機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子文本管理及檔案信息化建設(shè)問題研究

1、機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子文本管理及檔案信息化建立問題研究隨著科學(xué)技術(shù)程度的進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件從手寫已轉(zhuǎn)入到電腦打印階段上來，除了一些需要簽字的表冊外，大多數(shù)都以電子文本的形式存在，這也就要求我們要迅速轉(zhuǎn)變思路，把檔案的搜集、立卷、規(guī)檔和保存等流程與電子檔案相結(jié)合，在存儲紙質(zhì)檔案的同時，要加強(qiáng)對電子檔案的歸檔。但目前由于許多因素的存在，致使一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位對電子文件的歸檔以及檔案信息化管理顯得極為不重視，從而導(dǎo)致本級地區(qū)檔案信息化管理程度低下，使用人群查閱困難，嚴(yán)重影響了本地區(qū)社會經(jīng)濟(jì)的開展。一、當(dāng)前存在的問題和困難一是移交主體不明確。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對本單位的檔案一般還以存儲在本單位檔案室為主，

2、沒有形成向本地區(qū)檔案管移交的習(xí)慣，使檔案館藏檔案奇缺，而檔案館由于人員編制及工作量的問題，對基層移交檔案也采取“睜一眼閉一眼的態(tài)度，致使許多有價值的檔案因管理不善而喪失。二是管理方式還顯落后。目前許多單位查閱檔案仍然是采取傳統(tǒng)的人工檢索方式。要想從眾多的檔案里查找出一份檔案，只靠人工檢索往往花費(fèi)很長時間，而且有的檔案因目錄編制的不明晰，無法確定有無此檔案，導(dǎo)致查閱人失去耐心，貽誤當(dāng)事人的需要時機(jī)。同時，在大量的查找和屢次的翻閱過程中，也會造成使用率較高的檔案磨損嚴(yán)重，破損不堪，如不及時采取有效措施，將會產(chǎn)生檔案滅失的后果。三是各單位電子文件管理混亂。雖然許多單位從新世紀(jì)開始就使用辦公自動化軟件

3、，但因沒有及時和檔案管理部門銜接，使本單位的電子文件處于無人管理狀態(tài)，特別是一些單位人員更換頻繁，“前人不管后人事的混亂現(xiàn)象大量存在，造成大量電子文件存在于各個工作人員的電腦里，或是部分喪失。三是信息化根底硬件缺乏。目前大部分單位都裝備了電腦，部分單位也裝備了掃描儀，但卻沒有專用檔案管理軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)使用率低而且配套信息平安防護(hù)措施也極匱乏，從而導(dǎo)致信息化建立的進(jìn)程遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后。四是指導(dǎo)不夠重視。許多單位指導(dǎo)對檔案工作不夠重視，認(rèn)為只要本單位存好檔，就大事完畢，而且一般只派一些年紀(jì)大的，對其他工作無法勝任的人員轉(zhuǎn)做檔案工作。一般只重視紙質(zhì)檔案，而對電子檔案不夠重視。五是檔案信息專業(yè)人才奇缺。許多

4、單位檔案管理人員多是單位年紀(jì)偏大，文化程度偏低，對檔案只能起到搜集，簡單存檔的作用，而一些會使用電腦的人員往往又兼職檔案，其工作內(nèi)容繁雜，對檔案工作力不從心，通常年末存一次檔。信息化人才的奇缺，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)和信息化建立的開展進(jìn)程。二、檔案信息化建立的必要性和緊迫性一是人們對檔案信息的要求更加現(xiàn)實。隨著計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，人們希望檔案部門提供更加方便、優(yōu)質(zhì)的信息效勞，但目前許多檔案部門信息化管理跟不上人們的需要，更無從談起共享計算機(jī)信息資源。因此各級館藏紙質(zhì)檔案應(yīng)盡早轉(zhuǎn)為信息化形式，以適應(yīng)社會更階層的需求。二是建立電子政務(wù)的需要更加緊迫。網(wǎng)上發(fā)布電子信息，有助于推動政務(wù)公開和進(jìn)步辦事

5、效率。目前雖然各級單位辦公自動化程度不斷進(jìn)步，電子文件已成為當(dāng)前檔案管理的主流，一個U盤，一個郵箱就能存儲上千萬條信息，但由于檔案管理部門沒有及時的搜集、管理，勢必會造成部分信息的喪失。一旦這些電子文件喪失，將嚴(yán)重影響了各級政府電子政務(wù)的連續(xù)性及關(guān)聯(lián)性。因此，保護(hù)、搜集、管理電子文件應(yīng)提上檔案部門的重要日程。三、加強(qiáng)檔案信息化建立的對策建議檔案信息化是檔案開展的必然趨勢。做好檔案信息化管理工作，更加有利于推動本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會開展。因此建議：一是應(yīng)建立區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心。縣市級政府要把檔案信息化建立列入專項整治工作，拿出專項經(jīng)費(fèi)，由本地區(qū)檔案館安裝檔案管理軟件，同時要配專業(yè)效勞器、微機(jī)、高速掃描

6、儀、刻錄機(jī)、防磁柜等必備設(shè)備以及平安防護(hù)系統(tǒng)。在各單位電子文件的搜集、歸檔、檢索、傳遞、保護(hù)、使用等環(huán)節(jié)上要有統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)形式和檔案管理軟件，并能與本地區(qū)各單位網(wǎng)絡(luò)相貫穿，做到及時搜集需要存檔的電子文件，使電子檔案互相轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)有效對接。二是依法將各單位電子文檔全部存入本地區(qū)檔案館。建議縣市級檔案館依法對本地區(qū)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子文檔進(jìn)展清理、標(biāo)準(zhǔn)。將清理出來的檔案限時移交縣市級檔案館進(jìn)展統(tǒng)一管理。同時做好將來的電子文件的傳遞與銜接工作，以保證檔案信息的連續(xù)性。三是要強(qiáng)化安保措施。信息化管理勢必給信息帶來平安隱患問題，如木馬的插入、病毒的入侵，會給檔案信息帶來一定的危害，因此要加強(qiáng)平安管理，強(qiáng)化安保措施，如設(shè)置分級的管理權(quán)限，堅決杜絕發(fā)生非法的操作現(xiàn)象，及時更新防護(hù)軟件，以確保檔案信息絕對平安。同時，對重要的電子檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)展異地備份，啟動事故應(yīng)急響應(yīng)系統(tǒng)和災(zāi)難性恢復(fù)系統(tǒng)，以保證計算機(jī)系統(tǒng)因發(fā)生災(zāi)難性故障后，能迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)庫信息。四是進(jìn)步指導(dǎo)重視，充實專業(yè)人才隊伍。加強(qiáng)對檔案信息化管理的宣傳，進(jìn)步各單位指導(dǎo)對檔案信