項目的有效計劃與管控

1、 歡迎參加項目的有效計劃與管控課程 Hello!請小組成員相互認(rèn)識、熟悉請小組成員相互認(rèn)識、熟悉n 姓名姓名n 愛好愛好n 目前工作目前工作n Can I help you?請為您的小組命名請為您的小組命名請為您的小組推選一位組長請為您的小組推選一位組長 項目定義 項目是為提供某項獨(dú)特的產(chǎn)品、項目是為提供某項獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)服務(wù) 或成果而做的臨時性努力。或成果而做的臨時性努力。知識點(diǎn) 項目管理的定義 項目管理就是把各種知識、技能、手項目管理就是把各種知識、技能、手 段和技術(shù)應(yīng)用于項目活動中，以達(dá)到項目的段和技術(shù)應(yīng)用于項目活動中，以達(dá)到項目的 要求。要求。 您是項目經(jīng)理嗎？ 項目經(jīng)理是對臨時性任

2、務(wù)負(fù)責(zé)的人，它不單單指一個崗位，更是我們無法回避的人生角色。 項目的有效計劃與管控 演出準(zhǔn)備 項目的有效計劃與管控 您您 認(rèn)認(rèn) 為為 項項 目目 成成 功功 的的 標(biāo)標(biāo) 準(zhǔn)準(zhǔn) 是是 什什 么？么？討論 項目管理專業(yè)領(lǐng)域 （項目管理管什么？）項目干系人項目采購項目溝通項目團(tuán)隊項目整體項目成本項目質(zhì)量項目風(fēng)險項目時間項目范圍 項目管理過程間數(shù)據(jù)流 事業(yè)環(huán)境因素10=1+4+4+1（分別指以人為本，多快少省，團(tuán)結(jié)合作，整體） 組織過程資產(chǎn)發(fā)起人項目啟動過程組項目計劃過程組項目監(jiān)控過程組項目執(zhí)行過程組項目收尾過程組顧客用戶 項目成敗的統(tǒng)計 1.高層支持Executive support 2.用戶參與U

3、ser invo l vement 3.有經(jīng)驗(yàn)的項目經(jīng)理Exper I ence project manager 4.明確的商業(yè)目標(biāo)Clear business objectives 5.最小化的范圍Minimized scope 成功要素 項目成敗的統(tǒng)計 6.標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)結(jié)構(gòu)Standard infrastructure 7.固定的基本要求 Firm basic requirements 8.正式的方法論 Formal methodology 9.可靠的估算 Reliable estimates成功要素 項目成敗的統(tǒng)計 1.缺少必須承擔(dān)的義務(wù)與方向 2.沒有項目策略上的一致性 3.變化中不明確

4、的收益 4.不明確的目的/目標(biāo) 5.組織與項目目標(biāo)不一致失敗要素 項目成敗的統(tǒng)計 6.資源限制 7.不明確的職責(zé) 8.不斷變化的要求 9.沒有最終用戶介入 10.不規(guī)范的低效的溝通失敗要素 項目組織環(huán)境 項目組織環(huán)境 項目的有效計劃與管控 拿到文檔后，您希望從文檔中拿到文檔后，您希望從文檔中 獲得哪些信息？獲得哪些信息？ 實(shí)戰(zhàn) 項目的有效計劃與管控 1.目標(biāo) 2.干系人分析 3.獲得授權(quán)及資源實(shí)戰(zhàn) 項目的有效計劃與管控 項目目標(biāo)分析項目目標(biāo)分析實(shí)戰(zhàn) Smart模型 SPECIFIC（明確）性 Measurable（衡量）性 Attainable(可實(shí)現(xiàn))性 Relevant(相關(guān))性 Time

5、-based(時限)性 項目的有效計劃與管控 到到（時間）為止，產(chǎn)生（時間）為止，產(chǎn)生結(jié)果，以結(jié)果，以 支持組織支持組織策略策略總結(jié) 項目目標(biāo) 目標(biāo)“五化” 回避面對 誤解具體（假設(shè)、類比、排除） 希望應(yīng)該 隨意正式總結(jié) 項目目標(biāo) 目標(biāo)“五問” 向客戶問邊界 向銷售問交接 向主管問指導(dǎo) 向下屬問困難 向同僚問建議 總結(jié) 里程碑描述基本原則 （完成）語言 （累計)結(jié)果 (亮) 點(diǎn) 反應(yīng)(項目)節(jié)奏 可(度量)+可(驗(yàn)證) 項目的有效計劃與管控 接下來，您將如何有效分析干系人？接下來，您將如何有效分析干系人？實(shí)戰(zhàn) 干系人分析總結(jié)刺化寶化草裁苗養(yǎng)強(qiáng)權(quán)弱不一致 利一致 性格分析 樂觀 感性 理性 悲觀

6、人人人 準(zhǔn)備度分析 強(qiáng) 能力 弱 弱 意愿 強(qiáng)R3:有能力沒意愿或不安R4:有能力有意愿并自信R1：沒能力沒意愿或不安R2:沒能力有意愿或自信 項目的有效計劃與管控 第一場第一場 項目計劃項目計劃 項目的有效計劃與管控 在項目計劃階段，請在如下重要干系人中，選出你在項目計劃階段，請在如下重要干系人中，選出你 認(rèn)為最重要的認(rèn)為最重要的2 2個對象？個對象？ A. .和你的項目干系人市場總監(jiān)溝通和你的項目干系人市場總監(jiān)溝通 B.和你的項目關(guān)系人研發(fā)總監(jiān)溝通和你的項目關(guān)系人研發(fā)總監(jiān)溝通 C. .和你的項目關(guān)系人項目團(tuán)隊成員溝通和你的項目關(guān)系人項目團(tuán)隊成員溝通 D. .和你的項目關(guān)系人開發(fā)組長溝通和你

7、的項目關(guān)系人開發(fā)組長溝通 E.和你的項目關(guān)系人開發(fā)部長溝通和你的項目關(guān)系人開發(fā)部長溝通討論 項目的有效計劃與管控 1. 1.外部客戶外部客戶 2. 2.組織級別管理者（項目總監(jiān)）組織級別管理者（項目總監(jiān)） 3. 3.核心資源擁有者核心資源擁有者 擬定項目計劃 您將如何擬定項目的計劃？您將如何擬定項目的計劃？ A. .你寫出項目的計劃并發(fā)給成員，請他們你寫出項目的計劃并發(fā)給成員，請他們 了解并有效執(zhí)行了解并有效執(zhí)行 B. .讓團(tuán)隊成員分析計劃，你再最終整合讓團(tuán)隊成員分析計劃，你再最終整合 討論 擬定項目計劃 1.不能主動做計劃，就會被計劃 2.不能主動發(fā)現(xiàn)問題，你已存在問題中 擬定項目計劃 計劃

8、策略選擇計劃策略選擇 管理者成熟度 執(zhí)行者成熟度 計劃的緊迫度 成員的參與度 風(fēng)險的分擔(dān)度總結(jié) 粗細(xì)匹配 長 展望期 短 弱 確定性 強(qiáng)監(jiān)管頻度反向粗算正向粗算反向細(xì)算正向細(xì)算總結(jié) 時機(jī)匹配 條件匹配 何時計劃 越不知道怎么變越要做計劃 越不知道怎么做越要做計劃 干系人越不一致越要做計劃 越需要別人幫助越要做計劃總結(jié) 項目計劃編制流程 項目計劃編制流程 請您根據(jù)對給出的項目管理詞匯的理解，將他們填請您根據(jù)對給出的項目管理詞匯的理解，將他們填 寫到寫到“項目計劃三角形項目計劃三角形”中。中。實(shí)戰(zhàn) 項目計劃編制流程 規(guī)劃干系人規(guī)劃干系人 定量分析風(fēng)險定量分析風(fēng)險 收集需求收集需求 范圍定義范圍定義

9、 規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對 估算成本估算成本 規(guī)劃溝通規(guī)劃溝通 估算活動資源估算活動資源 識別風(fēng)險識別風(fēng)險 制作制作WBS WBS 估算活動歷時估算活動歷時 規(guī)劃質(zhì)量規(guī)劃質(zhì)量 活動定義活動定義 制定進(jìn)度計劃制定進(jìn)度計劃 排序活動排序活動 制定預(yù)算制定預(yù)算 HRHR部分工部分工 規(guī)劃采購規(guī)劃采購 定性分析風(fēng)險定性分析風(fēng)險 實(shí)戰(zhàn) W3S工作分解結(jié)構(gòu) 將大的工作轉(zhuǎn)化為小的工作將大的工作轉(zhuǎn)化為小的工作 將遠(yuǎn)期工作轉(zhuǎn)化為近期工作將遠(yuǎn)期工作轉(zhuǎn)化為近期工作 將混亂的轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化的將混亂的轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化的 W3S工作分解結(jié)構(gòu)圖形式項目任務(wù)任務(wù)活動活動0.0項目 1.1任務(wù) 1.1.1活動 1.1.2活動 1.2

10、任務(wù) 1.2.1活動 1.2.2活動 W3S工作分解結(jié)構(gòu) W3S工作分解結(jié)構(gòu) 常見分解方式 一般情況下，延哪些維度分解？ （1）按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解 （2）按產(chǎn)品或項目的功能分解 （3）按照實(shí)施過程分解 （4）按照項目的地域分布分解 （5）按照項目的各個目標(biāo)分解 W3S工作分解結(jié)構(gòu) （6）按部門分解 （7）按職能分解項目的有效計劃與管控 項目任務(wù)與活動分類項目任務(wù)與活動分類實(shí)戰(zhàn) 項目的有效計劃與管控 項目任務(wù)或活動與目標(biāo)匹配項目任務(wù)或活動與目標(biāo)匹配實(shí)戰(zhàn) 項目的有效計劃與管控 項目計劃過程中，如何有效對常見數(shù)據(jù) 進(jìn)行度量？實(shí)戰(zhàn) 項目績效監(jiān)控 項目數(shù)據(jù)度量常見方法項目數(shù)據(jù)度量常見方法 （類比）分析

11、分析（標(biāo)桿）法法 （細(xì)化）分析分析（分解）法法 （三點(diǎn)）分析分析（pert）法法 （專家）分析分析（專家）法法 （前后）分析分析（經(jīng)驗(yàn)）法法總結(jié) 項目的有效計劃與管控 項目進(jìn)度計劃實(shí)戰(zhàn) 擬定項目計劃 完成到開始（FS） 開始到開始(SS) 滯后時間 完成到完成(FF) 開始到完成(SF) 前置時間分析 擬定項目計劃關(guān)鍵路徑法： 1.幫助計算整個項目工期 2.幫助找到重點(diǎn)關(guān)注工作 3.知道我們做資源安排 4.局部的延期如何影響全局 擬定項目計劃 項目的有效計劃與管控 項目資源計劃項目資源計劃實(shí)戰(zhàn) 制定資源計劃舉例 制定資源計劃 關(guān)注高峰期出現(xiàn)的規(guī)律，中間比較合適 為高峰期的到來提前做好準(zhǔn)備 關(guān)注

12、核心員工的復(fù)核 制定資源計劃舉例 規(guī)劃人力資源 人力資源規(guī)劃 確定項目角色、職責(zé)、匯報關(guān)系。并制定人力配置管 理計劃，組織以前人力資源規(guī)劃過程的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，協(xié) 助當(dāng)前項目的計劃；組織的模板文件、核對表格可以 減少項目初期的規(guī)劃時間，并降低遺漏重要的職責(zé)的 概率。分析 規(guī)劃人力資源 項目組織結(jié)構(gòu)圖示例PMO項目主管項目經(jīng)理實(shí)施小組1實(shí)施小組2實(shí)施小組n成員A成員B成員C成員D成員E成員NQA職能 責(zé)任矩陣（RM）WBS項目經(jīng)理項目經(jīng)理系統(tǒng)設(shè)計師系統(tǒng)設(shè)計師程序員程序員確定要求ARI系統(tǒng)設(shè)計ARI開發(fā)修改外購軟件包IAR修改內(nèi)部程序IAR修改手工操作流程IAR測試測試外購軟件包IAR測試內(nèi)部程序IAR

13、測試手工操作流程IAR安裝完成安裝新軟件IAR培訓(xùn)人員ARI 項目的有效計劃與管控 項目人力資源計劃項目人力資源計劃實(shí)戰(zhàn) 項目的有效計劃與管控 項目成本計劃項目成本計劃實(shí)戰(zhàn) 估算與預(yù)算 費(fèi)用估算 定義：編制一個為完成項目各活動所必須資源 成本的近似估算 費(fèi)用預(yù)算 定義：將某個項目活動或工作包的估算費(fèi)用匯 總，以確立衡量項目績效情況的總體費(fèi)用基準(zhǔn)。 費(fèi)用基準(zhǔn)計劃 定義：是一種按時間分段的預(yù)算，可以用來測量 和監(jiān)控項目的成本執(zhí)行情況。分析 估算與預(yù)算項目總成本單項工程1成本單項工程2成本單項工程3成本單位工程21成本單位工程21成本 估算與預(yù)算成成本本預(yù)預(yù)算算 周周123456789101112設(shè)

14、計265588建造759915151413安裝與調(diào)試19109合計12055889915151413109累計51018263544597488101111120 估算與預(yù)算22350100200300400500600700800900 項目成本基準(zhǔn) 風(fēng)險識別常用工具 如何有效識別風(fēng)險如何有效識別風(fēng)險 針對源頭風(fēng)險分解結(jié)構(gòu) 針對結(jié)果WBS 針對動力力場分析 針對經(jīng)驗(yàn)檢查清單總結(jié) 風(fēng)險識別常用工具 避免風(fēng)險遺漏避免風(fēng)險遺漏 輕視避免篩選 短視擴(kuò)大展望 旁氏弱化分工 弱視專家引入 無視切換角度總結(jié) 如何有效描述風(fēng)險 從風(fēng)險承受者的（角度） 指出風(fēng)險發(fā)生的（時限） 明確觸發(fā)風(fēng)險的（現(xiàn)象） 預(yù)測風(fēng)險

15、發(fā)生的（影響） 估算風(fēng)險發(fā)生的（可能）總結(jié) 風(fēng)險事件描述的明確性n 只有當(dāng)風(fēng)險事件描述有很高的質(zhì)量與明確性時，整個風(fēng)險管理過程才會有效n 我們推薦這樣兩種通用格式： -“_期間可能發(fā)生_因而會對_產(chǎn)生影響” 風(fēng)險事件描述的指導(dǎo)方針 -不包含問題 不包含具體行動措施 -使用完整的句子 盡可能的明確 陳述風(fēng)險以及受到影響的領(lǐng)域 -考慮對風(fēng)險事件所產(chǎn)生的影響進(jìn)行定量的能力 風(fēng)險事件描述的明確性 風(fēng)險事件描述的實(shí)例風(fēng)險事件描述的實(shí)例 不盡如人意的陳述不盡如人意的陳述改進(jìn)改進(jìn)改進(jìn)改進(jìn) 組織內(nèi)的人力資源目前任務(wù)過重 操作手冊應(yīng)當(dāng)包含一個測試機(jī)制 還沒有制定培訓(xùn)手冊 團(tuán)隊動力的管理 擔(dān)心并不是所有的技術(shù)故障

16、都已經(jīng)完全得到排除 在測試期間，可能沒有軟件編程人員，因而會對進(jìn)度產(chǎn)生影響 在試運(yùn)行期間，操作手冊可能沒法使用，因而會對成本產(chǎn)生影響 到已計劃好的培訓(xùn)日期為止，培訓(xùn)手冊可能還沒準(zhǔn)備好這可能會影響到進(jìn)度 在設(shè)計階段，可能會出現(xiàn)較低劣的項目管理決策技巧，因而會對進(jìn)度產(chǎn)生影響 在最終測試階段，可能會出現(xiàn)重大缺陷，因而會對進(jìn)度與成本產(chǎn)生影響這些風(fēng)險事件都是從真實(shí)的項目中收集而來的 如何有效排序風(fēng)險123456合計合計級別級別110011332000000631101142411111515010012460100015 項目整體風(fēng)險評估方法風(fēng)險因素風(fēng)險因素發(fā)生概率發(fā)生概率P%損失后果損失后果C/萬元萬

17、元風(fēng)險程度風(fēng)險程度R/萬元萬元物價上漲10505地址特殊處理3010030惡劣天氣10303工期拖延罰款205010設(shè)計錯誤305015業(yè)主拖欠工程款1010010項目管理人員不勝任2030060合計133 風(fēng)險應(yīng)對注意事項 對風(fēng)險明確（責(zé)任）人 警惕（二次）風(fēng)險 檢查預(yù)留的（緩沖） （雙向）思維 多套（應(yīng)對）方案總結(jié) 項目的有效計劃與管控 項目風(fēng)險計劃項目風(fēng)險計劃實(shí)戰(zhàn) 項目計劃的有效制定 一頁紙項目計劃基本原則 針對目標(biāo)smart 針對里程碑有效描述 針對任務(wù)百分百 針對進(jìn)度25等分 針對分工負(fù)荷平衡總結(jié) 項目計劃的有效制定 針對資源負(fù)荷平衡 針對成本曲線變化 針對風(fēng)險五求總結(jié) 擬定項目計劃

18、 一頁紙項目計劃基本原則 針對資源 針對成本 針對風(fēng)險 針對應(yīng)對 針對狀態(tài)總結(jié) 擬定項目計劃 項目計劃是依據(jù)目標(biāo)和結(jié)果的確定項目計劃是依據(jù)目標(biāo)和結(jié)果的確定 性，將完成過程的不確定性，轉(zhuǎn)換成性，將完成過程的不確定性，轉(zhuǎn)換成 確定性去完成的工具。與制定計劃相確定性去完成的工具。與制定計劃相 比計劃更重要，制定到干系人都確定比計劃更重要，制定到干系人都確定 了計劃，才意味著制定過程的完成了計劃，才意味著制定過程的完成?？偨Y(jié) 擬定項目計劃 沒有計劃就沒有管理 沒有檢查就沒有計劃 沒有反饋就沒有檢查 沒有獎懲就沒有反饋 沒有補(bǔ)救就沒有好轉(zhuǎn)總結(jié) 項目的有效計劃與管控 第二場 項目管控 項目的有效計劃與管控

19、 在項目實(shí)施階段，請在如下重要干系人中，選出你認(rèn)為最重要的2個對象？ A.和你的項目干系人Farnam溝通 B.和你的項目關(guān)系人Barbara溝通 C.和你的項目關(guān)系人Luther溝通 D.和你的項目關(guān)系人Karl溝通 E.和你的項目關(guān)系人Mac溝通討論 項目的有效計劃與管控 1.目標(biāo)刻在石板上 2.計劃寫在沙灘上 3.行動習(xí)慣在當(dāng)下討論 項目團(tuán)隊發(fā)展模型 領(lǐng)導(dǎo)行為風(fēng)格 強(qiáng) 支持性 弱 弱 指揮性 強(qiáng) 參與式規(guī)范教練式磨合授權(quán)式輝煌告知式形成 核心小組成員條件 您在選擇核心團(tuán)隊成員時，認(rèn)為下列哪 些特質(zhì)最重要（4個）？ A.專業(yè)技術(shù) B.了解公司 C.解決問題的能力 D.創(chuàng)新思考能力 E.人際

20、互動能力，團(tuán)隊合作能力問題 核心小組成員條件 F.壽命執(zhí)行能力 G.對項目有興趣 H.在組織里有影響力問題 請Mac讓Larry加入 收到這封郵件后，你將如何做？ A.找Larry的主管Mac，讓他問Larry愿不 愿意加入 B.找Larry直接談，真誠邀請他加入本 項目 C.讓PMO出面處理，你不方便 D.私下試探性找找Larry，問他又沒興趣 討論 請Mac讓Larry加入 您準(zhǔn)備怎么同Mac談？ A.告訴Mac若他允許Larry加入團(tuán)隊，你 會記得欠他人情 B.告訴Mac，依據(jù)你的分析，你需要Larr y加入團(tuán)隊 C.討論此項目對于達(dá)成FunCo策略目標(biāo)的 重要性討論 請Mac讓Larr

21、y加入 D.談到此項目對于Barbara Wylie多重要 E.解釋加入此團(tuán)隊對Larry有多重要討論 獲得資源 為何資源不足為何資源不足 “我”也（不足） “嘗試性”信任 （認(rèn)為）“你”夠了 項目（優(yōu)先級）的影響 擔(dān)心打破既有“（平衡）”總結(jié) 項目的有效計劃與管控 要與換 資源責(zé)任 責(zé)任能力 能力方案 方案問題總結(jié) 項目的有效計劃與管控 跨部門協(xié)作 換位思考我理解你嗎 門當(dāng)戶對我是誰 交集共贏有什么好處 講明打算怎么配合我 備選方案如果不行總結(jié) 項目的有效計劃與管控 轉(zhuǎn)化 由兼職全職 由正式私下 由連續(xù)離散（間歇）總結(jié) 項目的有效計劃與管控 員工為什么表現(xiàn)得不盡如人意員工為什么表現(xiàn)得不盡如人

22、意調(diào)查 項目的有效計劃與管控員工開始工作前員工開始工作后 項目的有效計劃與管控 如何培養(yǎng)和鍛煉項目組成員的責(zé)任感？如何培養(yǎng)和鍛煉項目組成員的責(zé)任感？實(shí)戰(zhàn) 項目的有效計劃與管控 提高責(zé)任感 責(zé)任模糊責(zé)任明確 無能為力能力匹配 畏懼躲避扶助支持總結(jié) 項目的有效計劃與管控 提高責(zé)任感 為他負(fù)責(zé)多勞多得 以眾等待榜樣感召 單項付出雙向共贏場景問題 項目的有效計劃與管控 如何調(diào)動員工積極性？如何調(diào)動員工積極性？場景問題 項目的有效計劃與管控 工作時，注意暗示 無所位 無所謂 無所味 無所畏 無所為 無所喂總結(jié) 團(tuán)隊激勵技巧 激勵團(tuán)隊 指標(biāo)法衡量績效 承諾法喚醒人心 反饋法刺激行為總結(jié) 團(tuán)隊激勵技巧 事前

23、要承諾 事中提醒承諾 事后回顧承諾總結(jié) 團(tuán)隊激勵技巧 激勵團(tuán)隊 激勵法激發(fā)結(jié)果 走動法掌握過程 關(guān)心法溫暖人心總結(jié) 項目的有效計劃與管控 如果如果PMPM專業(yè)技能不是很強(qiáng)，在執(zhí)行過專業(yè)技能不是很強(qiáng)，在執(zhí)行過 過程中容易被項目團(tuán)隊內(nèi)的技術(shù)專家牽制過程中容易被項目團(tuán)隊內(nèi)的技術(shù)專家牽制 而降低威信，從而導(dǎo)致項目不好管理，如而降低威信，從而導(dǎo)致項目不好管理，如 何平衡這種狀況？何平衡這種狀況？場景問題 項目的有效計劃與管控 在技術(shù)團(tuán)隊中建立威信 用（管理）用（技術(shù)） 拿（己長）拿（己短） 去(幫助)去(控制) 找(亮點(diǎn)）找（缺點(diǎn)） 認(rèn)（結(jié)果）認(rèn)（過程）總結(jié) 發(fā)展您的團(tuán)隊 誰動了誰的“蛋糕”實(shí)戰(zhàn) 團(tuán)隊沖突解決項目團(tuán)隊沖突分類 R:資源沖突 O:目標(biāo)沖突 I:個性沖突 溝通法則 別人怎么對待我，我就怎樣對待別人 我怎樣對待別人，別人就怎樣對待我 希望別人怎樣對待我，我就怎樣對待別人 用別人喜歡的方式來對待他們 團(tuán)隊沖突解決對抗引入暴露共鳴轉(zhuǎn)換理解行動落實(shí)復(fù)查創(chuàng)造方案計劃應(yīng)對策略 團(tuán)隊沖突解