1辦公室工作人員的崗位職責(zé)及工作說明

1、綜合辦公室職員的崗位職責(zé)及工作說明文員是客戶進(jìn)入學(xué)校的第一個接待人員，也是能讓客戶對學(xué)校的產(chǎn)生第一印象的重要人員之一。文員工作的表現(xiàn)直接影響著學(xué)校的形象，所以作為文員要從禮儀、素質(zhì)、能力等方面不斷地完善自己，認(rèn)真做好本職工作。直屬部門：學(xué)校辦公室 適用范圍：各分校綜合辦公室職員（主管、文員） 基本要求：1品行端正，有親和力，注重個人儀表，在工作崗位上要儀表整潔，儀容端莊，儀態(tài)大方。工作時間要精神飽滿,精力集中，在客戶面前，注意自己的坐、立、行走姿勢。 2具有良好的人際關(guān)系處理能力、綜合協(xié)調(diào)能力、組織及公關(guān)能力；有較強(qiáng)的分析、解決問題能力，思路清晰，思維縝密，心細(xì)，責(zé)任心強(qiáng)，能獨(dú)立完成學(xué)校交付的

2、各項(xiàng)工作任務(wù)，并能承受較大的工作壓力。3. 工作細(xì)致認(rèn)真，愛崗敬業(yè)、忠誠負(fù)責(zé)，工作態(tài)度積極樂觀；要熱情主動地接待客戶,微笑問候,敬語當(dāng)先,尊重客戶的意愿，對客戶不得漫不經(jīng)心，愛搭不理,顯出無所謂的樣子，尤其是對一些有特殊要求的客戶,不得有不耐煩的表示。在同時接待數(shù)位客戶時，應(yīng)按先后次序一一受理，同時向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不亂,有條有理。要講究職業(yè)道德，注重信譽(yù)，確保質(zhì)量，按規(guī)定收費(fèi),代客保密。前臺辦公既是服務(wù)的場所，又是接待客戶的地方，一定要做到環(huán)境衛(wèi)生整潔，整體布置井然有序，使客戶有舒適、方便、信賴感。 4.辦事認(rèn)真、講究效率,對工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。承辦文檔管理、接

3、聽電話、接待咨詢、收費(fèi)開票、學(xué)生管理等項(xiàng)業(yè)務(wù)時,要做到準(zhǔn)確、快捷、細(xì)心、周到，杜絕差錯?？蛻羧绻麑W(xué)校服務(wù)有不滿時,文員應(yīng)做耐心解釋，不應(yīng)置之不理。解釋時說話態(tài)度要謙和,語氣要委婉，是要耐心申述事情的原委，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)化為與客戶一比高下的爭辯。5熟練使用office辦公軟件及自動化設(shè)備。 6了解本校的發(fā)展歷程、基本構(gòu)架、核心優(yōu)勢及各位老師的特點(diǎn)、優(yōu)勢，熟悉課程設(shè)置、班級安排、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、新生入學(xué)流程、退費(fèi)制度等相關(guān)的制度與規(guī)定,做一名專業(yè)、稱職的課程顧問.崗位職責(zé)及工作說明:一、負(fù)責(zé)本工作區(qū)域，辦公室、教室及校門前的清潔衛(wèi)生。1、 每天準(zhǔn)時上班，開窗通風(fēng)，將本人工作區(qū)域，辦公室、教室及校門前整理清潔、

4、整齊(本人工作區(qū)域時刻保持良好的衛(wèi)生環(huán)境）、要求明亮整潔、一塵不染；家具擺放整齊；辦公桌無文件累積，文件整齊規(guī)范； 經(jīng)常維護(hù)教室及廁所的衛(wèi)生情況,及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過夜.每天下班前清理本人工作區(qū)域一次。2、每堂課后,協(xié)助老師將靜物及其他物品，擺放整齊，將所有東西歸位擺放好，（如：襯布、靜物、畫板、畫架、范本、凳子等等）。二、考勤記錄（老師、學(xué)生）按照學(xué)?？记谝?guī)章制度要求,當(dāng)天的考勤當(dāng)天處理，做好每周小結(jié)，統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)部做帳,留底。認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)事求是，不徇私情,保證考勤準(zhǔn)確、真實(shí)、有效。因事、因病請假前，需做好考勤交接班工作。老師：1、每日做好老師的考勤工作,每月月底

5、將老師考勤統(tǒng)計并輸入電腦，注明全勤和缺勤次數(shù)，并詳細(xì)注明缺勤的原因(如:遲到、早退、病假、事假、曠工等等）、注明各班主教、協(xié)教老師姓名。學(xué)生:2、每日做好學(xué)生的考勤工作（在考勤前把本周請假的學(xué)生名字先登記在考勤表中，并注明原因)，在上課30分鐘內(nèi)提醒各班老師進(jìn)行考勤，并統(tǒng)計每位學(xué)生的出勤和缺勤,并且注明相應(yīng)的原因，學(xué)生兩次未來上課，要提醒老師或自己直接打電話與家長聯(lián)系，并注明未來上課的原因，在每月月底將學(xué)生的考勤記錄輸入電腦。三、會議記錄要求準(zhǔn)備充分，安排周全，接待周到，組織完善 .學(xué)校重要會議：1、會議議程的擬定.2、 確定與會人員.3、會議通知起草和發(fā)送。4、會議文件的準(zhǔn)備.5、會議場所的

6、確認(rèn)及會場布置.6、會議簽到及記錄。7、與會人員的接待工作。 日常工作會議：1、 檢查會場環(huán)境是否干凈整潔。 2、 檢查會議通知是否到位。 3、 檢查會議文件準(zhǔn)備是否齊備。 負(fù)責(zé)有關(guān)會議的準(zhǔn)備工作并做好記錄;并且及時完成會議中各時間段的工作安排，整理會議紀(jì)要。四、材料入庫存及出庫(繪畫用品、教材、教學(xué)碟等）1、 每次學(xué)校新購買的材料、教材、教學(xué)碟等等，要及時入庫并詳細(xì)記錄時間、品名、規(guī)格、數(shù)量.2、 每日學(xué)生購買的繪畫材料或教材，需詳細(xì)的記錄下來，如未交完材料費(fèi)的需在下次上課時落實(shí)到位,并記錄下來。3、 老師每日期領(lǐng)用的材料需詳細(xì)記載(并注明材料用途）。4、 每期獎品發(fā)放都有詳細(xì)的記錄，并把每

7、個班學(xué)生獲獎名次及獎品名稱存檔，獎品發(fā)放時間截止后，要及時的提醒各班主任老師把多余的獎品歸還學(xué)校（要清點(diǎn)核對）。5、 每月月底最后一個星期，配合出納、總倉庫進(jìn)行存貨盤點(diǎn),并制定出一份詳細(xì)的清單和報表(如上月庫存量、出售量、老師領(lǐng)用數(shù)量等）。五、負(fù)責(zé)學(xué)校資料的打印、復(fù)?。ó?dāng)日工作，當(dāng)日完成）、管理文件，整理內(nèi)部資料，并建立詳細(xì)的檔案。要求：1、流程齊全;2、分類合理；3、處理及時；4、管理規(guī)范。1、對所有文件先進(jìn)行識別，并分類登記,再分別辦理。 2、外來文件:按順序編號,及時送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。內(nèi)部文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于校長看閱. 3、外來公函、通知及文字資料：及

8、時送交校長閱示,根據(jù)校長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。內(nèi)部通知、報告：及時送交校長閱示，根據(jù)校長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi))。4、學(xué)校各部門(單位）送交校長簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時傳遞辦理。 5、重要的和緊急的文件,須提醒校長。每天將送交校長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。  6、根據(jù)文件積累的情況，對所有的文件分類裝訂，及時進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。 7、 特長班、合作學(xué)校學(xué)生的聯(lián)系電話的整理，要按班級整理、存檔.8、 負(fù)責(zé)學(xué)校書籍的分類,做出詳細(xì)的編號和管理.老師及學(xué)生借用、歸還教材和教學(xué)課時都需要詳細(xì)的登記

9、，并歸位放好，(在一定時間內(nèi)還未將教材和教學(xué)碟歸還的， 辦公室督促歸還)。9、 學(xué)校原始資料的存檔：A、每次學(xué)校組織的活動相片（錄像）、外出寫生相片(錄像）及教學(xué)相片（錄像）等等資料的存檔(分類存檔)B、學(xué)校所有打印的資料，辦公室都要留一份存底,并按資料類型存檔C、學(xué)校所有書寫（打印資料的原件)資料或文件，辦公室都要保留并存檔。10、新生報名表填寫完畢后，需進(jìn)行檢查，看是否詳細(xì)登記，如學(xué)生的試課情況（提醒主教老師詳細(xì)填寫新生的試課情況)、指導(dǎo)老師、安排在哪個班級、是否交費(fèi)等等，并將交完費(fèi)用的學(xué)生報名表按班次存檔編號，并及時把新生聯(lián)系電話輸入電腦和填寫到學(xué)生花名冊上。附:具體見新生報名入學(xué)流程六

10、、負(fù)責(zé)學(xué)生管理工作.幼兒園意見評價表各其他的資料,并將老師的教案和范畫整理好與收集好。1、 每周將各幼兒園的考勤記錄輸入電腦，各幼兒園的意見評價表及幼兒優(yōu)秀作業(yè)的整理及存檔。2、 把幼兒園、特長班的學(xué)生各項(xiàng)獲獎情況和學(xué)生的積分情況整理好,并存檔.3、 老師的教案及范畫出入要有詳細(xì)的記錄.A、 定期的提醒老師將范畫入庫,并且把新范畫按類型進(jìn)行編號再存檔。B、 教案及范畫借出時要詳細(xì)記錄(借出入的姓名、時間、名稱、編號、歸還時間），在規(guī)定時間內(nèi)未把教案及范畫交上來，辦公室要及時提醒。及時登記工作日志，做好學(xué)生、家長基本信息的收集、文件歸檔、保管整理工作，對文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé).熟悉學(xué)生及家長情況，

11、能有效地與學(xué)生、家長溝通，能及時、準(zhǔn)確的處理各種突發(fā)事件。 熟悉各班級、各任課老師的教學(xué)情況，保證及時有效地與各老師進(jìn)行溝通，合理安排學(xué)生排班、調(diào)班、上課、調(diào)課的工作。七、負(fù)責(zé)管理辦公室的電腦和電話,并做出詳細(xì)的電話記錄。1、電話管理：A、學(xué)校工作人員因工作需要可使用電話,超過出三分鐘須記錄，不能用學(xué)校的電話打私人電話.（每日的報名電話和其他重要電話，需當(dāng)日記錄下來）B、電話鈴響在三聲內(nèi)須接聽，標(biāo)準(zhǔn)用語：“您好!黃紅藍(lán)美術(shù)學(xué)校。再見”.在接聽電話中態(tài)度須親切、誠懇、耐心，接聽電話做留言記錄、訊息處理，記錄、反饋信息的上傳下達(dá)，有急事須與主管領(lǐng)導(dǎo)及時取得聯(lián)系。 2、電腦管理:A、愛護(hù)電腦，每日將

12、電腦清理一次，保持整潔、干凈。B、負(fù)責(zé)學(xué)校文件的打印和復(fù)印、學(xué)校工作人員因工作需要可使用電腦，電腦不得玩游戲、上QQ等,在上班時間中不得聽歌.八、接待工作要求:1、彬彬有禮，熱情接待，笑臉相迎，茶水相待.2、詢問來賓情況：來訪目的，有無預(yù)約及身份情況等. 3、熟悉學(xué)校的教學(xué)管理各項(xiàng)工作及學(xué)生開班情況,做好客戶服務(wù)，解答客戶咨詢，在不影響工作的情況下，帶客戶到其要求的地點(diǎn).對客戶詢問不知的內(nèi)容，主動幫助咨詢相關(guān)的其它工作人員,直到問題解決 ,特殊情況及時向校長請示。 4、與家長、外單位客人等做到良好的溝通，不得以任何理由與家長、外單位客人發(fā)生爭執(zhí)，有矛盾必須及時解決。九、安全要求：保密要求：恪守

13、保密原則，增加保密觀念，嚴(yán)格按工作程序辦事，不散布、傳播在工作中接觸的公司資料、決策等屬保密和事項(xiàng)。學(xué)生安全：根據(jù)黃紅藍(lán)美術(shù)學(xué)校安全管理制度的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。對學(xué)生要有愛心，多關(guān)注學(xué)生，了解學(xué)生,在課間休息或下課回家時，要重點(diǎn)注意學(xué)生回家時是否有家長接。積極配合任教老師學(xué)生的安全管理工作。學(xué)校財產(chǎn)安全：A、經(jīng)常檢查水、電、辦公用品使用情況是否正常，發(fā)現(xiàn)損壞或異常情況立即內(nèi)上報;下班及時關(guān)閉電源、關(guān)閉門、窗等，杜絕安全隱患。B、愛護(hù)學(xué)校的公共財產(chǎn),不得私自將公物帶走。C、管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率, 本著開源節(jié)流的原則督促改進(jìn)用水、用電浪費(fèi)現(xiàn)象,提倡節(jié)儉。十、收費(fèi)開票的工作規(guī)定：1、熟悉學(xué)校有關(guān)學(xué)生收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，做好集中收費(fèi)和日常學(xué)生收費(fèi)工作。2、嚴(yán)格執(zhí)行先收費(fèi)后開票的工作流程，檢查現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)是否漏單、錯單、多收或少收，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行更正處理同時上報領(lǐng)導(dǎo)。3、及時將現(xiàn)金及票據(jù)上交出納，并且配合出納認(rèn)真核對無誤后方可交接。4、嚴(yán)格按照退費(fèi)流程辦理學(xué)生的退費(fèi)工作,協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。十一、