試論如何做好電力企業(yè)檔案管理工作_工程管理

1、試論如何做好電力企業(yè)檔案管理工作檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。目前，電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必定要提高它的管理水平，以適應(yīng)一流現(xiàn)代化公司的管理要求。電力作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)進(jìn)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特別的地位。隨著科技的進(jìn)步和智能電網(wǎng)的進(jìn)展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富浩大,電力檔案巨大的利用價(jià)值也越來越被社會(huì)熟悉和發(fā)覺。如何準(zhǔn)時(shí)有效地管理并利用這一浩大的

2、資源,更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)討論供應(yīng)準(zhǔn)時(shí)、全面、精確的服務(wù),已成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，談?wù)剬?duì)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的熟悉。一、企業(yè)檔案管理概況石獅電力公司于1988年10月成立，是全國(guó)首家由國(guó)家電網(wǎng)與地方政府聯(lián)合投資的縣級(jí)供電企業(yè)，擔(dān)負(fù)石獅市行政區(qū)劃范圍全市的供用電管理和經(jīng)營(yíng)，屬福建省電力有限公司直管單位。經(jīng)過二十多年來的改革進(jìn)展，企業(yè)檔案從無到有，檔案管理也經(jīng)受了由原來抽屜木柜保存、部門兼職管理，逐步向現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過渡。目前，公司設(shè)立特地的綜合檔案室，配備了專職檔案管理人員，對(duì)全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。公司檔案設(shè)備齊全，檔案室配備

3、了密集架、底圖柜、空調(diào)、計(jì)算機(jī)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度測(cè)試儀、防磁柜、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到庫房、閱覽、辦公三分開。檔案室設(shè)有文書、合同、生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、招投標(biāo)及人事等11大門類檔案，庫藏總量7447卷，其中永久1946卷，長(zhǎng)期1404卷，短期4097卷。建立了檔案門類齊全，管理制度健全的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理。1998年通過省級(jí)檔案管理單位驗(yàn)收，2022年通過企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，公司非常重視檔案信息化管理的應(yīng)用。1998年，公司領(lǐng)先應(yīng)用省電力公司計(jì)算機(jī)文檔一體化管理軟件，公文運(yùn)轉(zhuǎn)采納Notes系統(tǒng)、檔案

4、管理采納Oracle系統(tǒng)，系統(tǒng)從OA提取應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)，按檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)電子文件到電子檔案信息的一體化管理。2022年，檔案管理系統(tǒng)升級(jí)為“福建省電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)”，系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和掌握平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司建立了計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)編制了檔案案卷名目、分類名目、專題名目、全引名目等多種檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)與其他

5、業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、設(shè)計(jì)院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等)的無縫連接，及其電子文件的實(shí)時(shí)物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業(yè)進(jìn)展規(guī)劃、運(yùn)行分析、設(shè)備檢查、勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程施工、編史修志、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)揮了樂觀、重要的作用。二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析電力行業(yè)是資金、技術(shù)密集型的行業(yè)，雖然隨著時(shí)代的進(jìn)展電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成果，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的緣由，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后電力進(jìn)展的需要還存在著一些差距和不足。(一)電力企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性熟悉不足“電”是工業(yè)革命的產(chǎn)物，中國(guó)電力的大進(jìn)展也就近幾十年時(shí)間

6、，始終以來，電力企業(yè)只注意加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的進(jìn)展供應(yīng)檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對(duì)于檔案的需求和對(duì)檔案的利用難以取得預(yù)期效果。(二)企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)進(jìn)展還不能有機(jī)融合電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行，到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)非常簡(jiǎn)單繁瑣的過程，為實(shí)現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的進(jìn)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在

7、先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員假如不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去,則很難把握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。 (三)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全電力企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動(dòng)，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對(duì)滯后。(四)檔案隊(duì)伍的素養(yǎng)與電力的進(jìn)展還不相適應(yīng)由于歷史緣由，很多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前電力檔案隊(duì)伍中整體素養(yǎng)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進(jìn)展需要。三、如何加強(qiáng)電力企

8、業(yè)檔案管理的熟悉(一)提高對(duì)檔案工作重要性的熟悉領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分熟悉到企業(yè)檔案是“企業(yè)學(xué)問資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項(xiàng)需要人人參加的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的工作方案上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對(duì)檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康進(jìn)展。(二)管理機(jī)制健全是做好檔案管理的保證要根據(jù)國(guó)家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的企業(yè)檔案工作規(guī)范，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立并貫徹落實(shí)部門立卷責(zé)任制，切實(shí)將檔案工作

9、的“三納入”、“四參與”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程,嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時(shí)要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，企業(yè)全部部門參加的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成專兼職檔案員相互協(xié)作、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫穿、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。(三)融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)供應(yīng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)在電子環(huán)境中，假如檔案人員不樂觀介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不行能被鑒定、保存、編目或者供應(yīng)利用。新形勢(shì)下，檔案工作應(yīng)樂觀參加到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中就應(yīng)主動(dòng)介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存

10、、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用特地的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何掌握和維護(hù)檔案信息資源的有效性、牢靠性和實(shí)時(shí)性，把握電子檔案信息的收集、管理。(四)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中,人是最關(guān)鍵的因素,電力檔案管理人員除了把握歸檔和電力專業(yè)的基本學(xué)問外,還要了解一些文秘、歷史學(xué)、名目學(xué)、社科情報(bào)等相關(guān)學(xué)科學(xué)問,在檔案管理工作中應(yīng)具備有樂觀主動(dòng)的組織協(xié)調(diào)力量、觀看和分析力量、處理業(yè)務(wù)水平的力量及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理力量。所以企業(yè)必需將檔案人員綜合素養(yǎng)培育納入單位人才培育方案，通過專業(yè)培訓(xùn)、連續(xù)再訓(xùn)練、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式全面提高檔案管理人員提高業(yè)務(wù)力量和學(xué)問水平。(五)加強(qiáng)有效防控，確保網(wǎng)絡(luò)檔案信息平安電力企業(yè)已建立了統(tǒng)一的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，員工通過平臺(tái)，可以不用到檔案室就能隨時(shí)查詢檔案資料，大大突破了時(shí)空限制。因此在便利電子檔案信息查詢的同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的信息平安防控顯得非常重要。第一，在工作中要實(shí)行內(nèi)部局域網(wǎng)和一切外網(wǎng)的物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸