第五章秘書職能

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第五章 秘書職能 所謂秘書職能主要是指秘書人員和秘書機(jī)構(gòu)主要做什么和發(fā)揮什么作用的問題。從一般管理理論的角度來看，秘書人員和秘書機(jī)構(gòu)的職能主要包括五項(xiàng)：輔助決策、管理信息、參與協(xié)調(diào)、協(xié)助控制以及處理事務(wù)。第一節(jié) 輔助決策 一、輔助決策的意義1、現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充。2、秘書職能的重要轉(zhuǎn)變。3、造就新型秘書人才的有效途徑。二、輔助決策的內(nèi)容1、準(zhǔn)備階段的秘書活動（1）提供決策課題：確定決策問題是領(lǐng)導(dǎo)的事情，作為秘書有職責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)搜集信息，尋找急切需要解決的一些問題。（2）搜集決策依據(jù)：確定目標(biāo)和制定方案都需要以內(nèi)外部條件為依據(jù)，否則缺乏可行性，因此掌握確切的和全面的信息

2、是至關(guān)重要的。決策的準(zhǔn)備階段秘書人員要為領(lǐng)導(dǎo)決策尋找事實(shí)依據(jù)、法律依據(jù)、政策依據(jù)、理論依據(jù)、經(jīng)驗(yàn)依據(jù)等。（3）擬定備選方案：盡管預(yù)選方案并不一定都是由秘書部門來做，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其他部門都可能參加，尤其是那些局部的、專業(yè)性很強(qiáng)的決策方案，大多由相關(guān)的職能部門拿出預(yù)案，或者交給專門的決策機(jī)構(gòu)來做，但不可否認(rèn)，秘書部門是一個綜合部門，因此最后也需要秘書部門的審核。2、制定階段的秘書活動（1）征詢?nèi)罕娨庖姡?）組織專家論證（3）承辦決策會議3、審批階段的秘書活動（1）撰寫決策報(bào)告（2）編制實(shí)施計(jì)劃（3）落實(shí)行動措施4、執(zhí)行階段的秘書活動（1）協(xié)助決策試驗(yàn)（2）提供反饋信息（3）總結(jié)決策經(jīng)驗(yàn)三、輔助決策的

3、原則1、定位原則：秘書人員參與決策，但并不是決策者。要擺正自己的位置，做到謀而不斷。2、超前原則：預(yù)測未來的需要，多擬定備選方案，做好防范措施。3、系統(tǒng)原則：考慮決策所涉及的真?zhèn)€系統(tǒng)及其相關(guān)系統(tǒng)，避免顧此失彼。4、信息原則：為領(lǐng)導(dǎo)搜集、加工、處理和提供由價值的信息。5、諫諍原則：實(shí)事求是向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言，直言不諱提出自己的意見和建議。第二節(jié) 管理信息秘書部門是整個機(jī)關(guān)單位信息的集散地，信息管理是秘書部門經(jīng)常性的工作。為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的信息具有難以估量的價值。信息的接收信息的鑒別信息的貯存信息的輸出構(gòu)成了信息的幾個環(huán)節(jié)。一、管理信息的內(nèi)容1、信息的收集收存復(fù)印記錄錄音錄像電腦2、信息的整理1）篩選：判

4、斷真?zhèn)?、分清?yōu)劣、辨析緩急2）分類3、信息的加工充實(shí)與綜合提煉與摘要?dú)w納與分析4、信息的提供適時適事適度5、信息的傳遞迅速準(zhǔn)確保密6、信息的貯存原件儲存目錄索引儲存軟件儲存要求安全方便利用。7、信息的檢索利用 二、管理信息的原則1、實(shí)事求是原則2、實(shí)效性原則3、主動性原則4、整體性原則5、內(nèi)部性原則第三節(jié) 參與協(xié)調(diào) 一、參與協(xié)調(diào)的意義如同一個樂隊(duì)，須有指揮和樂章的協(xié)調(diào)，否則難以演奏出美妙的樂曲，各彈各的調(diào)。沒有協(xié)調(diào)就沒有統(tǒng)一的行動和良好的秩序。簡單地說，協(xié)調(diào)就是溝通信息、通報(bào)情況、解決矛盾。協(xié)調(diào)是秘書部門的一項(xiàng)基本任務(wù)。具有很重要的意義。1、秘書參與協(xié)調(diào)是減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)、集中精力抓大事的需要。從

5、秘書部門與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系看，協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者的重要職責(zé)，但實(shí)際工作中，任何領(lǐng)導(dǎo)者都不可能也沒有必要包攬一切，而須通過為其服務(wù)的秘書部門和其他部門來進(jìn)行協(xié)調(diào)。 特別是目前會議多、文件多、應(yīng)酬多的問題嚴(yán)重牽扯領(lǐng)導(dǎo)精力，要求秘書部門做好協(xié)調(diào)工作，把不必要開的會、不必要發(fā)的文件、不必要參加的應(yīng)酬活動精簡下來，使領(lǐng)導(dǎo)能夠減輕工作負(fù)擔(dān)，有更多的時間想大事、議大事、抓大事。2、秘書部門處于組織結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)點(diǎn)上，有利于協(xié)調(diào)工作的開展。從秘書部門所處的位置看，現(xiàn)代組織一般由橫向的職能部門和縱向的管理層次所構(gòu)成的。在橫向的職能部門中，秘書部門處于各職能部門的中介。在縱向的層次結(jié)構(gòu)中，秘書部門又處于政策層與執(zhí)行層的中介。這

6、種位置，這種處于縱橫管理網(wǎng)絡(luò)交集點(diǎn)上的特殊地位，不僅決定了秘書部門必須具備協(xié)調(diào)職能，而且為發(fā)揮協(xié)調(diào)作用提供了有利條件。 3、秘書參與協(xié)調(diào)有利于化解矛盾、理順關(guān)系，提高管理水平。國務(wù)委員陳俊生曾對一些機(jī)關(guān)內(nèi)部存在的內(nèi)耗和辦事效率低下的狀況，列舉了一些表現(xiàn)：業(yè)務(wù)上左右不銜接，促使矛盾復(fù)雜化；同一機(jī)關(guān)的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、批示，前后不銜接，或內(nèi)涵外延有矛盾，下面各取所需，各執(zhí)一端；多頭插手，形成對峙局面等。如果秘書部門作一些說明、解釋、溝通、調(diào)解工作就會有效克服這些不良現(xiàn)象。協(xié)調(diào)對秘書工作的作用之所以經(jīng)常被忽視。原因有三：一是協(xié)調(diào)不像其他秘書工作那樣看得見、摸得著，它是一種比較隱蔽的，其成果難以量化的工

7、作；二是秘書人員在傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣方式束縛下，參與意識淡薄，欠缺主動服務(wù)思想，有些工作不撥不動，秘書部門起到一種“中轉(zhuǎn)站”的作用。三是從上到下都沒有把協(xié)調(diào)工作明確列入秘書工作領(lǐng)域。 二、協(xié)調(diào)的范圍和內(nèi)容 從管理學(xué)的角度看，協(xié)調(diào)工作是管理者對其系統(tǒng)內(nèi)的各種因素不斷地進(jìn)行組合、調(diào)節(jié)，使之能經(jīng)常保持秩序化，最優(yōu)化以及不斷地讓外界系統(tǒng)保持平衡與和諧的過程。秘書部門的協(xié)調(diào)工作是一種體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)意圖的高層次的協(xié)調(diào)活動。領(lǐng)導(dǎo)的工作的全面性決定了協(xié)調(diào)工作的范圍很大，而秘書協(xié)調(diào)作的內(nèi)容主要是指各級各類單位的辦公廳，在其工作范圍內(nèi)所應(yīng)做的協(xié)調(diào)工作。 （一）從協(xié)調(diào)的對象劃分： 1、領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系（橫向協(xié)調(diào)） 2、領(lǐng)

8、導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（縱向協(xié)調(diào)） 3、本單位內(nèi)各部門之間的關(guān)系。（內(nèi)部協(xié)調(diào)） 4、本單位與外單位的關(guān)系。（外部協(xié)調(diào)） （二）從協(xié)調(diào)的內(nèi)容劃分 1、政策協(xié)調(diào)：政策制定、貫徹實(shí)施過程中的協(xié)調(diào)。秘書部門在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草擬或者審核文件的過程中，往往需要就一些具體政策進(jìn)行協(xié)調(diào)，以明確各有關(guān)部門之間的權(quán)責(zé)和利益關(guān)系，使各方面的意見達(dá)到一致。在政策的貫徹實(shí)施過程中由于各地各部門的情況不同，人們多某一項(xiàng)具體政策的理解不一致，往往出現(xiàn)一些矛盾和分歧，并反映到秘書部門來，需要秘書部門進(jìn)行解釋和協(xié)調(diào)，從而促進(jìn)政策的執(zhí)行。2、關(guān)系協(xié)調(diào)：指處理各種矛盾關(guān)系中所進(jìn)行的協(xié)調(diào)。其中包括上下關(guān)系、左右關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系以及黨政關(guān)系

9、、黨群關(guān)系、政企關(guān)系、城鄉(xiāng)關(guān)系、工農(nóng)關(guān)系、軍政關(guān)系、軍民關(guān)系等等。例如工作中會遇到領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織的活動，有關(guān)部門往往會在職權(quán)分工上產(chǎn)生分歧，再如整頓貿(mào)易市場，就需要工商、稅務(wù)、衛(wèi)生、物價等部門互相配合，共同來抓。這時候需要進(jìn)行協(xié)調(diào)。3、事務(wù)協(xié)調(diào)：在秘書工作中是大量存在的。例如對組織工作、人事工作、財(cái)務(wù)工作、會務(wù)工作、公文工作等的協(xié)調(diào)。辦文辦會的協(xié)調(diào)主要是對各類公文、會議進(jìn)行審核把關(guān)，精簡文件、會議的數(shù)量，提高質(zhì)量和效率。三、 秘書協(xié)調(diào)工作原則 1、從屬原則：指秘書工作部門在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬位置上。做到既主動又不越權(quán)。所謂主動就是在領(lǐng)導(dǎo)確定協(xié)調(diào)的事項(xiàng)后，不等不靠，在職權(quán)范圍內(nèi)

10、積極主動做好工作；需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)的，事先做好準(zhǔn)備，并提出預(yù)案和建議；協(xié)調(diào)過程中要及時研究分析動向，為領(lǐng)導(dǎo)提供各種材料和依據(jù)；協(xié)調(diào)后主動搞好督促檢查，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映落實(shí)情況。所謂不越權(quán)，就是要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖去辦事，對于自己把握不準(zhǔn)的問題要多匯報(bào)，多請示，務(wù)必先征得領(lǐng)導(dǎo)的同意，不要隨便改變領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)意見，不可自作主張、擅自決定。2、分層原則：協(xié)調(diào)中要注意分層，充分發(fā)揮各方的作用，依照職權(quán)范圍分級做好協(xié)調(diào)工作。不要把什么問題都捅到領(lǐng)導(dǎo)那里去，屬于部門內(nèi)部的矛盾內(nèi)部協(xié)調(diào)，部門之間的矛盾先自我協(xié)調(diào)之后有必要請示領(lǐng)導(dǎo)。對于需要秘書部門協(xié)調(diào)的秘書長和辦公室主任應(yīng)該注意發(fā)揮各個科室的作用，辦文辦會還是辦事各

11、找各自部門。對于確實(shí)需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)的，秘書部門及時匯報(bào)，并提供相關(guān)材料，為領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)做好服務(wù)工作。3、法律、政策原則：秘書工作部門在協(xié)調(diào)中必須堅(jiān)持原則嚴(yán)格依照法律法規(guī)及政策規(guī)章處理問題。 協(xié)調(diào)并不是無原則的充當(dāng)和事佬。要以法律法規(guī)和政策為先導(dǎo)，把大家的意見統(tǒng)一到法律和政策上來，避免個人意志代替法律政策。4、調(diào)查研究原則：秘書工作部門在協(xié)調(diào)中要注意調(diào)查研究，堅(jiān)持實(shí)事求是。對各方面提出的意見、陳述的理由都要本著實(shí)事求是的態(tài)度分析，然后給出協(xié)調(diào)意見，作出決定，不可匆忙草率協(xié)調(diào)。5 、平等協(xié)商原則：協(xié)調(diào)中要平等待人，始終以平等協(xié)商的態(tài)度進(jìn)行對話。切忌用簡單的命令式方法。第四節(jié) 協(xié)助控制 一、協(xié)助控制的

12、內(nèi)容1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定標(biāo)準(zhǔn)：秘書人員協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定標(biāo)準(zhǔn)的過程中要充分考慮標(biāo)準(zhǔn)的合理性，從單位實(shí)際情況出發(fā)。標(biāo)準(zhǔn)過高，不能實(shí)現(xiàn)打擊積極性；過低造成資源浪費(fèi)，收益減小。2、檢查執(zhí)行情況，掌握反饋信息：在計(jì)劃和任務(wù)下達(dá)后，秘書機(jī)構(gòu)應(yīng)該注意下級機(jī)關(guān)和職能部門工作開展得情況，如未能按要求執(zhí)行，就要督促，即催辦和督辦。如督促無效就及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，千萬不要怕得罪人，聽之任之，知情不報(bào)。3、分析問題產(chǎn)生的原因，提出糾正的建議：出現(xiàn)差異可能是由于主觀因素，也可能是客觀因素，秘書人員必須作詳細(xì)分析，如果原因沒有找對，所提的糾正建議也就不是切實(shí)可行的。4、檢查糾正意見的落實(shí)效果：糾正意見下達(dá)后有兩種可能，一種是取得了效

13、果，另一種沒有效果。如果是因?yàn)閳?zhí)行者沒有按照糾正意見執(zhí)行秘書部門督促他們嚴(yán)格按照糾正意見執(zhí)行；如果是因?yàn)榧m正措施本身既不到糾正作用，秘書人員就要建議領(lǐng)導(dǎo)重新提出新的糾正意見。5、保持信息傳遞通道的暢通：假如信息通道出現(xiàn)堵塞，反饋信息過不來，或者糾正意見過不去，那么控制也就無法實(shí)現(xiàn)了。除了通訊工具出現(xiàn)故障這種物質(zhì)原因外，最常見的就是中間環(huán)節(jié)出問題，信息壓在某一個部門沒有傳遞出去。這種情況，秘書部門要及時疏通信息通道。二、協(xié)助控制的原則和要求1、要主動。一個優(yōu)秀的秘書人員應(yīng)該具有高度的自覺性，在協(xié)助控制中也需要這種精神，不能老是等領(lǐng)導(dǎo)的吩咐，叫去督促才去督促，叫去檢查才去檢查。正確的做法是，按照工作的一般規(guī)律，主動進(jìn)行監(jiān)督檢查。2、要及時?？刂茟?yīng)及時發(fā)現(xiàn)差異，及時糾正。在監(jiān)督檢查過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題，盡快報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)及時解決。3、要靈活。由于出現(xiàn)差異的原因不同，控制的對象不同，處理得方式方法也不同。不能以不變應(yīng)萬變。4、要有重點(diǎn)。秘書部門協(xié)助控制并不是處處要插手，而是要把重點(diǎn)放在與本部門職責(zé)直接相關(guān)的方面。而且應(yīng)根據(jù)輕重緩急