工程項目材料(設備)采購管理制度及流程.doc

1、工程項目材料采購流程和有關(guān)規(guī)定為加強工程材料程序化管理，有效的控制資金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各項目材料用款，對外欠款。結(jié)合公司實際情況，特制定相關(guān)材料采購流程，望各項目部嚴格按照此制度執(zhí)行。一、預算部預算，項目部統(tǒng)計，審核采購材料的數(shù)量工程中標后，預算部對本工程所需的各種材料進行預算，為工程的資金投入提供依據(jù)（ 注：提供詳細的材料使用節(jié)點計劃，此計劃作為項目收款計劃主要支撐依據(jù)） 。項目部根據(jù)中標書（中標合同清單）和施工圖紙認真嚴格計算本項目的材料需求，填報材料采購總計劃表交公司相關(guān)領(lǐng)導審批。同時此材料需求總表要一式三份，工程部，采購部，項目部各一份。二、項目部申請材料采購計劃

2、1. 在進場前，項目部要提前做出由工程部認可的材料總需求計劃，如果部分材料是甲方指定的，項目必須注明指定材料名稱，品牌，規(guī)格型號，數(shù)量，到場時間，聯(lián)系方式等。有加工圖紙的材料要附上圖紙，且有項目部項目經(jīng)理簽字，（結(jié)合工程實際情況，項目部必須考慮到定制加工材料的加工周期，給采購部合理的采購時間）。2. 材料采購申請單一一式三份，采購部，項目部，工程部各一份。為了杜絕浪費和其他不合理情況發(fā)生，材料采購申請表上面必須有材料申請人，項目工程部負責人，項目經(jīng)理簽字，缺一不可（詳見樣表）。否則公司采購部有權(quán)拒絕接收材料采購申請表。公司采購部原則上不接收項目部任何人電話通知供貨要求，如果有特殊情況，一定要有

3、公司領(lǐng)導 批準同意，由公司領(lǐng)導通知公司采購部負責人，公司采購部負責人在接收到公司領(lǐng)導批準同意采購，方可安排公司采購部相關(guān)人員進行采購。在公司采購部進行材料采購的同時，項目部相關(guān)人員必須及時的補交材料采購申請表，并且按正常的審批程序進行審批，然后將審批通過的材料采購申請表交至公司采購部。3. 項目中變更或增加材料用量，以甲方書面通知或簽證為主。項目部及時將甲方書面通知或簽證發(fā)公司預算部備案，同時，項目部按材料采購流程申請材料采購。預算部收到變更或增加材料用量申請表后，必須進行核算，并報公司工程部、公司采購部、公司領(lǐng)導審批（特殊情況除外）。三、公司采購部在接收到批準后的材料采購申請表，應該按照工程

4、施工流程和請購材料的緩急。由公司采購部負責人安排采購人員去進行采購。1 采購人員在接到采購部負責人安排的材料采購申請表后，采購人員要參考市場行情以及以前采購記錄和供應商報價。優(yōu)先選擇供貨準時，材料質(zhì)量好，價格優(yōu)惠，實力強的供應商，進行采購。主要材料或是采購量大的材料，采購人員要選擇三家以上的供應商進行報價比價，并把供應商的材料樣品，交貨時間和報價上報給公司采購部負責人和公司領(lǐng)導進行審批，采購人員在接收到審批后的供應商名單后，進行相對應的材料采購。如果是采購量或者是采購金額比較大的材料采購時，為了保護供需雙方的合法權(quán)益和避免以后的采購糾紛，公司采購部一定要和供應商簽訂材料采購合同。少量的輔助材料

5、采購人員可以從和公司長期固定合作的供應商進行優(yōu)先選擇采購。四、采購下單和送貨的時間安排采購人員和供應商確定了采購意向，采購人員要嚴格按照材料采購申請表上面的數(shù)量給供應商下單，采購人員一定要向供應商確定材料的送（提）貨時間和付款方式。為了不影響工程正常施工，采購人員盡量要求供應商把送貨時間往前安排。盡量讓供應商送貨到我們工程的項目，如果是因為材料采購量少或者是供應商離我們的項目比較遠。供應商不送貨，采購人員可以和供應商協(xié)商，由我們出運費，讓供應商送貨到我們項目，并同時告訴公司采購部相關(guān)領(lǐng)導。五、無法及時供貨的匯報說明因市場和行業(yè)缺貨因素，或供材商的原因，無法按期進行采購到位的材料。采購部相關(guān)人員

6、應該立即通知材料請購部門，并且要說明原因。六、供應商送貨事項1 . 供應商在準備送貨前，一定要通知采購人員或者項目收貨人員（項目經(jīng)理，施工員，倉管），項目現(xiàn)場人員好安排材料的存放地點。供應商送貨到項目現(xiàn)場，原則上是由采購人員和項目材料采購申請人一起了驗收供應商送的材料。如果項目工地在外地，采購人員無法到現(xiàn)場參加材料驗收，由項目經(jīng)理和相關(guān)人員組織驗收。2 .供應商在送貨時，要嚴格按照采購人員下給供應商的材料采購清單上面的數(shù)量送貨。送貨單上面要有，送貨項目的名稱，材料采購申請單的編號，以及供應商所送的材料名稱，數(shù)量，價格，規(guī)格型號。送貨單上面要蓋供應商的公章?，F(xiàn)場收貨人員要拿項目下給公司采購部的材

7、料采購申請表和供應商的送貨單進行確認，看供應商所送材料是否是本項目所下的材料。如果供應商所送材料和項目材料采購申請單一致，項目現(xiàn)場人員可以進行供應商所送材料驗收。在驗收供應商所送材料同時，供應商要提供每種材料的合格檢測報告，有效產(chǎn)品合格證，質(zhì)量保證書。 現(xiàn)場驗收人員確認了供應商所送材料符合相關(guān)質(zhì)量標準。現(xiàn)場驗收人員可以進行對供應商所送材料的驗收入庫工作?，F(xiàn)場驗收人員和項目經(jīng)理要在供應商的送貨單上面簽字確認。供應商的送貨單必須一份三聯(lián)，一份供應商自己留底，一份給工地現(xiàn)場驗收人員，一份給公司采購人員。3 .現(xiàn)場驗收人員在驗收供應商材料時，一定要仔細，如果供應商的送貨單和所送的實物材料名稱，數(shù)量，品

8、牌，規(guī)格型號不符?，F(xiàn)場驗收人員一定要及時反饋給采購人員弁做記錄。 如果是材料質(zhì)量不合格，現(xiàn)場驗收人員一律拒絕收貨（質(zhì)檢報告、合格證等未隨貨送到者，現(xiàn)場驗收人員也可拒絕收貨，弁及時告知公司采購人員協(xié)調(diào)）。弁且及時通知公司采購部相關(guān)人員。資料員所需的各項合格證、檢驗報告等現(xiàn)場驗收人員必須清點完畢才能驗收。七、供應商的結(jié)算嚴格按合同的付款條款所定的時間節(jié)點執(zhí)行。原則上供應商所有的材料結(jié)算以整月為周期，本月結(jié)算上個月的材料款（130號）。結(jié)算時間是每個月 5號，由供應商提供上個月的結(jié)算相關(guān)材料到公司采購部，每個月5-10是公司相關(guān)部門對供應商結(jié)算材料的審核時間。每個月15 20由公司財務為供應商打材料

9、款。供應商要帶有項目經(jīng)理，采購人員和現(xiàn)場驗收人員簽字的送貨單和合同約定的發(fā)票，到公司采購部統(tǒng)一辦理結(jié)算。供應商的材料數(shù)量，價格，是以供應商所提供的有公司，項目相關(guān)人員簽字的送貨單為標準。（此結(jié)算方式是少量的輔材料，結(jié)算標準）。對于有采購合同的供應商，供應商在結(jié)算時，要以有簽字的送貨單和采購合同一起，到公司采購部辦理結(jié)算。八、工程材料采購合同管理工作流程合同簽訂（加蓋合同專用章）合同履行完畢，相關(guān)部門在履行單上簽字合同登記歸檔財務見履行單后付款合同登記歸檔九、貨物采購流程（一）先款后貨的貨物采購口首批貨物的采購：1、公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需22、公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合

10、商務部大多數(shù)人意見，弁經(jīng)商務部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。3、公司采購部采購員憑合同、有效材料申請計劃單填寫請款單弁經(jīng)財務部經(jīng)理簽字核準；獲財務核準的請款單送至總經(jīng)理核批后返至財務部予以付款。4、付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；弁及時同材料供應商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財務入帳。5、經(jīng)采購部負責人核實簽字后發(fā)票由采購部送至總經(jīng)理簽字交于財務入帳。 后期貨物的補貨：1、項目部（庫管、工程師、項目經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務需要擬下經(jīng)項目經(jīng)理簽字的材料采購申請計劃。2、材料采購申請計劃送至公司采購部，采購部負責人和預算部負責人核實簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相

11、應材料供應商。3、由采購部采購員根據(jù)下發(fā)至材料供應商的有效材料采購申請計劃訂單填寫請款單，經(jīng)財務部經(jīng)理簽字核準、總經(jīng)理核批后返至財務部予以付款。4、付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；弁及時向材料供應商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財務入帳。（二）先貨后款的貨物采購口首批貨物的采購：1、公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需/2、公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合商務部大多數(shù)人意見，弁經(jīng)商務部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。3、下發(fā)正式訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；弁及時向供貨方索要購貨發(fā)票弁轉(zhuǎn)交至物資部。4、采購部采購員材料采購部負

12、責人和預算部負責人核實簽字后的購貨發(fā)票至財務部填寫請款單，經(jīng)財務部經(jīng)理簽字核準、總經(jīng)理在對請款單、發(fā)票予以核批后返至財務部予以付款和入帳。后期貨物的補貨：1、項目部（庫管、工程師、項目經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務需要擬下經(jīng)項目經(jīng)理簽字的材料采購申請計劃。2、材料采購申請計劃送至公司采購部，采購部負責人和預算部負責人核實簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相應材料供應商。3、下發(fā)正式材料采購訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；弁及時向供貨方索要購貨發(fā)票。4、采購部采購員根據(jù)工程項目材料采購流程和有關(guān)規(guī)定辦理材料結(jié)算十、米購相關(guān)樣表附件一 ：供貨通知書 （適用于未簽署供貨合同）供貨通知

13、書公司：我司根據(jù)實際需要，考慮到 項目急需要首先進行施工建設, 該部位的材料用量不大，雖然供貨合同未簽訂，但請貴司積極配合。請貴司 按下表所列材料（設備）名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指 定的交貨地點送貨。項目名稱：交貨日期：201年 月 日交貨地點：序號材料（設 備）名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位12345678注：1.具體單價按今后雙方所簽定的合同及附件產(chǎn)品及價格清單 。2.自本供貨通知書送達之日起 工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認的本通 知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在_5-工作日內(nèi)將原件送達我方。購貨單位：供貨單位：公司名稱： 公司名稱：經(jīng)辦人： 確認人：聯(lián)系電話：

14、 聯(lián)系電話：負責人： 傳真號碼：傳真號碼：日 期:日 期：附件二 ：供貨通知書 （適用于已簽署供貨合同）供貨通知書公司：我司根據(jù)實際需要，以 年 月 日簽訂的工程材料（設備）供貨合同為依據(jù)，請貴司按下表所列材料（設備）名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點送貨。項目名稱：交貨日期：201年 月 日交貨地點：序號材料（設 備）名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位123L，45678注備注：1.具體結(jié)算單價按雙方所簽定的合同附件產(chǎn)品及價格清單2.自本供貨通知書送達之日起 工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認的本通知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在_5一工作日內(nèi)將原件送達我方。購貨單位

15、：供貨單位：公司名稱： 公司名稱：經(jīng)辦人： 確認人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：負責人： 傳真號碼：傳真號碼： 日 期：日 期：附件三:材料（設備）收料單項目名稱:交貨日期：交貨地點:序號材料（設備） J -rrz品牌型號規(guī)格單位數(shù)量A名稱（編號J7123 145a678說明：購貨單位委派的收料員，僅限于對材料的數(shù)量進行如實收貨。以上材料（設備）已供貨至購貨單位交貨地點；具體結(jié)算價格按雙方所簽定的合同附件產(chǎn)品及價格清單 。供貨單位：確認人：聯(lián)系電話:確認日期:購貨單位:經(jīng)辦人：負責人：聯(lián)系電話:日期：注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份;附表四：月度材料（設備）款匯總表月度材料（設備）款

16、匯總表項目名稱:序號材料名稱收款單位金額（元）備注12345合計說明：各類材料的 材料（設備）收料單原件作為本表的附件附后。附件共一份。購貨單位：（公章）公司名稱：經(jīng)辦人：負責人：聯(lián)系電話：日期：供貨單位：（公章）公司名稱：經(jīng)辦人：負責人：聯(lián)系電話：日期：注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；材料/用品申購單項目名稱：申請人：申購日期：201 年 月 日序號材料/用品名稱規(guī)格數(shù)量到位時間用途項目經(jīng)理 ： 日期：年 月日總經(jīng)理： 日期：年 月日說明：項目名稱:收料單核算單位工程:日期:送貨單號:送貨單位:編貨物規(guī)單送貨實收單金額號名稱格位數(shù)量數(shù)量價F TPT ,4-二I/|A力1日

17、十兀用倉庫類別:R金額（大與）： Tz送貨人:倉庫:收料員:質(zhì)檢員（專業(yè)人員）備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián)項目部留存；第二聯(lián)會計記賬；第三聯(lián)供貨單位留存;領(lǐng)料單項目經(jīng)理：主管施工：備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存；第二聯(lián)倉庫發(fā)料員：會計記賬；第三聯(lián)施工單位領(lǐng)料項目：日期： 年 月 日領(lǐng)料單位：Sfflj七貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額萬千百十元角分合計金額（大寫）： 萬仟百拾元角分整小寫 ¥領(lǐng)料班組:領(lǐng)料人:入庫單科目：日期： 年 月 日貨號品名單位數(shù)量單價萬千百十元角分合計金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫 ¥材料員：會計：保管員：經(jīng)手人:備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存統(tǒng)計；第二聯(lián)項目會計記賬；第三聯(lián)倉庫統(tǒng)計員；第四聯(lián)送貨單位結(jié)賬。退料單位：收料單位：合同號：倉庫類別：編 號貨物名稱規(guī)格單 位申退 數(shù)量實退 數(shù)量單價金額力十自十兀用分合計羔頷（人與）:力 什 日 怡 兀 用 “整項目名稱:核算單位工程:日日期： 年 月小寫 ¥送貨人：倉庫員：材料員：質(zhì)檢員（專業(yè)人員）備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫主管；第二聯(lián)會計記賬；第三聯(lián)材料員；第四聯(lián)退貨或送貨單位。貨品調(diào)撥單調(diào)入項目：日期：年 月 日編方品 省-it1量-w人色H,調(diào)撥時價描述調(diào)撥意義室里調(diào)出倉庫員： 調(diào)出材料員：調(diào)入倉庫員：調(diào)入材料員材