辦公用品管理制度與表單

1、辦公用品管理制度第1條 目的 為加強(qiáng)規(guī)集團(tuán)辦公用品的申購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序和行為，提高辦公用品效率和工作效率，做到管理有序、責(zé)任明確、節(jié)儉節(jié)約、避免浪費(fèi)，制定本制度第2條 適用圍 集團(tuán)總部及各分集團(tuán)第3條 辦公用品的管理責(zé)任部門 辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為綜合辦公室第4條 辦公用品的分類 辦公用品按試用的性質(zhì)分為易耗品低值品和耐用辦公品 1.易耗低值品：只要指簽字筆、水筆、鉛筆、圓珠筆、固體膠、膠帶、剪刀、A4紙、印泥、文件夾、復(fù)寫紙、大頭針、回形針、線插板、訂書機(jī)、計(jì)算器、機(jī)等容易損耗的日常辦公品。 2.耐用高值品：主要指電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、文

2、件柜、辦公桌椅等相對(duì)價(jià)值較高且耐用的辦公用品、第5條 辦公用品的采購(gòu) 1.辦公用品、文印用品等行政用品的購(gòu)買由各部門在年初部門計(jì)劃中顯示，并列入預(yù)算，一次購(gòu)買金額達(dá)3萬(wàn)元以上，或者年消耗量達(dá)5萬(wàn)元以上的，經(jīng)主管上級(jí)、分管副總、總經(jīng)理審批后由集團(tuán)組織統(tǒng)一招標(biāo)。 2.不在招標(biāo)圍的辦公用品由綜合辦公室統(tǒng)一采購(gòu)。綜合辦公室要做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，盡最大的可能控制好辦公用品的采購(gòu)成本。 3.綜合辦公室于每月底編制出當(dāng)月的各部門辦公用品使用情況、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表和下月集團(tuán)辦公用品的使用計(jì)劃，報(bào)分管副總、總經(jīng)理審核 4.每月1日，負(fù)

3、責(zé)辦公用品管理的倉(cāng)庫(kù)保管工作人員根據(jù)審批過的當(dāng)月辦公用品使用計(jì)劃，結(jié)合辦公用品庫(kù)存情況，提出書面采購(gòu)建議（含庫(kù)存量） 5.采購(gòu)人員根據(jù)倉(cāng)庫(kù)管理員的書面采購(gòu)建議，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)固定資產(chǎn)辦公用品時(shí)，要有財(cái)務(wù)審批意見，購(gòu)買500元以下辦公用品由部門主管審批，500至1000元的要經(jīng)分管副總審批，1000元以上的要經(jīng)分管副總和總經(jīng)理審批；購(gòu)買非常用或?qū)俎k公用品時(shí)，由購(gòu)部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，由部門負(fù)責(zé)人、行政人事主管、分管副總、總經(jīng)理審批同意后，交由采購(gòu)人員予以采購(gòu)。 6.審批后，對(duì)一次采購(gòu)數(shù)量多、金額較大需要簽訂合同的，按照合同約定的結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。金額數(shù)額較小的零星采購(gòu)，采購(gòu)人員可憑審批后的

4、采購(gòu)申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部借支現(xiàn)金進(jìn)行采購(gòu)。 7 .常用辦公用品至少要保持五天的安全使用庫(kù)存 8.綜合辦公室要加強(qiáng)對(duì)辦公用品采購(gòu)、庫(kù)存保管的監(jiān)督和管理，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人員和倉(cāng)庫(kù)管理人員有違規(guī)行為，視情況給予處分。第6條 辦公用品的入庫(kù) 1.采購(gòu)人員在采購(gòu)半日，憑借采購(gòu)申請(qǐng)單、對(duì)方出具的物資清單、發(fā)票等到倉(cāng)庫(kù)管理員處理辦公用品入庫(kù)手續(xù)，未經(jīng)入庫(kù)不得領(lǐng)用。 2.倉(cāng)管員辦理入庫(kù)時(shí)須核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單、發(fā)票與實(shí)務(wù)是否一致后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)，填制辦公用品入庫(kù)單，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)辦人、倉(cāng)庫(kù)管理負(fù)責(zé)人及綜合辦公室主管在入庫(kù)單上簽字。 3.倉(cāng)管員憑入庫(kù)登記存貨數(shù)據(jù)和相關(guān)賬目。第7條 辦公用品的保管、申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用及管理 1.備用

5、的辦公用品由倉(cāng)庫(kù)管理員統(tǒng)一進(jìn)行封閉保存，并實(shí)行每月盤存制。綜合辦公室每月末后兩天進(jìn)行辦公用品的盤存，盤存容寶庫(kù)庫(kù)存情況和檢查已發(fā)放的耐用高值品使用、保管情況，并讓相應(yīng)的保管人員簽字確認(rèn)，以確保耐用高值品的使用效率。 2.辦公用品的領(lǐng)用都需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單容、易消耗低值品由部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任審查比準(zhǔn)，耐用高值品的申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人、行政人事主管、分管副總、總經(jīng)理審批。 3.各部門憑借審批過的辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單到倉(cāng)庫(kù)保管員處領(lǐng)所需辦公用品。領(lǐng)取人要在辦公用品發(fā)放表上簽署本人和領(lǐng)取日期。涉及耐用高制品的，必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確具體保管責(zé)任。 4.已領(lǐng)取使用的辦公用品由實(shí)際使

6、用人和部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。對(duì)因個(gè)人自身過失、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的重大異常損耗，由負(fù)責(zé)人承擔(dān)所造成損失部門的賠償。第8條 辦公用品的報(bào)廢 集團(tuán)對(duì)耐用高制品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各部門如有耐用高制品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。 1.對(duì)一些簡(jiǎn)單問題可自行維修處理。但對(duì)保修服務(wù)品，且在保修期的，不得擅自自行處理。 2.對(duì)維修品出現(xiàn)問的應(yīng)當(dāng)提交辦公用品保修單至綜合辦公室，由行政辦公室是聯(lián)系維修人員統(tǒng)一處理。 3.對(duì)維修不成的耐用高值品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對(duì)可能維修的，提交過維修申請(qǐng)，經(jīng)過專業(yè)人員維修但無法維修好的情況下，或者是對(duì)無條件維修的，經(jīng)過行政辦的故障認(rèn)定，方可由該管理

7、品的保管人填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室、財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)后，報(bào)廢事項(xiàng)方成立。報(bào)廢品原購(gòu)買價(jià)單件超過1000元的，須報(bào)請(qǐng)分管副總比準(zhǔn);原購(gòu)買價(jià)值單件超過3000元的，須報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.耐用高值品在經(jīng)過報(bào)廢審批后，由綜合辦公室進(jìn)行回收處理，以求盡可能的開源節(jié)流5. 耐用高值品完成報(bào)廢程序后，應(yīng)當(dāng)從耐用高制品登記表核銷，核銷時(shí)須附上辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表第9條 辭職清退情況處理對(duì)辭職、離職或不在集團(tuán)工作的員工，須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資領(lǐng)取事項(xiàng)附件1：辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單部門： 申請(qǐng)人： 申請(qǐng)日期： 序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)申請(qǐng)項(xiàng)目數(shù)量單價(jià)金額123456789101112131415合計(jì)金額（大寫）： 申請(qǐng)理由：部門負(fù)責(zé)人：綜合辦公室主任：分管副總：總經(jīng)理：附件2：辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期用品名稱數(shù) 量用 途使用人備注部門負(fù)責(zé)人：綜合辦公室主任：分管副總：總經(jīng)理：附件3