工程公司采購部管理制度

1、采購管理制度 V: 201303采購過程需簡化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風險、降低成本。 本制度主要包含以下六點：一、采購預(yù)算針對需要采購的辦公用品或項目花費等，需有相應(yīng)的采購預(yù)算后方可分時間，按需求，組織實施，確保各項采購任務(wù)完成。其中包括辦公用品、工程內(nèi)容采購等。1、 辦公用品的采購由行政部統(tǒng)一收集各部門人員提交的辦公用品采購申請單，在總經(jīng)理或其授權(quán)人確認采購產(chǎn)品和預(yù)算后由行政部負責采購。2、 工程采購2.1采購計劃下達：公司工程項目采購計劃由具體工程項目經(jīng)理整理工程采購清單，經(jīng)總經(jīng)理批準后，統(tǒng)一下達到采購部。工程項目中的采購清單中必須明確說明需要采購內(nèi)容的：工程項目名稱，產(chǎn)品名稱，規(guī)

2、格，數(shù)量，特殊要求，品牌，到貨時間及地點，收貨人，包裝要求等。非該項目經(jīng)理提出的采購計劃概不采購。2.2采購計劃變更：所有采購計劃的變更必須經(jīng)過項目經(jīng)理的確認。采購人員接到采購計劃后，將采購計劃與此工程合同進行核對，對所需要采購產(chǎn)品的數(shù)量名稱要求等做進一步的校核。如有出入需要更改，需經(jīng)項目經(jīng)理確認才予采購（其中包括數(shù)量增減、型號更改、性能參數(shù)改變等）。2.3采購時效管理：所有的采購計劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些設(shè)備先到位，那些設(shè)備訂貨周期長，力爭做到設(shè)備不耽誤工程的前提下，設(shè)備及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規(guī)定時間完成任務(wù)，做到及

3、時采購并及時跟蹤及時發(fā)貨及時反饋現(xiàn)場收貨情況及產(chǎn)品的使用情況，并保證供應(yīng)商對產(chǎn)品的售后服務(wù)。2.4建立工程采購檔案：采購相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔兩部分組成。電子文檔包括采購詢價文件，各供應(yīng)商報價，采購合同（電子版）。書面文檔包括供應(yīng)商報價單，采購合同。書面文檔被掃描后成為電子文檔。所有電子文檔和書面文檔在工程驗收后1個月內(nèi)成后交由項目經(jīng)理負責分別錄入公司電子檔案庫和公司資料庫。 二、采購（比價）平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。積極開拓供應(yīng)商資源，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)采購到的產(chǎn)品與采購計劃不符，則其損失將追究采購負責

4、人的責任。對特殊非標產(chǎn)品的采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報告，必要時需要安排相關(guān)人員到廠家進行生產(chǎn)過程的監(jiān)督和檢查。采購活動具體實施分以詢價、比價、議價、供應(yīng)商管理等四個方面：1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)查詢，面對直接供應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會等多種渠道。即使是確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進貨的原則不斷改進。2、比價：對供應(yīng)商所報的產(chǎn)品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產(chǎn)品進行比價）。對單項產(chǎn)品做到至少比價三家。在比價同時做出價格分析。3、議價：在確定廠家后進行產(chǎn)品價格商務(wù)談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式

5、進行壓價（通?？梢砸怨局袠藘r格低，要求降低采購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購意向為由;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。權(quán)衡考慮確認寫入合同內(nèi)的采購價格，付款方式，發(fā)票形式，到貨日期等內(nèi)容。參與面對面商務(wù)談判人員應(yīng)至少2人。4、供應(yīng)商管理：通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強老供應(yīng)商管理。定期對供應(yīng)商進行一次評定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價格等方面考核，聽取各部門的意見），對不合格供應(yīng)商及時進行調(diào)整。三、工程采購合同管理1、 合同版本：本公司采購產(chǎn)品，必須使用本公司采購合同版本。針對合同金額小

6、于5萬元的采購風險較小的小型采購內(nèi)容，可使用簡易設(shè)備采購合同版本。若采購合同較大，采購風險較高的必須使用標準設(shè)備采購合同。酌情考慮使用哪種合同版本。其他還有運輸合同版本，安裝工程合同版本等。2、 合同書寫規(guī)范：項目名稱必須與銷售合同一致。合同編號： *-采購物品名稱英文簡寫-日期（如果有增補再加-2或-3依次類推）。相同項目不同產(chǎn)品的采購合同名稱必須有所區(qū)別。3、 合同版本：簡易采購合同版本可以由傳真或掃描的方式簽訂，歸檔的文件可以是有簽字蓋章的傳真或掃描打印文件。標準設(shè)備采購合同及安裝合同等，歸檔的文件必須是具有紅章和簽字的合同。4、 合同的簽訂：電子版的合同需得到對方的確認后才能打印出來走

7、公司簽字蓋章流程（避免對方在看到紙質(zhì)版合同后的手工涂改）。采購人員在合同的商務(wù)部分頁簽，技術(shù)負責人員，或項目負責人員在合同的技術(shù)附件上頁簽。整本合同必須有騎縫章。簽訂好的合同原則上不允許出現(xiàn)有手工修改的痕跡，若需大量修改，此合同需作廢重新簽訂。5、 合同履行：采購合同一旦簽訂后，由采購負責人督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項及發(fā)票。6、 工程合同管理：合同簽訂前后，由合同負責人完成工程采購合同一覽內(nèi)容表，及時更新并反饋給項目經(jīng)理。7、 合同歸檔：原件合同簽訂后交給財務(wù)統(tǒng)一管理。合同可在財務(wù)室翻閱，如外借需簽在外借單上簽字。四、驗貨收貨辦公用品的采購由采購人員負責驗貨和收貨。采購人員需

8、負責采購產(chǎn)品的質(zhì)量及數(shù)量滿足財務(wù)計劃的要求。工程采購貨物及付費項目的驗貨收貨由采購人員反饋給項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理在現(xiàn)場負責采購和驗收。五、采購合同付款本公司實行項目制采購付款模式，工程項目所有采購內(nèi)容需要付款的必須填寫付款申請單，采購人員將付款申請?zhí)峤豁椖拷?jīng)理審批簽字后方可付款，財務(wù)人員審查付款申請單內(nèi)合同是否存在，金額是否符合付款方式約定，相關(guān)人員是否簽字后，如無特殊需要，在每周二和周四安排付款。六、聯(lián)動責任1、負責與財務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時與技術(shù)部、工程部、商務(wù)部溝通，了解項目進行情況和緊急情況變動及售后服務(wù)的需要，由具體采購負責人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。3、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，除罰款外，情節(jié)嚴重者可作辭退處理。4、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。5、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進步，體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多效益。上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司-辦公用品采購申請單序號產(chǎn)品名稱型號數(shù)量到貨時間預(yù)算簽 字單價總價需求人總經(jīng)理或授權(quán)人上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司-付款申請單采購負責人：