費用報銷制度

1、費用報銷制度1 目的為了規(guī)范公司費用報銷流程， 明確各崗位費用報銷標準和審批權限， 規(guī)避財務風險， 合理控制費用，特制定本制度。2 范圍 （XXX 公司 ）3 術語和定義公司費用 -除采購貨款、投資款、固定資產付款、稅款、往來款以外的所有支出項 目，包含但不限于下述內容：差旅費、業(yè)務招待費、交通費、車輛費用、通訊費、辦公 用品費用、勞保用品費用、配件費用、食堂耗材費用、快遞費、運輸費、代理費、培訓 費、維修費、檢驗費、測試費、服務費、工資、福利、保險、網(wǎng)絡費、水電費等。4 職責4.1 經辦人： 結合業(yè)務實際情況， 按報銷要求填寫 費用報銷單 、差旅費用報銷單 付款審批單 、借支單 、領款單 、

2、出差申請單 、多人出差費用明細表 境外出差費用明細表，列明費用原委，粘貼相關發(fā)票。4.2 相關部門負責人：結合業(yè)務實際按報銷要求逐級審核相關報銷單據(jù)。4.3 財務部：按報銷制度審核單據(jù)和發(fā)票情況，審批合格后及時予以報銷付款。5 報銷費用的單據(jù)要求5.1 報銷的票據(jù)必須真實、合法、有效，票面完整、清晰；5.2 有效的報銷票據(jù)為：增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、門 票（國稅印制）、過路（過橋）發(fā)票（國稅印制）、定額發(fā)票（國稅印制）、客運發(fā)票 （國稅印制）、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票、國家稅務機關發(fā)放的卷式發(fā)票。5.3 增值稅專用發(fā)票為兩聯(lián)，發(fā)票聯(lián) （紅聯(lián) ）作為報銷附件粘貼，抵扣聯(lián)（綠

3、聯(lián)）不需粘 貼，連同報銷單據(jù)一同交給財務部；增值稅普通發(fā)票僅有發(fā)票聯(lián)作為報銷附件粘貼；5.4 發(fā)票填開要求：有抬頭的機打發(fā)票一定要填開公司名稱全稱，其中增值稅專用發(fā)票 要填開完整的開票信息包含公司名稱、公司稅號、地址電話和開戶行及賬號；所有發(fā)票 均需加蓋收款人發(fā)票專用章；住宿費發(fā)票備注欄注明住宿起始時間、天數(shù)和人數(shù)；會議 費發(fā)票備注欄注明會議時間、會議名稱、人數(shù)；會議費與餐費分別開具；貨物項目為一 批或詳見清單的需附清單；開票人、復核人、收款人完整填寫且復核人與開票人不為同 一人；5.5報銷單填寫要求：完整填寫部門、日期、單據(jù)張數(shù)（粘貼的附件張數(shù)）、小寫金額前面寫¥符號、一致的大寫和

4、小寫金額、報銷人簽名、必要的說明或備注，部門負責人審 批；用黑色中性筆填寫，不得用圓珠筆填寫，不得涂改，否則退回暫不受理；報銷部門 不是費用分攤部門或預算歸屬部門，需在摘要欄、備注欄或發(fā)票上注明費用歸屬部門； 5.6發(fā)票粘貼要求：發(fā)票粘貼單上遵循魚鱗貼法順序排列粘貼，以貼后不掉頁、不遮擋 金額、單據(jù)美觀為原則；為便于能呈現(xiàn)金額，火車車票請倒置將金額靠右粘貼；票據(jù)較 多時，可粘貼在多張粘貼單上；須使用膠水粘貼，不得使用透明膠、訂書針等粘貼，膠 水涂在單據(jù)的背面左端粘貼處。6報銷費用的類別及要求6.1差旅費報銷報銷內容：員工因公出差產生的長途交通費、出差行程中市內交通費、住宿費、 餐費。報銷標準：

5、6.121員工在境內出差地區(qū)分為三類，明細為：一類地區(qū)：北京、上海、廣州、深圳;二類地區(qū)：除廣州以外的省會城市及沿海城市；三類地區(qū)：除上述一、二類地區(qū)以外的 地區(qū)。境內差旅費各項目標準如下表:費用類別地區(qū)董事長/總經理總監(jiān)/副總部門經理/主管/分管經理其他人員長途交通工具不限實報實銷飛機經濟艙、火車臥鋪、高鐵二等座、動車二等座火車硬臥、動車二等座、高鐵二等座住宿費一類實報實銷500/間/天400/間/天350/間/天二類400/間/天350/間/天300/間/天三類350/間/天300/間/天250/間/天市內交通工具不限實報實銷以公共交通工具為主 要交通工具，如需乘坐 岀租車，實報實銷。以公

6、共交通工具為主要交通工具，如需乘坐出 租車，須事先請示分管副總，經分管副總審批 同意方可；報銷時注明原因、始末地點。出差餐費補貼一類實報實銷80元/天 （早餐15元，午餐35元,晚餐30元）二類60元/天 （早餐10元，午餐30元,晚餐20元）三類50元/天 （早餐10元，午餐25元,晚餐15元）6.123員工在境外出差按國別適用不同報銷標準：包含但不限于本制度列示報銷標準 的美國、德國、法國、巴西、香港等國家和地區(qū)，其他國家和地區(qū)本著節(jié)約的原則消費 并據(jù)實報銷。6.124境外差旅費各國家和地區(qū)標準如下表:國家/地區(qū)幣種住宿費餐費公雜、小費合計（外幣）德國EUR160/間/天50/人/天20/

7、人/天230法國EUR150/間/天50/人/天20/人/天220美國USD175/間/天50/人/天20/人/天245巴西USD150/間/天50/人/天20/人/天220香港HKD1500/間/天300/人/天20/人/天1820所有差旅費報銷標準以出差落地城市為準。交通工具、住宿標準補充說明：不同級別人員同行，交通工具參照職別高的執(zhí)行；國際機票以經濟艙標準報銷； 本著節(jié)約的原則訂票；境外城際交通費憑票報銷；因特殊情況需要乘坐標準外交通工具的，如飛機，火車軟臥，須事先征求公司 總經理意見，獲準后方可執(zhí)行，報銷時相應單據(jù)需簽核到總經理；未經批準乘坐飛機、火車軟臥的，按火車臥鋪票價給予報銷；原

8、則上兩名同性別的人員一起出差應同住一個房間，不同級別的人員同住一間， 住宿標準參照職別高的執(zhí)行；參加會議、培訓由主辦方統(tǒng)一安排住宿或其他特殊情況需超出額定標準住宿的， 須事先征求公司總經理意見，報銷時相應單據(jù)需簽核到總經理；否則，超支部分由個人承擔；住宿發(fā)票金額低于住宿標準的，按發(fā)票金額報銷；住宿發(fā)票金額高于住宿標準的，按住宿標準報銷。餐費補貼補充說明：在途期間按目的地標準計發(fā)餐費補貼；員工出差期間，若對方接待單位提供餐飲或出差時招待客戶并報銷招待費，不再計餐費補貼；6.1.5.3 不得將餐費開入住宿費中，否則住宿與餐費均不予報銷；6.1.5.4 返回公司所在 地區(qū) 當天的餐補： 如超過下午

9、17:00 抵達公司所在地區(qū)， 則按出 差地標準全天計發(fā)餐費補貼； 如在下午 17:00 前抵達 公司所在地區(qū) ，則按實際餐費次數(shù) 計發(fā)餐費補貼； 部門負責人結合實際業(yè)務行程情況審核。6.1.6 額外補貼：6.1.6.1 員工出差行程安排需住宿但如不報銷住宿費用，公司將給予額定住宿費用的30% 作為補貼， 需在報銷時提供相應補貼金額的發(fā)票 ；6.1.6.2 如 出差人員完成出差業(yè)務時已處于下午下班時間，于當天乘坐夜間火車或飛機 趕回公司， 公司將給予額定住宿費用的 30% 作為補貼， 需在報銷時提供相應補貼金額的 發(fā)票；部門負責人結合實際業(yè)務行程情況審核。6.1.7 多人出差注意：6.1.7.

10、1 多人同行， 需指定一名帶隊人和一名記錄人， 記載全部的行程和費用明細， 差 旅費報銷單和多人出差費用明細表須帶隊人簽核，所有出差人員需在多人出差 費用明細表上簽名；6.1.7.2 多人出差同一業(yè)務項目， 分多組不同行程的， 統(tǒng)一將行程和費用匯總到記錄人處， 一次行程的費用匯總審核后辦理報銷；6.1.7.3 多人墊付費用的，由報銷人自行記載自行分配，財務只對報銷人付款；6.1.8 境外出差報銷注意：6.1.8.1 所有的境外報銷，均需填寫境外出差費用明細表（不再填 6.1.7.1 所述出 差費用明細表），參照表中的欄位，列明幣種、外幣金額、人民幣金額、匯率，住宿 寫明人員、天數(shù)，餐飲注明就餐

11、人員，列明行程；6.1.8.2 對刷卡消費部分參照刷卡實際匯率，其他參照同期銀行匯率；非出差業(yè)務產生 的費用如景點門票等費用不予報銷列支；雜費、小費報銷時注明事由；境外行程費用不 涉及抵扣問題，不涉及稅票問題；6.1.8.3 多人出差境外參照 6.1.7 多人出差其他注意事項。6.1.9 其他說明：6.1.9.1 行程費用內容完整：機票、住宿等大項必須在一起報銷，避免長途交通費與住 宿分開報銷；6.1.9.2 國貿一部與國貿二部同時出差，需進行費用分攤，實名費用明確分開，其他平分或按人數(shù)分；6.1.9.3 報銷單需填寫：日期、出差人員、出差部門、事由、地點、行程、交通工具、 附單據(jù)張數(shù)、 差旅

12、費用各項目金額及合計金額大小寫；若出差時有借款需在報銷單上注 明借支金額，便于財務人員沖銷。6.2 招待費報銷6.2.1 報銷內容：因業(yè)務需要或因管理實際需要，招待客戶或來訪人員，發(fā)生的餐費、 禮品及其他的消費場所費用；6.2.2 報銷單需填寫：報銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報銷項目、摘要、各項費用 金額及合計金額大小寫； “報銷項目”欄填寫“招待費”、“摘要”欄填寫“具體事 項”。6.3 交通費報銷6.3.1 報銷內容：員工因公外出乘坐公交車、打的士或租用車輛（非貨運）時產生的費 用；6.3.2 報銷單需填寫：報銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報銷項目、摘要、各項費用 金額及合計金額大小寫。

13、 “報銷項目” 欄填寫“交通費” 、“摘要”欄填寫“具體事項” 。6.4 車輛費報銷6.4.1 報銷內容：公司車輛的加油費、維修費、停車費、路橋費、年檢費、洗車費、保 險費；6.4.2. 報銷單需填寫：報銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報銷項目、摘要、各項費用 金額及合計金額大小寫?！皥箐N項目”欄填寫“加油費、維修費、停車費、路橋費、年 檢費、洗車費、保險費”等、“摘要”欄填寫“具體事項”；6.4.3 若支付金額較大需要付給對方公司的， 填寫 “付款審批單 ”；需寫明付款金額、 收款 賬號、收款人名稱，財務依照提供的信息安排付款。6.5 日常零星采購報銷6.5.1 報銷內容：日常采購辦公用品或低

14、值易耗品等相關的采購費用，包含但不限于： 辦公用品費、勞保費、配件、食堂耗材等；6.5.2 單據(jù)要求：報銷時附上審批過的入庫單，批量采購需附清單；6.5.3 報銷單需填寫：報銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報銷項目、摘要、各項費用 金額及合計大小寫。 “報銷項目”欄填寫“辦公用品費、勞保費、配件、食堂耗材”等、 “摘要”欄填寫“具體事項”；代其他部門采購的報銷，需注明使用部門；6.5.4 批量采購需付款給對方公司的，填寫 “付款審批單 ”。付款審批單需寫明付款金額、 收款賬號、收款人名稱，財務依照提供的信息安排付款。6.6 其他費用報銷6.6.1 報銷內容：通訊費、快遞費、培訓費、會議費、設備維

15、修費、檢驗費、測試費、 服務費、工資、福利、保險、網(wǎng)絡費、水電費等；6.6.2 報銷單需填寫：報銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報銷項目、摘要、各項費用 金額及合計金額大小寫?！皥箐N項目”欄填寫“通訊費、快遞費、培訓費、會議費、設 備維修費、檢驗費、測試費、服務費”等、“摘要”欄填寫“具體事項”；6.6.3 若支付金額較大需要付給對方公司的，填寫“付款審批單”；需寫明付款金額、 收款賬號、收款人名稱，財務依照提供的信息安排付款。7 費用報銷流程7.1 申請：員工提出出差申請或費用事項申請，提交部門負責人審批，超出費用標準的 提交總經理審批；出差申請表填寫電子檔郵件進行審批即可；7.2 借支：需要

16、借支差旅費的情形，部門負責人將審批后的出差申請表轉發(fā)財務部 , 借款人填寫借支單辦理借款手續(xù)；原則上前款未清者不予辦理新的借支；7.3 交單時間：出差人員應在行程結束后七個工作日內辦理報銷事宜（票據(jù)未寄達超期 的情形需提前說明），其他采購或費用事項收到發(fā)票后七個工作日內辦理報銷。7.4 流程：7.4.1 差旅費流程：差旅費根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單、多人出差費用 明細表、境外出差費用明細表，部門負責人審核簽字，超出標準的由總經理審核 簽字，財務部審核簽字，財務部最近的下一個付款日辦理報銷付款；7.4.2 其他費用流程：其他費用填寫費用報銷單、付款審批單（公司員工報銷 或支付現(xiàn)金的費用填費用報銷單，需轉賬給外部單位的費用填付款審批單）， 提交部門負責人審核簽字， 交財務部審核簽字，財務部最近的下一個付款日辦理報銷付 款。7.5 表單領取：費用報銷單 、原始憑證粘貼單 、差旅費用報銷單 、借支單 、 領款單此五類單據(jù)均在財務部按需領取， 付款審批單在財務領取或自行打印， 出差申請單、多人出差費用明細表、境外出差費用明細表自行填寫電子檔 或打印。8 報銷付款時間規(guī)定8.1 公司財務部每周四為報銷付款日， 若當月的最后一個報銷日在該月的 28 日以后， 為 了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷；8.2 借支及緊急特殊業(yè)務的不受以上