高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和

1、高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和摘要：根據(jù)高校檔案管理中面臨的現(xiàn)狀和問(wèn)題，分析了高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的意義和可行性，提出了建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的策略，以適應(yīng)目前高校檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。 關(guān)鍵詞：檔案管理；信息網(wǎng)絡(luò)；現(xiàn)代化 1 前言 在信息時(shí)代的今天，信息作為一種重要資源，人們對(duì)信息作用的認(rèn)識(shí)有了很大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一，它的價(jià)值也越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)識(shí)。但在實(shí)際工作中，由于受到時(shí)間、地域的限制，高校檔案信息往往不能及時(shí)為用戶所用，不能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，應(yīng)該說(shuō)這是管理技術(shù)和手段落后之故。因此，為了滿足信息化社會(huì)人們對(duì)信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，必須與時(shí)俱進(jìn)，借助先

2、進(jìn)的通訊設(shè)施和技術(shù)手段，建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。 2 高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的意義 檔案作為信息寶庫(kù)中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務(wù)。就后者而言，由于檔案信息的歷史價(jià)值及其在高校發(fā)展中所起到的重要作用與檔案管理和服務(wù)手段落后之間所產(chǎn)生的巨大反差，因此，無(wú)淪從管理層面還是從利用與服務(wù)層面上看，建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)都有其積極和重要的意義。 2.1 適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科技發(fā)展的需要 傳統(tǒng)的檔案材料是以紙張為主，輔以各種書(shū)寫(xiě)材料，形成傳統(tǒng)的檔案。這種傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基

3、礎(chǔ)上的，其檔案信息的服務(wù)，也是以手工服務(wù)為主要手段。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益廣泛，檔案管理工作也加快了計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，主要用于檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式也基本上是單機(jī)型的，當(dāng)然也有個(gè)別檔案部門建立起了單位內(nèi)局部聯(lián)機(jī)的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。但這些計(jì)算機(jī)檔案作為信息寶庫(kù)中的重要信息源之一，其收管理或系統(tǒng)，在功能上是大同小異的，主要為檔案目錄的存儲(chǔ)檢索，為檔案工作人員管理工作的工具，還未能實(shí)現(xiàn)向檔案信息用戶提供機(jī)上檔案內(nèi)容信息服務(wù)，或由用戶自行上機(jī)檢索檔案信息。因此，這種計(jì)算機(jī)管理模式還不能使檔案信息的管理和服務(wù)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在辦公、商務(wù)、管理、信息傳遞

4、和發(fā)布等各個(gè)方面正在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。我國(guó)教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過(guò)去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制度等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式在網(wǎng)上發(fā)布，并同時(shí)形成以紙張為載體的傳統(tǒng)型的同一文本材料。這一發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、與其同步發(fā)展，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科技發(fā)展的需要。 2.2 提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平 高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以整體上提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。從歷史和現(xiàn)實(shí)兩個(gè)角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會(huì)同時(shí)并存。從管理的角度看，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過(guò)人的實(shí)際工作對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種管理會(huì)因

5、人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來(lái)實(shí)施管理，無(wú)論任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很?。辉谝欢ǖ男畔⒕W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)的高校檔案管理，要求每一個(gè)檔案管理工作人員，必須按系統(tǒng)的要求開(kāi)展工作，這樣，檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問(wèn)題就會(huì)相應(yīng)減少；同時(shí)，也迫使水平和能力稍差的工作人員努力提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的工作要求，從而提高整個(gè)檔案管理的質(zhì)量和水平，這是其一。其二就是利用高校各職能部門形成的各種電子式文件檔案材料，利用檔案管理信息

6、網(wǎng)絡(luò)直接生成部門檔案并匯總和進(jìn)人學(xué)校的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，轉(zhuǎn)成高校的完整檔案庫(kù)和管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)既可以存貯和檢索利用，也可以有其它不同的功能選擇。與此同時(shí)，把原有的以紙張為載體的傳統(tǒng)型檔案轉(zhuǎn)制成網(wǎng)上可讀的電子文件，并入整個(gè)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。這樣，利用網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能進(jìn)行存貯、檢索、利用以及系統(tǒng)管理；其檔案管理工作的質(zhì)量和水平當(dāng)然是傳統(tǒng)模式的管理不可比擬的。 2.3 提高檔案管理工作的服務(wù)水平和利用效率 信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的最大優(yōu)點(diǎn)就是功能強(qiáng)大、效率高。高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以解決一般檔案信息的檢索查找(如檔案目錄的檢索)，也可以通過(guò)一定的用戶密碼指令進(jìn)行檔案具體內(nèi)容的檢索查找和打印輸出

7、服務(wù)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的高校檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的利用不受地域和時(shí)空限制，只要是系統(tǒng)允許的合法用戶，就可以隨時(shí)檢索利用，這種服務(wù)水平和利用效率當(dāng)然是傳統(tǒng)型的檔案管理系統(tǒng)不能同日而語(yǔ)的。 3 高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的可行性 進(jìn)入80年代以來(lái)，世界上幾乎所有發(fā)達(dá)國(guó)家都相繼建成了國(guó)家級(jí)的教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并相互連成覆蓋全球的國(guó)際性網(wǎng)絡(luò)。這種全球計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生沖破了地理位置上的束縛，加快了信息傳遞速度，為教師、學(xué)生、科研人員以及其它各類人群提供了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境，從根本上改變了以往的信息利用模式，促進(jìn)了他們之間的信息交流、科研合作和資源共享，成為這些國(guó)家教育和科研工作的

8、最重要基礎(chǔ)設(shè)施之一，促進(jìn)了這些國(guó)家教育和科研事業(yè)的迅速發(fā)展。由于我國(guó)已建立了覆蓋全國(guó)各地的教育科研網(wǎng)和其它網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也為我們建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了基礎(chǔ)。 3.1 信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的平臺(tái) 包括中國(guó)教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)等在內(nèi)的互聯(lián)信息網(wǎng)絡(luò)的不斷建設(shè)發(fā)展和完善，給高校檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。目前，各高校建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已日趨完善，在普遍開(kāi)通教育科研網(wǎng)的同時(shí)，還與不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了各類網(wǎng)上信息的共享和利用，這就為高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的支持平臺(tái)，而無(wú)需另行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。此外，現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò)及其系統(tǒng)，無(wú)論

9、技術(shù)、設(shè)備或功能上都完全能支撐高校檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理要求?，F(xiàn)在，無(wú)論任何地域的用戶，只要聯(lián)入因特網(wǎng)，便可隨時(shí)隨地瀏覽網(wǎng)上全球各類信息，包括文本型文獻(xiàn)信息以及聲音、圖像等，因特網(wǎng)提供的各種強(qiáng)大、靈活、實(shí)用的功能完全可以實(shí)現(xiàn)并滿足檔案用戶之間、檔案館(室)之間、檔案用戶與檔案館(室)之間的檔案信息交流與共享利用。同時(shí)，由于高校的部、處、系、所、中心等計(jì)算機(jī)終端機(jī)均與校園信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相聯(lián)，完全可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與各部、處、系、所、中心數(shù)據(jù)的資源共享。 3.2 高校檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建提供了基礎(chǔ) 高校檔案管理自實(shí)行高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法以后，已經(jīng)有一個(gè)較全面的著

10、錄標(biāo)準(zhǔn)。它的范圍包括檢索語(yǔ)言、目錄著錄、名詞術(shù)語(yǔ)、信息代碼、館庫(kù)建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計(jì)等方面的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。學(xué)校的檔案管理均實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助處理，利用計(jì)算機(jī)管理檔案，進(jìn)行檔案查詢利用，除了檔案軟件系統(tǒng)外，在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)資料庫(kù)上也已經(jīng)存有大量可供查詢的檔案數(shù)據(jù)；在現(xiàn)時(shí)己輸入的計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息中，如文件題名、責(zé)任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，已具備用于機(jī)上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建提供了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。 4 高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的措施 4.1 法律上要保證 高校檔案信息資源網(wǎng)的建成對(duì)檔案的保密工作是個(gè)挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的

11、機(jī)密性，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用和共享必須有必要的限制，不是任何人對(duì)任何檔案都可隨意利用。一般地說(shuō)，與國(guó)家安全和利益，與社會(huì)秩序有關(guān)的檔案，或與集體、個(gè)人秘密有關(guān)的檔案因其合法權(quán)益受到法律的保護(hù)，均屬于限制利用的范圍。因此急需制定政策，制訂法律規(guī)程確定檔案的上網(wǎng)等級(jí)。如可規(guī)定一級(jí)保密的檔案不能上網(wǎng)，二級(jí)保密的檔案上內(nèi)部網(wǎng)，三級(jí)保密的檔案可上Internet網(wǎng)。對(duì)于二級(jí)保密的檔案，如技術(shù)、專利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、經(jīng)濟(jì)損失和損害技術(shù)人員的發(fā)明，同時(shí)又能吸引別人來(lái)查閱檔案為原則。在具體工作上，可以對(duì)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行經(jīng)常、及時(shí)地鑒定，爭(zhēng)取做到該保密的一定要保密，該開(kāi)放的一定要及時(shí)

12、開(kāi)放?？傊?，檔案信息的開(kāi)發(fā)利用與保密是對(duì)立統(tǒng)一的，在開(kāi)發(fā)工作中必須正確處理二者之間的關(guān)系，既要積極開(kāi)發(fā)提供檔案信息，為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。因此，制定出相關(guān)的檔案信息上網(wǎng)的政策法規(guī)是建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的必需的法律基礎(chǔ)。 4.2 開(kāi)發(fā)優(yōu)秀軟件 開(kāi)發(fā)優(yōu)秀的適用于檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)使用的軟件，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的前提。這種軟件應(yīng)該具備強(qiáng)大的功能，其中包括對(duì)不同密級(jí)檔案利用的保密功能。目前，在學(xué)校檔案信息管理的軟件開(kāi)發(fā)中當(dāng)務(wù)之急是盡快制定出全國(guó)統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使高校的檔案管理軟件及其系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 一個(gè)技術(shù)水平高的檔案管理軟件不僅應(yīng)在管理檔案業(yè)務(wù)方面要有較強(qiáng)的通用性

13、，以適應(yīng)不同類型的檔案管理，而且還應(yīng)對(duì)不同應(yīng)用人員素質(zhì)和應(yīng)用水平同樣要有較強(qiáng)的適應(yīng)性。軟件在設(shè)計(jì)階段就要考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，考慮到利用人員素質(zhì)的多層次性，注意增強(qiáng)軟件功能使用的易用性和可擴(kuò)展性，增強(qiáng)軟件的容錯(cuò)能力和提示引導(dǎo)能力；軟件在開(kāi)發(fā)編程階段要考慮到軟件要適應(yīng)用戶的要求，井可按各自的需要能作必要的改進(jìn)，增強(qiáng)軟件的易維護(hù)性、可靠性和安全性。要建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)發(fā)優(yōu)秀的軟件是當(dāng)前最為重要的基礎(chǔ)工作之一，必須組成多學(xué)科的相關(guān)人員聯(lián)合攻關(guān)，共同開(kāi)發(fā)。 4.3 檔案信息資源網(wǎng)運(yùn)行的安全性 檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性問(wèn)題是互聯(lián)網(wǎng)安全的共性問(wèn)題，它的威脅主要來(lái)自黑客、病毒以及系統(tǒng)本

14、身的故障。新世紀(jì)伊始，黑客們便給網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題來(lái)了一個(gè)下馬威：雅虎、CNN等許多世界知名網(wǎng)站紛紛受到攻擊而癱瘓，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題再次引起了各國(guó)政府的高度重視。任何技術(shù)上的安全措施對(duì)于黑客高手來(lái)說(shuō)，都如同沙筑的堤壩一樣不堪一擊，因此，我們必須高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性問(wèn)題。對(duì)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全，只要我們定出嚴(yán)密的措施，并在前期嚴(yán)格控制上網(wǎng)信息范圍，就可避免成為黑客們攻擊的目標(biāo)，此外，病毒也是伴隨計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而生的一個(gè)頑疾。如受CIH、蠕蟲(chóng)等病毒的肆虐而給網(wǎng)絡(luò)信息及設(shè)備造成的巨大損失人們至今仍記憶猶新：系統(tǒng)本身的故障也會(huì)造成信息的破壞和數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于這些威脅，我們必須要有充分的認(rèn)識(shí)和要有相應(yīng)的防范措施，并同時(shí)注意做好信息的備份工作，以便在緊急情況下恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和信息的完整。 5 結(jié)束語(yǔ) 高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)不僅僅是少數(shù)高校檔案館(室)的事情，而應(yīng)是全國(guó)高校檔案館(室