檔案管理的現(xiàn)代化趨向的理念

1、檔案管理的現(xiàn)代化趨向的理念摘 要檔案是社會(huì)開展的“記錄儀，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化是大勢(shì)所趨。作為檔案工作者，必須認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向，努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)鍵詞檔案創(chuàng)新；虛擬化；數(shù)字化；信息化；網(wǎng)絡(luò)化一、科技檔案在企業(yè)信息化建立中發(fā)揮的作用1、科技檔案是指在自然科學(xué)研究、消費(fèi)技術(shù)、根本建立等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)根底工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大消費(fèi)和專業(yè)分工

2、的產(chǎn)物。科技檔案對(duì)于企業(yè)建立與開展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建立中，科技檔案在科研、消費(fèi)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。2、對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，研發(fā)才能的強(qiáng)弱，是衡量其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)歷，汲取大量的前人失敗教訓(xùn)。科技檔案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為消費(fèi)力，在企業(yè)建立與開展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。3、當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于消費(fèi)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢(shì)必帶來社會(huì)消費(fèi)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深化變化，尤

3、其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速開展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和開展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技消費(fèi)力的不斷開展，科技檔案信息化管理勢(shì)在必行。二、檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的開展趨勢(shì)。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加平安、快捷。這是科技開展給辦公自動(dòng)化帶來的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案資源共

4、享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。假設(shè)把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋此岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。三、檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子

5、文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高明晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)展識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)展智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來的壓力，抑制了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)展技術(shù)處理，使原始相貌復(fù)原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理開展的必然趨勢(shì)。四、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化1、目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為

6、了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開展，如密碼技術(shù)的深化、語音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的平安保密性大大進(jìn)步。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的開展應(yīng)用，為檔案管理過程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。2、網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播本錢低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的開展而開展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目的已為期不遠(yuǎn)。

7、3、檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)缺乏。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對(duì)個(gè)人檔案采取無視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)照舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。進(jìn)步人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度，進(jìn)步對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢效勞工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，做到檔案的搜集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)。三是加強(qiáng)搜集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，進(jìn)步檔案的利用價(jià)值。總之，要使檔案工作有新的進(jìn)展和打破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、