HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫

1、HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫概述（1）  建立體系的過(guò)程就是結(jié)合企業(yè)性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)具體化為企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理體系文件的過(guò)程。健康、安全與環(huán)境管理體系，是個(gè)文件化的體系，按標(biāo)準(zhǔn)要求建立的體系文件是企業(yè)實(shí)施健康、安全與環(huán)境管理的規(guī)范。    1HSE管理體系文件的結(jié)構(gòu)    參照ISO10013質(zhì)量手冊(cè)編制指南附錄A的描述和體系設(shè)計(jì)方案中文件層次的開發(fā)，HSE管理體系可分為三個(gè)層次，即：    （1）管理手冊(cè)（A層文件）；   &

2、#160;（2）程序文件（B層文件）；    （3）支持性文件（C層文件）；    建議企業(yè)可以與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現(xiàn)行管理體系，作為HSE管理體系的基礎(chǔ)?？梢栽诠芾眢w系文件方面實(shí)行HSE與質(zhì)量和（或）環(huán)境的一體化。這樣做可使質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復(fù)，便于實(shí)施管理。但是鑒于目前大多數(shù)企業(yè)落后的健康、安全與環(huán)境管理的現(xiàn)狀，同時(shí)為了加強(qiáng)健康、安全與環(huán)境意識(shí)，突出 重點(diǎn)，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業(yè)編制獨(dú)立的HSE體系文件。 

3、   2編寫體系文件的原則    寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達(dá)到所寫即所做。    3編寫體系文件的基本要求    1）系統(tǒng)性    （1）企業(yè)應(yīng)對(duì)其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)條理地制定各項(xiàng)方針和程序；    （2）所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊(cè)；

4、    （3）各層次文件應(yīng)涉及HSE管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分；    （4）各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。    2）法規(guī)性    （1）體系文件應(yīng)在總體上遵循SY/T6276-1997標(biāo)準(zhǔn)，以及國(guó)家或上級(jí)有關(guān)法規(guī)要求；    （2）文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行；    （3）文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。  &#

5、160; 3）協(xié)調(diào)性    （1）體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；    （2）體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)。    （3）體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。    4）見證性    （1）體系文件作為客觀證據(jù)（適用性證據(jù)和有效性證據(jù)）管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)本組織HSE管理體系的運(yùn)行情況；    （2）對(duì)于審核來(lái)講，HS

6、E管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)。    5）惟一性    危險(xiǎn)因素、環(huán)境因素已被識(shí)別；    有關(guān)活動(dòng)的程序已被確定并得到批準(zhǔn)；    有關(guān)活動(dòng)處于全面的監(jiān)督檢查之中；    程序處于更改控制之中；    對(duì)一個(gè)企業(yè)，其HSE體系文件是惟一的理解；    通過(guò)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)惟一的理解

7、；    決不允許針對(duì)同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時(shí)使用。    6）適用性    體系文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)活動(dòng)的具體性質(zhì)采取不同的形式；    任何體系文件都應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和企業(yè)的實(shí)際；    所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹；    體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)。   

8、0;4體系文件編寫的方式    1）自上而下依次展開方式（本文采用的方式）    按承諾、方針目標(biāo)、管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對(duì)文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時(shí)間較長(zhǎng)，且必然伴隨著反復(fù)修改。    2）自下而上的編寫方式    按基礎(chǔ)文件、程序文件、管理手冊(cè)的順序編寫，這適用于原管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)，但如無(wú)總體設(shè)計(jì)方案指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。   &

9、#160;3）從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式    先編寫程序文件，再開始手冊(cè)和基礎(chǔ)性文件的編寫，實(shí)質(zhì)是從分析活動(dòng)，確定活動(dòng)程序開始，有利于標(biāo)準(zhǔn)的要求與企業(yè)實(shí)際緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時(shí)間。HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫HSE管理手冊(cè)編寫（2）  HSE管理手冊(cè)是對(duì)企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對(duì)HSE管理體系的建立與運(yùn)行的有特殊意義，是HSE管理體系中的A層文件。    管理手冊(cè)在深度和廣度上可以不同，取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際

10、需要。對(duì)于中、小型企業(yè)，可以把管理手冊(cè)和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理手冊(cè)、程序文件分開。    1HSE管理手冊(cè)編寫要求    （1）手冊(cè)是政策性文件，應(yīng)寫清楚承諾、方針和目標(biāo)；    （2）手冊(cè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性；    （3）手冊(cè)力求簡(jiǎn)明，把主要控制環(huán)節(jié)描述清楚即可，不必寫得太冗長(zhǎng)。    2編制HSE管理手冊(cè)的目的（但不僅于此） &

11、#160;  （1）描述的企業(yè)的承諾、方針和目標(biāo)、程序和要求，展示企業(yè)HSE管理體系重點(diǎn)解決的問(wèn)題；    （2）總體描述和實(shí)施有效的HSE管理體系；    （3）向企業(yè)各級(jí)管理者展示企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理的總框架；    （4）明確各部門的職責(zé)與相互關(guān)系；    （5）HSE管理體系情況改變時(shí)，保證體系及要求的連續(xù)性；    （6）向各級(jí)管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑

12、；    （7）按HSE管理體系的要求和相應(yīng)方法培訓(xùn)人員；    （8）為審核HSE管理體系提供文件依據(jù)；    （9）提供改進(jìn)的常規(guī)控制，促進(jìn)管理活動(dòng)；    （10）對(duì)外介紹HSE管理體系；    （11）證明其自身HSE管理體系符合合同中的相關(guān)規(guī)定。    3HSE管理手冊(cè)編寫前的主要準(zhǔn)備工作    （1）確定承

13、諾、方針和目標(biāo)；    （2）確定管理手冊(cè)結(jié)構(gòu)；    （3）職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定；    （4）資料收集與分析；    （5）落實(shí)手冊(cè)編寫的工作組織；    （6）制定編寫手冊(cè)的工作計(jì)劃。    4資料的收集與分析    1）需要收集的主要資料    （1）企業(yè)機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀；

14、    （2）各部門職責(zé)和權(quán)限現(xiàn)狀（各部門確認(rèn)的）；    （3）各部門需要解決的工作接口問(wèn)題和其他問(wèn)題；    （4）現(xiàn)有的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及呼部門執(zhí)行情況的說(shuō)明；    （5）現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有關(guān)部門的執(zhí)行情況的說(shuō)明。    2）資料分析    （1）評(píng)價(jià)現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單；   

15、; （2）評(píng)價(jià)工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、了解、解決的工作接口問(wèn)題的清單；    （3）評(píng)價(jià)現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。    5職能的完善和職責(zé)、權(quán)限的確定    （1）現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限的調(diào)查；    （2）列出需要調(diào)整或補(bǔ)充的職責(zé)和權(quán)限的清單；    （3）提出調(diào)整或補(bǔ)充職責(zé)和權(quán)限的議案；    （4）有

16、關(guān)部門討論，提出修改意見；    （5）由企業(yè)最高管理層研究決定；    （6）發(fā)布有關(guān)明確職責(zé)和權(quán)限的文件。    6落實(shí)手冊(cè)編寫的組織工作    （1）最高領(lǐng)導(dǎo)層有效介入，以便解決重大問(wèn)題及跨部門的問(wèn)題；    （2）各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加手冊(cè)的討論和審查，以便了解對(duì)本職工作的要求；    （3）應(yīng)有一個(gè)熟悉標(biāo)準(zhǔn)、熟悉企業(yè)實(shí)際、責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的統(tǒng)稿人。

17、60;   7HSE管理手冊(cè)的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容    （1）內(nèi)封面：    企業(yè)名稱；    企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)；    手冊(cè)標(biāo)題；    符合標(biāo)準(zhǔn)的版次；    手冊(cè)的發(fā)行版本、手冊(cè)編碼、手冊(cè)發(fā)放控制號(hào)。    （2）批準(zhǔn)頁(yè)：是最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施的命令，含最高管理者簽字、批準(zhǔn)發(fā)布日期和實(shí)施日期，

18、聲明手冊(cè)是HSE管理體系的綱領(lǐng)性和證實(shí)性文件，是全體員工必須遵守的法則。    （3）范圍和應(yīng)用領(lǐng)域：應(yīng)清楚表明手冊(cè)和體系文件的適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。包括組織行政范圍、地理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。    （4）目錄：應(yīng)列出手冊(cè)各章、節(jié)的題目和頁(yè)碼，包括章、節(jié)、主要附錄等。    （5）企業(yè)的概況：至少應(yīng)涉及單位的名稱、地址及通訊方法。也可包括如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、地理位置、主要背景、歷史和規(guī)模等。    （6）手冊(cè)說(shuō)明，涉及手冊(cè)本身的信息應(yīng)包括： 

19、;   現(xiàn)在發(fā)布或有效版本的編號(hào)，發(fā)布日期或有效期及相應(yīng)內(nèi)容；    簡(jiǎn)述手冊(cè)的確認(rèn)和保持，明確內(nèi)容的審核人和審核周期，更改和批準(zhǔn)手冊(cè)的授權(quán)人，可包括修訂版的審定方法    簡(jiǎn)述標(biāo)識(shí)、分發(fā)和控制程序，是內(nèi)部使用，還是可以對(duì)外，是否含有機(jī)密內(nèi)容；    負(fù)責(zé)手冊(cè)實(shí)施人員的批準(zhǔn)簽字。    （7）術(shù)語(yǔ)和定義：手冊(cè)應(yīng)盡量使用公用術(shù)語(yǔ)和定義，但需要時(shí)可根據(jù)本企業(yè)實(shí)際規(guī)定不同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語(yǔ)規(guī)定特定含義；

20、60;   （8）承諾：明確提出企業(yè)的承諾，明確承諾的提出、評(píng)價(jià)、審定與監(jiān)督程序。    （9）方針和目標(biāo)：明確提出企業(yè)的方針和目標(biāo)，方針目標(biāo)由最高管理者組織制定，并簽名批準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行。明確方針和目標(biāo)的策劃、提出、評(píng)價(jià)、發(fā)布、實(shí)施與考核評(píng)審。    （10）組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限：明確本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置（可給出企業(yè)機(jī)構(gòu)圖）、各職能部門職責(zé)權(quán)限（可給出職責(zé)分配圖）、隸屬工作關(guān)系。    （11）HSE管理體系要素描述：是對(duì)HSE管理體系七大要素和涉及的

21、形成文件的HSE管理體系管理程序的簡(jiǎn)要描述，包括程序的適用范圍和內(nèi)容，該程序的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)與任務(wù)，對(duì)該程序的控制及要求等。同時(shí)為程序文件提供了查詢途徑，即要附上相關(guān)程序文件編號(hào)和名稱。    （12）支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊(cè)的資料，包括程序文件一覽表，作業(yè)文件一覽表，HSE記錄一覽表和手冊(cè)更改記錄表，HSE管理方案清單，重要危險(xiǎn)，危害與環(huán)境因素清單，在用法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)目錄等。    8手冊(cè)的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制    （1）手冊(cè)發(fā)布前，手冊(cè)編寫責(zé)任人應(yīng)對(duì)

22、手冊(cè)的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查；各部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，以確認(rèn)手冊(cè)中規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限、接口方式和活動(dòng)原則；由最高管理者對(duì)其進(jìn)行最終的審查，以保證清晰、準(zhǔn)確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也可請(qǐng)預(yù)定使用者對(duì)手冊(cè)的可行性進(jìn)行評(píng)定和評(píng)論。然后批準(zhǔn)發(fā)行，并在所有文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記。    （2）經(jīng)批準(zhǔn)的手冊(cè)內(nèi)容發(fā)放的辦法應(yīng)保證所有使用者都能適當(dāng)使用，按序列號(hào)為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門應(yīng)保證企業(yè)每個(gè)使用者熟悉手冊(cè)中與其有關(guān)的內(nèi)容。    （3）應(yīng)規(guī)定手冊(cè)編制、控制和更改的辦法。  

23、0; （4）文件發(fā)行和更改控制對(duì)確保手冊(cè)內(nèi)容嚴(yán)格經(jīng)過(guò)審批是至關(guān)重要的。HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫HSE程序文件編寫（3） 按GB/T6583（ISO8402）將程序定義為：“為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定和途徑”。就是為了完成HSE管理體系要素所規(guī)定的方法。在書面或文件化的程序中，通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地以及如何做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件；如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄。其內(nèi)容是描述實(shí)施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動(dòng)，是HSE管理體系文件結(jié)構(gòu)中的B層文件。    1程序文件的作用和要求 

24、0;  （1）程序文件是對(duì)那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動(dòng)進(jìn)行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊(cè)的支持性文件。    （2）每一個(gè)程序文件都應(yīng)包含HSE管理體系中的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的內(nèi)容，可能是標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)要素，或要素中的一個(gè)部門，或是幾個(gè)要素相關(guān)要求的一組活動(dòng)等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由企業(yè)自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定。    （3）程序文件的有效實(shí)施才能體現(xiàn)HSE管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實(shí)際情況。程序文件展開的深

25、度和廣度，取決于企業(yè)任務(wù)的復(fù)雜性，采用的工作方法、活動(dòng)內(nèi)容和對(duì)執(zhí)行活動(dòng)人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達(dá)到的程序。    （4）程序文件實(shí)質(zhì)是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，是法規(guī)性文件，要強(qiáng)制執(zhí)行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。    2程序文件編寫的5W1H原則    （1）What（做什么）；    （2）Who（誰(shuí)做，誰(shuí)檢查評(píng)價(jià)）；    （3）Where（在哪里做）；  

26、;  （4）When（什么時(shí)候做）；    （5）Why（為什么做）；    （6）How（怎么做，依據(jù)什么，用什么方法）。    3程序文件編寫前的準(zhǔn)備    （1）編制程序文件明細(xì)表；    （2）現(xiàn)行文件的收集與分析；    （3）編制體系文件編寫大綱；    （4）職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定

27、；    （5）落實(shí)程序文件編寫的工作組織。    4對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析    收集企業(yè)現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”性質(zhì)，但也都有其不足之處，應(yīng)該以HSE管理體系有效運(yùn)行為前提，以程序文件的要求為尺度，對(duì)這些文件進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用，刪除無(wú)關(guān)，按程序文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫。    企業(yè)如果已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)該使HSE管理體系與這兩個(gè)體系充

28、分融合，特別是培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等，其管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。    5落實(shí)企業(yè)程序文件編寫的工作組織    建立工作組織（HSE體系辦公室）應(yīng)考慮的問(wèn)題：    （1）最高領(lǐng)導(dǎo)層的有效介入，以便解決文件審核中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題及跨部門的問(wèn)題；    （2）應(yīng)有一個(gè)熟悉標(biāo)準(zhǔn)，熟悉各部門實(shí)際工作的，責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的初審班子；  

29、60; （3）應(yīng)有人統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)稿。    6編制程序文件明細(xì)表    根據(jù)企業(yè)的HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案，按體系要素逐級(jí)展開，制定程序文件明細(xì)表，明確程序主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)。對(duì)照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的程序文件，制定計(jì)劃逐步完成。一個(gè)企業(yè)程序文件的多少，每個(gè)程序的詳略、篇幅和內(nèi)容都沒有定論，但在能夠控制的前提下，程序文件個(gè)數(shù)和每一個(gè)篇幅越少越好；每一個(gè)程序之間，要有必要的銜接，但要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復(fù)。    7編制體

30、系文件編寫大綱    根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案和程序文件明細(xì)表，編制體系文件編寫大綱，大綱中要明確以下內(nèi)容：    （1）編寫工作的組織部門（如HSE體系辦公室）。    （2）針對(duì)每一個(gè)程序文件提出文件編寫控制要點(diǎn)。    （3）明確每個(gè)程序文件編寫部門、責(zé)任人員和進(jìn)度要求。    （4）明確程序文件草稿的審核修改程序：    本部門領(lǐng)導(dǎo)組織在本部門

31、內(nèi)部的審核修改；    征求程序中所涉及部門的意見；    編寫工作的組織部門（HSE體系辦公室）審核修改；    高層領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審核修改；    各部門領(lǐng)導(dǎo)和專家對(duì)每一個(gè)文件進(jìn)行討論修改；    上述過(guò)程中一個(gè)需多次反復(fù)的過(guò)程。    例3程序文件編寫任務(wù)分配表    序號(hào)程序文件編寫部門負(fù)責(zé)人完成初稿二稿三稿1承諾管

32、理程序     2方針和目標(biāo)管理程序     3組織機(jī)構(gòu)與員工職責(zé)管理程序     4資源配置管理程序     5能力評(píng)價(jià)管理程序     6培訓(xùn)管理程序     7承包方評(píng)定與監(jiān)控管理程序     8合同管理程序   

33、  9采購(gòu)管理程序     10體系文件控制程序     11技術(shù)文件和資料控制程序     12記錄控制程序     13HSE信息管理程序     14風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與管理程序     15設(shè)施完整性管理程序     16設(shè)備管理程

34、序     17生產(chǎn)過(guò)程控制程序（多個(gè)）     18安全管理程序     19環(huán)境管理程序     20健康管理程序     21變更管理程序     22應(yīng)急管理程序     23項(xiàng)目策劃管理程序    &

35、#160;24HSE監(jiān)測(cè)管理程序     25糾正和預(yù)防措施管理程序     26內(nèi)部審核管理程序     27管理評(píng)審程序          8程序文件內(nèi)容和格式    （1）文件編號(hào)和標(biāo)題：程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便于識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說(shuō)明開展的活動(dòng)及其特點(diǎn)。    （

36、2）目的和適應(yīng)范圍：一般簡(jiǎn)單說(shuō)明開展這項(xiàng)活動(dòng)的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導(dǎo)語(yǔ)：    為了制定本程序    本程序規(guī)定了    本程序適用于    （3）術(shù)語(yǔ)：指本程序中涉及到的并需說(shuō)明的術(shù)語(yǔ)和名詞。    （4）職責(zé)：指明實(shí)施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。    （5）程序內(nèi)容：列出開展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫順序，明確

37、輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)因素由誰(shuí)干，什么時(shí)間干，什么場(chǎng)（地點(diǎn)）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達(dá)到的要求；需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。    （6）相關(guān)程序、文件和記錄：指出需引用的或與本程序相關(guān)的程序、文件和記錄。    （7）報(bào)告和記錄格式。    確定使用該程序所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告的格式，記錄的保存部門和期限，寫明記錄的編號(hào)和名稱。   &#

38、160;程序文件應(yīng)得到本活動(dòng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及相關(guān)方對(duì)接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過(guò)審批后實(shí)施。    9程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制    （1）程序文件發(fā)布前：    統(tǒng)稿人應(yīng)對(duì)程序文件的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查；    各部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽以確認(rèn)程序文件中的職責(zé)、權(quán)限、接口方式和活動(dòng)原則；    由最高管理者進(jìn)行最終審查、批準(zhǔn)發(fā)行；    在所有

39、文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記，加蓋“受控文件”標(biāo)識(shí)。    （2）經(jīng)批準(zhǔn)的程序文件的發(fā)放辦法應(yīng)保證所有使用者都能適應(yīng)使用，按序號(hào)為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門應(yīng)保證企業(yè)內(nèi)每一個(gè)使用者熟悉程序文件中與其有關(guān)的內(nèi)容；    例4某石油公司體系文件控制程序    1 范圍    為了確保各生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。    本程序規(guī)定了體系文件的編制、發(fā)放、更改與修

40、訂版的控制辦法和要求。    本程序適用于*石油公司，HSE體系文件控制。    2 術(shù)語(yǔ)    本程序采用SY/T6276-1997規(guī)定的術(shù)語(yǔ)。    3 職責(zé)    3.1 HSE辦公室是本程序的歸口管理部門，負(fù)責(zé)管理手冊(cè)和程序文件的控制管理。    3.2 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)HSE支持性文件的控制管理。    4 程

41、序內(nèi)容    4.1 體系文件的控制范圍    4.1.1 體系文件的分級(jí)管理：    a）管理局體系文件按本程序進(jìn)行控制；    b）各二級(jí)單位負(fù)責(zé)各自HSE體系文件的控制管理。    4.1.2 體系文件的層次和控制。    a）體系文件分為三個(gè)層次：    （1）HSE管理手冊(cè)；   

42、; （2）程序文件；    （3）支持性文件。    b）體系文件的控制：    （1）體系文件分為受控文件和非受控文件，分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章。    （2）HSE管理手冊(cè)，用于對(duì)外聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)，加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理。管理局內(nèi)部使用時(shí)，加蓋“受控文件”印單間，列入受控范圍。    （3）程序文件和作業(yè)文件，必須加蓋“受控文件”印章。  

43、;  （4）體系文件持有者應(yīng)妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。不準(zhǔn)以任何方式向外單位提供或交流。    4.2 體系文件的編制    4.2.1 HSE管理手冊(cè)由HSE辦公室編寫。    4.2.2 程序文件、支持性文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門編寫。    4.3 體系文件的審批    4.3.1 HSE管理手冊(cè)、程序文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門會(huì)審。報(bào)管理者代表審查。HSE

44、委員會(huì)審核通過(guò)后，管理局局長(zhǎng)簽發(fā)公布。    4.3.2 支持性文件由編寫部門負(fù)責(zé)人審查，HSE辦公室審核，部門正職或主管副局長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。    4.4 體系文件的發(fā)放    4.4.1 HSE管理手冊(cè)和程序文件的發(fā)放，由HSE辦公室統(tǒng)一管理。支持性文件的發(fā)放由有關(guān)部門管理，HSE辦公室備案。    a）對(duì)體系文件加蓋“受控文件”、“非受控文件”控制號(hào)標(biāo)識(shí)；    b）負(fù)責(zé)編制“體系文件發(fā)放定額表

45、”；    c）實(shí)施更改；    d）負(fù)責(zé)作廢文件統(tǒng)一回收、銷毀。    4.4.2 HSE管理手冊(cè)、程序文件（合訂本）的發(fā)放，由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。    4.4.3 程序文件（單行本）的發(fā)放，由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。    4.4.4 支持性文件的發(fā)放，由有關(guān)部門按審定的定額發(fā)放。    4.5 體系文件的更改和修訂版 

46、60;  4.5.1 HSE管理手冊(cè)和程序文件的修改，由HSE辦公室組織有關(guān)部門對(duì)更改建議進(jìn)行評(píng)審、報(bào)管理者代表審核，經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。    4.5.2 支持性文件的更改，由主管部門提出更改意見，HSE辦公室審核，經(jīng)部門正職或主管副局長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。    4.5.3 體系文件的修訂版    a）當(dāng)管理局發(fā)生重大變更或文件更改多次，體系文件需要修訂版時(shí)應(yīng)有修訂版標(biāo)識(shí)，第一版為A，第二版B，依次變更標(biāo)識(shí)；    b）過(guò)

47、期、修訂版作廢的文件，均由文件發(fā)放部門統(tǒng)一收回登記，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。保留的作廢文件應(yīng)加蓋“保留資料”標(biāo)記。    5 相關(guān)程序、文件和記錄    5.1 相關(guān)程序    5.2 相關(guān)文件    5.3 記錄HSE體系文件的結(jié)構(gòu)與編寫HSE管理作業(yè)文件編寫（4）  1作業(yè)文件的作用和要求    （1）作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件，能在程序文件

48、中交待清楚的活動(dòng)，就不再編制作業(yè)文件；    （2）作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對(duì)應(yīng)，是對(duì)程序文件中整個(gè)程序或某些條款進(jìn)行補(bǔ)充、細(xì)化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件；    （3）國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。    （4）在作業(yè)文件中通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄，即5W1H原則。    （5）作業(yè)文件

49、的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動(dòng)。    2對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析    企業(yè)現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定辦法等文件，很多具有管理作業(yè)相同的功能，但也都有其不足之處，應(yīng)該以HSE管理體系有效運(yùn)行為前提，以管理作業(yè)文件的要求為尺度，對(duì)這些文件再進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用，刪除無(wú)關(guān)，按管理作業(yè)文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫。    3編制作業(yè)文件明細(xì)表    根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案，按體系要素逐級(jí)展開，以及程序文件

50、的制定，制定作業(yè)文件明細(xì)表，明確部門的職責(zé)，對(duì)照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的管理作業(yè)文件，制定計(jì)劃在程序文件編制時(shí)或編制后逐步完成。由于各企業(yè)的規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實(shí)際不盡相同，則運(yùn)行控制程序的多少、內(nèi)容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。    4管理作業(yè)文件內(nèi)容和格式    （1）文件編號(hào)和標(biāo)題：編號(hào)可以根據(jù)活動(dòng)的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便于識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說(shuō)明開展的活動(dòng)及其特點(diǎn)。    （2）目的和

51、適用范圍：一般簡(jiǎn)單說(shuō)明開展這項(xiàng)活動(dòng)的目的和所涉及的范圍。    （3）職責(zé)：指明實(shí)施文件部門，職責(zé)、權(quán)限，接口及相互關(guān)系。    （4）管理內(nèi)容：是作業(yè)文件的核心部分。應(yīng)更出開展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容，明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施，明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)由誰(shuí)干、什么時(shí)間干、什么場(chǎng)合（地點(diǎn)）干、干什么、怎么干、如何控制，以及所要達(dá)到要求，需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容，出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。    （5）更改：指明

52、文件更改時(shí)所遵循的規(guī)定，如程序文件的更改影響該作業(yè)文件時(shí)應(yīng)一起組織更改。    （6）相關(guān)程序、文件記錄，指需用引用的或本作業(yè)文件相關(guān)的程序、文件和記錄。    （7）報(bào)告和記錄格式：確定使用該作業(yè)文件時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告格式，記錄的保存部門和期限，寫明表格的編號(hào)和名稱。    管理作業(yè)文件必需操作性強(qiáng)，并得到本活動(dòng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及有關(guān)部門對(duì)接口關(guān)系認(rèn)可，經(jīng)過(guò)審批后實(shí)施。    例5特種設(shè)備安全管理規(guī)定 

53、0;  1 范圍    為加強(qiáng)特種設(shè)備安全管理，根據(jù)原勞動(dòng)部起重機(jī)械安全監(jiān)察規(guī)定、廠內(nèi)機(jī)動(dòng)車輛安全管理規(guī)定和01/HSE5.9安全管理控制程序，制定本規(guī)定。    本規(guī)定適用于管理局各類在用起重機(jī)械、電梯、廠內(nèi)機(jī)動(dòng)車輛（以下簡(jiǎn)稱特種設(shè)備）的購(gòu)置、安裝、修理、改造、使用、檢驗(yàn)、監(jiān)督檢查和管理。    2 職責(zé)    安全環(huán)保與技術(shù)監(jiān)督處是本規(guī)定的歸口管理部門。    3 管理內(nèi)容

54、    3.1 購(gòu)置    3.1.1 特種設(shè)備使用單位必須購(gòu)置有省級(jí)以上勞動(dòng)安全主管部門頒發(fā)的安全技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)合格證書的產(chǎn)品。    3.1.2 特種設(shè)備的購(gòu)置必須經(jīng)安全環(huán)保與技術(shù)晷處審查備案。    3.1.3 特種設(shè)備的購(gòu)置，執(zhí)行01/HSE5.5.1設(shè)備購(gòu)置管理辦法。    3.2 使用與管理    3.2.1 特種設(shè)備的使用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和有關(guān)部門的安全管理規(guī)定。    3.2.2 特種設(shè)備的使用必須符合下列條件：    a）經(jīng)檢驗(yàn)合格或基本合格，取得特種設(shè)備