員工檔案信息采集整理總結(jié)

1、2021 職工檔案信息采集整理總結(jié)一、職工檔案采集原因首先，公司最近一次組織全員信息采集的時(shí)間是 2007 年，距今 已六年多，檔案里職工信息采集表過于老舊， 并且很多信息沒有表達(dá)， 同時(shí)局部職工檔案資料也已經(jīng)過期如身份證復(fù)印件等 。這種情況 導(dǎo)致很多人事行政工作無法順利的進(jìn)行。 雖然在日常檔案管理工作中， 檔案管理人員也對(duì)職工信息進(jìn)行一定的更新和整理， 但這主要還是建 立在職工主動(dòng)進(jìn)行更新的情況， 如果職工沒有意識(shí)到更新自我信息的 重要性和及時(shí)性，檔案管理人員也是無法做到及時(shí)更新檔案資料的。其次，因公司人員信息很多工程沒有進(jìn)行電子存檔和統(tǒng)計(jì)， 公司 在查找和利用相關(guān)工程時(shí)還需要手動(dòng)翻閱紙介檔

2、案，工作比較繁瑣， 浪費(fèi)了很多不必要的人力資源和時(shí)間?；谏鲜鰞煞N情況， 為了維護(hù)職工檔案庫， 建立健全的公司職工 檔案系統(tǒng)，保證職工檔案信息的完整性、可靠性、準(zhǔn)確性，同時(shí)方便 各部門更好的了解和追蹤職工個(gè)人信息， 方便職工個(gè)人異動(dòng)和培養(yǎng)等 開展需要，公司于 2021 年 2月組織了一次全員信息采集。 并對(duì)職工 信息檔案進(jìn)行了統(tǒng)一的審核管理， 對(duì)職工檔案中的缺失材料進(jìn)行了系 統(tǒng)的排查收集， 對(duì)不完整材料進(jìn)行了有效的補(bǔ)充完善， 并對(duì)局部檔案 重新進(jìn)行了系統(tǒng)編碼歸檔。二、職工檔案信息采集實(shí)施過程時(shí)間安排1月29日發(fā)通知并明確信息米集要求及本卷須知； 總部/物流-各部門接口人；直營門店-石萌；外埠/

3、華聯(lián)-周錚2月10日-2月17日收集采集表：總部/門店-電子表格物流-紙介表格2月18日-2月25日更新匯總：更新原職工信息表；將物流紙板信息照照片電子存檔2月26日-2月28日收集缺失檔案：主要集中在身份證復(fù)印件的收集三、職工檔案信息采集結(jié)果分析1、 信息采集情況:部門采集率完整率總部100.00%91.67%門店97.98%82.75%物流93.97%80.77%經(jīng)歷、家庭信息、緊急聯(lián)系人等。職工檔案采集不含中高層，應(yīng)采集433人次，實(shí)際采集423 人次，采集率到達(dá)97.69%，主要是值班人員、小時(shí)工和請(qǐng)假人員沒 有進(jìn)行及時(shí)采集。排查身份證復(fù)印件/照片收集應(yīng)為62人次，實(shí)際收 集59人次，

4、占應(yīng)收人次的95.16%，預(yù)計(jì)在3月底將身份證補(bǔ)充齊 全。另外補(bǔ)充收集資格證書復(fù)印件/照片24份，主要針對(duì)門店高級(jí)以 上證書的收集。2、 檔案更新情況:主要新增內(nèi)容對(duì)檔案管理系統(tǒng)的幫助身份證有效期實(shí)時(shí)監(jiān)控職工身份證復(fù)印件有效期，方便及時(shí)提醒職工 更新，保證職工檔案的完整。個(gè)人郵箱地址/ 外的聯(lián)系方式，方便聯(lián)系職工，進(jìn)行溝通主要 是總部人員。第一學(xué)歷為統(tǒng)計(jì)上報(bào)數(shù)據(jù)做準(zhǔn)備，冋時(shí)有效了解職工學(xué)習(xí)意識(shí)和/教育經(jīng)歷自我學(xué)習(xí)能力。工作經(jīng)歷為統(tǒng)計(jì)上報(bào)數(shù)據(jù)做準(zhǔn)備，同時(shí)了解職工工作任職情況， 為其晉升、調(diào)崗提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。家庭信息有效的了解職工家庭成員，方便聯(lián)系和關(guān)心職工。主要更新工程對(duì)檔案管理系統(tǒng)的幫助聯(lián)

5、系方式/緊急聯(lián)系人及時(shí)更新，方便有效及時(shí)的聯(lián)系職工。在京地址了解職工最新居住地，特別是門店職工，為調(diào)店安排提 供一定的支持。最高學(xué)歷更新職工學(xué)歷，有利于提高公司整體的文化水平。婚姻情況了解職工的生活情況，同時(shí)對(duì)公司相關(guān)福利的兌現(xiàn)提供 相應(yīng)的幫助。職工檔案在進(jìn)行系統(tǒng)的排查整理中，鑒于以往門店職工檔案整理 和借閱查找比較困難，此次特重新將門店檔案編碼存檔，主要將其分 為以下4局部：直營門店在崗職工一一“門-I -編號(hào)；門店退休返聘人員一一“門-n -編號(hào)；華聯(lián)門店在崗職工一一“門-皿-編號(hào)；外埠門店人員 一一“門-IV-編號(hào)。四、建議1 、將總部職工檔案信息上 OA 系統(tǒng)，優(yōu)點(diǎn)在于方便職工及時(shí)更 新個(gè)人檔案。同時(shí) OA 系統(tǒng)只能看到本人檔案， 因此不必要考慮因檔 案公開導(dǎo)致的一