2022年公文寫作試論

1、高品質(zhì)文檔2022年公文寫作試論 公文的含義 公文就是公務(wù)文書。指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料，或稱文件。 公文的特征 一、有鮮亮的政治性。 二、有法定的。法定，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和擔(dān)當(dāng)義務(wù)的組織。 三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機(jī)關(guān)的喉舌，公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必需統(tǒng)一格式，不能各行其是。 四、有現(xiàn)實的效用。 公文的作用 一、有上傳下達(dá)、互通情報的作用。 二、有工作依據(jù)和憑證的作用。 三、有宣揚(yáng)訓(xùn)練的作用。 四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。 公文的格式 公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、

2、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機(jī)密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。 一、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：延華集團(tuán)董事局關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工的通知這一文件標(biāo)題中，“延華集團(tuán)董事局”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。 二、主送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)；下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報告或請示的公

3、文，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時報送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。 三、正文。這是公文的主體，是敘述公文詳細(xì)內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求精確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清晰，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。 四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效的憑證。 五、發(fā)文日期。公文必需注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開頭生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯開。

4、發(fā)文日期必需寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點符號，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。 七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級機(jī)關(guān)列為抄報，是平級或下級機(jī)關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。 八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個

5、機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機(jī)關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。 九、公文編號。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號、挨次號。如：“國發(fā)19975號”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務(wù)院的代字，“1997”是年號，（年號要使用方括號“ ”），“5號”是發(fā)文挨次號。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文

6、的使用。 十、簽發(fā)人。很多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。 十一、機(jī)密等級。機(jī)密公文應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“隱秘”等字樣。機(jī)密等級由發(fā)文機(jī)關(guān)依據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的平安。密級的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。 十二、緊急程度。這是對公文送達(dá)和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”

7、幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特殊留意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的準(zhǔn)時處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。 十三、閱讀范圍，依據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)的行文，都不需特殊規(guī)定閱讀范圍。 十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是依據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后 、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不行只寫“附

8、件如文”或者只寫“附件×件”。 十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、抄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。 公文的行文關(guān)系 行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。留意： 一、下級機(jī)關(guān)一般應(yīng)根據(jù)直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。 二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、打算等）。 三、要分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機(jī)關(guān)；向下級機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級

9、機(jī)關(guān)的請示，應(yīng)當(dāng)依據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄報機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所懇求的問題；上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當(dāng)抄送另一個上級機(jī)關(guān)。 四、要留意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。 公文寫作的基本要求 不同種類的公文，有著不同的詳細(xì)要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必需做到以下同點： 一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。 二、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。 三、公文的撰寫和修改必需準(zhǔn)時、快速，反對拖拉、積壓。 四、詞章必需精確、嚴(yán)密、鮮亮、生動。留意幾點：（一）條理要清晰。

10、公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。（二）文字要精煉，篇幅要簡短。（三）遣詞用句要精確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要精確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。（四）論理要合符規(guī)律。公文的觀點要明確，概念要精確，切忌模棱兩可，模糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽擱工作。（五）造句要合符文法，通俗易懂，并留意修辭。不要任憑生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平常用簡稱的單位應(yīng)使用全稱。（六）正確使用標(biāo)點符號。（七）正確使用挨次號 一、（一）、1、（1）。 五、要符合保密制度的要求。 公文的種類 公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行方法將國家

11、行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、打算、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、懇求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文： 上行文下級機(jī)關(guān)向所屬上級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如懇求、報告。 平行文平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。 下行文上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、打算、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復(fù)等。 延華集團(tuán)和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。 請示和報告 一、請示。請示是向主管上級機(jī)關(guān)懇求對某項工作或問題作出指示、賜予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時所使用的公文。請示與報告的

12、區(qū)分：請示是要求上級機(jī)關(guān)賜予答復(fù)的文件，而報告則是不要求答復(fù)的文件。 （一）什么事情應(yīng)當(dāng)請示？ 一般而言，凡向上級請示的問題，應(yīng)屬于以下幾種狀況： 1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必需請示批準(zhǔn)才能辦理的事項。 2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復(fù)才能辦理的事項。 3、工作中發(fā)生了新狀況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。 4、因狀況特別難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。 5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。 6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。 7、按上級

13、明文規(guī)定，完成一個任務(wù)，需報請上級審核的有關(guān)事項。 （二）撰寫請示需把握的三個要領(lǐng)： 1、具體、精確地寫明請示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級懇求。請示事項要專題專文，以便上級準(zhǔn)時答復(fù)。 2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復(fù)。 3、詳細(xì)提出對上級的要求。包括盼望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴(yán)峻，盼望上級盡快答復(fù)，甚至務(wù)請在什么時限內(nèi)答復(fù)；提請上級批復(fù)時需要留意或強(qiáng)調(diào)的問題，

14、否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復(fù)前，建議上級同意暫先按什么原則進(jìn)行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級準(zhǔn)時、精確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。 二、報告。報告是陳述性文件。它的種類許多，按內(nèi)容可分為專題報告、綜合報告、總結(jié)報告；按時間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進(jìn)程報告等。 為了陳述清晰，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：一、狀況；二、閱歷；三、問題；四、今后意見。假如屬于自我批判、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：一、狀況；二、緣由；三、責(zé)任；四、處理狀況和意見。 通知 通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用

15、通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。 通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。 一、一般性通知。在上級機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機(jī)關(guān)知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機(jī)關(guān)報送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清晰所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。 二、會議通知。上級機(jī)關(guān)要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確詳細(xì)，交待清晰會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止

16、時間、參與人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。假如這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進(jìn)行。 三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機(jī)關(guān)知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡潔，一般只要寫清晰打算任免的時間、機(jī)關(guān)、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的詳細(xì)職務(wù)即可。 不論哪種類型的通知，都應(yīng)當(dāng)留意以下幾點： 一、通知一般都要有一個符合標(biāo)題“三要素”（即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題，使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡潔地使用“通知”作標(biāo)題，這是不準(zhǔn)確的，應(yīng)盡量避開，更不應(yīng)提倡。 二、被通知單位就是文件

17、的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?三、假如所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。 通報 通報是把工作狀況、閱歷教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。 通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹立全局思想，支配自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的閱歷，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準(zhǔn)所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實精確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清晰。要目的明確，對其緣由、影響、閱歷、教

18、訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。 通報采納敘事的寫法，總的要求：敘事清晰，簡明扼要。 函 函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡便。 公函大體有以下幾種用法： 一、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)詢問一般事宜，或上級機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。 二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜， 三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機(jī)關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。 四、向上級機(jī)關(guān)請示較小事宜也常用函。

19、函件采納書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。 機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序 凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理： 制發(fā)文件單位擬稿 送機(jī)關(guān)辦公室核稿 呈領(lǐng)導(dǎo)批閱簽發(fā) 機(jī)要員登記編號 打字校應(yīng)付印裝訂 機(jī)要員用印留存 發(fā)文單位發(fā)出文件 1998年1月22日 辦公室主任應(yīng)具備的素養(yǎng) 無論什么機(jī)關(guān)的辦公室主任，都是那個機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應(yīng)當(dāng)具備以下素養(yǎng)： 一、具有正確領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解力量。領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達(dá)的。因此辦公室主任必需要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便精確地上傳和下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示。 二、具有組織大型會議和大型活動的組織力量。大型會議和大型活動，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的方案與周密的支配，包括會