GM-2009-068 財務報銷和費用支出管理規(guī)定-July 8

1、文件名稱財務報銷和費用支出管理規(guī)定文件編號MSL-GM-2009-068制定部門財務部最后修訂日期2009-7-8 規(guī)范性文件管理信息批準人： 適用范圍：文件編號：James Lin全公司 MSL-GM-2009-068發(fā)布日：最后修訂日：狀態(tài)：2009-07-092009-07-08終案標題:財務報銷和費用支出管理規(guī)定目 錄1. 目的22. 定義與分類23. 職責24. 財務報銷和費用支出的基本要求35. 財務報銷和費用支出的具體要求56. 附則117. 附件111. 目的1.1為了明確公司內(nèi)勤員工（含外籍員工）申請日?？铐椫С黾百M用報銷的相關要求，規(guī)范財務基礎工作，加強公司費用管理，加強公

2、司風險控制，保證公司財務管理、稅務操作的合規(guī)性和有效性，特制定本指引。2. 定義與分類2.1定義 2.1.1財務報銷和費用支出指與保單不直接相關的各項付款，通常為與業(yè)務活動相關的費用支出，和公司日常運作相關的費用及購置資產(chǎn)的支出等。2.2 分類2.2.1 公司付款，包括房租、裝修、大額采購等。2.2.2 個人墊付后向公司報銷，主要用有應酬費、差旅費、電話費、業(yè)務活動支出等。2.2.3 預支支出，指員工的臨時性借款，一般只對公司活動所急需調(diào)用的且只能以現(xiàn)金當場結(jié)算的較大額用款進行預支，例如車輛年檢等。2.2.4銀行自動托收，指由銀行直接從公司賬戶上扣取的電話費、手機費、無線上網(wǎng)、銀行手續(xù)費等。3

3、. 職責3.1 財務部負責審核支出及費用報銷和支出單據(jù)是否符合會計法規(guī)及公司各項管理制度的規(guī)定；人力資源部負責員工個人所得稅的核算、申報及管理；業(yè)務部負責保險營銷員個人所得稅及營業(yè)稅的核算和管理。財務部負責其它稅務的核算、申報及管理。3.2 財務部根據(jù)最新的會計法、稅法和其它相關法規(guī)，并結(jié)合當前對各類款項支出及報銷要求而制定，如遇會計政策變更、管理層根據(jù)公司運營狀況改變報銷標準等，財務部將適時修訂本規(guī)定以適應公司運營管理的需要。3.3未按照本規(guī)定進行報銷的，財務部有權退回報銷申請.4. 財務報銷和費用支出的基本要求4.1款項支出部門向財務部提供的支出資料應當客觀反映其經(jīng)濟業(yè)務的全過程，必須附相

4、關資料及發(fā)票的原件。因特殊原因無法提供相關資料的原件時，應提供書面說明并由經(jīng)辦人、證明人及主管簽字。4.2發(fā)票是一種重要的稅務憑據(jù)，所有支出申請表除預支款外都需附發(fā)票才予以付款。員工因公支出并收取需要報銷的發(fā)票時，應審慎地核實發(fā)票的真?zhèn)?，防止收取假發(fā)票作為報銷依據(jù)提供給公司。財務部將對財務發(fā)票的真實性做抽查。對于提前付款后補發(fā)票的付款申請，支出人在申請付款時，需一并提交經(jīng)其主管簽字確認的欠發(fā)票確認書。原件由出納保存，復印件粘粘于支出單后，日后收到發(fā)票，出納退還原件確認書給單據(jù)提交人；欠發(fā)票確認書應注明交還發(fā)票日期，各地出納需要登記欠發(fā)票明細，每月郵件催繳，逾期不提供者，告知財務主管及其部門主管

5、催收，經(jīng)主管催收后仍未補齊發(fā)票者，列入財務部欠發(fā)票黑名單中，財務將暫停其費用報銷資格；分公司付款后收發(fā)票，定期要制作交接清單并注明憑證號，將發(fā)票寄給總公司相關會計人員，總公司會計人員收到后，第一時間將發(fā)票粘貼于憑證后。4.3 含兌獎聯(lián)的發(fā)票需附兌獎聯(lián)，非定額發(fā)票抬頭必須為公司全稱。以下三種情況的發(fā)票抬頭不作強制要求: 1)外籍個人在個人所得稅免稅范圍內(nèi)的報銷確實無法提供公司全稱的發(fā)票;2)境外差旅費發(fā)票； 3）直接打印發(fā)票，如出租車發(fā)票。4.4 發(fā)票中標注的內(nèi)容、金額應同所附合同中的商品名稱、金額及供應商名稱相一致，否則，財務有權將不合規(guī)定的申請退回。4.5支出分為對供應商付款和員工個人報銷付

6、款，所有款項需通過銀行結(jié)算。對供應商支付時，支出部門需將供應商的公司名稱、銀行賬號、開戶銀行名稱等信息正確填入支出單，收款人、發(fā)票蓋章和支付賬戶名稱三者須相一致；員工個人報銷付款時，需填寫員工姓名、員工編號和部門編號。新進員工在首次申請個人報銷時需填寫員工銀行賬號，員工銀行賬號發(fā)生變更時應及時告知財務部出納，如無特殊原因不允許隨意變更員工銀行賬號信息。4.6支出申請單為重要報銷單據(jù)，支出部門應嚴謹填寫、符合規(guī)范，不得進行任何涂改。4.7支出資料整理以整齊、牢固和規(guī)范為基本要求，多張發(fā)票在粘貼時需平整、均勻，以便財務人員進行金額的審核。支出資料（包括各類發(fā)票、收據(jù)）整理為A4紙大小，超過A4大小

7、的支出資料應折疊A4大小，不足A4大小的支出資料應粘貼到A4環(huán)保紙上，勿直接粘貼在申請單反面，禁止使用裝訂釘?shù)绕渌潭ǚ绞綄⑵涔潭ㄔ贏4環(huán)保紙上。（使用A4環(huán)保紙時，請將支出資料粘貼在空白面，并在已使用面用“X”劃銷。）4.8將支出資料粘貼在A4環(huán)保紙后，請在其右下角合計出粘貼的支出資料的張數(shù)和票面金額；當支出資料較多時，應將同一類型的支出資料（如相同類型的發(fā)票）連續(xù)地粘貼在A4紙上。4.9 支出申請單所附各類資料原件必須齊備，授權簽字符合公司授權簽字權限和流程以及各部門相關規(guī)定。4.10 各類付款單遞至財務時需填寫請款單簽收明細，以明確單據(jù)遞至財務部的時間，保證付款及時和避免付款流程中單據(jù)遺

8、失的可能性。特殊情況需加快付款流程時，單據(jù)遞交人需在簽收單的備注欄中注明款項應到賬的最后時間點。4.11 公司對大額支出要求對公付款，除差旅費及交際應酬費外，對同一收款戶支付金額大于2000元的各類支出不接受個人墊支后向公司報銷的支出申請。同時，公司不接受同一支出拆分后申請支付，特殊情況，需提交CFO 批準。4.12 同一天支付同一收款人同一項目的支出申請，必須合并填寫一張支出申請單，不允許將其拆分成幾份支出申請單以回避簽字權限的限額，增加企業(yè)監(jiān)控的風險。如發(fā)現(xiàn)上述情況，財務部將拒絕付款，并呈報其上一級管理層。4.13 費用分攤至不同地區(qū)不同部門共同承擔時，應有各承擔方的書面簽字確認，同時附費

9、用分攤表并以電子表格形式發(fā)送至款項支付地區(qū)的財務人員，使費用能方便、準確地錄入。4.14 員工個人報銷的支付申請以人民幣結(jié)算，在支出單的合計處填寫人民幣金額。外幣費用須由申請人提供在費用發(fā)生當期的匯率結(jié)算憑證，不能提供憑證的則以上月最后一天中國人民銀行公布的匯率中間價結(jié)算。特殊情況需要以外幣結(jié)算的，須由申請人提供國家外匯管理局要求的相關證件及單據(jù)。4.15 為了提高各類支出、報銷流程的工作效率及質(zhì)量，避免個人報銷過于零星而增加審批簽字等工作量，原則上報銷人應在單張報銷單的合計金額超過100元時予以報銷。4.16 費用發(fā)生后應在當月及時報銷，特殊情況需要延遲報銷時間的，業(yè)務發(fā)生日至遞交申請日的期

10、間長度最長不得大于三個月，開始點以業(yè)務發(fā)生日期為準，當年費用當年報銷。業(yè)務發(fā)生時間間隔超過三個月的支出申請需報CFO批準。5. 財務報銷和費用支出的具體要求5.1 資產(chǎn)類付款的具體要求：5.1.1 資產(chǎn)定義5.1.1.1包括各職場的裝修、家具、布線工程、服務器、電腦、音像設備等，具體標準參照固定資產(chǎn)財務管理辦法。5.1.2 資產(chǎn)類付款的相關細則5.1.2.1裝修類支出根據(jù)合同規(guī)定，在工程驗收后需附驗收報告。驗收報告作為支付后期工程款的必備文件。5.1.2.2 家具類支出除需附相關合同外，還應附家具清單。供應商提供折扣價 的，家具清單需體現(xiàn)折后價格，折后總價應和支出單金額相符。支出單后附的請購單

11、需為原件并經(jīng)授權簽字，收貨人驗收后應在支出單、請購單上規(guī)定欄中簽字。收貨人與款項申請人不能為同一人。5.1.2.3 目前服務器、電腦由總公司集中采購。除附相關購銷合同、計算機設備購買申請表外，上海地區(qū)收貨時由總部信息技術部在設備購買申請表、支出單上簽字，外地分公司收貨時以郵件形式向總部回復驗收情況，總部信息技術部將郵件打印作為附件附在支出申請單后。收貨人與款項申請人不能為同一人。5.1.2.4 音像設備支出的要求同家具類。如在超市、大賣場購音像設備，無需提供購銷合同。5.2 費用類支出的具體要求5.2.1 費用類支出范圍及涉稅原則5.2.1.1 費用類支出范圍5.2.1.1.1公司日常運營及業(yè)

12、務活動而產(chǎn)生的各類支出，如房租、電話費、郵寄費、印刷費、業(yè)務活動促銷費和各類人員費用支出等。5.2.1.2費用類支出涉稅原則5.2.1.2.1 各類費用支出應遵循據(jù)實列支原則，支出單后所附發(fā)票類型及內(nèi)容應與活動內(nèi)容相符。5.2.1.2.2 公司直接以現(xiàn)金、實物或其他形式給予雇員或非雇員的補貼或獎勵，應由公司代扣代繳相關稅費。5.2.1.2.3 以下費用類支出，凡涉及公司代扣代繳相關稅費時，申請人均應于請款時一并提交應稅費用明細表，或按公司其他條文規(guī)定的涉稅明細表（如旅游競賽），相關表單需申請部門負責人簽批。與工資薪金相關的稅金交由人力資源部代扣代繳，與已入系統(tǒng)代理人相關的稅金交由AA部門代扣代

13、繳，其他稅金由財務部負責代扣代繳。5.2.2 費用類支出的相關細則5.2.2.1 公司日常運營費5.2.2.1.1公司日常運營費指由公司日常運作而產(chǎn)生的費用，如房租、電話費、郵費等，通常填寫支出申請單。5.2.2.1.2 公司經(jīng)營性房租在第一次支付時需附租賃合同復印件。5.2.2.1.3 辦公室服務部、信息技術部申請各類服務費支出如修理、搬運、印刷等，附有簽字權人簽字的請購單或服務申請表原件。5.2.2.1.4 公司辦公物料、低值易耗品的購買需統(tǒng)一從辦公室或信息技術部部門申請購買，其他部門與個人不得進行采購。收貨人與款項申請人不能為同一人。5.2.2.1.5 手機費報銷時應將電信單原件附于申請

14、表后實報實銷，電話充值發(fā)票不予報銷?？偛繂T工手機費報銷由上級主管簽字外并需總部辦公室服務部核準，分公司員工手機報銷由當?shù)毓芾韺雍炞植⑿璺止巨k公室服務部核準。財務部需根據(jù)各地稅務局的不同要求，每年向當?shù)囟悇請髠涫謾C報銷人員的名單和額度。 5.2.2.2 差旅費，應酬招待費和公司車輛相關費用5.2.2.2.1參照最新發(fā)布的中宏差旅和應酬支出報銷規(guī)定以及公司臨時發(fā)布的“費用控制計劃”。5.2.2.2.2“費用控制計劃”中所指一級城市：北京、上海、廣州和深圳。5.2.2.2.3員工的應酬費支出，如有多次餐飲費發(fā)生且提供的是定額發(fā)票，每次應酬產(chǎn)生的發(fā)票需集中粘貼，發(fā)票金額需和支出單中填寫的一一對應，并

15、且開票單位為同一單位。內(nèi)、外業(yè)務招待費需填寫目的、人員姓名和日期，內(nèi)部招待費用根據(jù)最新審核規(guī)定進行費用預審。5.2.2.2.4員工用于內(nèi)、外部招待而購買禮品，應參照公司合同管理辦法和采購管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。按照合同管理辦法的規(guī)定需要簽定合同的，報銷時需提交合同復印件。發(fā)票內(nèi)容中應注明名稱，當購買多種禮品并且開具在同一發(fā)票上時需附禮品清單，如以獎勵，促銷為目的發(fā)放，應由公司代扣代繳相關稅金。5.2.2.2.5公司車輛發(fā)生的汽油費、停車費等，由其車輛使用人填寫支出單報管理層簽字審核，并報辦公室服務部簽字審核。5.2.2.3 員工津貼及福利費（外籍員工參見5.2.2.4）5.2.2.3.1員工外派或

16、短期支援期間的各類費用支出如安置、房屋租賃等，參照中宏員工外派或短期支援補貼辦法。員工安置及房屋租賃補貼應并入工資薪金合并計算扣繳個人所得稅后發(fā)放。對于因異地工作而享受公司房租補貼的員工,應確保取得的房租租賃發(fā)票是通過稅務局或其他合法途徑開具的,申請報銷的員工應對發(fā)票的真實性負責。5.2.2.3.2員工的各類福利活動如游泳、羽毛球等支出單，總部由人力資源部簽字審核，分公司及營銷服務部由當?shù)毓芾韺雍炞謱徍恕?.2.2.3.3境內(nèi)員工各類補貼，應并入工資薪金合并計算扣繳個人所得稅后發(fā)放。5.2.2.3.4公司直接以現(xiàn)金、實物或其他形式支付給員工的津貼、福利等應由公司代扣代繳個人所得稅后發(fā)放，如開門

17、紅包、員工旅游、商業(yè)保險、代金券等。5.2.2.3.5支出單中列明多條報銷記錄時，所附發(fā)票應按種類歸集，相同種類的發(fā)票合計數(shù)應和支出單上所列記錄一一對應。5.2.2.4 外籍員工津貼及福利費5.2.2.4.1外籍員工符合報銷規(guī)定的費用包括：合理的個人住房房租補貼、餐費、洗衣費、交通費、上任或離職時發(fā)生的搬入或搬出中國境內(nèi)的搬家費用、個人探親交通費用（僅限于外籍個人在我國的受雇地與其家庭所在地（包括配偶或父母住地）之間搭乘交通工具且每年不超過兩次）、在中國境內(nèi)發(fā)生的合理的語言費用及子女教育費用（學費及校車費）。5.2.2.4.2 外籍員工報銷規(guī)定范圍內(nèi)的各類費用,在合理范圍內(nèi)并提供合法有效發(fā)票的

18、免征個人所得稅。任何不在本規(guī)定范圍內(nèi)的費用報銷以及報銷時未能提供個人完整真實有效發(fā)票的，都要遵守中國個人所得稅的有關部門法規(guī)進行繳稅。5.2.2.4.3其他任何現(xiàn)金補貼都將按中國個人所得稅的有關規(guī)定進行繳稅。5.2.2.4.4當申請房租費用時,申請人需提供一份有效房租合同復印件(如果是以公司的名義和房東簽署租賃的合同，需提供符合公司合同管理辦法的有效房租合同復印件)。房租以及相關的費用要與市場價格接近，如批準人或?qū)徍巳藢ο嚓P價格有疑問，可以暫停報銷，并向認可物業(yè)顧問公司調(diào)查后按照市場價格報銷。5.2.2.4.5費用報銷申請表連同相關發(fā)票遞至直屬領導簽字批準，后將申請表遞至人力資源部認可簽字，人

19、力資源部在申請表上簽字認可后將申請表及發(fā)票遞至財務部。5.2.2.5 保險營銷員招聘、培訓、業(yè)務活動費5.2.2.5.1保險營銷員招聘活動發(fā)生場租費時，業(yè)務部需附招聘活動計劃書，盡可能指定長期合作酒店以取得優(yōu)惠價格。通常場租費金額超過2000元，此類支出需以對公方式支付，個人墊支不予報銷，特殊情況，需由CFO批準。財務部不接受無正規(guī)發(fā)票的任何形式的報銷。5.2.2.5.2保險營銷員培訓相關費用的支出金額大于2000元，需附培訓計劃內(nèi)容，支出單后所附發(fā)票應與業(yè)務內(nèi)容相關。聘請講師而產(chǎn)生的支出，需附講師的姓名及相關信息，以便公司進行個人所得稅的繳納。5.2.2.5.3保險營銷員旅游競賽獎勵活動，應

20、根據(jù)公司競賽核準及競賽獎勵涉稅制度的規(guī)定，于活動尾款結(jié)算支出時附相關活動的核準申請表、事前和事后申請表，并提供旅游合同、會務記錄、發(fā)票等支持文件，由公司代扣代繳相關稅費。保險營銷員其他業(yè)務活動，如現(xiàn)金或?qū)嵨锔傎惇剟?，應由申請人提供應稅費用明細表，包括授獎人員名單及相應獎勵金額，由公司代扣代繳相關稅金后發(fā)放。5.2.2.5.4保險營銷員業(yè)務促銷活動、項目推動活動，支出單后所附發(fā)票需和業(yè)務活動內(nèi)容相關，日用品、裝飾建材、藥品、衣物等與業(yè)務活動無關的發(fā)票不能附后，如為現(xiàn)金補貼或?qū)嵨铼剟顒t應予以扣稅處理。特定項目推動活動需附活動計劃書。5.2.2.5.5保險營銷員業(yè)務部激勵活動，需附保險營銷員激勵明細

21、表或活動計劃書，所附發(fā)票需和活動內(nèi)容相關，如為現(xiàn)金補貼或?qū)嵨铼剟顒t應予以扣稅處理。 5.2.2.5.6公司與其他單位或個人在業(yè)務往來、各種慶典、聯(lián)誼等活動中，除以宣傳促銷為目的而派發(fā)的帶有公司標記或宣傳內(nèi)容的宣傳品之外，主要以獎勵為目的發(fā)放的現(xiàn)金、實物（如小家電等禮品、贈品等）和有價證券等，均應由公司按照偶然所得代扣代繳個人所得稅后發(fā)放，其中實物主要按照取得的憑證上所注明的價格作為應稅收入金額。5.2.2.6 業(yè)務發(fā)展費5.2.2.6.1辦公書籍支出，發(fā)票上注明書籍名稱，購買多種書籍需附書籍清單。5.2.2.6.2廣告費支出需附廣告合同和廣告業(yè)專用發(fā)票。5.2.2.6.3會員費支出如同業(yè)公會、行業(yè)保險協(xié)會等，通常是按流程先付款后取發(fā)票，發(fā)票跟蹤按相關處理流程操作。5.2.2.6.4財產(chǎn)險支出需附保險合同，通常財產(chǎn)險往往是先投保后出發(fā)票，發(fā)票跟蹤按相關處理流程操作。5.2.2.6.5境外付款申請，應提供發(fā)票、合同或協(xié)議（如為英文版需提供中文翻譯件）以備稅務機關納稅核定或開具完稅憑證，涉及稅種為營業(yè)稅、企業(yè)所得稅等，相應的稅金應由收款方承擔，實際付款金額為稅后金額，對方出具發(fā)票金額為稅前總費用。5.3 預支款支出的具體要求5.3.1 預支款支出指公司內(nèi)勤員工因