采購(gòu)部供應(yīng)商大會(huì)操作指導(dǎo)書(shū)

1、 采購(gòu)部供應(yīng)商大會(huì)操作指導(dǎo)書(shū)SCM1.134-10文件修訂記錄 Revision Record:版本號(hào)Version No修改內(nèi)容及理由Change and Reason修訂審批人Approval生效日期Effective DateV1.0新增文件批準(zhǔn)Approval Record部門(mén)FUNCTION姓名PRINTED NAME簽名SIGNATURE日期DATE擬制PREPARED BY生產(chǎn)采購(gòu)部金海妮會(huì)審REVIEWED BY生產(chǎn)采購(gòu)部林慧杰批準(zhǔn)APPROVAL BY采購(gòu)部周鋼1、 目的 Purpose:規(guī)范與指導(dǎo)采購(gòu)部供應(yīng)商大會(huì)的操作。2、 適用范圍 Scope:適用于采購(gòu)部在外召開(kāi)大型供

2、應(yīng)商會(huì)議。3、 定義 Definition:無(wú)4、 引用文件Reference無(wú)5、 職責(zé) Responsibilities:會(huì)議召集人：負(fù)責(zé)會(huì)議的發(fā)起、議題、議程、與會(huì)人員范圍等確定；會(huì)議責(zé)任人：負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議組織進(jìn)程的監(jiān)督（包括組織、準(zhǔn)備、召開(kāi)等）；會(huì)務(wù)組織責(zé)任人：負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作的全程組織安排。（會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、供應(yīng)商資料收集、會(huì)議室、用餐、住宿、車(chē)輛等）；會(huì)務(wù)組織成員：協(xié)助會(huì)務(wù)組織責(zé)任人，分擔(dān)會(huì)務(wù)工作。6、 工作程序和要求 Procedure and Requirements6.1 會(huì)議召集人確定會(huì)議召開(kāi)日期、議題、議程、與會(huì)人員范圍；6.2 會(huì)議責(zé)任人召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議，確定會(huì)務(wù)組織責(zé)任

3、人、會(huì)務(wù)組織成員并做好會(huì)務(wù)人員的分工與完成時(shí)間；6.3 會(huì)務(wù)組織責(zé)任人工作組織安排6.3.1 提交會(huì)議預(yù)算方案，同時(shí)提供會(huì)議承辦酒店（通常為公司協(xié)議酒店）設(shè)施狀況（二家或以上）以供備選，并經(jīng)會(huì)議召集人批準(zhǔn)；6.3.2 文化禮品購(gòu)買(mǎi)6.3.2.1 會(huì)議召集人提出文化禮品需求；6.3.2.2 禮品供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，交貨期，樣品目錄或?qū)嵨铮?.3.2.3 會(huì)議召集人確定文化禮品（樣式、數(shù)量、價(jià)格等）；6.3.2.4 提交費(fèi)用申請(qǐng)單并跟蹤審批；6.3.2.5 供應(yīng)商下單生產(chǎn)，并在我方要求期限內(nèi)供貨；6.3.2.6 禮品到貨后確定數(shù)量與質(zhì)量，如有不符即時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，直到滿(mǎn)足我方要求；6.3.2.7

4、供應(yīng)商提供發(fā)票，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，并附上相應(yīng)的費(fèi)用申請(qǐng)單審批件報(bào)銷(xiāo)；6.3.2.8 分裝文化禮品并提前送至?xí)?chǎng)。6.3.3 獎(jiǎng)杯購(gòu)買(mǎi)6.3.3.1 會(huì)議召集人提出獎(jiǎng)杯需求；6.3.3.2 禮品供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)、交貨期、樣品目錄或?qū)嵨铮?.3.3.3 會(huì)議召集人確定獎(jiǎng)杯（樣式、數(shù)量、價(jià)格等）；6.3.3.4 提交費(fèi)用申請(qǐng)單并跟蹤審批；6.3.3.5 向供應(yīng)商提供獎(jiǎng)杯刻字內(nèi)容與樣式，供應(yīng)商再次提供成型獎(jiǎng)杯樣品獲得我方同意；6.3.3.6 供應(yīng)商下單生產(chǎn)，并在我方要求期限內(nèi)供貨；6.3.3.7 獎(jiǎng)杯到貨后確定數(shù)量、質(zhì)量及刻字內(nèi)容，如有不符即時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，直到滿(mǎn)足我方要求；6.3.3.8 供應(yīng)商提供

5、發(fā)票，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，并附上相應(yīng)的費(fèi)用申請(qǐng)單審批件報(bào)銷(xiāo)；6.3.3.9 獎(jiǎng)杯分類(lèi)并提前送至?xí)?chǎng)。6.3.4 與會(huì)議承辦酒店確認(rèn)會(huì)議召開(kāi)當(dāng)天的會(huì)議室大小/所附設(shè)施/數(shù)量、頒獎(jiǎng)禮儀小姐要求、會(huì)務(wù)物品放置處、中場(chǎng)休息茶點(diǎn)（加工費(fèi)）、商務(wù)費(fèi)、大會(huì)橫幅內(nèi)容、指示牌、簽到臺(tái)、就餐標(biāo)準(zhǔn)及就餐現(xiàn)場(chǎng)安排、住宿、停車(chē)位、酒店會(huì)務(wù)組情況等；6.3.5 擬制會(huì)務(wù)組織成員分工表、會(huì)務(wù)組聯(lián)絡(luò)表、供應(yīng)商與會(huì)人員清單、供應(yīng)商簽到表等；6.3.6 會(huì)務(wù)組織成員工作組織與安排6.3.6.1 擬制會(huì)議召集通知及供應(yīng)商會(huì)議須知（包括會(huì)議地點(diǎn)、主題、內(nèi)容、議程、就餐、車(chē)輛等相關(guān)信息），經(jīng)會(huì)議召集人審核后由各相關(guān)人員發(fā)至所有邀請(qǐng)供應(yīng)商，

6、并要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將參會(huì)人員資料反饋至相關(guān)會(huì)務(wù)組織成員處；6.3.6.2 擬制內(nèi)部會(huì)議通知（包括會(huì)議地點(diǎn)、主題、內(nèi)容、議程、就餐、車(chē)輛等相關(guān)信息），確定與會(huì)人員，并確認(rèn)各會(huì)場(chǎng)人員安排經(jīng)會(huì)議責(zé)任人審核后發(fā)至所有內(nèi)部與會(huì)人員；6.3.6.3 擬制相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講稿，收集各相關(guān)部門(mén)員會(huì)議資料并安排領(lǐng)導(dǎo)接送車(chē)輛；6.3.6.4 收集/復(fù)印需分發(fā)至各供應(yīng)商與會(huì)人員的資料；6.3.6.5 準(zhǔn)備會(huì)議所需便攜、數(shù)字投影儀、激光筆、簽字筆等，并填寫(xiě)會(huì)議當(dāng)天的攜物出門(mén)電子流并跟蹤審批；6.3.6.6 負(fù)責(zé)供應(yīng)商接待、資料發(fā)放/回收、文化禮品發(fā)放、會(huì)議設(shè)備保管、就餐指引、各分會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)工作等；6.3.6.7 現(xiàn)場(chǎng)儀器檢

7、測(cè)、攝影。6.3.7 收集供應(yīng)商參會(huì)人員信息，并將各供應(yīng)商與會(huì)情況隨時(shí)通報(bào)會(huì)議責(zé)任人；6.3.8 會(huì)議召開(kāi)前確認(rèn)所有與會(huì)人數(shù)，安排所需會(huì)議住宿、就餐、茶點(diǎn)、車(chē)輛等；6.3.9 根據(jù)費(fèi)用預(yù)算并綜合實(shí)際情況提交業(yè)務(wù)簽單電子流并跟蹤審批，在會(huì)議開(kāi)始前領(lǐng)取會(huì)議簽單卡；6.3.10 根據(jù)實(shí)際情況自行購(gòu)買(mǎi)茶點(diǎn)，先提交費(fèi)用申請(qǐng)表，獲批準(zhǔn)后購(gòu)買(mǎi)茶點(diǎn)并提供相應(yīng)發(fā)票填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)；6.3.11 根據(jù)實(shí)際情況安排會(huì)務(wù)組織成員會(huì)后聚餐（如不在會(huì)議承辦酒店聚餐須提交費(fèi)用申請(qǐng)表申請(qǐng)費(fèi)用自行報(bào)銷(xiāo)）；6.3.12 根據(jù)會(huì)務(wù)組織成員分工表落實(shí)會(huì)議當(dāng)天供應(yīng)商接待人員、會(huì)議室、就餐、茶點(diǎn)等的相應(yīng)責(zé)任人；6.3.13 提前檢查會(huì)議承辦酒店會(huì)場(chǎng)布置、餐廳、住宿等（參見(jiàn)6.3.4）情況，并與承辦酒店接口人協(xié)調(diào)落實(shí)未完成事項(xiàng)；6.3.14 會(huì)議當(dāng)天各會(huì)務(wù)組織成員根據(jù)各自的工作職責(zé)各守其責(zé)，會(huì)務(wù)組織責(zé)任人協(xié)調(diào)處理整個(gè)會(huì)議過(guò)程中的異常情況并及時(shí)解決；6.3.15 會(huì)議結(jié)束后清點(diǎn)會(huì)務(wù)組所攜帶儀器/設(shè)備，與承辦酒店辦理簽單手續(xù)，結(jié)束會(huì)務(wù)工作。7、 支持性文件和質(zhì)量記錄 Support Document and Quality Records無(wú)8、 附錄 Appendix:相關(guān)表格： 版本Version: V1.0 頁(yè)碼Page: 5