《機(jī)關(guān)公文格式》PPT課件

1、鄭州市委辦公廳 譚蔚蔚 2011.4.7黨的機(jī)關(guān)公文格式市委辦公廳tww2市委辦公廳tww3q 份號(hào)就是同一件公文的印制順序號(hào)。q 秘密公文必須標(biāo)明份號(hào)。q 標(biāo)識(shí)： 標(biāo)注在公文首頁(yè)的左上角，通常標(biāo)作“NO后空格加7位阿拉伯?dāng)?shù)字”。份號(hào)市委辦公廳tww4 q密級(jí)是一篇公文的秘密等級(jí)，根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，凡應(yīng)當(dāng)保密的公文，必須標(biāo)注密級(jí)。q密級(jí)按照從高到底的順序分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三個(gè)等級(jí)。q標(biāo)識(shí)： 用3號(hào)黑體標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角、份號(hào)的下方，兩字之間間隔一個(gè)字的距離。機(jī) 密市委辦公廳tww5q 公文的緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和公文辦理的時(shí)間要求。分“特急”、“加急”兩種。q 標(biāo)識(shí)： 標(biāo)

2、注在文件首頁(yè)左上方，份號(hào)下邊，和密級(jí)并排，中間用間隔號(hào)相連。機(jī)密特急市委辦公廳tww6發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱加 “文件”字樣的版頭，一般稱為“大字頭”。發(fā)文件機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱加括號(hào)標(biāo)明文種的版頭，一般稱為“小字頭”。主要用于對(duì)下發(fā)布有關(guān)方針、政策和重要的工作部署，批轉(zhuǎn)下屬機(jī)關(guān)或部門的重要報(bào)告、請(qǐng)示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)重要的通知、規(guī)定。主要用于向上級(jí)報(bào)告工作、請(qǐng)示事項(xiàng)，批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，發(fā)布干部的任免通知?！按笞诸^”文件在版頭下面加一條中間斷開的紅線，斷開處點(diǎn)綴紅五星?！靶∽诸^”文件也是在版頭下面加一條紅線，但不要求必須有紅五星。市委辦公廳tww7大版頭小版頭市委辦公廳tww8聯(lián)合行文過多時(shí)，保證

3、首頁(yè)顯示正文市委辦公廳tww9版頭常見錯(cuò)誤一：小括號(hào)內(nèi)文種與標(biāo)題不一致市委辦公廳tww10版頭常見錯(cuò)誤二：橫杠中間缺少紅五星市委辦公廳tww11版頭常見錯(cuò)誤三：黨政版頭混用市委辦公廳tww12 p發(fā)文字號(hào)構(gòu)成：由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文 順序號(hào)組成。p標(biāo)識(shí)：一般公文標(biāo)在版頭下方居中的位置；請(qǐng)示、報(bào)告標(biāo)注在版頭左下方。機(jī)關(guān)代字用4號(hào)仿宋，發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。發(fā)文字號(hào)市委辦公廳tww13錯(cuò)誤一：發(fā)文年度不能使用“（）”、“ ” ”、“ “【】” ”市委辦公廳tww14錯(cuò)誤二：請(qǐng)示、報(bào)告發(fā)文字號(hào)未標(biāo)注在版頭左下方市委辦公廳tww15q哪些文件標(biāo)識(shí)簽發(fā)人？ 上報(bào)的公文（請(qǐng)示或報(bào)告）需

4、標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。q簽發(fā)人標(biāo)識(shí)位置：平行排列在發(fā)文字號(hào)右側(cè)。簽發(fā)人3個(gè)字用4號(hào)仿宋體，后跟全角冒號(hào)，冒號(hào)后用4號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。q聯(lián)合發(fā)文簽發(fā)人標(biāo)識(shí)位置：簽發(fā)人的姓名在一行，主辦機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名在前邊，協(xié)辦機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名在后邊，如果是三個(gè)或三個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合上報(bào)的公文，簽發(fā)人的姓名的排列順序是先左右、后上下。市委辦公廳tww16誤印簽發(fā)人漏印簽發(fā)人市委辦公廳tww17q公文標(biāo)題的構(gòu)成：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。q公文標(biāo)題的標(biāo)識(shí)位置：標(biāo)注在版頭紅線下面，和紅線保持適當(dāng)?shù)木嚯x，居中印制，主標(biāo)題使用方正大標(biāo)宋2號(hào)字體，如果有副標(biāo)題，副標(biāo)題的字號(hào)小于正題字，大于或者和正文字號(hào)一樣。市委辦公

5、廳tww18標(biāo)題錯(cuò)誤示例市委辦公廳tww19q 主送機(jī)關(guān)指所收公文有實(shí)際辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。q 標(biāo)識(shí)： 標(biāo)注在正文之前、標(biāo)題之后，要頂格書寫。與正文印刷要求相同，使用3號(hào)仿宋字體市委辦公廳tww20p 決議、意見、決定、條例、規(guī)定等文種不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。p 在正文之后標(biāo)注發(fā)送范圍市委辦公廳tww21缺少主送機(jī)關(guān)多頭主送不需主送機(jī)關(guān)市委辦公廳tww22正文即公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。正文位于標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)下方，使用3號(hào)仿宋字體。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層是“一”，第二層是“（二)”，第三層是“1 . ”，第四層是“（1)”（ 特別注意第三層是 “. ”而不是 “、 ”

6、 )第一層小標(biāo)題使用3號(hào)黑體，第二層小標(biāo)題使用3號(hào)楷體。除此以外，不再使用其他的字體或加黑市委辦公廳tww23附件是附屬于公文正件的其他公文或材料，是公文的組成部分。附件的標(biāo)注方式有兩種： 一是在正文后，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱前，標(biāo)出“附件：”或“附”字樣，如果有多個(gè)附件，再分別標(biāo)出序號(hào)，只有一件時(shí)不標(biāo)序號(hào)； 二是在正文有關(guān)部分加括號(hào)注明。附件的字號(hào)與字體和正文相同。凡在公文標(biāo)題中已經(jīng)明確發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件名稱的，不再列入附件。市委辦公廳tww24錯(cuò)誤一錯(cuò)誤二市委辦公廳tww25錯(cuò)誤三市委辦公廳tww26正確錯(cuò)誤市委辦公廳tww27成文日期是指公文形成的確切時(shí)間。成文日期有三種情況：一是一般以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

7、人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)二是經(jīng)會(huì)議正式討論通過才能生效的，以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)三是聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。簽發(fā)日期必須寫明年、月、日全稱。位置有兩情況：一是位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名的右下方。二是決議、決定、規(guī)定、條例、意見等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的普發(fā)式公文，加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。字體字號(hào)與正文相同。 市委辦公廳tww28標(biāo)注一標(biāo)注二市委辦公廳tww29印章，指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的圖章。除會(huì)議紀(jì)要和印制有特定版頭的普發(fā)式公文外，應(yīng)該加蓋機(jī)關(guān)印章。上行文必須加蓋機(jī)關(guān)印章，決議、決定、規(guī)定、意見、條例等沒有落款的文種不需要加蓋印章。印章蓋在落款和成文日期上，要注意上不壓正文，下需

8、“騎年蓋月”。如果是多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，印章要互不相交或者相切。市委辦公廳tww30當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。成文時(shí)間：最后一排印章之下右空2字。市委辦公廳tww31p 印發(fā)傳達(dá)范圍是指根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容和要求確定的閱讀及應(yīng)執(zhí)行的范圍。通常加括號(hào)標(biāo)注于正文末頁(yè)左下方。p 一些公文的開頭已經(jīng)寫明了主送機(jī)關(guān)，并且沒有必要給其他機(jī)關(guān)、部門閱讀，就沒有必要注明傳達(dá)范圍。 市委辦公廳tww32p 主題詞是指用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范處理的名詞術(shù)語(yǔ)，它的作用是與標(biāo)題相配合，進(jìn)一步簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示

9、公文內(nèi)容，用于文獻(xiàn)的標(biāo)引和檢索，為以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息處理手段和管理公文奠定基礎(chǔ)。p 所有正式文件，都要標(biāo)主題詞。主題詞詞目一般不超過10個(gè)。p 主題詞位于公文正文和附件之后的雙頁(yè)碼末頁(yè)下端。在印制版記上方?！爸黝}詞”3字用3號(hào)黑體，頂格書寫，詞目用3號(hào)宋體加黑，各詞目之間空1個(gè)字的距離。 市委辦公廳tww33p公文的抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬的機(jī)關(guān)。p抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注在主題詞下方，印制版記上方。p請(qǐng)示性的公文不要同時(shí)抄送給下級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān)。p常見的錯(cuò)誤是抄送給本單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)。市委辦公廳tww34p 印制版記由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位

10、于公文末頁(yè)下端。一般在公文末尾印兩條橫線，橫線中間左側(cè)注明印發(fā)機(jī)關(guān)名稱，右側(cè)注明印發(fā)日期，底線下面右側(cè)加括號(hào)注明印制份數(shù)。如果是翻印，要在印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期下方標(biāo)注翻印機(jī)關(guān)名稱、翻印日期和翻印份數(shù)。p 一般雙面印刷的公文，主題詞和版記應(yīng)該印在雙印碼上。市委辦公廳tww35公文的紙張規(guī)格：公文一般用使用16開或標(biāo)準(zhǔn)A4紙。目前，中央和省委的文件使用的是16開，市委使用的A4紙，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，首頁(yè)與內(nèi)文的用紙大小、顏色要一致。字體、字號(hào)要求：A4紙，每頁(yè)文字22行，每行28個(gè)字；16開紙每頁(yè)文字20行，每行25個(gè)字。公文的頁(yè)碼要求：頁(yè)碼用小4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，位于版心下邊緣下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)“一”字線，單頁(yè)碼在右下角，雙頁(yè)碼在左下角。公文的計(jì)量單位：公文中的計(jì)量單位，要采用國(guó)家法定計(jì)量單位；公文中的數(shù)字使用可以參照國(guó)