電力建設(shè)工程檔案管理探析

1、電力建設(shè)工程檔案管理探析    摘要工程是百年大計(jì)工程，工程檔案是工程今后使用階段和再建設(shè)階段維修、管理的重要依據(jù)。如何采取有效措施，保證工程檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是值得關(guān)注的問(wèn)題。筆者在根據(jù)實(shí)際工程經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)過(guò)調(diào)查研究結(jié)合工程技術(shù)檔案歸檔工作的現(xiàn)狀，對(duì)工程技術(shù)檔案歸檔中的存在通病，提出了搞好工程檔案歸檔的對(duì)策，以完善工程技術(shù)檔案管理，從而促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。 關(guān)鍵詞建設(shè)工程歸檔工作管理對(duì)策 中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)規(guī)模的不斷增長(zhǎng)，電網(wǎng)建設(shè)的步伐也逐步加快。近幾年，電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目多、投資大、標(biāo)準(zhǔn)高，電力工程檔案在

2、規(guī)范化管理方面也進(jìn)行了積極探索和研究。同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)開(kāi)展的創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程活動(dòng)，對(duì)作為各項(xiàng)工程管理基礎(chǔ)的檔案管理也提出了新要求，如何適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)，創(chuàng)造性的開(kāi)展工作，不斷提高建設(shè)工程的檔案管理水平，如何滿足優(yōu)質(zhì)工程的要求，如何保證項(xiàng)目檔案的齊全完整和項(xiàng)目準(zhǔn)確性是現(xiàn)階段我們應(yīng)該思考和認(rèn)識(shí)的重要課題。 電力建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)和作用 電網(wǎng)建設(shè)工程檔案是指電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的全部文件原始材料。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，在電力企業(yè)中，電力工程檔案管理是一個(gè)跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程，電力系統(tǒng)的

3、特性決定了其檔案內(nèi)容大多是高技術(shù)密集型的；而其電力工程檔案涉及單位部門又多，特別是系統(tǒng)外單位產(chǎn)生的工程檔案，種類多、數(shù)量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復(fù)雜。同時(shí)一個(gè)完整的工程項(xiàng)目建設(shè)通常周期長(zhǎng)，從工程立項(xiàng)、可行性研究、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工等等，到最后竣工驗(yàn)收投運(yùn)，一般要跨越一兩年甚至更長(zhǎng)時(shí)間。這給檔案資料收集整理帶來(lái)很大不便，極易造成資料散失。因此電力建設(shè)工程檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、面廣量大、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)。 但是一份齊全的工程檔案在建設(shè)工程中也發(fā)揮很大作用： （一）工程檔案是電力工程建設(shè)和管理工作的重要依據(jù)。對(duì)于各項(xiàng)電力工程的維護(hù)、改擴(kuò)建、管理，主要靠的是工程檔案的儲(chǔ)存。只有以原始的檔案記錄為依據(jù)，

4、才能順利進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)管理，避免不必要的浪費(fèi)和損失。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果它擁有數(shù)量較多、質(zhì)量較高的工程檔案資料，也就在一定程度上擁有比較雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)，就會(huì)避免盲目性投資，減少經(jīng)濟(jì)損失，提高企業(yè)效益。 （二）工程檔案是電力工程建設(shè)規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。沒(méi)有工程檔案，工程建設(shè)就會(huì)盲目性，變電所的線路的維修、改擴(kuò)建就難以進(jìn)行，造成一片混亂。如果能合理、充分利用工程檔案，調(diào)閱工程檔案做參考，就可以合理開(kāi)發(fā)、合理設(shè)計(jì)、合理施工，充分發(fā)揮投資效益。 二、目前施工方檔案管理中常見(jiàn)的質(zhì)量通病及原因分析 目前的工程檔案管理實(shí)行了“誰(shuí)牽頭誰(shuí)負(fù)責(zé)”的項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，變建設(shè)單位一家抓檔案，為建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)

5、理多家抓檔案，雖然各施工單位的都盡可能規(guī)范化的按照歸檔要求進(jìn)行組卷歸檔。但仍暴露出很多問(wèn)題： （一）工程文件材料的形成質(zhì)量不符合規(guī)范要求。在工程建設(shè)的過(guò)程中，相當(dāng)一部分文件材料的制作不規(guī)范，主要表現(xiàn)為:用紙的不規(guī)范，文件的制作未嚴(yán)格使用A4紙張；用筆的不規(guī)范，有的項(xiàng)目出現(xiàn)鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水等不合格的書寫材料制作文件；簽字不規(guī)范，有代簽、漏簽、打印和印章代替簽名的現(xiàn)象；記錄表式不符合規(guī)范要求，有的表式為復(fù)印件。 （二）部分工程的檔案管理未與工程建設(shè)同步。相當(dāng)多的項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，檔案管理明顯滯后于項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程：如沒(méi)有在項(xiàng)目開(kāi)工之初，即將檔案工作的有關(guān)要求納入項(xiàng)目建設(shè)的合同之中，對(duì)工

6、程檔案實(shí)行合同化管理；在對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程的控制管理的同時(shí)，沒(méi)有將工程檔案工作的有關(guān)要求列入有關(guān)的控制管理內(nèi)容。 （三）部分工程項(xiàng)目文件收集不齊全。一些項(xiàng)目在文件材料的收集上存在問(wèn)題，歸檔資料不完整，相互支撐性文件不全，閉環(huán)管理不到位。比較突出的，一是對(duì)前期文件收集不完整、不系統(tǒng)，特別是變電站設(shè)備的招投標(biāo)文件收集起來(lái)很困難；二是未重視對(duì)聲像及電子文件的收集。 （四）對(duì)工程檔案重視程度不夠。電力建設(shè)工程是臨時(shí)組成的施工單位，具有很強(qiáng)的階段性、流動(dòng)性。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有真正把工程檔案工作擺在應(yīng)有的位置，只注重施工進(jìn)度、工藝質(zhì)量，而忽視檔案管理工作，存在著對(duì)檔案工作說(shuō)起來(lái)重要，干起來(lái)次要的現(xiàn)象，等到工程竣

7、工驗(yàn)收時(shí)，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊加工，致使工程竣工檔案質(zhì)量較差，影響到日后的提供利用。 （五）工程竣工圖的編制質(zhì)量不高。按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目的竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，修改到位，能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。但有的建設(shè)項(xiàng)目竣工圖不僅收集不齊全，還存在相當(dāng)多的問(wèn)題，如有的項(xiàng)目，工程施工過(guò)程中的更改內(nèi)容未在相關(guān)圖紙和相關(guān)部位上修改到位并注明修改的依據(jù)；有的竣工圖甚至未在必填項(xiàng)目上填寫相關(guān)內(nèi)容。 (六)檔案人員配備不能適應(yīng)工作的需要。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，部分建設(shè)、施工單位的檔案管理人員都是兼職，事務(wù)多、頭緒雜，加之更換比較頻繁，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、掌握不夠。 根據(jù)

8、以往的工程經(jīng)驗(yàn)，發(fā)生如此多問(wèn)題的主要原因是檔案管理制度不齊全，檔案管理人員在檔案整理過(guò)程中無(wú)章可循，檔案管理程序混亂；同時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目檔案形成單位眾多，關(guān)系繁雜，沒(méi)有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門，檔案收集、整理就會(huì)受到諸多因素限制；而且項(xiàng)目部的檔案管理經(jīng)常是兼職檔案管理人員，業(yè)務(wù)水平不足，責(zé)任心不強(qiáng)，在檔案管過(guò)程中心有余而力不足，無(wú)法勝任檔案管理工作，而且檔案管理職責(zé)分工不合理，這也給以后的工程檔案資料的收集留下隱患。 三、做好電力建設(shè)工程檔案工作的對(duì)策措施 （一）健全檔案制度，檔案工作做到有章可循 電力建設(shè)項(xiàng)目檔案面廣量大，要使建設(shè)項(xiàng)目檔案工作有計(jì)劃、有步驟、高標(biāo)準(zhǔn)、全方位地有序進(jìn)行，必須從建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始，

9、就建立科學(xué)、合理、適用和可操作性強(qiáng)，力度大的一整套建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方職責(zé)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確的規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等重要問(wèn)題，提出具體要求，使其有章可循，標(biāo)準(zhǔn)一致，職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。 （二）強(qiáng)化過(guò)程控制，推進(jìn)與工程項(xiàng)目的對(duì)接。 工程項(xiàng)目是工程檔案工作服務(wù)的主體，也是工程檔案資料的主要來(lái)源，要切實(shí)做好檔案收集與項(xiàng)目建設(shè)的對(duì)接工作，保證工程檔案管理工作的正常開(kāi)展。電力工程建設(shè)時(shí)間跨度大，在檔案的收集、整理、保管各環(huán)節(jié)要按照統(tǒng)一的程序

10、和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到檔案工程和工程建設(shè)同步進(jìn)行。 （三）加強(qiáng)法規(guī)宣傳與專業(yè)培訓(xùn)，重視工程檔案管理 首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案館的使用進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，讓兼職檔案員及時(shí)了解組卷要求和工程動(dòng)態(tài)。將建設(shè)工程檔案管理納入工程建設(shè)環(huán)節(jié)。同時(shí)要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，盡早介入工程建設(shè)活動(dòng)。要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識(shí)，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案收集工作更深入開(kāi)展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。 （四）規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實(shí)效性 在歸檔的同時(shí)，也需電子文檔同時(shí)歸檔，這樣有利于項(xiàng)目管理理念的更新，是解決項(xiàng)目管理問(wèn)題的重要途徑。通過(guò)無(wú)紙化辦公，通過(guò)密碼轉(zhuǎn)換簽章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程文件的收集、整理、審核及歸檔一體化。提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享，對(duì)檔案編研工作也起到整合作用。同時(shí)也推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)的前進(jìn)。 總之，有效地的措施是保證做好工程檔案工作的前提，作為檔案專職部門，應(yīng)加大對(duì)