庫存管理辦法

1、庫存管理辦法 1 目的 實(shí)施時(shí)間 2006-10-1 文件編號(hào) MS- YO 12 編 制 修改次數(shù) A 審 核 總頁數(shù) 7 審 批 版本號(hào) 2006 建立可靠的庫存管理流程、監(jiān)督、核查等體系，確保庫存安全、準(zhǔn)確。 2 適用范圍 適用于所有倉庫在庫實(shí)物（含產(chǎn)品，地臺(tái)板、叉車等資產(chǎn)）的管理。 3 職責(zé) 3.1 運(yùn)營部負(fù)責(zé)此管理辦法的編制、修訂； 3.2 運(yùn)營部庫存管理崗位負(fù)責(zé)各網(wǎng)點(diǎn)的庫存管理有效性的監(jiān)控、 核查，并給予指引和 評價(jià)； 3.3 QR部負(fù)責(zé)對網(wǎng)點(diǎn)庫存管理責(zé)任的稽查、界定與處理； 3.4 倉管員負(fù)責(zé)執(zhí)行職責(zé)范圍內(nèi)相應(yīng)庫存管理工作具體實(shí)施， 并對管轄實(shí)物的數(shù)量與 質(zhì)量負(fù)責(zé)； 3.5 倉庫

2、主管（或擔(dān)當(dāng)類似職責(zé)的其他管理人員） 負(fù)責(zé)對管轄范圍內(nèi)庫存實(shí)施工作進(jìn) 行組織和監(jiān)督，并對倉管員的工作進(jìn)行指導(dǎo)； 3.6 物流中心財(cái)務(wù)經(jīng)理（辦事處財(cái)務(wù)主管或其他擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)職責(zé)的管理人員） 負(fù)責(zé)管轄 范圍內(nèi)庫存管理實(shí)施情況、流程體系的監(jiān)控，并對帳務(wù)的安全準(zhǔn)確負(fù)責(zé)； 3.7 物流中心經(jīng)理負(fù)責(zé)檢查與督促相關(guān)主管（經(jīng)理）履行庫存管理職責(zé)； 4 定義： 4.1 實(shí)物：指倉庫內(nèi)的所有物品，按貨物狀態(tài)可以分為正品、殘次品、包裝破損品等， 按產(chǎn)品的歸屬可分為自有物品、客戶產(chǎn)品、客戶的客戶暫存品等； 4.2 系統(tǒng)賬：實(shí)物的收發(fā)存狀態(tài)在ALIS系統(tǒng)中形成的記錄； 4.3 存卡：倉管員對倉庫內(nèi)某一跺位產(chǎn)品收發(fā)存狀態(tài)進(jìn)行

3、記錄， 是手工帳的一種表現(xiàn) 形式。 4.4 訂單：客戶下達(dá)出入庫計(jì)劃的書面形式，不同的客戶有不同的樣式，是形成客戶 產(chǎn)品出入庫指令的依據(jù)； 4.5 指令：依據(jù)客戶訂單或內(nèi)部報(bào)告形成的執(zhí)行實(shí)物出入庫行為的依據(jù)， 形式為安得 入庫通知單和安得出庫通知單； 4.6 報(bào)表：以固定的表格形式反映一段時(shí)期庫存實(shí)物數(shù)量及狀態(tài)的表， 一般需要相關(guān) 責(zé)任人進(jìn)行簽字確認(rèn)，并要保存歸檔。 5. 庫存管理原則： 5.1 系統(tǒng)處理、換單原則： 庫存管理依據(jù)以ALIS系統(tǒng)數(shù)作為基準(zhǔn)，以此為基準(zhǔn)開展盤點(diǎn)、與委托方對帳等 庫存管理工作； 必須將客戶倉儲(chǔ)出庫訂單轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)出庫通知單，出庫通知單是倉儲(chǔ)作業(yè)的有 效憑證；在簽發(fā)出庫

4、通知單無人稽核的情況下，客戶訂單可以與出庫通知單一 起使用，倉管員應(yīng)檢查出庫通知單與客戶出庫訂單是否相符。 必須先換單后實(shí)施倉儲(chǔ)作業(yè)，不得先實(shí)施作業(yè)后補(bǔ)系統(tǒng)；如確實(shí)因各種條件限制 無法滿足此要求，應(yīng)制定相關(guān)流程文件，提交運(yùn)營部審批。 所有系統(tǒng)處理指令必須有客戶訂單或總部指令，非與客戶合同約定指令方式或 總部指令全視為無效指令一白條； 5.2 手工出倉單使用原則： 只有在出現(xiàn)系統(tǒng)無法使用超過 2小時(shí)的情況下和有效的文件許可的業(yè)務(wù)可以使 用手工出倉單； 手工出倉單必須得到網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人、網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、倉庫主管三人中任何兩個(gè) 人審核通過，才形成有效指令； 作為憑證，手工出庫單必須與相對應(yīng)的系統(tǒng)出庫單粘

5、貼在一起； 5.3 庫存差異管理原則： 任何人發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)積極尋找差異形成原因并努力補(bǔ)救； 任何人發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)當(dāng)場記錄在存卡上； 任何人發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在核實(shí)以后， 以盤點(diǎn)表的形式反映在系統(tǒng)中。 內(nèi)部報(bào)表應(yīng)如實(shí)反映已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的庫存差異 5.4 免責(zé)條款：當(dāng)事人主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、暴露差異，并實(shí)施有效的措施進(jìn)行補(bǔ)救，最終產(chǎn) 生的差異可以免責(zé)： 當(dāng)天發(fā)生的出、入庫作業(yè)造成串貨、少發(fā)貨、多發(fā)貨當(dāng)事人能在當(dāng)天發(fā)現(xiàn)，并向 主管、經(jīng)理匯報(bào)，得于解決的； 倉儲(chǔ)作業(yè)人員在作業(yè)環(huán)節(jié)中造成產(chǎn)品包裝破損、損壞，當(dāng)事人能及時(shí)向主管、 經(jīng)理匯報(bào)，單獨(dú)擺放（不混入正品中的）； 帳務(wù)核算人員

6、由于個(gè)人操作原因，造成工作失職的，如能當(dāng)天發(fā)現(xiàn)，主動(dòng)向財(cái) 務(wù)經(jīng)理、網(wǎng)點(diǎn)經(jīng)理匯報(bào)的； 5.5 全責(zé)條款： 當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)差異，但有意隱瞞，造成事后損失擴(kuò)大的或延誤最佳處理時(shí)機(jī)的， 全責(zé)追究當(dāng)事人責(zé)任； 責(zé)任人未履行職責(zé)而沒能及時(shí)發(fā)現(xiàn)差異， 所造成的損失，全額追究責(zé)任人責(zé)任； 當(dāng)事人違反有關(guān)規(guī)定造成的差異，全額追究當(dāng)事人責(zé)任，并追究相關(guān)主管、經(jīng) 理的管理責(zé)任； 責(zé)任人未履行職責(zé)而沒有發(fā)現(xiàn)長期存在的錯(cuò)誤行為，追究責(zé)任人的管理責(zé)任； 5.6 帳務(wù)管理原則： 必須準(zhǔn)確盤點(diǎn)實(shí)物匯總數(shù)與系統(tǒng)數(shù)進(jìn)行對帳，并明確差異數(shù)量、原因分析后再 與客戶對帳，不得直接拿客戶帳與倉庫實(shí)物數(shù)核對； 與客戶對帳必須按與客戶的約定的時(shí)

7、間和頻次進(jìn)行，對帳必須有雙方簽字、留 低憑據(jù)； 所有差異必須要有原因分析； 存卡應(yīng)作為手工帳進(jìn)行管理、保留； 網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查盤點(diǎn)時(shí)必須依據(jù)系統(tǒng)帳，并以此形成盤點(diǎn)報(bào)表和差異 分析表； 網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人必須對系統(tǒng)帳進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，包括對憑證的核對。 6 庫存管理關(guān)鍵控制點(diǎn) 6.1庫存作業(yè)重要環(huán)節(jié) 6.1.1必須嚴(yán)格按出入庫作業(yè)流程進(jìn)行出入庫，具體標(biāo)準(zhǔn)見入庫作業(yè)流程、出庫作 業(yè)流程； 6.1.2 定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證實(shí)物數(shù)量及狀態(tài)的準(zhǔn)確性， 具體盤點(diǎn)規(guī)則見 盤點(diǎn)管理辦法； 6.1.3 定期整理各種單據(jù)，并保證單據(jù)的完整、準(zhǔn)確性，具體要求見倉儲(chǔ)單據(jù)管理辦 法、庫存帳務(wù)管理辦法 ； 6.2 網(wǎng)點(diǎn)

8、內(nèi)部庫存監(jiān)控體系： 6.2.1 網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人經(jīng)常以系統(tǒng)為基準(zhǔn)對實(shí)物、單據(jù)、報(bào)表、存卡的真實(shí)、有效進(jìn)行 核查，并簽字確認(rèn)，留下管理痕跡； 6.2.2 網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人必須定期檢查網(wǎng)點(diǎn)體系內(nèi)各崗位人員是否按庫存管理要求進(jìn)行 工作，并提出整改、跟進(jìn)落實(shí)，并留下管理痕跡； 6.3.3 網(wǎng)點(diǎn)倉庫主管通過存卡不定期檢查倉管員作業(yè)的實(shí)物與指令的準(zhǔn)確性， 并在存卡 上留下管理痕跡； 6.3.4 倉庫管理人員每單校驗(yàn)指令的有效性且準(zhǔn)確作業(yè)， 并在存卡和單據(jù)上準(zhǔn)確留下工 作痕跡； 6.3.5 客戶經(jīng)理、網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、倉庫主管必須不定期檢查出入庫確認(rèn)的及時(shí)性，達(dá) 到實(shí)物數(shù)與系統(tǒng)數(shù)同步，必須確保在月底盤點(diǎn)前所有出入

9、入確認(rèn)已完成； 6.3.6 單據(jù)裝訂清單每月不低于四次打印， 網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人每次必須隨機(jī)抽查清單與明 細(xì)的符合性，并以確認(rèn)，未實(shí)施的視為單據(jù)管理不力。 6.3.4 分公司（網(wǎng)點(diǎn)） 在進(jìn)行每月的績效考核評定時(shí)， 相關(guān)人員的庫存管理工作質(zhì)量與 職責(zé)履行情況必須作為重要的考核項(xiàng)目； 6.3 總部庫存監(jiān)控體系： 6.3.1 運(yùn)營部應(yīng)根據(jù)客戶的倉儲(chǔ)作業(yè)要求，制定庫存管理一覽表 ，以便掌握不同客 戶的庫存管理要求，并根據(jù)此表定期檢查網(wǎng)點(diǎn)庫存工作的落實(shí)情況； 6.3.2 運(yùn)營部庫存管理崗位對網(wǎng)點(diǎn)提交的報(bào)表的完整性、有效性、及時(shí)性進(jìn)行檢查與考 評，并對盤虧、盤盈做出處理要求； 6.3.3 運(yùn)營部每月發(fā)文通報(bào)各

10、網(wǎng)點(diǎn)的庫存管理狀況， 并針對日常管理中存在的問題發(fā)出 整改通知單； 6.3.4 運(yùn)營部每月對各網(wǎng)點(diǎn)的庫存管理進(jìn)行專項(xiàng)考核， 影響分公司基礎(chǔ)管理考核和網(wǎng)點(diǎn) 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的月度績效總部考核分?jǐn)?shù)； 6.3.5 運(yùn)營部庫存管理崗位應(yīng)通過系統(tǒng)、電話、傳真和各種報(bào)表等方式抽查網(wǎng)點(diǎn)報(bào)表的 真實(shí)可靠性和可能的違規(guī)之處；對嚴(yán)重的違規(guī)問題除提出整改要求外，應(yīng)提交 QR部深 入審計(jì)。 6.3.5 財(cái)務(wù)部片區(qū)管理根據(jù)每月庫存管理狀況報(bào)告跟進(jìn)財(cái)務(wù)人員整改落實(shí)工作； 6.3.6 運(yùn)營部片區(qū)主管和庫存管理崗位應(yīng)跟進(jìn)網(wǎng)點(diǎn)庫存管理問題的整改情況。 6.3.7 需要時(shí)，客戶經(jīng)理應(yīng)協(xié)助網(wǎng)點(diǎn)和運(yùn)營部庫存管理崗位與客戶對帳及帳務(wù)調(diào)整處 理。 6.3.8 QR 部結(jié)合運(yùn)營部庫存管理崗位反映的信息，進(jìn)行深入稽查，必要時(shí)安排專項(xiàng)審 計(jì)，并按本管理辦法和責(zé)任事故追究管理辦法對相關(guān)責(zé)任人處理。 6.3.9 QR 部在網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人、網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人離任審計(jì)中，必須對庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性和 庫存