辦公用品管理質(zhì)量控制程序

1、辦公用品管理制度 第一章總則 第一條為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規(guī)定重慶市萬州區(qū)馳龍汽布服務(wù)有限公司程序文件文件編號(hào)CL-CK 2017A辦公用品管理質(zhì)量控制程序頁號(hào)共頁第頁總第 頁修改第0次修改1.目的規(guī)范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費(fèi)，節(jié)約成本，提高辦公效率。2 .適用范圍為加強(qiáng)辦公用品管理，控制費(fèi)用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原 則，根據(jù)實(shí)際情況，特制定，對全體員工有效。3 .引用文件GB/T 18305-2010 ISO/TS 16949:2009 6.2 文件控制4 .術(shù)語和定義4.1 申購：包括每個(gè)部門所需的辦公用品，需向行政部申請

2、購買。4.2 采購：行政部根據(jù)各部門申購情況，和辦公用品單位進(jìn)行物品的統(tǒng)一購買。4.3 發(fā)放：行政部對已申購的部門領(lǐng)取人通知，準(zhǔn)備好他們所需要的所有辦公用品，統(tǒng)一發(fā)到他們手 中。5 .職責(zé)5.1 行政部：負(fù)責(zé)對 辦公用品的計(jì)劃、采購、分發(fā)和保管及銷毀。5.11 公司人事行政中心負(fù)責(zé)辦公用品的全面管理。5.12 公司人事行政部專員具體負(fù)責(zé)執(zhí)行。5.2 各部門：負(fù)責(zé)用品申請、領(lǐng)取。6 .流程圖6.1 辦公用品的申購流程頁腳內(nèi)容13員工 I郃門領(lǐng)取人行政部至行政都A畝核并登記 V金6.2辦公用品采購流程6.3辦公用品發(fā)放流程6.4辦公用品統(tǒng)計(jì)流程7 .工作程序和內(nèi)容7.1 辦公用品的申購流程7.1.

3、1 提出領(lǐng)用申請：每周周末，部門員工根據(jù)個(gè)人辦公用品使用情況，書面提出辦公用品領(lǐng)用申請。申領(lǐng)領(lǐng)原則如下：7.1.1.1 非易耗品，如訂書機(jī)、計(jì)算器、文件夾、筆筒等需以壞換新，原則上每個(gè)部門只能領(lǐng)取一 次。7.1.1.2 易耗品，如簽字筆、筆記本、鉛筆等需以舊換新，原則上除財(cái)務(wù)部外每人一月2支簽字筆7.1.1.3 其他部門公用辦公用品，如打印紙等由申領(lǐng)人統(tǒng)一申領(lǐng)。7.12 申領(lǐng)人審核并匯總：部門申領(lǐng)人于每周日，對部門辦公用品申領(lǐng)進(jìn)行審核；匯總部門所需采購的 辦公用品，列出清單。7.13 申請人至行政部：部門申領(lǐng)人對部門辦公用品審核并匯總列出清單后，于下班前將清單交至行政 部辦公用品管理人員。7.

4、14 行政部審核并記錄：行政部辦公用品管理人員收到各部門辦公用品申領(lǐng)清單后，進(jìn)行審核記錄。 單位無庫存的需于每月初采購到位。（7.1程序參照流程圖1）7.15 公用品采購流程7.21 辦公用品擬購清單及申請：行政部根據(jù)各部門申領(lǐng)清單，結(jié)合辦公用品庫存情況，理出擬購清單，向行政部經(jīng)理提出采購申請，采購申請包括采購物品、采購數(shù)量、費(fèi)用預(yù)算等，部門費(fèi)用預(yù)算300元以內(nèi)的行政部經(jīng)理給予審核簽署意見，300元以上的需請示董事長意見。7.22 詢價(jià)、比價(jià)：行政部經(jīng)理組織一次供應(yīng)商競標(biāo)會(huì)，選定三家，以供應(yīng)價(jià)最低的那家建立一年的 合作伙伴，合作成立后，向供應(yīng)商拿一份價(jià)格清單，以合約形式規(guī)定一年內(nèi)所有辦公用品只

5、能降價(jià)不 能漲價(jià)。7.23 交易：確定好供應(yīng)商之后，日常辦公用品均考慮供應(yīng)商送貨。7.24 電腦錄入，物品入庫：行政部辦公用品管理員將采購回單位的辦公用品就名稱、品種、型號(hào)、價(jià)格、采購日期等進(jìn)行電腦入庫（7.2程序參照流程圖2）7.3 辦公用品發(fā)放流程7.31 發(fā)放物品準(zhǔn)備：每周一為辦公用品發(fā)放時(shí)間，行政部準(zhǔn)備所需發(fā)放的物品，然后通知各部門人 員進(jìn)行領(lǐng)取。7.32 領(lǐng)取辦公用品并登記：每周一行政通知各部門人員進(jìn)行領(lǐng)取，根據(jù)所在部門清單領(lǐng)取辦公用品,并按照行政部要求予以簽字登記.7.33 部門員工領(lǐng)取辦公用品： 部門申領(lǐng)人領(lǐng)取部門辦公用品后，部門員工向部門申領(lǐng)人領(lǐng)取各自辦公用品。（7.3程序參照

6、流程圖3）7.4 辦公用品統(tǒng)計(jì)流程7.41 每周統(tǒng)計(jì)：行政部辦公用品管理人員在每月的辦公用品領(lǐng)取發(fā)放過程中即可就辦公用品進(jìn)行統(tǒng) 計(jì)，做到賬物一致。7.42 每月盤點(diǎn)：行政部辦公用品管理人員在月末進(jìn)行辦公用品全面盤點(diǎn)，提前增加庫存，減少采購 次數(shù)，盡可能一月集中采購一次。對盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的差異尋找原因，使賬物一致，對盤點(diǎn)過程中發(fā) 現(xiàn)的其他異常情況上報(bào)經(jīng)理。7.43 年統(tǒng)計(jì)報(bào)表：行政部辦公用品管理人員月底出統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括物品編號(hào)、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、領(lǐng)用數(shù)量、庫存量及領(lǐng)用部門等信息，在每年年底，結(jié)合財(cái)務(wù)部提供的年銷售數(shù)據(jù)，做出年度 銷售數(shù)據(jù)和辦公用品費(fèi)用的趨勢圖進(jìn)行對比分析，查看異常情況。7.44 審閱并簽署意見： 行政部經(jīng)理對每月辦公用品報(bào)表進(jìn)行審閱，發(fā)現(xiàn)問題簽署相關(guān)意見。（7.4程序參照流程圖4）7.5 辦公用品費(fèi)用分?jǐn)偭鞒?.51 月底分部門匯總：每月月底行政部辦公用品管理人員根據(jù)統(tǒng)計(jì)好的電子表格，每個(gè)部門進(jìn)行費(fèi)用匯總統(tǒng)計(jì)，做到一一對應(yīng)，并寫入到分?jǐn)傎M(fèi)用表中。7.52 各部門負(fù)責(zé)人簽字：打印分?jǐn)傎M(fèi)用表，依照流程，找行政部經(jīng)理，財(cái)務(wù)部經(jīng)理，總經(jīng)理審 核簽字。（7.5程序參照流程圖5）發(fā)布日期：2017年8月 日實(shí)施日期：2017年8月 日附件一辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)時(shí)間1 丁 P物品名稱規(guī)格數(shù)量用途附件二辦公用品擬購審批表填表時(shí)間：1 丁 P物