管理他人的郵件和歷項(xiàng)目

1、管理他人的郵件和日歷項(xiàng)目重要:  本文是由機(jī)器翻譯的，請參閱免責(zé)聲明。請?jiān)?#160;此處 中查找本文的英文版本以便參考。有兩種方法使用他人的Outlook文件夾 共享文件夾和依賴某人代表您進(jìn)行操作。注意:  需要 Office 365 商業(yè)版或其他基于 Microsoft Exchange 的帳戶。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱什么是 Microsoft Exchange Server 帳戶？。文件夾共享允許其他人訪問一個(gè)或多個(gè)文件夾。但是，它不包括他們代表您的代理的權(quán)限。例如，可以訪問您的文件夾的人員無法答復(fù)電子郵件，或?qū)δ臅?huì)議請求做出響應(yīng)。使用代理訪問，您可以授予某

2、人代表您操作的權(quán)限。例如，您可能具有您希望創(chuàng)建和響應(yīng)會(huì)議請求，為您的助理。某些助手也可能監(jiān)控經(jīng)理的收件箱和發(fā)送電子郵件代表他或她代表。注意: 本文中的步驟假定您已授予某人的代理人訪問權(quán)限。有關(guān)代理訪問的詳細(xì)信息，請參閱允許他人管理您的郵件和日歷。本文內(nèi)容將他人的郵箱添加到您的配置文件中打開他人的文件夾發(fā)送或響應(yīng)代表他人的會(huì)議請求代表他人創(chuàng)建或答復(fù)電子郵件代表組發(fā)送電子郵件在他人的“已發(fā)送郵件”文件夾中保存已發(fā)送的項(xiàng)目將他人的郵箱添加到您的配置文件中如果您經(jīng)常使用的其他人的 Exchange 文件夾，您可能需要將其他人的 Exchange 郵箱添加到您Outlook的配置文件。每次打開

3、Outlook，這樣做將自動(dòng)打開他人的郵箱。其他郵箱將出現(xiàn)在您的 Exchange 郵箱文件夾下方文件夾窗格 。注意: 共享郵箱的人員必須授予您有關(guān) Exchange 郵箱的根文件夾的“顯示文件夾”權(quán)限。授予“顯示文件夾”權(quán)限的說明以經(jīng)理身份在 Outlook 中執(zhí)行以下操作：1. 右鍵單擊 Exchange 郵箱的根文件夾，然后單擊文件夾權(quán)限。2. 單擊代理的姓名。3. 在“權(quán)限”下的“其他”下面，選中“顯示文件夾”復(fù)選框。4. 單擊“確定”。以代理身份在 Outlook 中執(zhí)行以下操作：1. 單擊“文件” > “帳戶設(shè)置” > “帳戶設(shè)置”。2. 在列表中的電子郵件選

4、項(xiàng)卡上，單擊 Exchange 帳戶類型，單擊更改，然后單擊更多設(shè)置。3. 在“高級”選項(xiàng)卡上的“打開下列附加郵箱”下，單擊“添加”，然后輸入希望將其郵箱添加到您的用戶配置文件中的人員的郵箱名稱。如果不知道郵箱名稱，請咨詢授予您代理訪問權(quán)限的人員。打開他人的文件夾1. 單擊“文件”>“打開和導(dǎo)出”>“其他用戶的文件夾”。提示:  要避免在以后執(zhí)行此操作，請參閱本文的將他人的郵箱添加到您的配置文件中部分中有關(guān)如何將他人的郵箱添加到 文件夾窗格 的說明。2. 在“姓名”框中，輸入授予您共享或代理訪問權(quán)限的人員的姓名，或者單擊“姓名”以從列表中進(jìn)行選擇。3. 在“文件夾類型”列

5、表中，單擊要打開的文件夾。發(fā)送或響應(yīng)代表他人的會(huì)議請求若要為代理授予為經(jīng)理接受會(huì)議請求的足夠權(quán)限，經(jīng)理必須執(zhí)行以下操作：1. 單擊“文件”>“帳戶設(shè)置”>“代理訪問”。2. 單擊“添加”，然后鍵入或選擇代理的姓名，然后單擊“添加”。3. 請執(zhí)行下列操作之一：o 在“代理權(quán)限”對話框中，授予代理在經(jīng)理的“日歷”文件夾中的“編輯”（可以閱讀、創(chuàng)建和更改項(xiàng)目）權(quán)限。o 單擊“確定”關(guān)閉“代理權(quán)限”對話框，然后選擇“只發(fā)送給我的代理人，但向我發(fā)送一份會(huì)議請求和響應(yīng)”或“只發(fā)送給我的代理人”復(fù)選框。響應(yīng)會(huì)議請求1. 如果他人的會(huì)議請求不直接發(fā)送給您，則打開他人的“收件箱”。2. 打開會(huì)議請求

6、。3. 單擊“接受”、“暫定”或“謝絕”。發(fā)送會(huì)議請求1. 打開他人的日歷。2. 在“開始”選項(xiàng)卡上的“新建”組中，單擊“新建會(huì)議”。3. 照常輸入與會(huì)者、主題、地點(diǎn)以及開始和結(jié)束時(shí)間。代表他人創(chuàng)建或答復(fù)電子郵件1. 在“郵件”中，單擊“開始”>“新建電子郵件”。1. 在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“顯示字段”組中，單擊“發(fā)件人”。2. 在“發(fā)件人”框中，鍵入發(fā)送郵件時(shí)您所代表的人員的姓名。若要從“通訊簿”中的列表中選擇姓名，請單擊“發(fā)件人”。3. 照常添加郵件的收件人、主題和內(nèi)容。答復(fù)電子郵件1. 在他人的郵箱中，選擇您要代表經(jīng)理答復(fù)的郵件。2. 單擊“開始”（如果您打開郵件，請單擊“郵件”），

7、然后單擊“答復(fù)”、“全部答復(fù)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”。1. 在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“顯示字段”組中，單擊“發(fā)件人”。2. 在“發(fā)件人”框中，鍵入經(jīng)理的姓名。若要從“通訊簿”中的列表中選擇姓名，請單擊“發(fā)件人”。如果看不到“發(fā)件人”按鈕和框，請單擊“選項(xiàng)”>“發(fā)件人”。3. 照常添加郵件的收件人、主題和內(nèi)容。代表組發(fā)送電子郵件如果您被分配了組織通訊簿中某個(gè)組的“發(fā)送方式”權(quán)限，那么您可以發(fā)送電子郵件，并且電子郵件看起來是從該組發(fā)送的。1. 在“郵件”中，單擊“開始”>“新建電子郵件”。1. 在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“顯示字段”組中，單擊“發(fā)件人”。2. 在“發(fā)件人”框中，鍵入發(fā)送郵件時(shí)您所代表的組的名稱。若要從通訊簿的列表中選擇組，請單擊“發(fā)件人”。3. 照常添加郵件的收件人、主題和內(nèi)容。在他人的“已發(fā)送郵件”文件夾中保存已發(fā)送的項(xiàng)目當(dāng)代理代表經(jīng)理發(fā)送電子郵件和會(huì)議請求時(shí)，每個(gè)項(xiàng)目的副本將保存在代理的“已發(fā)送郵件”文件夾中。作為替代方法，經(jīng)理可授予代理對其“已發(fā)送郵件”文件夾的權(quán)限。然后，代理可以從自己的“已發(fā)送郵件”文件夾中將項(xiàng)目移動(dòng)或復(fù)制到經(jīng)理的“已發(fā)送郵件”文件夾中。經(jīng)理應(yīng)執(zhí)行下列操作：1. 在“文件夾窗格”中，右鍵單擊“已發(fā)送郵件”文件夾。2. 單擊“屬性”。3. 在“權(quán)限”