電力企業(yè)資源計劃管理業(yè)務(wù)流程重組培訓(xùn)課件

1、文件日期: 2020/5/9培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 流程重組概念流程重組概念 從功能到流程的觀念從功能到流程的觀念 流程重組的收益和成功因素流程重組的收益和成功因素業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是一種改進(jìn),它的目標(biāo)是通過重新設(shè)計組織經(jīng)營的流程,使流程的增值內(nèi)容最大化,非增值內(nèi)容最小化(包括降低營運(yùn)成本,控制營運(yùn)風(fēng)險,提高營運(yùn)效率三方面),從而獲得績效的改進(jìn)平衡質(zhì)量、服務(wù)水平和成本始終是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的考慮重點(diǎn)平衡質(zhì)量、服務(wù)水平和成本始終是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的考慮重點(diǎn)降低成本降低成本質(zhì)量改善質(zhì)量改善提升客戶提升客戶服務(wù)水平服務(wù)水平競爭優(yōu)勢競爭優(yōu)勢功能驅(qū)動運(yùn)營功能驅(qū)動運(yùn)營第一階段第一階段

2、第三階段第三階段關(guān)鍵流程驅(qū)動運(yùn)營關(guān)鍵流程驅(qū)動運(yùn)營電電力力工工程程建建設(shè)設(shè)采采購購設(shè)設(shè)備備維維護(hù)護(hù)客客戶戶采購申請到付款采購申請到付款資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理電力項目管理電力項目管理傳統(tǒng)的管理注重職能層級機(jī)制傳統(tǒng)的管理注重職能層級機(jī)制流程概念打破職能層級體制的界限流程概念打破職能層級體制的界限, ,直達(dá)客戶直達(dá)客戶流程得以承認(rèn)，但功能處于主導(dǎo)流程得以承認(rèn)，但功能處于主導(dǎo)電電力力工工程程建建設(shè)設(shè)采采購購設(shè)設(shè)備備維維護(hù)護(hù)第二階段第二階段壓縮時間壓縮時間減少不增加減少不增加價值的活動價值的活動授予相授予相應(yīng)權(quán)限應(yīng)權(quán)限客戶聯(lián)盟客戶聯(lián)盟一次做好一次做好在流程開始時在流程開始時就保證質(zhì)量就保證質(zhì)量設(shè)定有彈設(shè)定有彈性

3、的目標(biāo)性的目標(biāo)有效降低成本，有效降低成本，領(lǐng)先的技術(shù)領(lǐng)先的技術(shù)持續(xù)的改善循環(huán)持續(xù)的改善循環(huán)流程圖繪制的方法及技巧流程圖繪制的方法及技巧 流程圖繪制目標(biāo)及基本知識講解流程圖繪制目標(biāo)及基本知識講解 流程圖的繪制流程圖的繪制 流程圖交付要求流程圖交付要求q理解現(xiàn)有流程和理解現(xiàn)有流程和資源分配資源分配q闡明企業(yè)關(guān)鍵問題闡明企業(yè)關(guān)鍵問題q識別改進(jìn)的良機(jī)識別改進(jìn)的良機(jī)q流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機(jī)會q一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟流程圖繪制基礎(chǔ)流程圖繪制基礎(chǔ)流程流程輸入輸入輸出輸出下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：下列為繪制流程圖所需

4、考慮的要素信息： 在流程中的關(guān)鍵行為 流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源 每一行為的關(guān)鍵交付成果 每一行為輸出的接受者 每一行為所需的時 （內(nèi)部和外部） 間/成本文件/表格：該標(biāo)識文件，包括表格、字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫：該標(biāo)識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出?？稍跇?biāo)識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。一套標(biāo)準(zhǔn)的符號能幫助快速并且一致地通過流程圖進(jìn)行溝通一套標(biāo)準(zhǔn)的符號能幫助快速并且一致地通過流程圖進(jìn)行溝通流程操作：該標(biāo)識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購

5、單），或人工檢查一個文件。流程參見:該標(biāo)識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。數(shù)據(jù)信息:該標(biāo)識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。決定批復(fù)：該菱形框代表一個決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。方向標(biāo)記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。存檔:該框代表一個文檔在此處需要被存檔。開始/結(jié)束:該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。流程圖連接標(biāo)識：該標(biāo)識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內(nèi)從一個動作框轉(zhuǎn)到另一個動作框。當(dāng)畫到頁底時，可以在

6、圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標(biāo)識。連接標(biāo)識的畫法：在標(biāo)識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標(biāo)識，在該標(biāo)識上寫下相同的英文大寫字母。繼續(xù)“是”情況下的流程是否狀況表是否被批準(zhǔn)?對狀況表作修改在決定框之前使用手工操作標(biāo)識：如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標(biāo)識。是否是否有效？驗證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效性-流程/任務(wù)生成什么？-職員怎樣執(zhí)行它？-為什么要這樣做？-何時、由誰對它進(jìn)行復(fù)核？-流程活動需要多少時間？-流程活動何時需要？-錯誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？-怎樣處理錯誤/問題/

7、例外？-輸出什么？輸出多少？-輸出至哪里？q流程范圍q控制目標(biāo)q主要控制點(diǎn)q涉及部門及表格q流程流轉(zhuǎn)時間q特定政策建議步驟建議步驟: :-從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程-確定每個子流程的開始和結(jié)束(保持重點(diǎn)) -確定關(guān)鍵輸入和輸出-按步驟進(jìn)行每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程-節(jié)約時間: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面-采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號-在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會-核查流程的準(zhǔn)確性C 需要需要 按實際情況繪制流程C 需要需要 在整個組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人員交流C 需要需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束C 需要需要 高層次的流程圖

8、D 不能不能 按照自己的想象繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在自己的部門D 不能不能 閉門造車，在真空中工作D 不能不能 在確認(rèn)流程范圍前繪制流程D 不能不能 陷入太多的細(xì)節(jié)流程圖的格式流程圖的格式-宋體-標(biāo)題采用14號字體、加粗、中間對齊-部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊-框內(nèi)采用68號字體、普通不加粗、中間對齊-連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊-盡量避免相交線將單據(jù)傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳遞給將單據(jù)傳遞給辦公室辦公室將單據(jù)傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公室將單據(jù)

9、傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公室q起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和流程對象必須清晰q輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確q應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計時間（該項流程作業(yè)所需的時間）q為每一個任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍q做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖q詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識別無效率的活動q量化目前的關(guān)鍵績效考評指標(biāo) 中轉(zhuǎn)倉調(diào)貨流程中轉(zhuǎn)倉調(diào)貨流程調(diào)入分公司/中轉(zhuǎn)倉調(diào)入分公司/中轉(zhuǎn)倉營銷本部營銷本部調(diào)出分公司調(diào)出分公司在本區(qū)域中轉(zhuǎn)倉不能滿足分公司要貨需求,同時總部也缺貨時,物流專員向本部提出調(diào)貨申請(一式三聯(lián))(1)調(diào)貨申請本部營銷管

10、理科根據(jù)營銷策略和物流成本考慮，在兩個小時內(nèi)形成調(diào)貨方案，轉(zhuǎn)交第三方物流操作(2)如果方案與營銷管理科的要求有出入須征得營銷管理科同意，最后方案填入調(diào)貨申請，（4）第三方物流第三方物流向備調(diào)出分公司物流專員確認(rèn)貨物適合調(diào)出，如果貨物包裝不良，須獲調(diào)入分公司的書面確認(rèn)后形成調(diào)貨方案（3）調(diào)貨方案發(fā)運(yùn)員按調(diào)貨申請、內(nèi)部采購訂單和內(nèi)部銷售訂單與運(yùn)輸車隊業(yè)務(wù)員聯(lián)系,互相溝通運(yùn)輸能力和配送需要后制定運(yùn)輸計劃（6）調(diào)貨申請第三方物流計劃員根據(jù)調(diào)貨申請打印內(nèi)部采購訂單和內(nèi)部銷售訂單（5）內(nèi)部采購訂單內(nèi)部銷售訂單運(yùn)輸計劃發(fā)運(yùn)員根據(jù)調(diào)貨申請和銷售訂單等單據(jù)用電話通知運(yùn)輸公司安排車隊,同時填制調(diào)貨申請上的承運(yùn)人證

11、明欄目車隊在調(diào)貨申請上相應(yīng)欄目蓋章（7）發(fā)運(yùn)員把調(diào)貨申請傳真給調(diào)出和調(diào)入分公司物流專員（9）物流專員根據(jù)所收到的單據(jù),安排對經(jīng)銷商的發(fā)運(yùn)計劃或入中轉(zhuǎn)倉,并在貨物到達(dá)前辦妥相關(guān)手續(xù)并通知車隊和收貨單位（18）物流管理專員收到第三方物流的傳真,通知倉庫備貨,保證調(diào)出的貨物外包裝良好,適合銷售。并與車隊司機(jī)溝通協(xié)調(diào)（10）發(fā)運(yùn)員把調(diào)貨申請復(fù)印件交給運(yùn)輸車隊（8）倉管員以調(diào)貨申請的承運(yùn)人證明欄目內(nèi)容，核實運(yùn)輸車隊司機(jī)的身份（11）倉管員按調(diào)貨申請發(fā)貨并安排裝車,司機(jī)監(jiān)督物品包裝狀態(tài)與調(diào)貨申請的描述一致。雙方有爭議時先由物流專員協(xié)調(diào)，最終由本部營銷管理科裁定。并記入調(diào)貨申請（12）車隊司機(jī)開手工產(chǎn)品送貨

12、單(一式六聯(lián):分存根,商業(yè)單位,結(jié)算,回單,車隊,分公司聯(lián))并在調(diào)貨申請產(chǎn)品包裝狀態(tài)欄詳細(xì)填寫實際狀況（13）物流專員或倉管員會簽產(chǎn)品送貨單和調(diào)貨申請,物流專員留倉庫聯(lián)和分公司聯(lián)（14）產(chǎn)品送貨單司機(jī)完成提貨并開車到指定分公司（15）中轉(zhuǎn)倉或經(jīng)銷商倉管員按預(yù)先收到的通知核對司機(jī)送來單據(jù),檢查和點(diǎn)收貨物（19）貨物狀態(tài)與單據(jù)的記錄一致收貨單位和司機(jī)在產(chǎn)品送貨單和調(diào)貨申請相應(yīng)欄目會簽不一致情況后收貨（20）否收貨，中轉(zhuǎn)倉倉管員收取單據(jù),在手工帳作記錄并把入庫,出庫資料通知物流專員（21）是開始物流管理專員把庫存資料輸入分公司K3系統(tǒng)倉儲模塊并將最后結(jié)果填入調(diào)貨申請表附產(chǎn)品送貨單交物流部用于考核,索

13、賠對帳（22）物流管理科收到分公司的通知并把庫存資料輸入總公司K3系統(tǒng)的倉儲模塊,將調(diào)貨申請財務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)財務(wù)部門（23）信息系統(tǒng)倉儲模塊信息系統(tǒng)銷售模塊信息系統(tǒng)倉儲模塊結(jié)束物流管理專員在發(fā)貨后24小時內(nèi)把產(chǎn)品送貨單附在調(diào)貨申請上傳真調(diào)入地物流專員和第三方物流發(fā)運(yùn)員（17）物流管理專員在分公司的信息系統(tǒng)倉儲模塊輸入庫存數(shù)據(jù)（16）信息系統(tǒng)倉儲模塊調(diào)貨申請內(nèi)部銷售訂單調(diào)貨申請樣樣 張張流程繪制練習(xí)流程繪制練習(xí)在流程繪制過程中在流程繪制過程中, ,我們不僅應(yīng)該理解現(xiàn)有的流程我們不僅應(yīng)該理解現(xiàn)有的流程, , 更要識別流程改進(jìn)的機(jī)會更要識別流程改進(jìn)的機(jī)會, , 建議的步驟如下建議的步驟如下: :流程圖繪制完

14、畢后，可以開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會流程圖繪制完畢后，可以開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會，典型的流程問題包括：典型的流程問題包括：尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機(jī)會尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機(jī)會此外此外, ,可以通過流程改進(jìn)分析找到解決企業(yè)管理問題的速效方案可以通過流程改進(jìn)分析找到解決企業(yè)管理問題的速效方案流程改進(jìn)練習(xí)流程改進(jìn)練習(xí)減少不必要的審核減少不必要的審核供電所所長和供電公司總經(jīng)理的審批可以去除加強(qiáng)部門協(xié)作與溝通加強(qiáng)部門協(xié)作與溝通在采購計劃進(jìn)度方面需要參考財務(wù)部門的意見，確保采購計劃與資金計劃的整合縮短審核時間縮短審核時間縮短各級管理部門的審批時限，并加以制度規(guī)范建立授權(quán)機(jī)制，確保在總經(jīng)理出差期間，提