西王藥業(yè)組織結(jié)構(gòu)合理性評估及崗位職責梳理培訓-2014-1-14

1、西王藥業(yè)有限公司西王藥業(yè)有限公司主講人：王亞平主講人：王亞平組織結(jié)構(gòu)合理性評估及崗位職責梳理組織結(jié)構(gòu)合理性評估崗位職責梳理組織結(jié)構(gòu)合理性評估與崗位職責梳理安排導論導論組織的概念組織的概念組織 = 組織結(jié)構(gòu)+結(jié)構(gòu)間的關(guān)系組織：一種為了實現(xiàn)共同的目標實現(xiàn)共同的目標而形成的分工協(xié)作體系或關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。導論導論組織的作用組織的作用企業(yè)資源（人財物）組織：企業(yè)的第四大生產(chǎn)要素企業(yè)資源的有機組合力量匯聚與放大作用通過對資源投入的有機結(jié)合，使企業(yè)從相同的投入中得到更高的產(chǎn)出，或者同樣的產(chǎn)出需要更少的投入。使價值創(chuàng)造更有效率組織設(shè)計的目的：形成對組織任務(wù)分化分化和整合整合的框架/ 結(jié)構(gòu) /體系“組織”是將勞動劃分

2、為若干明確的任務(wù)并使這些任務(wù)協(xié)調(diào)起來的方式的總和。分合導論導論組織設(shè)計的目的組織設(shè)計的目的組織設(shè)計的核心任務(wù)組織設(shè)計的源頭組織設(shè)計的源頭公司戰(zhàn)略公司戰(zhàn)略公司的組織結(jié)構(gòu)是公司戰(zhàn)略目標得以實現(xiàn)的有力支撐。案例：聯(lián)想集團的國際化路程組織設(shè)計的原則組織設(shè)計的原則組織設(shè)計原則組織設(shè)計原則分工協(xié)作原則分工協(xié)作原則有效幅度原則有效幅度原則任務(wù)目標原則任務(wù)目標原則精干高效原則精干高效原則責權(quán)利結(jié)合原則責權(quán)利結(jié)合原則穩(wěn)定與適應穩(wěn)定與適應結(jié)合原則結(jié)合原則集分權(quán)原則集分權(quán)原則統(tǒng)一指揮原則統(tǒng)一指揮原則組織結(jié)構(gòu)的三種基本模式組織結(jié)構(gòu)的三種基本模式7職能機構(gòu)的整合原則機構(gòu)組合的技能相似性原則技能相似性原則機構(gòu)組合的關(guān)系緊

3、密性原則關(guān)系緊密性原則 部門劃分部門劃分原則原則部門劃分的五種方法部門劃分的五種方法Manager,EngineeringManager,ManufacturingManager,Human ResourcesManager,Purchasing總經(jīng)理總經(jīng)理Manager,Accounting工程經(jīng)理工程經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理制造經(jīng)理制造經(jīng)理人力資源經(jīng)理人力資源經(jīng)理采購經(jīng)理采購經(jīng)理會會計計出出納納審審計計部門劃分方法部門劃分方法職能部門化職能部門化按履行的職能組合工作活動?？偛每偛酶笨偛酶笨偛萌剂先剂细笨偛酶笨偛脻櫥瑒┖团D潤滑劑和臘副總裁副總裁化學制品化學制品營銷營銷制造制造財務(wù)管理財務(wù)管理人力

4、資源管理人力資源管理營銷營銷營銷營銷制造制造制造制造財務(wù)管理財務(wù)管理財務(wù)管理財務(wù)管理人力資源管理人力資源管理人力資源管理人力資源管理按不同的產(chǎn)品(服務(wù))領(lǐng)域劃分部門，把每一項主要產(chǎn)品(服務(wù))領(lǐng)域的所有活動歸一個部門管理。部門部門劃分方法劃分方法產(chǎn)品部門化產(chǎn)品部門化Directorof Sales工廠工廠切鋸部切鋸部門經(jīng)理門經(jīng)理壓邊部壓邊部門經(jīng)理門經(jīng)理裝配部裝配部門經(jīng)理門經(jīng)理漆涂和打漆涂和打磨部門經(jīng)理磨部門經(jīng)理拋光部拋光部門經(jīng)理門經(jīng)理每個部門負責制造(或服務(wù))過程的特定階段。部門部門劃分方法劃分方法過程部門化過程部門化Directorof Sales銷售副總經(jīng)理銷售副總經(jīng)理零售部經(jīng)理零售部經(jīng)理批

5、發(fā)部經(jīng)理批發(fā)部經(jīng)理政府機構(gòu)部經(jīng)理政府機構(gòu)部經(jīng)理按照特定顧客類型來組合工作人員。每個部門所服務(wù)的顧客都有一類共同的問題和要求，需要各自的專家予以更好的解決。部門部門劃分方法劃分方法顧客顧客部門化部門化Directorof Sales銷售副總經(jīng)理銷售副總經(jīng)理西部區(qū)銷售經(jīng)理西部區(qū)銷售經(jīng)理南部區(qū)銷售經(jīng)理南部區(qū)銷售經(jīng)理東部區(qū)銷售經(jīng)理東部區(qū)銷售經(jīng)理按照地理區(qū)域進行部門的劃分。如果一個組織的顧客遍布于廣泛的地理區(qū)域，采取按地區(qū)劃分部門的方式是最有意義的。部門部門劃分方法劃分方法地區(qū)地區(qū)部門化部門化部門劃分方法部門劃分方法創(chuàng)新創(chuàng)新跨部門團隊：跨部門團隊：采用跨越傳統(tǒng)部門界限的團隊和任務(wù)(或項目)小組的方式，使

6、得原來僵硬的部門劃分得到補充。崗位設(shè)置崗位設(shè)置原則原則六原則六原則因事設(shè)崗原則因事設(shè)崗原則一般性原則一般性原則客戶導向原則客戶導向原則整分結(jié)合原則整分結(jié)合原則最少崗位原則最少崗位原則規(guī)范性原則規(guī)范性原則崗位設(shè)置崗位設(shè)置因事設(shè)崗原則因事設(shè)崗原則因事設(shè)崗原則：因事設(shè)崗原則：崗位作為部門職能承接載體，以部門職能、任務(wù)、目標位設(shè)置依據(jù)。問題提出規(guī)劃“事情”崗位設(shè)置決策公司檔案管理水平低下，各部門自行保管，不僅帶來工作場所凌亂影響公司形象和辦公室效率；而且也造成了重要檔案丟失的嚴重后果及風險，并且查找效率也低下，加上近期人員流失問題比較嚴重，更加加劇了檔案丟失風險。1、建立檔案管理制度、流程，明確歸檔范

7、圍、周期、工作開展模式；2、列出每日、每周、每月、每年、臨時性工作清單。1、設(shè)置專門崗位2、其他崗位兼職崗位設(shè)置崗位設(shè)置一般性原則一般性原則一般性原則：一般性原則：基于正常情況考慮，而非例外。即90%情況下崗位需要多少工作量及強度。問題提出分析崗位設(shè)置策略職能部門6S管理需要加強1、起先會建立制度、流程，開展培訓；2、檢查的頻率高、整改問題跟蹤等設(shè)置臨時項目組的方式，成為常規(guī)工作后增加到現(xiàn)有崗位中作為一項崗位職責即可。崗位設(shè)置崗位設(shè)置最少崗位原則最少崗位原則最少崗位原則：最少崗位原則：既考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，又要盡可能地縮短崗位間信息傳遞時間，減少“濾波”效應，提高組織戰(zhàn)斗力和競爭力。

8、 只要崗位的核心職責相同就用相同的崗位名稱。崗位設(shè)置崗位設(shè)置規(guī)范化原則規(guī)范化原則規(guī)范化原則：規(guī)范化原則：崗位名稱及職責范圍均應規(guī)范。從事腦力勞動的崗位規(guī)范不宜過細，強調(diào)留有創(chuàng)新余地。崗位名稱規(guī)范崗位名稱規(guī)范： 1、真實化原則。真實化原則。名稱反映崗位核心職責，并體現(xiàn)組織位置關(guān)系，從中應能解讀出以下信息：職務(wù)是什么？什么部門做什么工作的？一般用“性質(zhì)+（位置）職務(wù)”結(jié)構(gòu)表達。2、簡單化原則。簡單化原則。名稱力求簡單，字數(shù)保持在2-8字之間。3、規(guī)范化原則：、規(guī)范化原則：名稱符合國家通用標準和行業(yè)標準，能和國家通用規(guī)定和行業(yè)規(guī)定相統(tǒng)一。4、統(tǒng)一化原則：、統(tǒng)一化原則：性質(zhì)相同或內(nèi)容相似的崗位名稱統(tǒng)一

9、，便于價值評估和橫向流動。崗位設(shè)置六原則崗位設(shè)置六原則其他原則其他原則客戶導向原則：客戶導向原則：應該滿足特定的內(nèi)部和外部顧客的需求。整分結(jié)合原則：整分結(jié)合原則：明確崗位職責的同時，考慮流程、溝通機制等上下左右間同步協(xié)調(diào)，以發(fā)揮最大組織效能。管理幅管理幅寬寬大大四原四原則則地點分散地點分散職職能跨度大能跨度大培培養(yǎng)養(yǎng)后后備備干部干部人人員員任用管理任用管理部門負責人知識、技能、經(jīng)驗要求太高設(shè)置副職分管相對獨立的職能，從知識、經(jīng)驗、技能上與正職形成互補牽扯部門負責人精力太多每個部門都可以設(shè)置，且若作為后備干部培養(yǎng)，可以全面協(xié)管、部分管理、全面管理部門副職設(shè)置四原則部門副職設(shè)置四原則高層分工基本原

10、則高層分工基本原則 1、職能相似性2、關(guān)系緊密性3、監(jiān)督機制4、因人設(shè)事組織結(jié)構(gòu)合理性評估組織結(jié)構(gòu)合理性評估- -部門職能部門職能/ /崗位職責崗位職責組織結(jié)構(gòu)合理性評估組織結(jié)構(gòu)合理性評估- -崗位設(shè)置崗位設(shè)置組織結(jié)構(gòu)合理性評估崗位職責梳理組織結(jié)構(gòu)合理性評估與崗位職責梳理安排？職責梳理職責梳理我的地盤我負責！我的地盤我負責！消除交叉與重疊！消除交叉與重疊！那是他的事！與我無關(guān)?。柯氊熓崂砺氊熓崂?？職責梳理職責梳理空白空白（遺漏、過（遺漏、過粗、模糊）粗、模糊）！案例一： 合同到期后，客戶回款遲遲沒有到帳。 季度末公司以工作職責為依據(jù)考核財務(wù)部，財務(wù)部抱怨說對客戶情況不了解，應由銷售部門負責催款

11、。 銷售人員則抱怨說他們對合同信息及付款情況不了解，不知道客戶有沒有付款。翻看崗位職責，均有“負責回款”的條款，責任該如何界定？這個這個案例說明了案例說明了什么問題？什么問題？職責梳理職責梳理 案例二： 一名設(shè)備修理工把大量液體灑在車間地板上，車間主任叫他清掃干凈，他拒絕執(zhí)行，理由是他沒有這個職責。 車間主任又找來當班操作工來清掃。但操作工同樣拒絕，理由也是崗位說明書中沒有包括這類工作。車間主任堅持要求操作工完成，操作工雖然進行了清理，但非常不滿。類似事件時有發(fā)生這個這個案例說明了案例說明了什么問題？什么問題？職責梳理職責梳理梳理工具梳理工具填寫說明填寫說明輸入輸入定義：定義：為了開展本項工作

12、任務(wù)，應當輸入什么內(nèi)容，包括物質(zhì)、信息、規(guī)范、條件等，這是界定工作來源和工作條件的基礎(chǔ)。格式：格式：根據(jù)*，一般為“根據(jù)*制度、法律、法規(guī)；根據(jù)上道工序轉(zhuǎn)來的文件、表單等；根據(jù)上級主管的安排或*反饋”等。填寫說明填寫說明輸出輸出定義：定義：工作產(chǎn)生了什么結(jié)果、工作結(jié)果向誰匯報、提供給誰執(zhí)行等。格式：格式：一般有四種情況，第一種情況是在做完事情后文件、表單等歸檔，表示該類任務(wù)在本崗位徹底終結(jié)，比如“會計崗位”原始憑證記賬后歸檔；第二種情況本崗位處理完后需要轉(zhuǎn)給下一個崗位繼續(xù)處理，比如“出納”崗位，辦理報銷后將原始憑證傳遞“會計”崗位記賬；第三種情況是過程轉(zhuǎn)序，比如“部門經(jīng)理”崗位起草完管理制度中

13、，需要上報上級主管審核、審批等；第四種情況為信息反饋類，比如 財務(wù)崗位之間的對帳工作，重大問題上報上級主管。比如領(lǐng)導交辦工作完成后結(jié)果反饋上級主管等。填寫說明填寫說明- -工作任務(wù)工作任務(wù)u使用準確的動詞，確保工作具體、明確。應清晰地體現(xiàn)本崗位在各個關(guān)鍵節(jié)點上所承擔的責任、擔當?shù)慕巧?，讓任職人一眼就明白該做什么?？绮块T、跨崗位、上下級分工協(xié)作的工作，一定要界定清楚。盡量避免使用“負責”等職責不明確詞語。舉例：1、負責培訓計劃工作，應該界定為：制定培訓計劃、組織制定培訓計劃、審核培訓計劃 、審批培訓計劃2、負責發(fā)票管理工作，應該界定為：購買發(fā)票、提出開票申請、提供開票信息、開具發(fā)票、郵寄發(fā)票填寫

14、說明填寫說明- -工作任務(wù)工作任務(wù)u使用準確的動詞，確保工作具體、明確。應清晰地體現(xiàn)本崗位在各個關(guān)鍵節(jié)點上所承擔的責任、擔當?shù)慕巧屓温毴艘谎劬兔靼自撟鍪裁?。跨部門、跨崗位、上下級分工協(xié)作的工作，一定要界定清楚。盡量避免使用“負責”等職責不明確詞語。舉例：3、負責辦公用品管理，應該界定為：部門行政人員（提報本部門辦公用品需求）行政部行政專員（匯總各部門辦公用品需求，辦理報批手續(xù)后提交采購部采購，辦理領(lǐng)用發(fā)放手續(xù)）采購部辦公用品采購人員（采購辦公用品）填寫說明填寫說明- -工作任務(wù)工作任務(wù)u 不寫做到怎樣。比如“客戶檔案的分類、整理、歸檔、調(diào)閱登記，確保檔案的及時歸檔和安全”、“督促業(yè)務(wù)人員按

15、照合同約定的付款時間回款，確保合同款的及時回收。”u 不要有口號式語言。比如：某部門 “遇事不推諉、不扯皮，竭盡全力為公司領(lǐng)導排憂解難，共同努力完成各項生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)。”u 不要使用程度副詞和形容詞。例如：“及時制定作業(yè)計劃”或“制定規(guī)范的作業(yè)計劃”等類似的寫法。填寫說明填寫說明- -舉例舉例1、輸入：根據(jù)業(yè)務(wù)員傳遞出口訂單 任務(wù)：在K3系統(tǒng)中錄入出口訂單，匯總，制作EXCEL版出口計劃 輸出：出口計劃傳遞給傳感器事業(yè)部工藝技術(shù)員2、輸入：根據(jù)公司考勤管理辦法、電子考勤機數(shù)據(jù)、各部門提報的請假單據(jù) 任務(wù)：編制員工出勤統(tǒng)計表，與各部門核對 輸出：報部門負責人審核，報財務(wù)部會計填寫說明填寫說明- -

16、注意事項注意事項1、以現(xiàn)狀為準，各崗位任職人提報電子版（不會電腦的由部門負責人指定錄入人員，任職人口述），部門負責人審核確認后提交；2、部門內(nèi)部職責需要重新調(diào)整的，由部門負責人單獨文件進行說明；3、涉及到跨部門職能調(diào)整的，請?zhí)顚懙焦ぷ髟僭O(shè)計調(diào)查問卷中。導讀導讀組織結(jié)構(gòu)合理性評估崗位職責梳理組織結(jié)構(gòu)合理性評估與崗位職責梳理安排工作事項工作事項填寫人員填寫人員提交方式提交方式提交說明提交說明組織結(jié)構(gòu)合理組織結(jié)構(gòu)合理性評估調(diào)查表性評估調(diào)查表填寫填寫帶班長及以上管理者、人力資源項目組其他基層人員電子版18日下午4:30前發(fā)項目經(jīng)理王亞平wang-崗位職責梳理崗位職責梳理調(diào)查表填寫調(diào)查表填寫除了生產(chǎn)一線直接操作工（如煮糖