拓展部管理制度

1、心物業(yè)服務(wù)有限公司 拓展部管理辦法 *物業(yè)服務(wù)有限公司 拓展部管理辦法 1. 目的 建立和完善*物業(yè)管理服務(wù)有限公司拓展部管理機(jī)制，保證企業(yè)財產(chǎn)增值，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益；為了配合公司發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)；提升物業(yè)公司品質(zhì)服務(wù)。 確定操作流程，明確各部門工作協(xié)調(diào)配合程序流程，提高工作效率。 確定可操作的管理銷售模式，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展需要奠定基礎(chǔ)。 2. 適用范圍 此制度適用于*物業(yè)服務(wù)有限公司拓展管理服務(wù)業(yè)務(wù)。 3. 拓展部人員配置及人員工作職責(zé) 3.1 人員配置 拓展總監(jiān)一名，拓展經(jīng)理一名；拓展專員一名； 3.2 人員日常工作范圍 3.2.1 在公司總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)公司向外承接物

2、業(yè)管理項目的相關(guān)工作。 3.2.2 深入調(diào)查、收集市場信息，在進(jìn)行綜合分析、預(yù)測的基礎(chǔ)上制訂切實(shí)可行的物業(yè)拓展計劃。 3.2.3 面向國內(nèi)市場廣泛宣傳公司的企業(yè)公眾形象，并協(xié)助公司相關(guān)的策劃、3.3.3 專員職責(zé)： 宣傳工作 3.2.4 參與社會上的物業(yè)招投標(biāo)工作，積極的與有關(guān)單位（開發(fā)商）建立良好的合作關(guān)系。 3.2.5 負(fù)責(zé)編制擬接管物業(yè)的標(biāo)書、管理方案。 3.2.6 準(zhǔn)備物業(yè)管理合同文本，負(fù)責(zé)簽署管理合同的相關(guān)事宜。 3.2.7 負(fù)責(zé)新物業(yè)介入的前期準(zhǔn)備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗(yàn)收。 3.2.8 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 3.3 工作職責(zé) 3.3.1 總監(jiān)職責(zé)：對總經(jīng)理負(fù)責(zé)，向總經(jīng)理

3、匯報工作，確定拓展工作目標(biāo)，努力達(dá)成。 3.3.2 經(jīng)理職責(zé)： 3.3.2.1 在總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助總監(jiān)開展公司對外物業(yè)市場的拓展，提升公司經(jīng)營業(yè)績； 3.3.2.2 分析研究本地區(qū)和外埠物業(yè)拓展?fàn)顩r，對部門的全面工作提出建議和意見； 3.3.2.3 協(xié)助總監(jiān)進(jìn)行項目策劃、調(diào)研，擬定項目的管理計劃并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)； 3.3.2.4 協(xié)助總監(jiān)完成年度或階段經(jīng)營業(yè)績指標(biāo)，評估拓展計劃執(zhí)行情況，向總監(jiān)提供建議； 3.3.2.5 參與協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門，配合拓展業(yè)務(wù)的開展。 3.3.2.6 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 3.3.3.1 在總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，積極開展公司物業(yè)市場的對外拓展，提升公司經(jīng)營業(yè)績； 3.

4、3.3.2 參與分析研究本地區(qū)物業(yè)拓展?fàn)顩r，深入調(diào)查、收集市場信息； 3.3.3.3 宣傳公司的企業(yè)公眾形象，并參與相關(guān)的策劃、宣傳工作。 3.3.3.4 參與社會上的物業(yè)招投標(biāo)工作，編寫擬接管物業(yè)的標(biāo)書及相關(guān)文件。 3.3.3.5 編寫物業(yè)管理合同文本，做好簽署管理合同的相關(guān)事宜。 3.3.3.6 參與新物業(yè)前期介入的準(zhǔn)備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗(yàn)收。 3.3.3.7 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 4. 工作流程 信息收集接單報公司評審小組評審制作標(biāo)書投標(biāo)中標(biāo)簽定合同一一接管團(tuán)隊準(zhǔn)備實(shí)施一一物業(yè)管理項目團(tuán)隊接管實(shí)施。 拓展團(tuán)隊從信息收集開始，到合同簽訂，即完成一個拓展工作。項目交由物業(yè)總監(jiān)安

5、排管理團(tuán)隊實(shí)施。 5. 信息收集 5.1 信息收集渠道 在建樓盤，計劃建設(shè)樓盤，政府采購網(wǎng)，企事業(yè)單位辦公需求，物業(yè)管理達(dá)不到業(yè)主要求需要更換物業(yè)管理，內(nèi)部渠道等其他信息。 5.2 信息篩選整理，確定有用信息后，下載、打印或登門拜訪了解有用信息，并歸集整理，包括：項目名稱，體量，服務(wù)范圍，之前物業(yè)管理情況，通過招標(biāo)網(wǎng)站收集的信息須包括招標(biāo)單位情況，投標(biāo)人資格要求等。7.1.2 擬接物業(yè)的基本情況 6. 接單 6.1 拓展部根據(jù)篩選收集到的各種有用信息應(yīng)通過 OA 及時報告給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門，掌握工作動向，為下一步工作配合做準(zhǔn)備。 6.2 通過相關(guān)招投標(biāo)網(wǎng)站獲得信息需要購買標(biāo)書的，必須提前將費(fèi)用報

6、請總經(jīng)理批準(zhǔn)后通過財務(wù)支付。方可進(jìn)行下一步工作。 6.3 不需投標(biāo)的樓盤接洽必須及時報總經(jīng)理、物業(yè)總監(jiān)組織進(jìn)行預(yù)先評估現(xiàn)場勘查，制作項目管理方案供甲方審閱和合同簽訂前的洽談，并簽訂合同。 6.4 拓展部在收集招投標(biāo)信息后，通過初步篩選及時上報總經(jīng)理及物業(yè)總監(jiān)，由公司總經(jīng)理召開經(jīng)理辦公會議決定是否參加投標(biāo)競爭，如決定參加投標(biāo)，則由 公司拓展部組成投標(biāo)文件編制小組，并由公司領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)組成評審小組，具體操作標(biāo)書編制工作及項目評審工作。 7. 成立公司評審小組 7.1 工作職責(zé)： 財務(wù)部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨十負(fù)責(zé)開辦費(fèi)、管理成本、預(yù)期效益的測算；物業(yè)部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨十負(fù)責(zé)日常管理工作方案、難點(diǎn)、重點(diǎn)管理方案、設(shè)備

7、、設(shè)施、人員配置編制、管理目標(biāo)、管理計劃、質(zhì)量保證措施、服務(wù)承諾編制的擬定；辦公室抽調(diào)業(yè)務(wù)骨十，依據(jù)物業(yè)部提供人員配制編制，負(fù)責(zé)擬接項目的人員配置信息簡歷，所獲證書，人員工作情況，公司培訓(xùn)情況，培訓(xùn)計劃的擬定及公司投標(biāo)相關(guān)證照合同的提供和掃描，拓展部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨十及時與招標(biāo)方及各部門溝通聯(lián)系，負(fù)責(zé) 及時全面地收集擬接項目的外部及內(nèi)部信息資料。 7.1.1 研究物業(yè)管理投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。 7.1.3 公司接管后準(zhǔn)備采取的管理方式。 7.1.4 針對管理的難點(diǎn)、重點(diǎn)所采取的針對性措施。 7.1.5 為開展物業(yè)管理所配置的人力、物力資源。 7.1.6 開展物業(yè)管理一段時間后所力爭達(dá)到的管理目標(biāo)。 7

8、.1.7 為有效地提高物業(yè)管理水準(zhǔn)所必要的服務(wù)承諾。 7.1.8 費(fèi)用投入和成本測算。 7.1.9 經(jīng)濟(jì)效益分析。 7.1.10 社會效益預(yù)測。 7.1.11 需要招標(biāo)單位協(xié)助解決的問題。 7.1.12 本公司的優(yōu)勢和長處。 7.1.13 物業(yè)接管后的工作進(jìn)度安排。 7.2 評審小組提供信息要求： 7.2.1 “擬接管物業(yè)的基本概況”要求詳細(xì)列出擬接管物業(yè)的地理位置、環(huán)境、占地面積、建筑面積、棟數(shù)、層數(shù)、樓宇結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、基本設(shè)施、設(shè)備、住戶基本構(gòu)成、驗(yàn)收移交情況等。 7.2.2 “準(zhǔn)備采取的管理方式”要求針對擬接管物業(yè)的自身特點(diǎn)編制出總體管理方案和分項管理方案。 7.2.3 對擬接物業(yè)的管理難點(diǎn)

9、、重點(diǎn)應(yīng)針對性地列出具體的管理措施。 7.2.4 人力、物力資源要求詳細(xì)列出。 7.2.4.1 擬接管物業(yè)的組織架構(gòu)。 7.2.4.2 擬接管物業(yè)的人事定編和崗位設(shè)置、崗位描述。 7.2.4.3 主要業(yè)務(wù)骨十的配置人選和人員素質(zhì)介紹 7.2.4.4 公司內(nèi)部培訓(xùn)計劃及實(shí)施情況。 7.2.4.5 為開展工作前期投入的設(shè)備、設(shè)施。 7.2.5 管理目標(biāo)要求具體列出明確的總體目標(biāo)和詳細(xì)分項目標(biāo)，目標(biāo)要求有可操作性和可考核性。 7.2.6 服務(wù)承諾要求針對小區(qū)業(yè)主的要求和物業(yè)管理服務(wù)的特點(diǎn)列出有鮮明特色的服務(wù)措施來。 7.2.7 費(fèi)用投入和成本測算要求針對擬接小區(qū)的現(xiàn)狀和管理要求、難度逐項測算出前期投

10、入和管理成本。 7.2.8 經(jīng)濟(jì)效益分析要求按照物業(yè)管理“以區(qū)養(yǎng)區(qū)、保本微利”的特點(diǎn)詳盡地計算出擬接物業(yè)后的經(jīng)濟(jì)效益。 7.3.評審小組人員組成 組長：物業(yè)總監(jiān)，副組長：拓展總監(jiān)，組員：財務(wù)、人事、環(huán)境、工程、安保經(jīng)理或主管。 8. 制作標(biāo)書 8.1 總經(jīng)理依據(jù)拓展部收集到的擬接物業(yè)的信息和現(xiàn)場實(shí)地考察的結(jié)果給出編制投標(biāo)書的原則和要求。 8.2 拓展部經(jīng)理依據(jù)招標(biāo)文件要求組織協(xié)調(diào)收集相關(guān)部門須提供投標(biāo)資料。 8.3 評審小組開始詳細(xì)依照本方案 7.2 條的要求逐條完成單項評審編制工作 8.4 拓展部專員在單項工作編制完畢后開始組織匯編。 8.5 匯編完成后報總經(jīng)理審批及定稿。 8.6 針對具體

11、項目，拓展專員根據(jù)評審小組報總經(jīng)理同意執(zhí)行價格在投標(biāo)時 問前 2 天，報總經(jīng)理審核同意，制作標(biāo)書 8.7 投標(biāo)時間前一天，保質(zhì)保量完成投標(biāo)文件制作匯編工作，需要光盤的同 時一并制作完成，并按招標(biāo)文件要求裝裱、密封。 9. 投標(biāo) 9.1 拓展總監(jiān)根據(jù)投標(biāo)文件要求及時間、地點(diǎn)做好投標(biāo)準(zhǔn)備，結(jié)合項目情況直接參與投標(biāo)或邀請總經(jīng)理參與。 9.2 投標(biāo)時依據(jù)現(xiàn)場情況，須改動投標(biāo)文件重要內(nèi)容的，如：有價格變動等，須口頭上報總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可改動。 10. 投標(biāo)結(jié)果及投標(biāo)保證金的收回 10.1 投標(biāo)完成后，及時跟進(jìn)招標(biāo)單位的中標(biāo)結(jié)果，及時收回投標(biāo)保證金， 如果中標(biāo)，積極與招標(biāo)方聯(lián)系進(jìn)行合同簽訂的討論及

12、簽訂工作。 10.2 流標(biāo)：流標(biāo)后，根據(jù)招標(biāo)方給出的意見，分析流標(biāo)的問題所在，及時修正工作不足，積極應(yīng)對，調(diào)整策略為下一步工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)吸取教訓(xùn)。 11. 物業(yè)入場實(shí)施管理 11.1 配合物業(yè)部成立物業(yè)接管領(lǐng)導(dǎo)小組：公司在業(yè)務(wù)拓展的同時，成立以物業(yè)總監(jiān)為組長的物業(yè)接管領(lǐng)導(dǎo)小組。 11.2 負(fù)責(zé)物管部與招標(biāo)方的入場銜接及聯(lián)系溝通。 11.3 及時根據(jù)拓展合同安排入場實(shí)施管理。 附件1工作流程 信息源 樓盤項目 V 公司評審小組研究 V 制作標(biāo)書 評審確定投標(biāo)價報總經(jīng)理批復(fù) 網(wǎng)上下載投批總經(jīng) 理研究體量后購買 /標(biāo)書 制作完標(biāo)書報總經(jīng) 理同意，簽發(fā)進(jìn)入 下一步 V 投標(biāo) 總結(jié)分 析流標(biāo) 評審小組組成

13、 組長：物業(yè)總監(jiān) 副組長：拓展總監(jiān) 組員：財務(wù)經(jīng)理 人事經(jīng)理 環(huán)境 工程 安保 評審小組職責(zé)： 研究招標(biāo)文件及招標(biāo)方服務(wù)要求，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 實(shí)地勘察招標(biāo)場地體量。 研究投標(biāo)項目擬投入人員、及服務(wù)方案，所需資金情況，實(shí)施計劃，管理措施，項目合理性建議。 1、2、 3、 附件2招投標(biāo)拓展項目基本情況表 招標(biāo)內(nèi) 容 地址 招標(biāo)單 位 地址 規(guī)模 項目期 價格 聯(lián)系人 電話 投標(biāo)單 位資格 要求 投標(biāo)文 件獲取 投標(biāo)文 件遞交 備注 附件3服務(wù)要求評審表 客戶名稱開標(biāo)日期服務(wù)期間 服務(wù)方式 c電話記錄c附招標(biāo)書或合同草案等 信息來源 顧客對服務(wù)明示與潛在的要求（技術(shù)要求、質(zhì)量要求、支持服務(wù)、價格等） 填寫人： 日期： 本公司為滿足顧客要求 作出的承諾 填寫人： 日期： 物業(yè)部（日常管理工作方案、難點(diǎn)、重點(diǎn)管理方案設(shè)備及人員配制） 填寫人