公司采購內(nèi)控管理制度

1、公司采購內(nèi)控管理制度1、 目的 為加強(qiáng)采購計(jì)劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。2、 適用范圍 適用于本公司生產(chǎn)用設(shè)備、原材料、輔助材料、生產(chǎn)用耗材等公司生產(chǎn)性物資采購過程，包括出口物資的采購。3、 職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批。3.2采購部負(fù)責(zé)合格供方的開發(fā)和管理，合格供方物資供應(yīng)能力應(yīng)涵蓋公司所有生產(chǎn)性物資需求；對供方在制過程和生產(chǎn)進(jìn)度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協(xié)調(diào)與溝通。3.2工程部和銷

2、售部負(fù)責(zé)提供詳細(xì)的物資的圖紙或參數(shù)、材質(zhì)、規(guī)格、工藝等屬性。必要時(shí)由工程部出圖，并由銷售部門經(jīng)客戶確認(rèn)后以請購單的形式提報(bào)給采購部。3.3銷售部負(fù)責(zé)對物資樣品發(fā)出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對采購物資預(yù)付款和貨款的結(jié)算和給付。4、 采購崗位職責(zé)4.1尋找物料供應(yīng)來源,并分析相關(guān)市場。4.2與供貨商洽談,并安排工廠參觀、建立供貨商之?dāng)?shù)據(jù)。4.3要求報(bào)價(jià)與進(jìn)行議價(jià)并做出比價(jià)分析。4.4獲取所需之物料。4.5查證購進(jìn)物料之?dāng)?shù)量與質(zhì)量。4.6建立采購業(yè)務(wù)進(jìn)行順?biāo)焖枰當(dāng)?shù)據(jù)和合格供應(yīng)商名錄。4.7了解市場趨勢,搜集市場供給與需求價(jià)格等適時(shí)數(shù)據(jù)加以成本分析。4.8呆料與廢料之預(yù)防與處理。5

3、、 物資采購工作程序5.1采購工作流程圖. 銷售部 工程部 采購部 財(cái)務(wù)部 選擇供應(yīng)商. 填寫請購單審核請購單出圖紙參數(shù) 銷售與客戶溝通確認(rèn)圖紙 登錄合格供應(yīng)商名錄 注：工程部門提報(bào)的請購單，則由工程部 詢價(jià)比價(jià) 直接提交采購部進(jìn)入采購流程。 OK 發(fā)出訂單 制程跟蹤與反饋 不合格 庫存的核對與處理供應(yīng)商交貨 產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn) 報(bào)關(guān)出貨 合格拍照存檔備查結(jié)算貨款 審核應(yīng)付貨款5.2新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程圖 如請購的項(xiàng)目在合格供應(yīng)商名錄中沒有找到合適的供方，需開發(fā)新供應(yīng)商。新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程如下圖：. 銷售部 工程部 采購部 財(cái)務(wù)部. 填寫請購單 開發(fā)新供應(yīng)商審核請購單出圖紙參數(shù) 銷售與客戶

4、溝通確認(rèn)圖紙供應(yīng)商評定 輔導(dǎo) 錄入合格供應(yīng)商名錄 YES N0 不合格 合格淘汰 5.3樣品管制流程圖. 銷售部 工程部 采購部 財(cái)務(wù)部選擇供應(yīng)商審核請購單出圖紙參數(shù)填寫請購單 與客戶溝通確認(rèn)圖紙樣品制作跟蹤N0 不合格顧客判定樣品檢驗(yàn)工程判定 合格OK顧客簽評記錄樣品保管與記錄6、請購及其規(guī)定 6.1請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。  6.2請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括一下要素： （1）請購的部門；  （2）請購物品所屬項(xiàng)目；&#

5、160;（3）請購的用途；  （4）請購的物品名；  （5）請購的物品數(shù)量；  （6）請購的物品規(guī)格； （7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； （8）請購的物品的需求時(shí)間； （9）請購如有特殊需要請備注； （10）請購單填寫人；  （12）采購負(fù)責(zé)人；  6.3請購單及其提報(bào)規(guī)定（1） 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由請購部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后提報(bào)工程部；（2）請購人應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)圖紙參數(shù)等要素盡可能詳細(xì)地提供給工程和采購部門； （3）工

6、程部進(jìn)行審核，如需要圖紙，工程部要附上審核后的圖紙和請購單一起返給請購人；（4）請購部門確認(rèn)無誤后把請購單與確認(rèn)后的圖紙一起提報(bào)給采購部門；（5）請購人在提報(bào)請購單后是應(yīng)要求采購部請購單接收人簽字回執(zhí)；（6）涉及的請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）遇公司業(yè)務(wù)急需的物資，部門領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（9）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。 6.4公司物資請購單的提報(bào)

7、部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由工程部門提報(bào)；（2）公司銷售業(yè)務(wù)物資或樣品由銷售部門提報(bào)。6.5請購單的接收及分發(fā)規(guī)定    6.5.1請購單的接收要點(diǎn)     （1）采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審批，圖紙是否經(jīng)過確認(rèn)，有無確認(rèn)簽字； （2）接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；    

8、60;（3）聯(lián)系供應(yīng)商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認(rèn)庫存數(shù)量；      （4）對于不符合規(guī)定和已經(jīng)撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。6.5.2請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門，溝通變更供貨日期； （4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見。6.6采購周期的規(guī)定   （1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周

9、期不應(yīng)超過5天； （2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過15天 （3）按訂單生產(chǎn)的公司業(yè)務(wù)性物資銷售部門應(yīng)在充分考慮供應(yīng)商生產(chǎn)能力的前提下請購部門與采購部門共同制貨日期；（4）新產(chǎn)品研發(fā)及樣品采購部門應(yīng)特別注意溝通跟進(jìn)確保生產(chǎn)進(jìn)度和交期。（5）請購部門應(yīng)按照上述條款中規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請購單，采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù) 時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；7供方開發(fā)和選擇的規(guī)定7.1采購部開發(fā)新供應(yīng)商要通過各種渠道對其進(jìn)行調(diào)查摸底，通過情況匯總認(rèn)為可以進(jìn)行合作，將供應(yīng)商的情況登記到合格供方登記表中，交

10、由工程部進(jìn)行供應(yīng)商資格評定。7.2工程部應(yīng)對選出的重點(diǎn)供方進(jìn)行培訓(xùn)和溝通，讓對方理解我公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝和理念。7.3工程部對評定合格的供應(yīng)商要在合格供方登記表上簽字確認(rèn)，由采購部錄入合格供應(yīng)商名錄與合格供方登記表一起存檔。8樣品管制的規(guī)定8.1采購部門要及時(shí)跟蹤供應(yīng)商樣品制作的過程，遇到問題要及時(shí)反應(yīng)給銷售和工程部門，避免因各方溝通不及時(shí)造成的樣品生產(chǎn)錯(cuò)誤。8.2采購部門對供應(yīng)商生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量和工期負(fù)有跟蹤和管制的責(zé)任。8.3取得樣品后采購部門要進(jìn)行自檢并在樣品評測表簽字確認(rèn)，再與樣品實(shí)物一起提交給工程評測確認(rèn)簽字，最后交由銷售和客戶進(jìn)行確認(rèn)，由采購對本單進(jìn)行存檔備查。9詢價(jià)及其規(guī)定9

11、.1詢價(jià)比價(jià)原則除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少對三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)；由三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格，臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。9.2低價(jià)搜索原則：采購人員隨時(shí)搜集市場價(jià)格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動(dòng)態(tài)及最低價(jià)格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；9.3詢價(jià)請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，對請購產(chǎn)品的

12、規(guī)格型號、產(chǎn)品工藝、及表面處理等各種信息進(jìn)行了解，迅速由外行變?yōu)閮?nèi)行。遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通；9.4屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類如果采購周期相差不多應(yīng)集中打包采購；對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； 9.5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請購人進(jìn)行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進(jìn)行背書簽字；9.6詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；9.7比價(jià)采購所詢問的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，并能提供三證合一的資質(zhì)證明具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；9.8比價(jià)采購應(yīng)按照詢價(jià)對比分析表的格式填寫完整詢價(jià)比價(jià)分析內(nèi)

13、容與請購人進(jìn)行溝通，并存檔備查；9.9在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。10比價(jià)、議價(jià)10.1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；10.2對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；10.3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向請購部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)價(jià)格；10.4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；10.5參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。10.6廉潔原則：（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（

14、2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失。 11比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總   11.1比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照詢價(jià)對比分析表的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；11.2如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。  11.3供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期

15、、價(jià)格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽(yù)良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。12合同的簽訂及其規(guī)定。 12. 1合同   合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。12.1.1合同正文應(yīng)包含的要素（1） 合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；（2）采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總

16、價(jià)，特殊情況應(yīng)注明； （5）付款方式；（6）工期；（7）質(zhì)量保證期；（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；（9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11） 其他約定。12.1.2合同簽訂及其規(guī)定 供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。交易發(fā)生爭執(zhí)時(shí)，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。具體要求如下：1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清

17、點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照合同范本的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。并將合同原件及掃描件分別

18、進(jìn)行存檔。13付款及合同執(zhí)行13.1付款規(guī)定 1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫（資金支出審批單）或（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。13.2合同執(zhí)行13.2.1 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，若采購物品（物資）無法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求

19、解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。13.2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；13.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；14報(bào)驗(yàn)與入庫  14. 1報(bào)驗(yàn) （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知工程部門共同進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請工程部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（4）工程部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)

20、及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具采購物品驗(yàn)收單，對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況工程部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。14.2入庫1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門，由請購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；3）質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫單；5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。7）如驗(yàn)收不合格的，由驗(yàn)收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。15、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。16、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。17、本制度附件：1、采購申請單2、詢價(jià)對比分析表3、合格供應(yīng)商名錄4、合格供方登記表5、樣品評測表6、合同范本7、入庫單8、采購物品驗(yàn)收單一般采購流程表：流程作業(yè)要求記錄表單責(zé)任單位/人采購申請接收請購單詢價(jià)比價(jià)議價(jià)樣品提供確認(rèn)供應(yīng)商選擇進(jìn)度跟催簽訂采購合同驗(yàn)收入庫1、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實(shí)際需要填寫請購單。請購單需求部門1、采購接收請購單，直接采購