企業(yè)郵件使用規(guī)范

1、LOGOMade by HR Department企業(yè)郵件使用技巧及企業(yè)郵件使用技巧及規(guī)范規(guī)范Effective Effective Email GuidelinesEmail G培培 訓(xùn)訓(xùn) 大大 綱綱vOUTLOOK設(shè)置v郵件標(biāo)題v郵件正文v郵件簽名v回復(fù)技巧v郵件控制v收件人管理v常用OUTLOOK技巧OUTLOOK OUTLOOK 設(shè)置設(shè)置v如何將公司郵箱配置到OUTLOOK中 第一步：點擊“工具”“賬戶設(shè)置”O(jiān)UTLOOKOUTLOOK設(shè)置設(shè)置v如何將公司郵箱配置到OUTLOOK中 第二步：選中“電子郵件”選項卡，點擊“新建” 第三步：選中 ，點擊下一步 第四步：選中 ，點擊下一步OU

2、TLOOKOUTLOOK設(shè)置設(shè)置v如何將公司郵箱配置到OUTLOOK中 第五步：選中 點擊下一步 第六步：按下圖進行配置 配置完成后點擊“其他設(shè)置” OUTLOOKOUTLOOK設(shè)置設(shè)置v如何將公司郵箱配置到OUTLOOK中 第七步：進入“Internet電子郵件設(shè)置”界面，選中“發(fā)送服務(wù)器”選項卡， 選中 第八步：選中“高級”選項卡，在“傳遞”框中設(shè)置 ，確定退出 否則通過網(wǎng)頁登陸郵箱時將無法收到任何郵件OUTLOOKOUTLOOK設(shè)置設(shè)置v如何將公司郵箱配置到OUTLOOK中 第九步：點擊“測試賬戶設(shè)置” 若測試結(jié)果如下圖所示，則表示設(shè)置已成功郵件使用郵件使用規(guī)范規(guī)范一、一、寫寫二、收二、

3、收三、管理三、管理郵件標(biāo)題郵件標(biāo)題v一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的郵件標(biāo)題郵件標(biāo)題v標(biāo)題要簡短（不要讓OUTLOOK用才能顯示完你的標(biāo)題）如果只需要用主題欄就能講講清楚事情，請使用！請標(biāo)記（EOM: end of message)郵件標(biāo)題郵件標(biāo)題v其他注意要點 標(biāo)題要真實反應(yīng)文章的內(nèi)容和重要性 一封信一個主題 注意字符和錯別字 回復(fù)郵件不要“答復(fù) RE”一大串郵件正文郵件正文v稱呼和問候 郵件的開頭要稱呼收件人 XX先生/XX小姐 Dear Mr.XX 收件人不清楚的 先生/小姐 Dear Sir/Madam 開頭簡單得寫個“您好”或“大家好”即可，使用“你”的時候注意語氣 Hi John/

4、Hi all 稱呼要前后文統(tǒng)一，不要一會“您”一會“你”郵件正文郵件正文v結(jié)尾問候語 正文內(nèi)容結(jié)束后，先謝謝別人 通用：Best Regards!/祝您順利！ 對外：祝一切順利/Have a nice day!郵件正文郵件正文v使用便于閱讀的字號和字體 中文用宋體或新宋體 英文Eagle統(tǒng)一用Corbel 字號用五號或11號字郵件正文郵件正文v其他注意事項 一次把內(nèi)容表達清楚，條理清晰 合理使用符號及圖片 合理提示重要信息（粗體斜體、顏色、大號字體等，盡量少用）郵郵 件件 簽簽 名名v如何在OUTLOOK中設(shè)置簽名檔 第一步：點擊“工具”-“選項”；郵件簽名郵件簽名v如何在OUTLOOK中設(shè)置

5、簽名檔 第二步：選中“郵件格式”選項卡，點擊“簽名”按鈕，進入“簽名和信紙”界面；郵件簽名郵件簽名v如何在OUTLOOK中設(shè)置簽名檔 第三步：選中“電子郵件簽名”選項卡，點擊“新建”按鈕；郵件簽名郵件簽名v如何在OUTLOOK中設(shè)置簽名檔 第四步：選中“電子郵件簽名”選項卡，點擊“新建”按鈕； 第五步：在彈出的“新簽名”窗口中輸入簽名的名稱，點擊“確定”；郵件簽名郵件簽名v如何在OUTLOOK中設(shè)置簽名檔 第六步：在“編輯簽名”框中設(shè)置簽名的格式，完成后點擊“保存”郵件簽名郵件簽名v如何在OUTLOOK中設(shè)置簽名檔 第七步：在“編輯簽名”框中設(shè)置簽名的格式，完成后點擊“保存”郵件簽名郵件簽名v

6、如何在OUTLOOK中設(shè)置簽名檔 第八步：在“選擇默認簽名”框中設(shè)置將“新郵件”和“答復(fù)/轉(zhuǎn)發(fā)”都選用剛才創(chuàng)建的簽名，點擊“確定”設(shè)置完成?；貜?fù)技巧回復(fù)技巧v 及時回復(fù)Email，Eagle倡導(dǎo)24小時回復(fù)v 針對性回復(fù)v 回復(fù)不要少于10個字v 不要就同一問題多次回復(fù)討論v 區(qū)分“答復(fù)”和“全部答復(fù)”v 注意使用“！”v 僅供參考，無需回復(fù)v 收到請回復(fù)v 請于之前答復(fù)v 請盡快處理收件人管理收件人管理v 收件人：受理郵件的人，理應(yīng)對郵件回應(yīng)v 抄送：只需知道此事，無需回應(yīng)，通常為收發(fā)件雙方的直屬上級或者事件參與人員，也可以回復(fù)提出意見v 密件抄送：收件人和抄送人無法看到思考思考v站在收件人

7、的角度：常用常用OUTLOOK技巧技巧附錄：附錄：常用常用OUTLOOKOUTLOOK技巧技巧v創(chuàng)建規(guī)則，把郵件分類 郵件太多？ 找郵件太麻煩？ 都是垃圾郵件？ 是不是想達到圖片中的 效果，發(fā)送過來的郵件 自動進入分類文件夾？常用常用OUTLOOKOUTLOOK技巧技巧v創(chuàng)建規(guī)則，把郵件分類 第一步：創(chuàng)建分類文件夾 第二步：右鍵郵件，點擊“創(chuàng)建規(guī)則”常用常用OUTLOOKOUTLOOK技巧技巧v創(chuàng)建規(guī)則，把郵件分類 第三步：進入“創(chuàng)建規(guī)則”界面，按圖所示，進行操作 第四步：點擊確定后彈出對話框，勾選“對當(dāng) 前文件夾”中的現(xiàn)有郵件立即運行此規(guī)則”，確定完成 常用常用OUTLOOKOUTLOOK技

8、巧技巧v讓OUTLOOK成為你時間和任務(wù)管理的利器 后續(xù)標(biāo)志和待辦事項列表 日歷功能 任務(wù)功能、提醒功能 會議功能 標(biāo)記分類 定時刪除內(nèi)容回顧內(nèi)容回顧v 配置OUTLOOK郵箱v 郵件標(biāo)題的要點v 稱呼和問候v 郵件正文簡明扼要v 注意語氣v 一次表達完整意思v 注意格式v 使用多個適當(dāng)?shù)暮灻麢nv 回復(fù)技巧v 發(fā)送，抄送和密送的區(qū)別v 分類文件夾管理v 郵件標(biāo)記v 日歷功能的使用v 任務(wù)功能的使用英文郵件常用縮短語英文郵件常用縮短語URG- Stop everything, read me firstHOT- Need immediate attentionRSP- Need you to respond, either wayMTG- New/modified meetings FWD- Forward to y