公文管理辦法

1、1 范圍本規(guī)定明確了工程項目管理公司公文種類、公文格式、行文規(guī)則和批準發(fā)布以及發(fā)文辦理、收文辦理、公文歸檔和管理的要求。本規(guī)定適用于工程項目管理公司及所屬項目經(jīng)理部公文處理的管理。2 管理職責工程項目管理公司綜合管理部是公文處理的管理部門，主管機關(guān)的公文處理工作，并指導各項目部的公文處理工作。公司所屬項目部依照本辦法負責本單位公文的處理工作。3 管理內(nèi)容公文種類3.1.1 決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。3.1.2 公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。3.1.3 通告適用于公布社會有關(guān)方面或公司內(nèi)部應當遵守或者周知的事

2、項。3.1.4 通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。3.1.5 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。3.1.6 報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。3.1.7 規(guī)定適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制訂有約束性的措施。3.1.8 請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。3.1.9 批復適用于答復下級機關(guān)的請示事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。3.

3、2 公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成：a) 涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、工作秘密的公文，應當依據(jù)有關(guān)規(guī)定標明密級和保密期限。其中絕密、機密級公文還應當標明份數(shù)序號；b) 緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”急”加急”平急”；c) 發(fā)文機關(guān)標識應當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前；d) 發(fā)文字號應當包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。發(fā)文字號

4、一般置于發(fā)文機關(guān)標識的下面，橫線中央上面(上行文置于橫線左側(cè)上面)。公司文件字號為“石化四建工x2OXXX號”。六角符號內(nèi)的“XX”為年份，第一個“X”為機關(guān)部門代字，如綜合部為“辦”字、工程管理部為“工程”字，其他部門類推。各項目部的文件字號，為“單位代字項目代字20XXX號”；e) 上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話；公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。紅頭文件的標題可以省去發(fā)文機關(guān)的名稱；f) 主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化

5、簡稱。主送單位過多，可概括地寫為統(tǒng)稱；g) 公文如有附件，應當在正文之后成文時間之前注明附件順序和名稱；h) 公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章；i) 成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準，電報以發(fā)出日期為準；j) 公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注；k) 公文應當標注主題詞。上行文按上級機關(guān)的要求標注主題詞，平行文、下行文主題詞一般從集團公司公文主題詞表中選用。公文主題詞一般不得超過5個，最多不得超過7個，排列順序是先標注類別詞，再標注類屬詞，

6、最后標注文種。主題詞印在末頁下部，抄送欄的上面；抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上級單位用抄報，平級單位和不相隸屬單位用抄送，下級單位用發(fā)送；l) 印發(fā)機關(guān)的名稱印在文件末頁最后一行，印發(fā)日期一般為送印日期；會議紀要眉首占首頁的四分之一。會議紀要年號和會議順序號印在橫線中央的上面，密級和保密期限印在首頁右上角。報送、發(fā)送欄設在紀要末頁下端，對上級機關(guān)和領(lǐng)導用報送，對公司領(lǐng)導、機關(guān)各部門、各項目部用發(fā)送。印發(fā)單位和印發(fā)時間放在末頁最后一行；q)文字從左至右橫寫、橫排。3.2.1 公文中各組成部分的標識規(guī)則，按照GB/T9704國家行政機關(guān)公文格

7、式的規(guī)定執(zhí)行。323公文用紙一般采用國際標準A4型(210mnX297mm，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。3.3 行文規(guī)則機關(guān)各部門、項目部的行文關(guān)系，應根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報3.3.1 機關(guān)各部門、項目部送領(lǐng)導的請示、報告、情況反映、匯報材料等，均應由本部門領(lǐng)導簽字后，交綜合部文秘部門登記轉(zhuǎn)送。3.3.2 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。各項目部送機關(guān)各部門的公文，可直送各部門登記分辦。3.3.3 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A

8、帶請示事項。3.3.4 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。3.3.5 受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送其另一上級機關(guān)。3.4 發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。3.4.1 草擬公文應做到：a) 符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，符合公司的決策和有關(guān)規(guī)定，前后發(fā)文的內(nèi)容不能互相矛盾，如有矛盾應說明以哪個文件為準。下級發(fā)文不能違反上級發(fā)文的有關(guān)規(guī)定；情況確實，觀點明確

9、，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短；b) 公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定；c) 擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度；人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日；d) 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”；e) 應當使用國家法定計量單位；文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名；f) 公文的數(shù)

10、字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字；g) 要使用標準紅頭發(fā)文稿紙，并逐項填寫清楚。3.4.2 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。如有分歧，主辦部門的主要負責人應出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。344公文擬制完畢后，應填寫中國石化集團第四建設公司工程項目管理公司發(fā)文稿紙(見附錄A)。公文送主管領(lǐng)導簽發(fā)前，須經(jīng)由綜合部審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否

11、妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)定等。3.4.5 公文由本機關(guān)主管領(lǐng)導簽發(fā)，以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要領(lǐng)導或者主持工作的領(lǐng)導簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主管領(lǐng)導或者主管領(lǐng)導授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。3.4.6 公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。3.4.7 公文簽發(fā)后，由文印部門負責打印，主辦部門負責校對，文秘部門負責用印、核閱、送發(fā)。3.4.8 各部門以項目管理公司名義召開的專業(yè)會議的文件、會議紀要等，需經(jīng)主管領(lǐng)導簽發(fā)，方可

12、印發(fā)。會議紀要一般不要超過3000字。3.4.9 對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。承辦單位要主動及時地向文秘部門反饋公文辦理情況。3.5 收文辦理收到上級公文，文秘部門要認真按照公司OA公文處理流程，進行簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等項工作。每一步工作必須加蓋電子印章后方可轉(zhuǎn)交下一步。3.5.1 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，綜合部還應進行審核。審核的重點是：是否應由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，涉及其他部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽，文種使用、公文格式是否規(guī)范。3.5.2 經(jīng)審核，對符合本規(guī)定的公文，綜合部文書應當及時填

13、寫公文閱辦單（見附錄B）,標識來文單位、收文號、原文號、收文日期等，綜合部主任并提出擬辦意見送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應明確辦理時限。對不符合本規(guī)定的公文，經(jīng)綜合部主任批準后，可以退回呈報單位并說明理由。3.5.3 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門，并說明理由。3.5.4 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商。如有分歧，主辦部門主要負責人應出面協(xié)調(diào)，如仍不能

14、取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.5.5 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為同意，沒有請示事項的，簽字表示已閱知。3.5.6 送主管領(lǐng)導批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，綜合部文書要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。3.5.7 建設公司要求上報辦理情況的，承辦部門要提前擬好上報文稿，送綜合部核稿、送簽、印送。3.5.8 對各項目部的請示，應及時批復，不能及時批復的，主辦部門應及時向請示單位說明辦理情況。3.6 公文歸檔公文辦理完畢后，應根據(jù)FCC/BG01.02檔案管理規(guī)定，及時立卷歸檔。工程項目管理

15、公司及機關(guān)各部門的發(fā)文由綜合部負責統(tǒng)一立卷歸檔。立卷歸檔工作應在建設公司檔案室的指導下進行。個人不得保存應當歸檔的公文。3.6.1 歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理立卷，要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。3.6.2 代表項目管理公司外出參加重要會議后，應將會議文件、資料交綜合部文書立卷、歸檔。3.6.3 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。3.6.4 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。3.7 公文管理公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。機關(guān)各部門、項目部應設

16、置專兼職人員負責公文管理。3.7.1 上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關(guān)經(jīng)主管領(lǐng)導或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。3.7.2 公開發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準，經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。3.7.3 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋公文處理專用章。3.7.4 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力，公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。3.7.5 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合部主任批準，可以銷毀。3.7.6 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊?人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中銷毀絕密公文應填寫“中國石化第四建設公司絕密文件銷毀記錄”（JB0101）。3.7.7 工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。中國