別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施

1、別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施1、檔案的建立（1）建立檔案管理制度（2）確定檔案的內(nèi)容檔案管理詳細(xì)管理內(nèi)容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。依據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理詳細(xì)說明。a建筑物檔案：1）建筑物原始檔案；2）建筑物維護(hù)、改造檔案；3）業(yè)主裝修、改造工程檔案b業(yè)主檔案：業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要，收集把握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息。1）收集業(yè)主/用戶單位資料2）業(yè)主/用戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金3）業(yè)主/用戶裝修工程文件4）業(yè)主/用戶遷入時(shí)填具之資料5）業(yè)主/用戶資料補(bǔ)充業(yè)主/用戶

2、聯(lián)絡(luò)資料緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主/用戶人事變遷資料6）業(yè)主/用戶與管理處往來文件7）業(yè)主/用戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄8）業(yè)主/用戶請(qǐng)修記錄9）業(yè)主/用戶投訴記錄10) 業(yè)主/用戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）c社區(qū)志史活動(dòng)檔案：社區(qū)志史活動(dòng)檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個(gè)區(qū)域社會(huì)，在進(jìn)行或參加各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成并需要?dú)w檔保存的，反映社區(qū)歷史進(jìn)展、文化進(jìn)展精神文明進(jìn)步的各類文件材料。d管理工作檔案：管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。（3）檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交1）工程技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖

3、等項(xiàng)目建筑物的原始資料；2）各組團(tuán)協(xié)調(diào)管理處負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等；3）客服部負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動(dòng)檔案；4）其他檔案資料和修理、巡察、運(yùn)行及服務(wù)活動(dòng)記錄分別由各職能部門負(fù)責(zé)收集。2、檔案的管理（1）檔案的分類、編目及著錄（2）檔案的整理裝訂（3）檔案的電腦化管理3、檔案管理的要求（1）收集報(bào)刊應(yīng)留意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復(fù)印件供使用。（2）對(duì)收集到的檔案資料，要逐件確定其保存價(jià)值，保存期限及是否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。a、對(duì)資料進(jìn)行整理，即進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目。b、裝訂之前，要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除，以免銹蝕案卷。c、檔案保管工作的中心