某企業(yè)財(cái)務(wù)電算化應(yīng)用失敗啟示

1、某企業(yè)財(cái)務(wù)電算化應(yīng)用失敗啟示錄我國財(cái)務(wù)電算化工作始于 20 世紀(jì) 80 年代，起初的財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)思想和功能是以替代手工會(huì)計(jì)核算和減輕會(huì)計(jì)人員的記賬工作量為目標(biāo)，主要是基于 DOS環(huán)境下的開發(fā)工具和小型桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) （如Dbase、FoxBASE、 FoxPro、C語言等）開發(fā)完成的，以單用戶為主。進(jìn)入 90 年代中期，財(cái)務(wù)軟件開始走向成熟，這時(shí)的軟件功能主要包括：賬務(wù)處理、工資管理、資金管理、應(yīng)收和應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)核算等，主要使用 WINDOWS環(huán)境下的開發(fā)工具， 部分軟件使用了服務(wù)器數(shù)據(jù)庫，浪潮、新中大等軟件采用了大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和CS 結(jié)構(gòu)。與此同時(shí)，政府對(duì)財(cái)務(wù)電算化工作給予了大力支持。

2、 在國家政策的影響下，這項(xiàng)工作快速的普及開來，很多單位、公司都引入了電算化系統(tǒng)。正是在這種形勢下， A 企業(yè)于 1998 年開展了財(cái)務(wù)電算化工作。一、系統(tǒng)配置情況A 企業(yè)總部的財(cái)務(wù)部門組建了小型局域網(wǎng)，由1 臺(tái)服務(wù)器、5 臺(tái) PC機(jī)構(gòu)成。下屬二級(jí)單位財(cái)務(wù)部門各配備1 臺(tái) PC機(jī)。二級(jí)單位通過撥號(hào)接入與總部發(fā)生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳送。網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)采用WindowsNT，桌面 PC采用 Windows95操作系統(tǒng)。應(yīng)用財(cái)務(wù)管理軟件的模塊有：賬務(wù)處理、工資管理、資金管理、應(yīng)收和應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)核算等。二、應(yīng)用現(xiàn)狀從 98 年底系統(tǒng)購置回來后，對(duì)財(cái)會(huì)人員進(jìn)行了短期培訓(xùn)，99 年進(jìn)入實(shí)際應(yīng)用。在軟件公司的指導(dǎo)下

3、進(jìn)行了初期試運(yùn)行。試運(yùn)行期間，采取手工帳與電算化并行方式，進(jìn)行了簡單的憑證錄入、二級(jí)單位到總部財(cái)會(huì)科目匯總等工作。 但是，隨著系統(tǒng)的深入應(yīng)用和軟件公司的撤走，一些突出的矛盾浮出水面。目前的實(shí)際情況是：財(cái)會(huì)帳務(wù)處理仍采取人機(jī)分離方式， 即財(cái)會(huì)人員在手工做帳后，再將手工做好的帳目按要求輸入計(jì)算機(jī)， 未能實(shí)現(xiàn)手工甩帳的目的。這樣非但沒有減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度， 反而增加了其工作量。二級(jí)單位與總部無法利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的業(yè)務(wù)來往， 甚至有的二級(jí)單位就放在那里沒用。 至于其它高層次功能模塊基本上處于空閑狀態(tài)。財(cái)務(wù)部門本系統(tǒng)應(yīng)用狀況未盡人意， 更談不上為企業(yè)其它部門提供資源共享了。舉個(gè)簡單的例子， A 企業(yè)的某

4、個(gè)部門要了解本部門辦公費(fèi)用支出情況，仍然需要到財(cái)務(wù)部門翻閱一大堆手工賬簿。這么簡單的功能，系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)?？梢哉f， A 企業(yè)的財(cái)務(wù)電算化工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。三、因素分析1、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位，以為電算化就是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行帳務(wù)的加加減減。應(yīng)用信息技術(shù)提高企業(yè)管理水平的觀念沒有得到根本性地轉(zhuǎn)變，所以對(duì)軟件系統(tǒng)的高層次模塊不聞不問，缺乏熱情。2、前期準(zhǔn)備工作不足。在引進(jìn)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)時(shí)，財(cái)會(huì)人員基本上是電腦盲，其觀念及素質(zhì)較低，而培訓(xùn)工作流于表面，未能使操作人員真正掌握系統(tǒng)功能。3、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范。手工帳下，審核制單時(shí)運(yùn)用會(huì)計(jì)科目可以模糊處理，只列二級(jí)甚至一級(jí)科目， 在手工記帳時(shí)再予判斷確認(rèn)；而在電

5、算化下， 錄入記帳憑證必須準(zhǔn)確錄入最細(xì)操作級(jí)科目，特別在人機(jī)并行階段， 要求更為嚴(yán)格。 因而出現(xiàn)了原有工作流程與電算化工作流程沖突的矛盾。3 / 74、軟件公司售后服務(wù)沒能及時(shí)跟上，缺乏長期有效合作。如系統(tǒng)存在 Y2K問題，使二級(jí)單位無法通過網(wǎng)絡(luò)上報(bào)傳輸數(shù)據(jù)， 總部財(cái)務(wù)管理不能實(shí)現(xiàn)日清月結(jié)。5、企業(yè)沒有形成有效引導(dǎo)機(jī)制，缺乏專業(yè)技術(shù)人員支持，系統(tǒng)出現(xiàn)問題僅憑財(cái)會(huì)人員無法解決， 長此以往，使財(cái)會(huì)人員失去了使用系統(tǒng)的熱情。四、建議1、企業(yè)應(yīng)將財(cái)務(wù)電算化工作納入企業(yè)信息化工作的總體范疇。目前企業(yè)信息化建設(shè)的方向是實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)物流、 資金流和信息流一體化、集成化的管理。在這種發(fā)展趨勢下，傳統(tǒng)意義上的財(cái)務(wù)

6、電算化將不復(fù)存在，取而代之的是全面企業(yè)管理軟件的財(cái)務(wù)管理模塊或部分。由此，這項(xiàng)工作應(yīng)由企業(yè)信息化辦公室、業(yè)務(wù)職能部門、軟件公司三者共同進(jìn)行。2、必須形成企業(yè)自身的技術(shù)支撐體系，引進(jìn)或培養(yǎng)系統(tǒng)分析人員，以便為系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)提供支持。應(yīng)合理進(jìn)行人機(jī)并行下財(cái)務(wù)人員手工帳和電算化會(huì)計(jì)崗位的兼職設(shè)置分工，業(yè)務(wù)量較多的單位還應(yīng)配備專職操作和系統(tǒng)管理人員。3、與軟件提供商簽訂后續(xù)支持合同，以便在軟件出現(xiàn)故障及為適應(yīng)新的工作流程增加功能時(shí)提供有效保障。 對(duì)平時(shí)操作中發(fā)現(xiàn)的不便和錯(cuò)誤， 及時(shí)向技術(shù)支持單位和軟件公司反應(yīng)， 以便軟件不斷改進(jìn)和升級(jí)。4、專人主管、明確內(nèi)部分工職責(zé)。一般由本單位熟悉電算化工作的會(huì)計(jì)主

7、管兼任， 便于協(xié)調(diào)工作； 也可由會(huì)計(jì)主管指定業(yè)務(wù)熟悉、電算化技術(shù)較好、事業(yè)心責(zé)任心較強(qiáng)，有一定的組織能力的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，對(duì)本單位會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)。強(qiáng)化審核和內(nèi)部制度。5、要有更高的規(guī)范化要求和嚴(yán)格的操作規(guī)程，只有逐步建立健全各項(xiàng)電算化管理制度和操作規(guī)程， 才能從制度化、 規(guī)范化的高度，保障會(huì)計(jì)電算化工作的順利進(jìn)行。如：財(cái)政部發(fā)布的會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范、財(cái)務(wù)軟件規(guī)范要求，通用財(cái)務(wù)軟件操作規(guī)程，計(jì)算機(jī)設(shè)備及機(jī)房管理制度， 人員分工職責(zé)和操作權(quán)限制度， 電算化數(shù)據(jù)檔案的備份、稽核、保管制度等等。A 企業(yè)的財(cái)務(wù)電算化工作在國內(nèi)企業(yè)中具有一定的代表性，要想取得理想的應(yīng)用效果， 有待于進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)， 從而提高

8、實(shí)際應(yīng)用水平。三大關(guān)鍵點(diǎn)：保證 ERP項(xiàng)目成功5 / 7決定 ERP項(xiàng)目實(shí)施成功的因素很多，如企業(yè)管理水平、 ERP軟件和廠家等。但影響 ERP成功的關(guān)鍵因素在于以下三大關(guān)鍵點(diǎn)。循序漸進(jìn)的實(shí)施毫無疑問，從事 ERP 管理的人員都是以技術(shù)人員為主，而在技術(shù)人員的思維里，不可避免地存在著 “技術(shù)崇拜 ”，對(duì) ERP 系統(tǒng)也是一樣。我們往往把 ERP 孤立到一個(gè)技術(shù)的高度上，總是以技術(shù)的眼光來看待它，而對(duì)于企業(yè)的真正需求卻放在一邊。IT 技術(shù)是目前 “注意力 ”的焦點(diǎn)，這一點(diǎn)不可否認(rèn)，畢竟沒有技術(shù)對(duì)于 ERP 系統(tǒng)來說就是紙上談兵。但 ERP 系統(tǒng)里包含了太多的管理思想和邏輯，這些思想和邏輯并非來源

9、于某個(gè) IT 巨頭或某個(gè)試驗(yàn)室，相反，它來自各個(gè)企業(yè)每天的生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng) 。從本質(zhì)上來說 ，ERP項(xiàng)目的實(shí)施就是經(jīng)營管理者管理思想在企業(yè)中的貫徹 。企業(yè)管理者要想達(dá)到管理目標(biāo)，關(guān)鍵在于怎樣結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，適應(yīng)企業(yè)外部環(huán)境，采用恰當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ胶凸芾硭枷?，利用ERP軟件，在實(shí)施過程中把這種管理模式和管理思想貫徹到企業(yè)中去。這一點(diǎn)正是ERP項(xiàng)目實(shí)施所要達(dá)到的目的。ERP 項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素在于實(shí)施，而不在于技術(shù)。我們的企業(yè)用 ERP 之所以難，其實(shí)主要就難在實(shí)施上，而不是技術(shù)，不要一味將技術(shù)放在首位 ，而將 ERP 項(xiàng)目成功的核心 項(xiàng)目實(shí)施置之不理。 EPR 項(xiàng)目的實(shí)施決不是隨隨便便就可以成功的 ，它需要遵循一個(gè)切實(shí)可行的步驟，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。一個(gè)完整的ERP 項(xiàng)目通常應(yīng)包括三大階段：前期的需求分析、系統(tǒng)實(shí)施和項(xiàng)目驗(yàn)收。項(xiàng)目管理圍繞整個(gè) ERP 項(xiàng)目的全過程，對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)授權(quán)、需求分析、軟硬件的評(píng)估選擇，以及系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行全面的管理和控制。一個(gè)典型的 ERP 項(xiàng)目管理循環(huán)通常包括：確定項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目評(píng)估及更新、項(xiàng)目完成、 ERP 的推廣及 ERP 日常運(yùn)行八項(xiàng)主要內(nèi)容。同時(shí)，在 ERP 實(shí)施中也應(yīng)遵循一些原則。如：項(xiàng)目