QuickBooks操作手冊(cè)

1、OuickBooks Premier-Accountant Edition 2014操作手冊(cè)一、 File1（一） New Company新建一個(gè)公司1(二) Open or Restore Company打開備份、刪除備份記錄4（三）Open Previous Company打開最近賬套6（四） Bacu Up Company備份數(shù)據(jù)7 (五）Open Second Company 同時(shí)打開多個(gè)賬套界面 .8二、 Lists10(一) Item Lists產(chǎn)品的查看、編輯、增加、刪除10(二)Fixed Asset Item List固定資產(chǎn)的查看、編輯、增加和刪除16(三)Currency

2、 List匯率的轉(zhuǎn)換18三、Accountant20（一）Chart of Accounts會(huì)計(jì)科目的增加、修改、刪除等20（二）Chart of Accounts錄入憑證23（三）Working Trial Balance試算平衡表26四、Customers27(一)Customer Center客戶的查看、添加、刪除27（二）Create Invoices銷售訂單（主營(yíng)業(yè)務(wù)收入）的錄入30（三）Reveive Payments應(yīng)收賬款的錄入32 （四）Credit Memo 銷售訂單退訂（沖銷主營(yíng)業(yè)務(wù)收入）的錄入.五、Vendors35(一)Vender Center供應(yīng)商的查看、編輯、添

3、加和刪除35 （二）Pay Bill應(yīng)付賬款的錄入.六、Employees39(一)Empolyees Center員工信息的查看、編輯、添加和刪除397、 Bank.41 (一）Write Check填寫注意事項(xiàng)、（費(fèi)用）的錄入.41 （二）Make Deposits填寫注意事項(xiàng)、（往來款）的錄入.42 （三）Transfer Funds填寫注意事項(xiàng)、（預(yù)付款）的錄入.42 （四）Credit Card 填寫注意事項(xiàng)、（信用卡）的錄入.42 (五）Memorized復(fù)制憑證.43七、 Reoprts44(一) Customers & Receivables應(yīng)收賬款的查詢46（二）Sa

4、les銷售情況的查看51（三）Purchases采購(gòu)情況的查看55（四） Custom Reports所有憑證的查詢57（五）各類明細(xì)賬59（六）查詢庫存明細(xì)賬60（七）Balance Sheet 、Profit & Loss 資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表查詢621、 File（1） New Company新建一個(gè)公司1、打開左上角菜單File-New Company，或者點(diǎn)擊Create a new company(二) Open or Restore Company打開備份(未在本機(jī)OuickBooks中打開過的備份,必須通過以下方式才能打開)1、選擇File-Open or Restore

5、 Company2、點(diǎn)擊Next3、選Local backup，然后點(diǎn)擊Next4、選擇需要打開的備份，然后點(diǎn)擊“打開”5.點(diǎn)擊NEXT6、點(diǎn)擊保存,可選擇覆蓋原備份或另存其它路徑,注意有差異數(shù)據(jù)的管理;備注：有時(shí)部分?jǐn)?shù)據(jù)打不開，可能是路徑的問題，最好放在電腦桌面或者直接放入盤（不另外建立文件夾）7、如果想清除曾經(jīng)打開過的帳套，選中要清除的帳套，然后點(diǎn)擊Edit List，進(jìn)入另外一個(gè)界面，再選擇帳套，點(diǎn)擊OK。清除歷史記錄幫助自己能快速找到想要的帳套。（三）Open Previous Company打開最近賬套如下圖操作,可看到所有在系統(tǒng)中打開過的賬套,可任意選擇所需要打開的賬套（4） Ba

6、cu Up Company備份數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)從系統(tǒng)備份至本地, 建議如有數(shù)據(jù)變化,及時(shí)備份,1.路徑如下圖: 2.選擇Local backup,然后點(diǎn)擊Next,進(jìn)行本地保存(五).同時(shí)打開多個(gè)賬套界面,操作路徑如下:1.點(diǎn)擊Open Second Company2.對(duì)于以下列表中已經(jīng)有的賬套,選中需要打開的賬套,點(diǎn)擊Open打開,對(duì)于列表中沒有的賬套,則點(diǎn)擊open or restor an existing company, 按打開備份的方法,打開本地備份.2、 Lists(1) Item Lists產(chǎn)品的查看、編輯、增加、刪除1、產(chǎn)品列表的查看：Lists-Item Lists，在這里，可以

7、看到所有產(chǎn)品的名稱、種類、用途等詳細(xì)信息2、產(chǎn)品的增加、編輯、刪除等(1).Lists-Item Lists，打開存貨后，點(diǎn)擊左下角Item的倒三角，就出現(xiàn)New,Edit Item等,可以新增、編輯，刪除存貨信息。（備注：可以點(diǎn)擊右鍵，也同樣有產(chǎn)品增加、編輯、刪除等）(2).本公司產(chǎn)品分兩類:1.Inventory Part(實(shí)體產(chǎn)品); 2.Service(運(yùn)費(fèi),維修費(fèi)等服務(wù)類),在新增產(chǎn)品時(shí),需特別注意必填項(xiàng)目,明細(xì)如下圖一(實(shí)體產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置), 圖二(服務(wù)類產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置)圖一: 圖二. (二)Fixed Asset Item List固定資產(chǎn)的查看、編輯、增加和刪除,固定資產(chǎn)增加后

8、,不能自動(dòng)生成憑證,需要手動(dòng)錄入憑證.點(diǎn)擊工具欄上的Lists-Fixed Asset Item List, 點(diǎn)擊固定資產(chǎn)列表左下角的Item ，點(diǎn)擊倒三角，出現(xiàn)新增，編輯，增加、刪除等操作。(三)Currency List匯率的轉(zhuǎn)換打開Lists-Currency List，看銷售訂單的日期查詢當(dāng)天兌換美元匯率，錄入兌換匯率匯率查詢可以參與以下網(wǎng)址：1、 2、三、Accountant(科目)（一）Chart of Accounts會(huì)計(jì)科目的增加、修改、刪除等1、打開Accountant-Chart of Accounts或Lists-Chart of Accounts2、 會(huì)計(jì)科目界面的左下

9、角Account有個(gè)倒三角，點(diǎn)擊倒三角，可以出現(xiàn)以下界面，可以對(duì)科目進(jìn)行增加(New)，編輯(Edit Account)，刪除(Delete Account)等3.選擇需要增加的科目類別,然后點(diǎn)擊Continue4.在增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，若有期初余額，可以點(diǎn)擊Enter Opening Balance錄入期初余額5. 如果隱藏暫時(shí)不需要科目，點(diǎn)擊Make Account Inactive;若想恢復(fù)隱藏科目，請(qǐng)點(diǎn)擊Include Inactive,取消科目左邊交叉。（二）Chart of Accounts錄入憑證1.1、Accountant - Chart of Accountants,可以進(jìn)行憑證

10、的錄入，雙擊要運(yùn)用到的科目，進(jìn)行錄入即可1.2、在錄入費(fèi)用憑證的界面中，我們要輸入的內(nèi)容有DATE(日期)、PAYEE（支付款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的公司名稱）、PAYMENT（對(duì)方）、DEPOST（貸方）、ACCOUNT（會(huì)計(jì)科目）、MEMO （摘要）2.1如果涉及的會(huì)計(jì)科目過多，可以在以下界面進(jìn)行錄入借貸方備注：Accountant-Make genenral Journal Enteries一般錄入是工資計(jì)提和其他科目（不包括有銀行科目，往來，銷售和采購(gòu)）。（三）Working Trial Balance試算平衡表打開Accountant-Working Trial Balance,即可出現(xiàn)試算平衡表，

11、試算平衡表上方可以選擇查詢的日期等，該表有“賬戶名稱”欄、“期初余額”、 “本期發(fā)生額”、“期末余額”三個(gè)金額欄。用以檢查借貸方是否平衡，檢查賬戶記錄有無錯(cuò)誤的一種表式。通過總分類賬戶本期發(fā)生額和余額對(duì)照表，可一般地了解該期間經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和預(yù)算執(zhí)行的概況；，也可作為編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。四、Customers(一)Customer Center客戶的查看、添加、刪除1、客戶的查看：工具欄的Customers-Customers Center 可以查看客戶的信息2、客戶的新增：在查看客戶信息界面中，左上角的New Customer可以添加新客戶,輸入客戶信息即可,在新建客戶的時(shí)候，在新建客戶時(shí)，要

12、根據(jù)貨幣種類選擇不同的Currency,必須錄入的標(biāo)準(zhǔn)信息如下:圖一圖二圖三:如果銷售含稅,需要在Sales Tax Settings中進(jìn)行設(shè)置,如果不含稅,則不需要設(shè)置;3、客戶的刪除：在查看客戶信息界面，右鍵出現(xiàn)以下選擇，選擇Delete Customer :Job,即可刪除客戶信息（二）Create Invoices銷售訂單（主營(yíng)業(yè)務(wù)收入）的錄入打開 Customer-Create Invoices, 在Create Invoices界面中選擇客戶名稱，如果是新客戶，則新增客戶資料，在Class選擇產(chǎn)品類型，輸入銷售訂單的日期（DATE），發(fā)票號(hào)碼（INVOICE#）、訂單號(hào)碼（P.O.

13、NUMBER）等系列信息。（三）Reveive Payments應(yīng)收賬款的錄入1、首先設(shè)置： EditPreferencesPaymentsAutomaticallyOK（如果不設(shè)置，那么在錄入收款時(shí)，選擇不了收款銀行）設(shè)置如下圖：2、錄入收款信息：Customer-Reveive Payments, 在Reveive Payments界面中，在RECEIVEF FROM中選擇客戶名稱，如果新客戶，則新增客戶資料，在PAYMENT AMOUNT中錄入收到款項(xiàng)金額，DATE中輸入收到款項(xiàng)日期，DEPOSIT TO中選擇收款的銀行，在表格勾選所收款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的Invoice編號(hào)(4） Credit M

14、emo銷售訂單退訂（沖銷主營(yíng)業(yè)務(wù)收入）的錄入 1.點(diǎn)擊打開Customers-Create Invoice,界面右上方點(diǎn)擊Refund/Credit，出現(xiàn)Credit Memo銷售退單，錄入內(nèi)容基本跟Invoice一樣。（5） Pay Bill應(yīng)付賬款的錄入 點(diǎn)入菜單Vendors-Pay Bill,進(jìn)入界面，所有的Bill都顯示出來，選擇應(yīng)付款的Bill，最后點(diǎn)擊Pay Selected Bills完成的pay bill五、Vendors(供應(yīng)商)(一)Vender Center供應(yīng)商的查看、編輯、添加和刪除1、供應(yīng)商的查看：Vender-Vender Center, 在這里，雙擊供應(yīng)商，可

15、以查看到每個(gè)供應(yīng)商的詳細(xì)資料，包括公司地址、電話等。右邊Vendor Information是供應(yīng)商與我公司的業(yè)務(wù)往來，如下圖2、供應(yīng)商的新增，在供應(yīng)商的查看界面中，點(diǎn)開左上角NEW Vender的倒三角,選擇New Vendor, 輸入供應(yīng)商信息即可，如下圖3、 供應(yīng)商的編輯、刪除（二）Enter Bills采購(gòu)訂單的錄入打開VendorsEnter Bills,在Enter Bills界面中錄入即可，主要錄入:供應(yīng)商信息（VENDOR）、訂單日期（DATE）、發(fā)票號(hào)碼（REF NO.）、產(chǎn)品名稱（ITEM）數(shù)量(QTY)、單價(jià)(COST)、總價(jià)(AMOUNT)等信息.在錄入此處也要填入，方

16、便查閱。六、Employees(一)Empolyees Center員工信息的查看、編輯、添加和刪除1、員工信息的查看：Empolyees -Empolyees Center可以查看員工詳細(xì)信息，包括員工借支、工資等2員工信息的增加 ：在查看員工信息的界面中，點(diǎn)擊左上角的New Employees,填寫相關(guān)資料即可,員工信息必須有姓名,聯(lián)系地址,郵箱及聯(lián)系電話3、員工信息的編輯、刪除：在查看員工信息的界面中，選中要?jiǎng)h除的員工，鼠標(biāo)右鍵，則出現(xiàn)Edit Empolyee(編輯) ，Delete Empolyee(刪除),即可編輯、刪除員工信息8、 Bank(銀行和現(xiàn)金）(1） 錄入現(xiàn)金和銀行流水

17、賬金額，通過Write Check界面錄入憑證 （2） 錄入銀行和現(xiàn)金的往來款和總公司借款，通過Bank-Make Deposits（3） 錄入Advance & Prepayments 這個(gè)預(yù)付賬款科目，有銀行或者現(xiàn)金進(jìn)出，通過Bank-Transfer Funds(4） 錄入信用卡金額，通過Bank-Enter Credit Card Charge（5） 錄入完憑證，在界面上方點(diǎn)擊Memorized, 相當(dāng)于復(fù)制憑證，在下個(gè)月有類似發(fā)生科目可以通過Lists-Memorized Transaction找到類似科目，無需再錄入。選擇你需要的復(fù)制憑證，雙擊進(jìn)去就可以復(fù)制成新憑證。八、R

18、eoprts(1) Customers & Receivables應(yīng)收賬款的查詢?cè)赗eports-Customers & Receivables-Customer Balance Summary可以查詢到每個(gè)客戶應(yīng)收賬款的匯總數(shù)據(jù)，在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Detail中可以查詢到每個(gè)客戶應(yīng)收賬款的明細(xì)賬。（二）Sales銷售情況的查看1、 在Reports-Sales中可以查詢銷售的匯總數(shù)據(jù)或者明細(xì)數(shù)據(jù)銷售情況按客戶匯總數(shù)據(jù)查詢?nèi)缦?、銷售情況按客戶明細(xì)情況查詢?nèi)缦落N售情況按產(chǎn)品匯總情況銷售情況按產(chǎn)品明細(xì)情況銷售情況按銷售人員銷售的匯總數(shù)據(jù)查詢銷售情況按銷售人員銷售的明細(xì)數(shù)據(jù)查詢2、在Lists菜單查詢2.1打開Lists-Item Lists界面，在Item Lists界面的左下角有Reports,打開倒三角，可以按產(chǎn)品銷售匯總（Sales by Item Summary），也可以按照銷售明細(xì)(Sales by Item Detail)查詢，如下圖（三）Purchases采購(gòu)情況的查看1、在Reopots菜單查詢2、