溝通管理規(guī)定

1、文件名稱溝通管理規(guī)定文件編虧SIX-QI-HR0106編制人員范永全審核批準(zhǔn)編制日期2012-10-05修訂日期實(shí)施日期1.0使不同部門和不同層次的人員通過適當(dāng)?shù)姆椒▽I(yè)務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、交付等信息進(jìn)行及時(shí)溝通、交流、理解、協(xié)調(diào)，以促進(jìn)質(zhì)量活動開展的效率和對過程輸出的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而提高過程的有效性，保證信息溝通傳遞的正確性。2.0適用范田適用丁本公司內(nèi)外部重要信息的溝通管理。3.0定義溝通，亦稱信息溝通，指可解釋的信息由發(fā)送人傳遞到接收人的過程。具體地說,它是人與人之間思想、感情、觀念、態(tài)度的交流過程，是情報(bào)相互交換的過程。4.04.1內(nèi)部溝通4.2外部溝通：6.1信息溝通的分類6.1.1為有效

2、地進(jìn)行信息的溝通，管理部組織對公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)的信息分為內(nèi)部信息和外部信息；6.1.2內(nèi)部信息6.1.2.1管理信息：如質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)施情況，管理評審/內(nèi)審?fù)ㄖ?，培?xùn)通知等；6.1.2.2生產(chǎn)質(zhì)量信息：如生產(chǎn)計(jì)劃，訂單，合同評審需求，生產(chǎn)過程情況，產(chǎn)品檢驗(yàn)和試驗(yàn)情況；其他內(nèi)部信息，如員工的建議、新的工作方法的采用等。6.1.3外部信息6.1.4溝通的類別分為內(nèi)部溝通與外部溝通：企業(yè)內(nèi)部信息有關(guān)的溝通即為內(nèi)部溝通；與外部信息有關(guān)的溝通即為外部溝通。6.2溝通的時(shí)機(jī)6.3溝通的方式a口頭溝通一般用于非正式的溝通，外部的溝通要慎用口頭溝通；內(nèi)部的溝通雙方應(yīng)注意溝通

3、的場所、方式、方法，切忌因一時(shí)沖動而演變?yōu)槿松砉艋驅(qū)⒉挥淇斓臏贤ㄓ绊懙降谌饺藛T；b口頭溝通的風(fēng)險(xiǎn)由溝通的責(zé)任部門自行評估；c溝通雙方充分考慮，溝通的內(nèi)容或結(jié)果是否形成記錄。a參照文件與資料管制程序辦理；a【公告】與公告欄統(tǒng)一由管理部負(fù)責(zé)管理。管理部負(fù)責(zé)【公告】的擬定，編號，公布，收回以及存檔工作。a聯(lián)絡(luò)單由各個(gè)部門執(zhí)行擬定，分發(fā)，編號以及管理存檔。b原則上聯(lián)絡(luò)單的編號方式為：NL/WL+部門編碼+年份+流水號（NL:內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單，WL:外部聯(lián)絡(luò)單）電話、傳真a電話與傳真的設(shè)施管理部門為管理部；a參見【電子郵件使用管理規(guī)定】a會議開始前，如會議組織人有要求時(shí)，各參會人員填寫【會議簽到表】進(jìn)行簽

4、到；b原則上，重要的會議需由會議發(fā)起單位留存【會議記錄】并分發(fā)到相關(guān)部門;c會議記錄統(tǒng)一由會議組織人編號存檔。d原則上會議記錄的編號方式為：部門編碼+年份+流水號公司設(shè)立意見箱，由管理部負(fù)責(zé)收集員工的意見和建議。員工提出意見或建議盡可能采取署名，特殊情況可以采取匿名方式。管理部收到建議或意見時(shí)，應(yīng)及時(shí)組織調(diào)查或責(zé)成相關(guān)部門處理，并跟蹤處理進(jìn)度；對于情況比較嚴(yán)重的應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。對于屆于舉報(bào)性質(zhì)的來信，如內(nèi)容屆實(shí)，在不違反國家法律法規(guī)的前提下，管理部應(yīng)盡可能為舉報(bào)人員保密。對于調(diào)查屆實(shí)的來信，調(diào)查和處理結(jié)果統(tǒng)一由管理部予以反饋，對于影響面較廣，員工普遍關(guān)心的事項(xiàng)應(yīng)書面公告。對丁被公司采納的合理

5、化建議，或反映/舉報(bào)情況屆實(shí)且對公司的管理或發(fā)展有較大意義的，公司應(yīng)參照獎懲管理規(guī)定予以獎勵；對丁經(jīng)調(diào)查屆丁誣告或惡意誹謗他人的，對當(dāng)事人予以處罰。談話，書面調(diào)查等內(nèi)部溝通6.4.2主要的橫向溝通包括以下之內(nèi)容：數(shù)據(jù)與報(bào)表的傳遞；內(nèi)外部信息在公司內(nèi)部的傳遞；各種改進(jìn)要求的傳遞；6.4.3主要的縱向溝通包括以下之內(nèi)容：員工建議與處理；a員工對丁公司的建議以電子郵件、提案改善或意見箱形式提交；與質(zhì)量體系有關(guān)的產(chǎn)品質(zhì)量/服務(wù)/交付等信息的宣傳；公司政策，規(guī)章制度的宣傳，如【公告】等；員工績效考核面談等。外部溝通辦理并留存相應(yīng)記錄；部負(fù)責(zé)與外部質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)的相關(guān)溝通，參照；溝通效果反饋與評價(jià)需要時(shí)，各相關(guān)部門須將溝通的結(jié)果反饋到溝通對象的單位/部門或者個(gè)人；由各相關(guān)部門對溝通的結(jié)果進(jìn)行評價(jià)，當(dāng)出現(xiàn)溝通問題時(shí)，由相關(guān)部門將存在的溝通問題提交【提案改善表】給管理部。管理部無法及時(shí)解決時(shí)，提交公司領(lǐng)導(dǎo)裁決。溝通方式的改進(jìn)管理部針對丁各種溝通的異常，對溝通方式進(jìn)行檢討與修正更新；7.0相關(guān)表單公告SIX-QI-HR0106AB00聯(lián)絡(luò)單SIX-QI-HR0106BB00會議簽到