快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的三個(gè)步驟與相應(yīng)工具

1、快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的三個(gè)步驟與相應(yīng)工具培訓(xùn)作為企業(yè)的人力資本投資， 其成敗在很大程度上依賴于培訓(xùn)需求分析。 因?yàn)榕嘤?xùn)需求分析是整個(gè)培訓(xùn)管理活動(dòng)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，它決定了培訓(xùn)能否瞄準(zhǔn)正確的目標(biāo)，進(jìn)而影響到能否設(shè)計(jì)與提供有針對(duì)性的培訓(xùn)課程，因此對(duì)培訓(xùn)的有效性起著至關(guān)重要的作用。如果不進(jìn)行有效的培訓(xùn)需求分析，企業(yè)培訓(xùn)的目標(biāo)不準(zhǔn)確，缺乏針對(duì)性的培訓(xùn)就會(huì)導(dǎo)致人力資本投資失敗，帶來資源的大量浪費(fèi)。在越來越重視人力資本投資的今日，企業(yè)加大培訓(xùn)的投入力度雖有其必要性， 但前提是必須進(jìn)行有效的培訓(xùn)需求分析，否則就不能證明培訓(xùn)支出具有合理性。一些企業(yè)的培訓(xùn)效果不好，最重要的原因就在于缺少有效的培訓(xùn)需求分析。然而

2、，培訓(xùn)需求分析作為企業(yè)培訓(xùn)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)， 其成功又在很大程度上依賴于企業(yè)管理人員能夠掌握一定的培訓(xùn)需求分析技術(shù)。隨著信息經(jīng)濟(jì)的到來，培訓(xùn)需求分析技術(shù)已不僅是人力資源管理者而且也是直線管理者需要掌握的一項(xiàng)技能，這是一個(gè)明顯的發(fā)展趨勢(shì)。由于企業(yè)面對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，越來越需要依賴自己的員工能夠迅速應(yīng)對(duì)環(huán)境，這惟有通過培訓(xùn)來增進(jìn)員工的各種能力（包括崗位技能、創(chuàng)新能力、適應(yīng)能力和變革能力等），才能不斷保持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。一方面培訓(xùn)內(nèi)容的擴(kuò)展，使培訓(xùn)需求分析的難度增大，它不但要求人力資源管理者而且也要求直線管理者參與到培訓(xùn)需求分析的工作中來，通過兩者的配合去適時(shí)掌握員工培訓(xùn)需求：另一方面，迅速回應(yīng)環(huán)境變

3、化也需要有適合直線管理者和人力資源管理者（包括人力資源顧問）快速進(jìn)行培訓(xùn)需求分析的方法和工具，以便他們能及時(shí)做出恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)安排。一般的培訓(xùn)需求分析技術(shù)是從組織分析、工作分析和人員分析入手，去查找績(jī)效差距，這種系統(tǒng)的方法較適合大中型企業(yè)的人力資源部門進(jìn)行年度或中長(zhǎng)期的培訓(xùn)需求分析，而對(duì)于直線管理者則顯得復(fù)雜了一些，也不適合企業(yè)進(jìn)行短期或及時(shí)性的培訓(xùn)需求分析。因此，為了適應(yīng)快速反應(yīng)和直線管理者參與培訓(xùn)需求分析的需要，有必要開發(fā)操作性強(qiáng)又簡(jiǎn)便快捷的培訓(xùn)需求分析方法。本文在此介紹的快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的方法，正是為了滿足這種需要。一、培訓(xùn)需求分析的基本分析框架培訓(xùn)需求分析可以使用復(fù)雜方法， 也可以

4、使用簡(jiǎn)單方法， 簡(jiǎn)單方法來源于培訓(xùn)需求分析的基本分析框架，它可以歸納為有邏輯的三個(gè)步驟：第一步，查找績(jī)效差距。培訓(xùn)需求分析應(yīng)從何入手，有關(guān)培訓(xùn)的理論認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從績(jī)效差距入手：培訓(xùn)之所以必要，傳統(tǒng)理論認(rèn)為是因?yàn)槠髽I(yè)工作崗位要求的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)與員工實(shí)際工作績(jī)效之間存在著差距；新的理論則認(rèn)為也應(yīng)包括企業(yè)戰(zhàn)略或企業(yè)文化需要的員工能力與員工實(shí)際能力之間的差距，這種差距導(dǎo)致低效率，阻礙企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。只有找出存在績(jī)效差距的地方，才能明確改進(jìn)的目標(biāo)，進(jìn)而確定能否通過培訓(xùn)手段消除差距，提高員工生產(chǎn)率。第二步，尋找差距原因。發(fā)現(xiàn)了績(jī)效差距的存在，并不等于完成了培訓(xùn)需求分析，還必須尋找差距的原因，因?yàn)椴皇撬械目?jī)效差距

5、都可以通過培訓(xùn)的方式去消除。有的績(jī)效差距屬于環(huán)境、 技術(shù)設(shè)備或激勵(lì)制度的原因， 有的則屬于員工個(gè)人難以克服的個(gè)性特征原因，只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識(shí)、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。第三步，確定解決方案。找出了差距原因，就能判斷應(yīng)該采用培訓(xùn)方法還是非培訓(xùn)方法去消除差距。企業(yè)根據(jù)差距原因有時(shí)采用培訓(xùn)方法，有時(shí)采用非培訓(xùn)方法，有時(shí)也采用培訓(xùn)與非培訓(xùn)結(jié)合的方法，一切都根據(jù)績(jī)效差距原因的分析結(jié)果來確定。二、快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的三個(gè)步驟與相應(yīng)工具培訓(xùn)需求分析的基本分析框架， 指出了培訓(xùn)需求分析的方法可以歸納為簡(jiǎn)便快捷的三個(gè)步驟，只要配以一定的分析工具，獲取

6、必要的信息，并辨認(rèn)信息的實(shí)際含義，就能幫助管理者完成相關(guān)分析。1. 查找績(jī)效差距的方法與工具績(jī)效差距是培訓(xùn)需求分析的切入點(diǎn)，一旦發(fā)現(xiàn)員工在什么方面存在績(jī)效差距，就等于確定了績(jī)效差距領(lǐng)域，找到了要分析的目標(biāo)。而確定績(jī)效差距領(lǐng)域的關(guān)鍵途徑是要獲取什么人在什么方面存在績(jī)效差距的具體信息，這主要可以從兩個(gè)方面著手。首先，從直線管理者獲取信息是重要的途徑之一。由于直線管理者對(duì)下屬的情況熟悉，最了解下屬工作績(jī)效的問題在哪里，所以只要提供一定的工具，就能幫助他們或通過他們獲取存在績(jī)效差距的信息，由此辨別是什么領(lǐng)域存在績(jī)效問題。具體辦法是，使用一個(gè)空白的培訓(xùn)候選人名單，然后填上有關(guān)需要了解的信息，再?gòu)挠嘘P(guān)信息

7、確定績(jī)效差距領(lǐng)域。尋找績(jī)效差距的提問表是一個(gè)獲取信息的工具，可以幫助直線管理者和人力資源管理者通過提問發(fā)現(xiàn)有績(jī)效問題的人是誰，問題存在于什么地方，問題的性質(zhì)和嚴(yán)重性等具體情況。其次，直接從員工那里獲取信息也是一個(gè)重要途徑。 由于員工對(duì)自己工作中的問題、障礙切身的感受，那么通過他們了解情況也能獲取一定的重要信息，這些信息對(duì)于績(jī)效差距問題的澄清有重要意義。當(dāng)然，員工不一定完全清楚自己不懂什么或在工作上缺少什么，以及需要什么樣的培訓(xùn)， 這就需要由直線管理者給以確認(rèn)和補(bǔ)充， 才能保證信息的準(zhǔn)確與完整。具體方法是通過直線管理者給員工發(fā)放培訓(xùn)申請(qǐng)表，由員工填寫有關(guān)信息后，交給直線管理者加以補(bǔ)充，最后返回給

8、人力資源管理部門。在這一分析步驟中， 關(guān)鍵點(diǎn)在于保持開放心態(tài)和嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度， 善于發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息。不要急于馬上就考慮解決的方案，也不要先入為主地確定問題所在，需要做的不過是收集存在績(jī)效差距問題的有關(guān)信息，此時(shí)還遠(yuǎn)未到下結(jié)論的時(shí)候。因此在下一步驟開始之前，千萬不要害怕花時(shí)間去收集信息、理解信息，有時(shí)還可以根據(jù)收集的信息，通過現(xiàn)場(chǎng)觀察或?qū)τ嘘P(guān)人員訪談進(jìn)一步發(fā)掘信息。2. 尋找績(jī)效差距原因的方法與工具一旦收集了必要的績(jī)效差距信息之后，就可以進(jìn)一步分析存在績(jī)效差距的原因是什么，以便確定解決方案。以上已談及績(jī)效差距存在多種原因， 培訓(xùn)并不是唯一解決方案， 只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識(shí)

9、、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。因此在獲取必要的績(jī)效差距信息后，需要深入思考、反復(fù)斟酌，對(duì)產(chǎn)生頤效差距的真實(shí)原因做出判斷，才能決定是否采用培訓(xùn)方案。查找績(jī)效差距原因的方法可以采用績(jī)效問題原因歸類法?？?jī)效問題原因歸類法是將績(jī)效差距信息與一定的績(jī)效問題原因分析表相比較，根據(jù)具體績(jī)效差距信息顯示的特征，通過比較與思考，最后將其歸類于其中一種重要原因?？?jī)效問題原因一般分為環(huán)境原因和個(gè)人原因兩大類，環(huán)境原因包括生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備落后、工作設(shè)計(jì)有缺陷、獎(jiǎng)酬制度缺少激勵(lì)性、溝通不足、上級(jí)指導(dǎo)不夠等；個(gè)人原因也分為能力原因和難以改變的個(gè)人特征原因。只要發(fā)現(xiàn)績(jī)效差距信息符合其中一個(gè)項(xiàng)目，就找到了績(jī)

10、效差距原因。如果原因是工作環(huán)境方面的或者個(gè)性特征方面的，那么即使進(jìn)行了培訓(xùn)，問題也依然會(huì)存在。這樣的話，培訓(xùn)部門就會(huì)出現(xiàn)工作無效率的情況，帶來資源浪費(fèi)，是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。所以，在分析過程中主要是全力發(fā)現(xiàn)是否存在因員工能力不夠而導(dǎo)致的績(jī)效差距?？?jī)效問題原因分析表不存在一個(gè)固定模式，它是可以變通的，既可以模仿，也可以根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況加以省略或補(bǔ)充。在使用時(shí)，可以先遮擋解決方案提示的內(nèi)容，以便在尋找原因時(shí)盡可能自己思考，不要馬上就看提示得出結(jié)論。3. 制定解決方案找出了差距原因之后， 自然就容易得出解決問題的方案。 工具 3 提供的可選擇的解決方案實(shí)際上指出了一個(gè)基本思路，不過在操作時(shí)還需要進(jìn)一

11、步思考和細(xì)化，以便針對(duì)性更強(qiáng)一些。例如，“個(gè)性特征不適應(yīng)工作”所涵括的范圍很大，既可指員工個(gè)性與工作職位不匹配（如性格內(nèi)向不適合銷售工作），也可以指員工個(gè)人懶散或進(jìn)取精神不足，前者企業(yè)需要考慮采用調(diào)換工作崗位，后者則要考慮采用解聘去解決問題，在這里培訓(xùn)都不是恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施。即使確定了績(jī)效差距是由于員工能力不足的原因引起， 也需要考慮員工是否具備學(xué)習(xí)的條件。一個(gè)員工的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)烈，認(rèn)為培訓(xùn)課程對(duì)自己的職業(yè)并不重要，他就不會(huì)積極努力地去學(xué)習(xí)。同時(shí)，受訓(xùn)員工存在家庭有小孩或病人需要照顧、個(gè)人的文化水平比較低等困難時(shí)，培訓(xùn)的效果也會(huì)打折扣。如果員工的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)烈，或存在阻礙學(xué)習(xí)的困難，讓這樣的員工

12、參加培訓(xùn)，培訓(xùn)效果自然會(huì)受到削弱。所以，培訓(xùn)是一項(xiàng)昂貴的解決方案，需要認(rèn)真考慮可能導(dǎo)致無效或減低效率的各種因素。如果員工缺乏完成工作的知識(shí)和技能而他的受訓(xùn)條件又具備的話，這時(shí)培訓(xùn)才是需要的。如果員工具備完成工作的知識(shí)與技能，只是由于設(shè)備、溝通、激勵(lì)等問題妨礙企業(yè)績(jī)效的提高，那么培訓(xùn)就不是解決問題的最好方案。但要注意的是，當(dāng)引進(jìn)新的技術(shù)設(shè)備或激勵(lì)制度時(shí)，或改進(jìn)管理溝通時(shí)，就產(chǎn)生了新的培訓(xùn)需求，因?yàn)槠髽I(yè)期望達(dá)到的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)變了。盡管這類培訓(xùn)有時(shí)并不是針對(duì)所有員工，而是針對(duì)管理人員。三、有效性與局限性運(yùn)用快速進(jìn)行員工培訓(xùn)需求分析的方法， 雖能有效克服一些企業(yè)存在的培訓(xùn)目標(biāo)不明確的缺點(diǎn)，但是它也具有一定

13、的局限性。這種方法用于目標(biāo)小、人數(shù)少的及時(shí)性培訓(xùn)比較有效，而對(duì)于目標(biāo)大、人數(shù)多、具有戰(zhàn)略影響的培訓(xùn)則顯得有效性較差。其原因就在于，它未能從企業(yè)戰(zhàn)略和組織環(huán)境的角度全面對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行分析，而僅僅能分析反應(yīng)性的培訓(xùn)需求（即現(xiàn)存績(jī)效問題反映出的培訓(xùn)需求），卻無法根據(jù)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展和員工職業(yè)生涯發(fā)展來進(jìn)行前置性的培訓(xùn)需求分析。因此，在運(yùn)用這種方法時(shí)，如果能結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)組織上與技術(shù)上的重大變革進(jìn)行考慮，那么有效性就可能進(jìn)一步提高。出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠(chéng)危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠(chéng)宜開張圣聽

14、，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費(fèi)祎、董允等，此皆良實(shí)，志慮忠純，是以先帝簡(jiǎn)拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)櫍孕惺缇?，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所?！澳堋?，是以眾議舉寵為督：愚以為營(yíng)中之事，親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時(shí)，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長(zhǎng)史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計(jì)日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是感激，遂許先帝以驅(qū)馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來二十有一年矣。先帝知臣謹(jǐn)