項(xiàng)目行政日常管理業(yè)務(wù)的操作規(guī)范要求

1、項(xiàng)目行政日常管理業(yè)務(wù)的操作規(guī)范要求為統(tǒng)一規(guī)范和加強(qiáng)項(xiàng)目行政日常管理業(yè)務(wù)，現(xiàn)就相關(guān)業(yè)務(wù)操作規(guī)范要求說明如下：一、印鑒使用要求（一）印鑒使用及外借需嚴(yán)格遵守如下要求：1、凡需要蓋章的合同及重要文件（如項(xiàng)目銷售房源、售價(jià)報(bào)告、與合作單位涉及業(yè)務(wù)及經(jīng)濟(jì)往來的函件等），印鑒管理人必須見到項(xiàng)目/總公司總經(jīng)理審批簽字的文件/合同審批單后，由印鑒使用人登記簽字后方可蓋章（合同類審批單總經(jīng)理簽字后須經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后方可蓋章）；2、一般性文件（如辦理日常業(yè)務(wù)所需的審批表、公司證照類復(fù)印件等）的蓋章，須由使用人登記簽字后，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字后方可蓋章；3、印鑒如要攜帶外出使用，須由使用人登記簽字、經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理

2、審批通過后方可外借；若項(xiàng)目總經(jīng)理外出不在，印鑒攜帶外出需經(jīng)過印鑒使用部門負(fù)責(zé)人簽字后方可領(lǐng)取，待項(xiàng)目總經(jīng)理歸來后補(bǔ)簽相關(guān)審批手續(xù)；4、印鑒外出攜帶使用原則上不得過夜：（1）印鑒外借人員需在下班前將印鑒歸還印鑒管理人員，若當(dāng)日業(yè)務(wù)未辦理完畢，則需第二日重新填寫印鑒外出使用審批登記表，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理審批同意后方可繼續(xù)外借，不得將印鑒私自留存過夜；（2）特殊情形時(shí)（如必須攜帶印鑒出差），則由印鑒使用人員擬定申請(qǐng)報(bào)告，詳細(xì)說明需攜帶印鑒辦理的事項(xiàng)、借用時(shí)間及歸還時(shí)間，經(jīng)借用人簽字、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，項(xiàng)目總經(jīng)理審批同意后，方可外帶印鑒過夜使用，待業(yè)務(wù)辦理完畢后需及時(shí)將印鑒歸還管理人；（3）外帶印鑒的經(jīng)辦人

3、員需做好印鑒的使用及保管工作，不得未經(jīng)同意私自在非經(jīng)辦業(yè)務(wù)的文件、合同上蓋章，不得委托他人返還或代為保管印鑒；5、嚴(yán)禁在空白紙張及空白合同上蓋章，如因工作需要或其它特殊情況下確需使用時(shí)，由印鑒使用人員擬定申請(qǐng)報(bào)告，詳細(xì)說明辦理的事項(xiàng)，經(jīng)使用人簽字、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，項(xiàng)目總經(jīng)理審批同意后，方可辦理；印鑒管理人員需詳細(xì)登記蓋章的空白紙張份數(shù)，待業(yè)務(wù)辦理完畢后，明確已使用的份數(shù)，并將未使用的蓋章后的空白紙張收回并銷毀；6、印鑒使用人需認(rèn)真履行印章使用審批程序，并詳細(xì)填寫印章使用審批登記表或印章外出使用審批登記表；印鑒管理人需嚴(yán)格按照規(guī)定履行印鑒管理流程，對(duì)蓋章文件及合同嚴(yán)格審核并及時(shí)督收。二、公司檔

4、案管理及文件、合同的流轉(zhuǎn)要求麟峰公司的檔案管理由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，麟峰公司內(nèi)外部文件、合同及函件均由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)送、登記；（一）文件、合同流轉(zhuǎn)的要求1、各部門經(jīng)辦的文件、合同及前期類審批手續(xù)在執(zhí)行完畢審批流程后，需及時(shí)將原件轉(zhuǎn)發(fā)行政部存檔，財(cái)務(wù)付款類的原件由財(cái)務(wù)部存檔，行政部留存復(fù)印件；2、各部門需建立好文件發(fā)文登記本及檔案借閱本，在向其他部門發(fā)文時(shí)需做好發(fā)文登記，詳細(xì)記錄文件名稱、主要內(nèi)容、收文部門、文件為原件或復(fù)印件等，并由文件接收人員簽字；在檔案借閱時(shí)需詳細(xì)登記借閱文件名稱、辦理業(yè)務(wù)，并由借閱人登記簽字；3、項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門如需行政部代為轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)文件、合同的，則需在項(xiàng)目文件/合同審批單

5、中的備注欄內(nèi)詳細(xì)標(biāo)注需要轉(zhuǎn)發(fā)的部門及份數(shù)；4、行政部需將發(fā)文登記本按照內(nèi)部發(fā)文登記和外部發(fā)文登記兩類分別進(jìn)行發(fā)送登記，以便分門別類、快捷查找；5、員工借閱的證件原件，如因業(yè)務(wù)原因上交相關(guān)職能部門、不能返還檔案管理部門的，檔案借閱人需在借閱登記本上登記證件原件上交的職能部門及辦理的具體業(yè)務(wù)，并本人簽字說明文件不予歸還，檔案管理人需在借閱登記本上將不歸還部分的內(nèi)容用紅筆予以標(biāo)注，以備后期查閱；三、考勤管理的相關(guān)要求（一）昌吉項(xiàng)目作息時(shí)間 1、周一至周五：烏市員工上午9：50發(fā)車，中午13:30分15:00分午休，下午18:00分發(fā)車；昌吉員工上午10:30分上班，中午13:30分15:00分午休，

6、下午19：00分下班；2、周六：烏市員工上午10:00發(fā)車，中午13:30分發(fā)車；昌吉員工上午10:40上班，中午13:30分下班（二）考勤要求1、如因請(qǐng)假或外出辦理業(yè)務(wù)時(shí)，需提前一天告知行政部進(jìn)行備案(當(dāng)天告知視同無效), 由行政部負(fù)責(zé)登記原因；未上班且未進(jìn)行備案者，視同缺勤處理；（三）請(qǐng)假要求1、員工請(qǐng)（?。┦录夙氁罁?jù)公司的規(guī)定履行請(qǐng)假審批程序，獲得批準(zhǔn)并安排好工作后，方可離開崗位；2、員工請(qǐng)（?。┦录伲瑧?yīng)事前向所在部門負(fù)責(zé)人書面申請(qǐng)，填寫請(qǐng)假申請(qǐng)單，員工請(qǐng)（病）事假2小時(shí)以內(nèi)（含2兩小時(shí)），由部門負(fù)責(zé)人簽批；請(qǐng)假超過2小時(shí)者由項(xiàng)目總經(jīng)理簽批；項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)成員請(qǐng)假需經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理審批。范例如下

7、：請(qǐng)假申請(qǐng)單部門：行政部 2015 年10月10日申請(qǐng)人*請(qǐng)假事由回家探望老人請(qǐng)假時(shí)間2015年10月11日10月12日，共計(jì)2天部門負(fù)責(zé)人（簽字）對(duì)工作無重大影響，建議準(zhǔn)假 *主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）同意請(qǐng)假 馮總3、如遇特殊情況，無法及時(shí)填寫請(qǐng)假申請(qǐng)單的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人/項(xiàng)目總經(jīng)理同意，告知行政部后方可視為請(qǐng)假，并在上班時(shí)補(bǔ)填假條交至行政部；四、車輛管理的相關(guān)要求（一）車輛使用要求1、項(xiàng)目車輛的使用實(shí)行統(tǒng)一派車管理，由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)度，并對(duì)車輛使用和管理進(jìn)行監(jiān)督；2、項(xiàng)目車輛管理采用駕駛?cè)撕凸芾砣素?zé)任劃分的原則，由駕駛員負(fù)責(zé)車輛的駕駛、維修、保養(yǎng)及年審等工作，管理人負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度及監(jiān)督、落實(shí)車輛

8、使用、維修、保養(yǎng)及費(fèi)用核銷情況；3、車輛管理責(zé)任落實(shí)到人，車輛的派車登記、公里數(shù)記錄及費(fèi)用核算由駕駛員自行負(fù)責(zé)，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核檢查；4、各部門如因工作有商務(wù)用車需要，需提前向部門負(fù)責(zé)人提出用車申請(qǐng)，并填寫派車單（填寫用車人員、辦理工作內(nèi)容、出行路線、往返時(shí)間等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，到行政部申請(qǐng)派車；短途和非緊急業(yè)務(wù)公司不予派車； 5、駕駛員見派車單方可出車，如出現(xiàn)無派車單私自出車的現(xiàn)象，出車期間費(fèi)用將由用車人員及駕駛員自行承擔(dān)，且將在駕駛員的績效考核中予以記錄；范例如下：派車單 部門：工程部 2015年8月31日使用人王*用車事由工地出車時(shí)間10:30返回時(shí)間12:30行車路線公司項(xiàng)目

9、工地公司主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）朱柏宇停車費(fèi)9駕駛員田江利行政部（簽字）侯玉茜公里數(shù)28使用人簽字王振國6、在車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)負(fù)責(zé)車輛的安全，如造成車輛的損失或發(fā)生事故所產(chǎn)生的費(fèi)用，將根據(jù)責(zé)任的劃分，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；7、公務(wù)車輛下班后必須停放在公司，車輛如遇特殊情況不能按時(shí)返回的，應(yīng)及時(shí)通知部門經(jīng)理，并說明原因；逢節(jié)假日，車輛鑰匙需交回部門經(jīng)理處保管，部門經(jīng)理每月不定期監(jiān)督檢查車輛是否停放到位。（二）車輛駕駛要求1、駕駛員需嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，認(rèn)真執(zhí)行車輛安全操作規(guī)程，文明行車，不違章駕駛、不危險(xiǎn)駕車、不酒后開車，確保行車安全；2、駕駛員出車前需例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，如發(fā)現(xiàn)

10、問題及時(shí)請(qǐng)示和處理；3、駕駛員出車回來后需及時(shí)檢查車輛存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時(shí)立即加油，保證出車時(shí)油量充足；不在出車前緊急加油，以免影響用車部門業(yè)務(wù)辦理；4、駕駛員在出車時(shí)需科學(xué)安排行車時(shí)間、行車路線，做好行車記錄，并做到節(jié)油節(jié)能；5、若駕駛員因違反交通法規(guī)造成罰款或交通事故的損失，均由駕駛?cè)藛T自行承擔(dān)全額承擔(dān)。（三）車輛保養(yǎng)、維修及日常維護(hù)要求1、駕駛員應(yīng)隨時(shí)保持車輛內(nèi)外衛(wèi)生整潔，不在車內(nèi)吸煙；2、駕駛員應(yīng)根據(jù)車輛行駛里程結(jié)合車輛實(shí)際情況，按期進(jìn)行車輛保養(yǎng)，保持車輛的良好運(yùn)行狀態(tài)；3、駕駛員應(yīng)定期檢查車輛情況，如發(fā)現(xiàn)車輛隱患及時(shí)告知部門負(fù)責(zé)人，申請(qǐng)維修處理；4、車輛的維修、保養(yǎng)采用專項(xiàng)管理

11、，即駕駛員負(fù)責(zé)維修、保養(yǎng)自己駕駛的專項(xiàng)車輛； 5、車輛保養(yǎng)需嚴(yán)格遵守公司制度及流程。車輛如需保養(yǎng)及維修，需由駕駛員提出申請(qǐng)，經(jīng)公司批準(zhǔn)后方可進(jìn)行維修；未經(jīng)批準(zhǔn)，駕駛員不得私自將車輛進(jìn)行修理，否則費(fèi)用自付。6、車輛保養(yǎng)時(shí)需進(jìn)行多方對(duì)比，本著節(jié)約的原則在公司指定廠家進(jìn)行保養(yǎng)。（四）車輛費(fèi)用管理要求1、公司車輛油費(fèi)申請(qǐng)及費(fèi)用的使用、核銷由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，駕駛員加油時(shí)需登記后方可領(lǐng)取油卡，并交回加油記錄小票；2、駕駛員不得無票加油，否則費(fèi)用自理；3、各部門辦理公務(wù)產(chǎn)生的費(fèi)用（油費(fèi)、停車費(fèi)、洗車費(fèi)），由行政部按實(shí)際使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，經(jīng)用車部門簽字確認(rèn)后，計(jì)入部門交通費(fèi)用中。范例如下：用車部門用車次數(shù)

12、費(fèi)用總計(jì)287元（油費(fèi)300元、洗車費(fèi)15元、停車10元）部門經(jīng)理簽字備注公里數(shù)油費(fèi)均攤洗車費(fèi)停車費(fèi)合計(jì)工程部4131112.66 52119.66朱柏宇行政部3129110.94 54119.94伍文志財(cái)務(wù)部44538.7 5447.7黃敏（五）其他要求1、公司嚴(yán)禁公車私用，一旦發(fā)現(xiàn)，公車私用過程中所發(fā)生的交通事故、違章責(zé)任及一切費(fèi)用均由用車人自行承擔(dān)，公司不承擔(dān)任何責(zé)任，且對(duì)駕駛員提出除名警告。2、如因公業(yè)務(wù)需要，特殊情況下使用員工個(gè)人車輛辦理公務(wù)的，須經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理同意后，行政部予以核銷。五、商務(wù)接待管理（含煙酒購買）要求（一）商務(wù)接待管理要求1、項(xiàng)目各部門接待費(fèi)用開支必須本著合理支出的原

13、則，充分考慮接待的方法，有效使用經(jīng)費(fèi)開支；反對(duì)鋪張浪費(fèi)，嚴(yán)禁公款私用；接待費(fèi)支出項(xiàng)目必須與接待用途相一致；2、項(xiàng)目各部門在需要商務(wù)接待時(shí)，需詳細(xì)填寫商務(wù)接待審批單，部門負(fù)責(zé)人簽字后，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，將商務(wù)接待審批單報(bào)送行政部備案并記錄實(shí)際執(zhí)行情況；3、若因特殊情況未能按規(guī)定填寫商務(wù)接待審批單的，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目總經(jīng)理電話請(qǐng)示，獲得同意后須在次工作日補(bǔ)填商務(wù)接待審批單；4、商務(wù)接待審批單的填寫要求如下：（1）接待申請(qǐng)人需詳細(xì)填寫接待事由、接待項(xiàng)目（說明接待的具體方式）、商務(wù)接待的人數(shù)（我方與被接待方人數(shù)合計(jì)）、接待地點(diǎn)、接待標(biāo)準(zhǔn)（含煙酒費(fèi)用）、接待煙酒明細(xì)與數(shù)量及接待參加的人員（我

14、方與被接待方人員姓名）；（2）接待結(jié)束后，行政部需在執(zhí)行情況欄中填寫實(shí)際領(lǐng)用的煙酒明細(xì)、數(shù)量及金額，如若出現(xiàn)實(shí)際接待金額超出原計(jì)劃金額的，接待部門需出具情況說明，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理審批后，交至行政部，由行政部將商務(wù)接待審批單及情況說明統(tǒng)一轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)；范例如下：商務(wù)接待審批單申請(qǐng)部門： 工程部 2015 年8月31日商務(wù)接待事由接待中外建趙院長及設(shè)計(jì)師楊工商務(wù)接待項(xiàng)目餐飲商務(wù)接待人數(shù)7人商務(wù)接待地點(diǎn)迪泰酒店商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)2500元接待煙、酒申請(qǐng)數(shù)量伊犁小老窖2瓶*50=100元；蘇煙2包*22=44元。接待參加人員項(xiàng)目參加人員：馮總、朱總工、姜總、中外建：趙院長、楊工部門負(fù)責(zé)人意見項(xiàng)目總經(jīng)理審批項(xiàng)目行政部

15、執(zhí)行情況工程部用餐消費(fèi)1860元，領(lǐng)用伊犁小老窖2瓶*50=100元，蘇煙2包*22=44元；共計(jì)消費(fèi)2004元。（二）商務(wù)接待煙酒的申購要求1、項(xiàng)目各部門商務(wù)接待時(shí)如需領(lǐng)用酒水，需詳細(xì)填寫商務(wù)接待審批單（填寫要求詳見上述要求），由行政部做好領(lǐng)用情況的登記；商務(wù)接待煙酒原則上每次領(lǐng)用不得超額，煙2盒，酒2瓶，特殊情況超出使用的需詳細(xì)說明領(lǐng)用數(shù)量，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理審批通過后方可辦理領(lǐng)用；2、行政部負(fù)責(zé)商務(wù)接待管理的人員，必須憑項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的商務(wù)接待審批單安排商務(wù)煙酒的領(lǐng)用或購買；3、行政部需建立商務(wù)接待煙酒領(lǐng)用登記本，凡商務(wù)接待煙酒購買后須第一時(shí)間進(jìn)行入庫登記，統(tǒng)計(jì)煙酒的數(shù)量及余額，并附合作單位

16、提供的送貨單；接待部門經(jīng)辦人憑商務(wù)接待審批單進(jìn)行領(lǐng)用登記，登記時(shí)需詳細(xì)標(biāo)注商務(wù)接待煙酒的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用明細(xì)及數(shù)量、消費(fèi)金額、領(lǐng)用煙酒的，并由領(lǐng)用登記人簽字確認(rèn)。4、項(xiàng)目各部門不得不經(jīng)過行政部私自通知煙酒供貨單位送煙酒并簽單，如有發(fā)現(xiàn)類似事件，則煙酒費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)，不予報(bào)銷。六、辦公用品、耗材管理要求（一）辦公用品的申購程序及要求1、公司各部門的辦公用品申購程序?yàn)椋翰块T填寫辦公用品申購單 部門負(fù)責(zé)人審核 行政部統(tǒng)計(jì)匯總辦公用品需求 申購辦公用品 發(fā)放辦公用品，并領(lǐng)用登記；范例如下：物 品 申 購 單申購部門：行政部 申購時(shí)間：2015年9月1日序號(hào)物品申購名稱數(shù)量單價(jià)金額庫存金額在外購買金額

17、領(lǐng)用人簽字1A4紙1包23 元23元023元 侯玉茜2筆芯2支0.5元1元01元3筆記本1本5元5元5元0元4文件夾1個(gè)15元15元0元15元5經(jīng)辦人簽字： 部門負(fù)責(zé)人簽字： 行政部簽字：2、辦公用品申購要求（1）為提高辦公效率，辦公用品原則上每季度集中申購一次，中途不單另申購；特殊情形下，根據(jù)需求緊急程度予以申購辦理；（2）員工入職時(shí)已發(fā)放工作日志本及中性筆各一份，本著節(jié)約成本的原則，各部門工作日志本采用“交舊領(lǐng)新”的方式；同時(shí)，不再單另為員工申購及發(fā)放筆，各部門根據(jù)辦公需求量每月領(lǐng)取筆芯，原則上每人領(lǐng)取筆芯不超過兩支。（3）為節(jié)約紙張、減少浪費(fèi)，建議各部門在打印文件、合同時(shí)采取雙面打印的方

18、式，各部門在申購打印紙時(shí)原則上每部門每月僅限一包，特殊情形（如銷售現(xiàn)場簽約、財(cái)務(wù)報(bào)送報(bào)表、公司董事會(huì)召開準(zhǔn)備文件等）根據(jù)實(shí)際情況，由部門經(jīng)理陳述原因、部門負(fù)責(zé)人審核同意后，行政部統(tǒng)一購買。（二）辦公耗材的申購程序及要求1、各部門的辦公耗材申購程序?yàn)椋翰块T擬定辦公耗材申購報(bào)告 部門負(fù)責(zé)人審核簽字 行政部核實(shí)辦公耗材使用及需求情況，并對(duì)耗材進(jìn)行詢價(jià)，選擇最優(yōu)供貨方 申購辦公耗材，并登記入庫 發(fā)放辦公耗材，并領(lǐng)用登記；2、辦公耗材申購要求（1）辦公耗材主要指復(fù)印機(jī)、打印機(jī)加粉、更換墨盒等；（2）辦公耗材的申購由項(xiàng)目行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一申購，各部門如有申購需求，需擬定申購報(bào)告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，行政部負(fù)責(zé)通知電腦維護(hù)人員送貨，如出現(xiàn)未按流程申購，直接通知電腦維護(hù)人員送貨的，公司不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。（三）辦公資產(chǎn)維修的程序及要求1、項(xiàng)目各部門的辦公資產(chǎn)維修程序?yàn)椋翰块T擬定辦公資產(chǎn)維修報(bào)告 部門負(fù)責(zé)人審核簽字 行政部核實(shí)辦公資產(chǎn)使用情況，形成對(duì)資產(chǎn)處置意見（報(bào)廢重新申購或維修） 擬定相應(yīng)報(bào)告，項(xiàng)目總經(jīng)理審批同意后進(jìn)行維修或資