體系。因此，共享服務(wù)中心需要向服務(wù)對(duì)象提供一個(gè)能為他們所接受的低成本

7、服務(wù) ，同時(shí)又需要在低成本之上建立合理的價(jià)格體系。任何先進(jìn)的管理方法都要和自己公司的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，變成適合自己的方法，才能發(fā)揮其最大效用。對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這種模式，企業(yè)也應(yīng)取其精華，去其糟粕，最大限度地利 用這種模式獲得增值。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式雖然具有許多優(yōu)勢(shì)，但這種模式并不適合于所有的企業(yè)，其有效運(yùn)行需要強(qiáng)大的信息系統(tǒng)、管理模式和員工素質(zhì)作為技術(shù)支撐。第一，信息系統(tǒng)支撐。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下， 遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)流程需要建立強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系 統(tǒng)，需要強(qiáng)大的企業(yè)信息系統(tǒng)作為IT平臺(tái)。IT技術(shù)的發(fā)展，特別是“企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)”（ERP System）的出現(xiàn)，推動(dòng)了“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”概念在企業(yè)界的實(shí)踐和

8、推廣。利用ERP系統(tǒng)和其他信息技術(shù)“，財(cái)務(wù)共享服務(wù)”模式可以跨越地理距離的障礙，向其服務(wù)對(duì)象提供內(nèi)容廣泛的、持續(xù)的、反應(yīng)迅速的服務(wù)。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，只有通過(guò)IT平臺(tái)來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部控制、降低風(fēng)險(xiǎn)、提高效率，才能實(shí)現(xiàn)“協(xié)同商務(wù)、集中管理”。所以必須建立一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的IT信息平臺(tái)，讓分子公司把數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，做到事前提示、事中控制、事后評(píng)價(jià)；可以在平臺(tái)上建立財(cái)務(wù)模板，盡 可能取消人工作業(yè)，讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成有用的財(cái)務(wù)信息；可以運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行減少偏差及各業(yè)務(wù)單元可能的暗箱操作，降低各種隱含風(fēng)險(xiǎn)；可以通過(guò)設(shè)置讓系統(tǒng)自動(dòng)提示例外和預(yù)警；可以利用系統(tǒng)的開(kāi)放性建立各數(shù)據(jù)共享接口和平臺(tái)，滿足各方不同需求；

9、可以通過(guò)系統(tǒng)定期生成不同會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求的報(bào)表及特殊報(bào)表等。在滿足信息化的環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員可以更好地使財(cái)務(wù)直接用于支持戰(zhàn)略決策的增值分析， 為公司戰(zhàn)略發(fā)展提供及時(shí)正確的導(dǎo)向，根據(jù)市場(chǎng)快速調(diào)整業(yè)務(wù)策略、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)術(shù)等。所以共享服務(wù)的模式是在信息技術(shù)支持下的管理變革，只有利用現(xiàn)代的IT技術(shù)，才能使企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)真正落到實(shí)處。第二，管理模式變革。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，不是財(cái)務(wù)部門發(fā)起的，而是隨著企業(yè)、集團(tuán) 公司的管理變革而產(chǎn)生的。當(dāng)企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、 業(yè)務(wù)類型和管理層級(jí)不斷增加時(shí)，企業(yè)分子公司的多套財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)會(huì)使企業(yè)財(cái)務(wù)人員與管理費(fèi)用快速膨脹、財(cái)務(wù)流程效率降低、重復(fù)設(shè)備投資規(guī)模加大、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)上升，多個(gè)獨(dú)立、粗

10、放而臃腫的財(cái)務(wù)“小流程”使總部統(tǒng)一協(xié)調(diào)財(cái)務(wù) 變得越來(lái)越困難，增加盈利的代價(jià)就是加大風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)這些現(xiàn)實(shí)嚴(yán)重毀損著企業(yè)的核心價(jià)值時(shí)， 傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。這時(shí)，企業(yè)必須站在戰(zhàn)略的高度上，進(jìn)行自身的管理變革，在變革中尋求突破。第三，財(cái)務(wù)組織變革。在共享服務(wù)模式里面，必須進(jìn)行財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的深度變革。管理變革以后，要求財(cái)務(wù)部門高效多維度提供信息滿足企業(yè)管理與發(fā)展的需求，而傳統(tǒng)的分權(quán)式或集權(quán)式財(cái)務(wù)架構(gòu)無(wú)法完全滿足這些需求。分權(quán)管理的優(yōu)勢(shì)是客戶導(dǎo)向、商業(yè)智能，弊端是分支機(jī)構(gòu)在一線有比較大的管理部門，流程與制度繁雜，很多工作難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化； 集權(quán)的優(yōu)勢(shì)是經(jīng)濟(jì)規(guī)模化、流程標(biāo)準(zhǔn)化，弊端是反

11、應(yīng)遲鈍、不靈活、與業(yè)務(wù)分離。而財(cái)務(wù)共享服務(wù) 是將共性的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)放在共享服務(wù)中心，它同時(shí)汲取了分權(quán)和集權(quán)的優(yōu)勢(shì)，摒除各自的弊端，使財(cái)務(wù)共享中心成為企業(yè)的財(cái)務(wù)集成芯片，日常業(yè)務(wù)集中處理， 總體職能向廣闊和縱深發(fā)展，讓財(cái)務(wù)在共享管理中直接體現(xiàn)出價(jià)值增值。通過(guò)財(cái)務(wù)共享方案的實(shí)施促使財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型，使財(cái)務(wù)人員由記賬轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)建議、財(cái)務(wù)管理，為各個(gè)部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供財(cái)務(wù)支持，對(duì)市場(chǎng)變化作出反應(yīng)， 只有把工作重心轉(zhuǎn)到高價(jià)值的決策支持上來(lái)，才能更好實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)職能，滿足企業(yè)戰(zhàn)略、組織的需要。第四，財(cái)務(wù)制度與政策統(tǒng)一。如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的制度政策，即使進(jìn)行組織架構(gòu)改革， 仍然會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。所以必須要有統(tǒng)一規(guī)范

12、的財(cái)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程，通過(guò)有效整合后，把制度政策配套起來(lái)切入到系統(tǒng)中去，保證前端業(yè)務(wù)部門按照制度和政策去運(yùn)營(yíng)，并根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理的需要不斷完善與改進(jìn)。第五，人力資源配置。由于整個(gè)流程的規(guī)模統(tǒng)一性要求所有員工對(duì)流程對(duì)一定基礎(chǔ)的了 解，所以在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立初期應(yīng)大規(guī)模對(duì)各地員工進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下，遠(yuǎn)程交流使得其對(duì)員工的溝通技術(shù)及能力提出了較高的要求 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì) 與普通的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式不同，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)在于其規(guī)模效應(yīng)下的成本降低、 財(cái)務(wù)管理水平及效率提高和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力上升。具體表現(xiàn)為：第一，運(yùn)作成本降低。這可進(jìn)行量化計(jì)算與比較，如分析一個(gè)“共

13、享服務(wù)中心”人員每 月平均處理憑證數(shù)、單位憑證的處理費(fèi)用等。這方面的效益主要通過(guò)減少人員數(shù)目和減少中 間管理層級(jí)來(lái)實(shí)現(xiàn)。如果“共享服務(wù)中心”建立在一個(gè)新的地點(diǎn)，通常成本的降低效果更顯著，原因是：通常選擇的新地點(diǎn)，當(dāng)?shù)氐男劫Y水平會(huì)較低；通過(guò)在“共享服務(wù)中心”建立新 型的組織結(jié)構(gòu)和制定合理的激勵(lì)制度，能顯著地提高員工的工作效率，并形成不斷進(jìn)取的文化。第二，財(cái)務(wù)管理水平與效率提高。比如，對(duì)所有子公司采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程“；共享財(cái)務(wù)服務(wù)中心”擁有相關(guān)子公司的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)匯總、分 析不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù)；某一方面的專業(yè)人員相對(duì)集中，公司較易提供相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)費(fèi)用也大為節(jié)省，招聘資深專業(yè)人員也變得可以承受“；共享服務(wù)中心”人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務(wù)更專業(yè)。此外“，共享服務(wù)中心”的模式也 使得IT系統(tǒng)（硬件和軟件）的標(biāo)準(zhǔn)化和更新變得更迅速、