艾普集團(tuán)人事檔案管理制度

1、艾普集團(tuán)人事檔案管理制度第一章、總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為艾普集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條：本制度適用于艾普集團(tuán)總部及其各子公司。第二章、管理職責(zé)第四條：集團(tuán)人力資源中心人事檔案的管理職責(zé)就是a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則

2、等規(guī)范；b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；c、負(fù)責(zé)艾普集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理工作；d、負(fù)責(zé)艾普集團(tuán)各中心、部門的員工人事檔案管理工作；e、負(fù)責(zé)艾普集團(tuán)各子公司部門經(jīng)理及其以上的所有管理人員的人事檔案管理工作；f、負(fù)責(zé)對(duì)各子、分公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。第五條：集團(tuán)人力資源中心人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。第六條：各子、分公司人力資源主管部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理部門經(jīng)理級(jí)以下的所有員工人事檔案管理工作。第三章、人事檔案內(nèi)容第七條：人事

3、檔案正本，是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：a、履歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料）；b、自傳材料（包括艾普集團(tuán)職位申請(qǐng)表）；c、鑒定、考核、考察材料；d、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；e、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；f、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；g、勞動(dòng)合同、錄用、任免、聘用、離職材料；h、目標(biāo)責(zé)任書、保密協(xié)議；i、其他可供企業(yè)用人參考的資料。第八條：人事檔案副本，是人事檔案正本中主要材料的復(fù)制件。由正本中的以下主要材料構(gòu)成：a、近期履歷材料；b、主要鑒定、考核材料；c、學(xué)歷、學(xué)位、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料；d、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；e、任免呈報(bào)（審批）表；f、身份證、戶口本等身份證明文件的

4、復(fù)印件。其他類別如有重復(fù)的重要材料，也可歸入副本。第四章、檔案編號(hào)管理第九條：各級(jí)人力資源管理部門必須按照HR管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，并每10個(gè)檔案做一個(gè)小標(biāo)記、50個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記、每100個(gè)檔案做一個(gè)大標(biāo)記，方便查找。由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號(hào)進(jìn)行管理的，并分類存檔管理。第五章、人事檔案的收集與整理第十條：日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表、續(xù)簽合同等材料。各子公司人事檔案管理人員必須在每次大型招聘會(huì)結(jié)束后的三日之內(nèi)，必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進(jìn)員

5、工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。每年1月份收集員工聘任晉升審批材料、年度目標(biāo)責(zé)任書等；每月月初收月度相關(guān)的目標(biāo)責(zé)任書；其他人事檔案資料要按時(shí)進(jìn)行收集、整理并及時(shí)歸檔。第十一條：各分、子公司人力資源部門的人事專員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1、新員工報(bào)到時(shí)新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)（同員工的工號(hào)相同）、員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續(xù)后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：、職位申請(qǐng)書（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一張一寸的彩

6、色照片）；、身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；、試崗?fù)ㄖ獑危ú块T留存）。2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)辦理完入職手續(xù)后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：、簽署好的擔(dān)保書；、試崗?fù)ㄖ獑危ū仨氂衅渲苯由霞?jí)對(duì)其在試崗期間表現(xiàn)的評(píng)價(jià)）；、錄用通知單、實(shí)習(xí)協(xié)議。3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：、員工保管的實(shí)習(xí)協(xié)議和錄用通知單；、該員工的轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正通知單；、勞動(dòng)合同；、競(jìng)業(yè)禁止合同書。4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)各級(jí)人力資源部門，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將員

7、工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案案內(nèi)，具體的資料有：、人事異動(dòng)審批表；、員工調(diào)動(dòng)工作移交表；、文件檔案資料移交明細(xì)表、物品資產(chǎn)移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作（事宜）移交明細(xì)表；、調(diào)令。5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)各級(jí)人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：、該員工的書面離職申請(qǐng)書；、該員工交回的自己保存的勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)禁止合同書、轉(zhuǎn)正通知單；、離職申批表；、員工離職工作移交表；、文件檔案資料移交明細(xì)表、物品資產(chǎn)移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作（事宜）移交明細(xì)表。6、員工受到表?yè)P(yáng)等與人事相關(guān)工作時(shí)，需要?dú)w檔的資料必須第

8、一時(shí)間（三天以內(nèi)）歸檔。第十二條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。第十三條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章、人事檔案的借閱與移交第十四條：凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。成都區(qū)域內(nèi)的所有人事檔案的借閱必須經(jīng)集團(tuán)人力資源中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。第

9、十五條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。第七章、其他規(guī)定第十六條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。第十七條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。第十八條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。第十九條：集團(tuán)人力資源中心定期或不定期地對(duì)各子、分公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50200元，其人力資源主管部門負(fù)責(zé)人處罰1

10、00200元，其所屬各子、分公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰50200元。第二十條：各子、分公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動(dòng)（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)人力資源中心，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50200元，各子、分公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50200元。第二十一條：獎(jiǎng)懲投訴員工對(duì)本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)員工服務(wù)熱線。受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎(jiǎng)懲決定，可以對(duì)員工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎(jiǎng)懲決定，并對(duì)投訴員工進(jìn)行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對(duì)投訴員工予以行政記過處罰。第二十二條：以上激勵(lì)條款在集團(tuán)人力資源中心出臺(tái)員工獎(jiǎng)懲管理制度后，自動(dòng)并入和作廢。第二十三條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)人力資源中心。第二十四條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。第 8 頁(yè) 共 8 頁(yè)人事檔案借閱申請(qǐng)表日期：20 年 月 日申請(qǐng)單位申請(qǐng)部門申請(qǐng)人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱單位部門被查閱人查閱檔案編號(hào)部門經(jīng)理人力資源部負(fù)責(zé)人意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見集團(tuán)人力資源中心意見集團(tuán)人力 分管副總裁意見集團(tuán)總裁意見人事檔案借閱登記表序日