辦公室培訓(xùn)計劃

1、廣東石油化工學(xué)院學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃與就業(yè)效勞中心辦公室禮儀培訓(xùn)+值班培訓(xùn)培訓(xùn)時間：確定部門助理后的第一個周末。培訓(xùn)地點：培訓(xùn)形式：實地現(xiàn)場講解。培訓(xùn)分五批進行，每批一個部門。各批次 培訓(xùn)中，本部門部長、主任處或老師助理里必須至少要有 一人到場。 培訓(xùn)流程：周五：晚上秘書部；周六：上午效勞部；下午網(wǎng)絡(luò)部；周日：上午規(guī)劃部；下午宣傳部。培訓(xùn)流程：1、按規(guī)定時間，各相關(guān)人員到場； 2、秘書部向助理 解說辦公室禮儀+值班相關(guān)事項約30分鐘； 3、各部門部長對自己部門助理補充說明； 4、主任處和老師助理對相關(guān)考前須知的補充說明。培訓(xùn)內(nèi)容：1、簡單介紹下我們辦公室和隔壁幾個辦公室的老師情況 及座位分布； 2

2、、說明學(xué)生助理去辦公室值班的重要性； 3、辦公室禮儀+辦公室值班須知+辦公室電腦使用。見下頁辦公室禮儀儀容儀表1、保持衣服平整，不要過于華美。2、整潔的儀容及恰到好處的修飾，均能顯示出人的修養(yǎng)，及本人對的自信心，因此除了衣著要得體外，在衛(wèi)生方面也應(yīng)嚴格要求自己。3、忌穿緊身、暴露服裝，均不可在上班時間穿著。4、首飾應(yīng)少而精，與自身條件相協(xié)調(diào)，注意寓意及習俗。遞接物品要求：1、遞接物品的原那么是尊重他人。雙手遞物或接物表達出對對方的尊重。如果在特定場合下或東西太小不必用雙手時，一般用右手遞接物品。2、假設(shè)雙方相距過遠，遞物都者應(yīng)主動走近接物者，假設(shè)自己坐著的話，應(yīng)在遞物時起立。遞給他人的物品，應(yīng)

3、直接交到對方手中在遞物時，應(yīng)為對方留出便于接物品的空間。3、遞筆、刀、剪之類尖利的物品時，需將尖端朝向自己握在手中，而不要指向?qū)Ψ健?、如果是招待客人用茶時，往往一手握茶杯把兒或扶杯壁，一手托杯底，并說聲“請用茶，假設(shè)茶水較燙，可將茶杯放到客人面前的茶幾上5、遞書、文件、資料、名片等，字體應(yīng)正對接受者，要讓對方馬上容易看清楚。語言禮儀1、與客人交談時，首先保持站姿端正，無任何小動作。2、正面對著客人，表情自然大方，態(tài)度親切、誠懇。3、談話清晰易懂，注意語音、語調(diào)、語速及節(jié)奏感。4、正確提及客人姓名，并在后面加上先生、女士、小姐等稱呼用語。5、談話中如想咳嗽或打噴嚏時，應(yīng)先說對不起，再轉(zhuǎn)身向側(cè)后

4、下方，同時盡可能用面巾紙遮住。6、直接見面，應(yīng)先介紹己方的人，再介紹對方的人。7、在介紹順序上，應(yīng)先介紹領(lǐng)導(dǎo)和年長者，先把職級低者介紹給職級高者。假設(shè)難以判斷，可把年輕的介紹給年長的。在自己學(xué)校和其他公司的關(guān)系上，可把本校的人介紹給別的公司的人。8、把一個人介紹給很多人時，應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定。9、男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差異時，假設(shè)女性年輕，可先把女性介紹給男性。接待客人時的考前須知：1、有客人來辦公室時不管是老師還是企業(yè)都應(yīng)該主動問好，禮貌地請其坐，然后拿一次性杯為其倒水教育管理科，水不可太滿，也不可太燙。如果客人來時你正在打字應(yīng)立即停止，即使是

5、在打 也要對來客點頭示意，但不一定要起立迎接，也不必與來客握手。2、主動熱情問候客人：打招呼時，應(yīng)輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經(jīng)認識的客人，稱呼要顯得比擬親切。3、陌生客人的接待：陌生客人光臨時，務(wù)必問清來者的目的、是什么人，然后根據(jù)實際情況作出引導(dǎo)。通?？蓡枺赫垎柲惺裁词聠幔俊?、同客人交談時，應(yīng)正視對方，注意傾聽。談話間如遇有急事，需要馬上處理，應(yīng)禮貌地示意客人稍候，并表示歉意。有時候老師不在辦公室是我們就要作出相應(yīng)的接待 禮儀1、不打無準備之 。打 的人作為主動行為者，應(yīng)該考慮到被動接聽者的感受。拿起聽筒前，應(yīng)明白通話后該說什么，思路要清晰，要點應(yīng)明確。2、選擇適當?shù)耐ㄔ挄r間。原那么是

6、盡量少打攪對方的作息。3、注意說話禮貌，始終要用禮貌語。打 時，應(yīng)作簡要的問候、自我介紹并說出要求通話的人。接聽 時，以禮貌用語通報自己的單位名稱。當 交談要結(jié)束時，須詢問對方，這既是尊重對方也是提醒對方，最后以“再見之類的禮貌語結(jié)束。4、轉(zhuǎn)接 有分寸。如果對方要傳呼其他同事，接聽者應(yīng)該熱情地告訴對方，如：“好的，請稍候。然后用手捂住受話器，或去請或直接把話筒遞給同事。如果同事不在場，接聽者應(yīng)委婉地說：“需要轉(zhuǎn)告嗎?，“可以留下您的 嗎?，切忌以一聲“不在、“沒看到即掛斷。職劃中心辦公室值班須知1、 早上1、2節(jié)課值班的同學(xué)首先翻開辦公室的門窗，然后將辦公桌面整理干凈，報紙的整理，并清掃衛(wèi)生夏

7、天太熱時可開空調(diào)。2、 主動幫辦公室的各位老師倒水教育管理科。3、 進辦公室時，敲門三聲，然后主動大聲地向各位老師問好。4、 值班時必須佩帶工作證，不可穿奇裝異服、不穿拖鞋。5、 值班必須填寫值班簽到表。6、 值班時翻開電腦，首先瀏覽一下我校的就業(yè)效勞網(wǎng)，了解最近的工作動態(tài)。7、 辦公室各種辦公工具，如還不會使用，可在空閑時請教會用的同學(xué)。8、 需要復(fù)印時，先去教育管理科楊東華老師處借檔案室的鑰匙，復(fù)印完后關(guān)燈關(guān)門并歸還鑰匙。9、 如工作沒做完，那么一定要跟下一個值班的同學(xué)交接好工作。方式多種多樣10、上午3、4節(jié)課和下午7、8節(jié)課值班的同學(xué)下班時關(guān)閉電腦空調(diào)，倒垃圾2個垃圾桶，1個水桶，鎖好

8、門窗。11、在辦公室值班時，應(yīng)在空閑時間翻看就業(yè)推介宣傳冊，記住各個院系主管就業(yè)的輔導(dǎo)員老師的名字、 、樣貌和辦公室等信息。12、遇到不懂做或者能力不夠，可隨機應(yīng)變請教老師或者同學(xué)。體力活也可到隔壁事務(wù)管理中心找學(xué)生幫助勞動周同學(xué)亦可。P.S如當節(jié)課值班的同學(xué)臨時有事不能去值班，應(yīng)提前自行和其它同事?lián)Q班，如實在找不到人換班，應(yīng)向所屬部門部長請假并寫好請假條，再由部長應(yīng)該打 給彩路老師請假。辦公室接 的考前須知：1、 響起2-3聲后拿起話筒，接起助理座位的 時因報“您好??；接起老師座位的 時因報“您好！招生辦或者“您好！2、如有 找某位老師，但老師不在時，因根據(jù)實際情況，向?qū)Ψ阶鞔?。例如出差、開

9、會、出去辦事等絕不應(yīng)答復(fù)老師不在還沒來上班。如有信息留下，可以寫一張便簽放在老師桌面，事后記得提醒老師。3、接 時，老師的私人 ，即 號不能泄露可以說自己是值班的學(xué)生，并不知道老師的 號。4、有打 來問關(guān)于成人教育成教的有關(guān)問題的，禮貌地請他打成教的 。5、接起 時，如遇到專插本等不會答復(fù)的問題，可禮貌地請楊意老師接聽 。其它如關(guān)于招聘的問題，不會答復(fù)時，可禮貌地請曾彩路老師接聽 但是答復(fù)下列問題時盡量不要過多地依賴老師。6、如有 打進來查其他機關(guān)處室院系的 時，因禮貌地請其稍等，然后根據(jù)我們已有的資料迅速地找到 告訴對方。7、聽 時備好紙筆，以便記錄。 記錄需簡潔完備，沒有聽清的要及時請對方

10、復(fù)述。 記錄應(yīng)包括：來電時間、來電者姓名、來電者公司、來電者聯(lián)系方式、來電目的、受話者姓名、記錄人姓名。8、如有企業(yè)打 來咨詢招聘事宜，因?qū)⑽倚５恼衅噶鞒谈嬖V對方，即首先將公司簡介、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、招聘要求/條件及聯(lián)系方式附上接收電子簡歷的郵箱等四條信息發(fā)到我校的郵箱：。我校審核后，將招聘信息掛在我校就業(yè)效勞網(wǎng)。如公司有意來校舉辦專場宣講會/招聘會，可在企業(yè)接收到一定數(shù)量的電子簡歷后幾十份，再發(fā)郵件或打 跟我校約定來。如對方只要求招聘少數(shù)畢業(yè)生或所招聘的畢業(yè)生人數(shù)不多時如1-2名，可按學(xué)院專業(yè)等信息，請其聯(lián)系相關(guān)院系的輔導(dǎo)員。9、對辦公室來訪老師要主動問好注意對學(xué)生處或其它領(lǐng)導(dǎo)要稱呼領(lǐng)導(dǎo)頭銜，

11、例如：黎處、溫科。10、需復(fù)印時，先到教育管理科楊東華老師處借檔案室的鑰匙，復(fù)印完后關(guān)燈關(guān)門并及時歸還鑰匙。其它人員來辦公室借用工具，需要登記清楚所借物品、他的姓名、聯(lián)系方式以及將要歸還的日期。11、對在辦公室門外徘徊的同學(xué)主動詢問并熱情地提供幫助。12、堅守崗位，按時交接班，手上的工作未完成或有特殊需要明確交代提醒的情況時，必須給接班人交待清楚情況，做好交接工作。如果因為要上課，不能口頭接班，也要打 或在辦公室計算機“交接班文件上交待上兩節(jié)課辦公室值班的情況，要確保能順利接班。13、周五下午7，8節(jié)值班同學(xué)，需更換辦公室白板上的值班簽到表，新的值班簽到表在老師助理桌左上角活頁夾處。假設(shè)遇新的

12、簽到表沒有時，應(yīng)提前告知秘書部。遇老師需要你制作某種表格或某種表格模版，可先在計算機桌面的“表格模版上查找。在值班結(jié)束時，要保證計算機桌面的清潔，不能在上面留下你任何類型的文件。遇值班會遇到的問題，詳情參照計算機桌面“職劃中心文件夾下的“值班會遇到的問題文檔。早上1，2節(jié)或下午3,4節(jié)值班的同學(xué)到辦公室后，注意搞好辦公室環(huán)境衛(wèi)生，翻開辦公室的門窗，然后將辦公桌面整理干凈，報紙的整理，并清掃衛(wèi)生夏天太熱時可開空調(diào)。下午7，8節(jié)課值班的同學(xué)，在下班前應(yīng)將辦公室桌面整理干凈，相關(guān)文件放回原位，清理垃圾和臟水包括2個垃圾桶和1個水桶，并鎖好門窗。溫馨提示：1、注意聲音和表情.溝通過程中表現(xiàn)出來的禮貌最

13、能表達一個人的根本素養(yǎng)，養(yǎng)成禮貌用語隨時掛在嘴邊的習慣，可以讓客戶感到輕松和舒適。2、 接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點，應(yīng)該對會面時間、地點、聯(lián)系 、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地防止錯誤。 3、對上述說明有所不懂的，致電秘書部或者老師助理，大家將虔誠為你解答。只要做好自己該做的，你就會發(fā)現(xiàn)，值班，也是件美好的事情！辦公室電腦使用須知1. 該文件夾為存放中心各部門工作所設(shè)，內(nèi)含為五個部門分設(shè)的文件夾，各部長·助理可在本部門文件夾內(nèi)新建一個以自己姓名命名的文件夾用來存放個人日常工作的資料。2. 該文件夾為辦公室值班交接工作專用，值班人員須把交接工作的具體內(nèi)容標記【日期時間+姓名】后存放在該文件夾內(nèi)，并在桌面建立一個txt文檔表示有文件交接，接班的同學(xué)知道后應(yīng)及時將文檔刪掉，當天最后一個值班的同學(xué)應(yīng)及時清理“交接班文件文件夾。3. 該文件夾內(nèi)存放了各種日常工作會用到的表格，包括值班簽到表，各種申請表，簽收表等，當有表格需要用到時，可到該文件夾內(nèi)查找然后打印。4. 飛鴿聯(lián)有三臺電腦，靠窗的為“職劃助理，對面的為“