合同管理制度及流程

1、第一章總則第一條為了促進公司合同管理的制度化、規(guī)范化，預(yù)防和減少經(jīng)濟糾紛，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法及有關(guān)法律、法規(guī)，并結(jié)合公司的實際情況，制定公司合同管理制度（以下簡稱“本制度”）。第二條本制度所稱的合同是指在日常經(jīng)營管理中，公司、經(jīng)公司授權(quán)的各部門依法與其他自然人、法人、組織之間采取書面形式訂立的，為明確各方的權(quán)利義務(wù)，具有法律約束力的合同、協(xié)議、備忘錄及有關(guān)修改前述文件的文書、圖表、傳真等各類合同文件，以及具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等其他書面文件。第三條本制度所稱的合同管理是指公司合同管理機構(gòu)有權(quán)對上述第二條所指書面文件進行審查、監(jiān)督、管理，包括法律咨詢、資信調(diào)查、意

2、向接觸、商務(wù)談判、合同的簽訂、履行、變更與解除及糾紛處理等過程和環(huán)節(jié)。第二章合同的管理機構(gòu)及人員職責(zé)第四條公司合同管理采取分級負(fù)責(zé)和專職管理相結(jié)合的形式。合同管理的機構(gòu)和人員包括：副總經(jīng)理、合同預(yù)算部經(jīng)理、合同經(jīng)辦部門/人員、法律顧問及相關(guān)職能部門等。合同預(yù)算部是本公司各類合同的管理部門。合同體系（詳附件）由合同預(yù)算部建立。第五條副總經(jīng)理、合同經(jīng)辦部門/人員、法律顧問及相關(guān)職能部門等在其職責(zé)范圍內(nèi)和公司總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)做好合同管理工作。第六條合同管理機構(gòu)及人員的職責(zé)包括但不限于：1、合同預(yù)算部負(fù)責(zé)組織起草公司經(jīng)濟類合同的標(biāo)準(zhǔn)文本；負(fù)責(zé)公司經(jīng)濟類合同管理（包括合同審核、合同發(fā)放、合同付款審核、合

3、同變更審核、合同結(jié)算辦法、監(jiān)督合同執(zhí)行等），合同由合同預(yù)算部專人管理，建立公司合同臺帳，將各合同與項目成本費用唯一對應(yīng)，進行合同動態(tài)管理。2、法律顧問負(fù)責(zé)公司合同的日常審核管理工作，并指導(dǎo)合同預(yù)算部組織起草經(jīng)濟類合同文本。3、財務(wù)部從財務(wù)角度審核公司經(jīng)濟類合同、監(jiān)督合同執(zhí)行、辦理合同付款。4、合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織擬訂本部門經(jīng)辦的合同，及時提請有關(guān)部門（人員）審查其經(jīng)辦合同，并監(jiān)督、跟蹤有關(guān)合同的執(zhí)行，及時向有關(guān)部門反饋合同實際履行情況、發(fā)生的問題并提出初步解決問題的建議。必要時向有關(guān)部門做合同交底。保管其經(jīng)辦的合同文本資料及與履行、變更、解除該合同有關(guān)的資料（包括信函、電報、電話記錄、視聽資料

4、、會議談判簽名筆錄等），并及時在所在部門歸檔存查。第七條凡公司合同的簽訂、變更、撤銷、解除都應(yīng)該經(jīng)公司法律顧問審查并履行必要的會審程序，按管理權(quán)限進行審批。第三章合同的簽署、履行及反饋第八條簽訂合同，必須遵守國家法律、法規(guī)，堅持“平等互利、協(xié)商一致、等價有償、誠實信用”的原則，依法維護本公司的利益。第九條凡進行經(jīng)濟協(xié)作類活動都必須簽訂書面合同，并必須采用統(tǒng)一的經(jīng)濟合同文本，使雙方在履行中都有合法依據(jù)。重大合同除書面簽訂外，視具體情況進行法律公證或鑒定。第十條當(dāng)事人協(xié)商一致同意的有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真等是合同的組成部分。第十一條簽訂合同必須符合下列程序：1、前期調(diào)查。簽約人在簽訂經(jīng)濟合同

5、之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當(dāng)受騙，防止簽訂無效經(jīng)濟合同，確保所簽合同有效、有利。2、前期談判工作。合同的前期談判工作由該合同的主辦部門和合同承辦人員負(fù)責(zé)，公司法律顧問可酌情參與談判工作，重大合同可由公司分管副總經(jīng)理主持談判，并可根據(jù)實際情況聘請相關(guān)中介機構(gòu)參與對簽約對象的資信調(diào)查及評估工作。3、草擬合同文本。由合同承辦人員將草擬合同文本經(jīng)所在部門初審后轉(zhuǎn)送相關(guān)部門進行會審。公司的工程部、預(yù)算部、總工辦、

6、財務(wù)部、總經(jīng)理或授權(quán)人、法律顧問是公司一切對外合同的必經(jīng)會審部門/人員，公司專業(yè)部門根據(jù)需要參與相關(guān)合同的會審工作。會審后報公司分管副總經(jīng)理審批后報總經(jīng)理審定。合同主辦部門和承辦人員應(yīng)按照公司制訂規(guī)定履行合同會審程序（會審表詳附件）。4、簽署合同。合同審批通過后，由合同主辦部門負(fù)責(zé)組織與乙方簽訂正式合同，并報合同預(yù)算部。其中由項目部執(zhí)行的合同，還需要由合同主辦部門組織向項目部進行合同交底。第十二條對特別重大或有爭議的合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并指定有關(guān)部門對該合同進行合理性和效益性審查。第十三條合同需要公證、簽證的，經(jīng)審查后，由公司法律顧問安排向法定機關(guān)申請辦理。第十四條經(jīng)濟合同依法成立，即具有

7、法律約束力，必須嚴(yán)格遵守，全面履行經(jīng)濟合同規(guī)定的條款，未經(jīng)合法程序，任何人不得擅自變更或解除。第十五條合同依法簽訂生效后，公司有關(guān)部門、人員根據(jù)本制度的規(guī)定及時檢查跟蹤了解履行情況。發(fā)生問題應(yīng)及時提出解決方案，并快速處理。第十六條合同經(jīng)辦部門應(yīng)根據(jù)合同履行的具體情況建立合同預(yù)警機制，將合同劃分為履行完畢；正常履行；橙色預(yù)警；紅色預(yù)警等四類進行管理。其中，履行完畢類合同指該合同已如約履行完畢，合同各方無爭議；正常履行類合同指該合同簽署后處于如約履行狀態(tài)；橙色預(yù)警類合同指該合同履行中合同各方已存在爭議，或合同已存在違約情形；紅色預(yù)警類合同指該合同履行中已出現(xiàn)嚴(yán)重違約，或雙方存在較為嚴(yán)重的爭議，可能

8、需通過法律途徑解決爭議。第十七條合同執(zhí)行部門在合同履行過程中應(yīng)注意：涉及工期、造價、質(zhì)量的決定應(yīng)以書面形式記錄和確認(rèn)。涉及雙方往來函件的，如以公司名義發(fā)出時，應(yīng)以法律規(guī)定的有效方式發(fā)送，并要求對方工作人員簽收并保留發(fā)出的憑證，如對方拒收應(yīng)立即改為特快專遞方式重發(fā)，填寫郵政特快專遞時在備注中寫明函件的簡要內(nèi)容，并將發(fā)送憑證報合同管理員存檔；如接收對方文件時，則應(yīng)為文本原件并有對方的簽字蓋章確認(rèn)。第十八條在合同執(zhí)行過程中，合同預(yù)算部應(yīng)及時對合同的履行情況進行監(jiān)督檢查、并定期對合同執(zhí)行情況進行分析。第四章合同的變更和解除第十九條合同變更、轉(zhuǎn)讓及解除必須采用書面形式，區(qū)分不同情況按下列規(guī)定審批。變更合

9、同范圍和付款條件、轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)、解除合同的，應(yīng)采用補充合同的形式，按合同起草和審批的相關(guān)規(guī)定審批。工程類合同可采用設(shè)計變更和現(xiàn)場簽證方式進行合同變更，按設(shè)計變更管理流程或工程簽證管理流程的規(guī)定執(zhí)行。合同變更、轉(zhuǎn)讓或解除后合同執(zhí)行部門應(yīng)在10日內(nèi)完成修改、存檔和通知,方式和范圍同合同存檔、備案的相關(guān)規(guī)定。各部門應(yīng)對原合同文本進行標(biāo)識，以免錯誤地執(zhí)行原合同。第五章合同的付款第二十條根據(jù)合同條款具備付款條件后，由合同執(zhí)行部門根據(jù)公司付款管理流程提出付款申請并辦理相關(guān)手續(xù)。第六章合同的歸檔及借閱第二十一條合同預(yù)算部負(fù)責(zé)公司所有合同的歸檔管理。公司所有對外簽署的合同均應(yīng)至少在合同預(yù)算部存檔原件一份（含合

10、同附件），同時該合同所有會簽審查的會簽審批單及各部門修改意見的原件也應(yīng)同時在合同預(yù)算部存檔。合同經(jīng)辦部門簽完合同后，應(yīng)準(zhǔn)確、及時地將合同原件交至合同預(yù)算部。由合同預(yù)算部統(tǒng)一編號下發(fā)財務(wù)部，工程部如需合同由合同預(yù)算部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)將商務(wù)部分或相關(guān)部分復(fù)印交工程部。有關(guān)合同的保密管理，按公司的規(guī)定執(zhí)行。如法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同必須呈報上級主管部門見證，批準(zhǔn)或報工商管理部門鑒定，公證處公證，招投標(biāo)等，相關(guān)人員必須在合同預(yù)算部辦理有關(guān)手續(xù)。對于履行完畢類合同正常歸檔備查；對于正常履行類合同將合同的主要內(nèi)容建立電子信息檔案，以便隨時查閱并監(jiān)控合同的履約；對于橙色預(yù)警類合同應(yīng)加強防范，可根據(jù)情況邀請公司法律

11、顧問參與采取預(yù)防措施；對于紅色預(yù)警類合同應(yīng)由法律顧問參與處理，并積極搜集證據(jù)防范可能產(chǎn)生的法律糾紛。第七章合同的違約及糾紛處理第二十二條合同簽訂后進入執(zhí)行階段，各職能部門經(jīng)辦人員應(yīng)隨時跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)合同對方可能發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或企業(yè)自身可能無法履行或延遲履行合同的，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)處理。第二十三條針對合同對方違約的情形，可采取以下措施處理。1 .要求合同對方繼續(xù)履行合同。繼續(xù)履行合同是違約對方必須承擔(dān)的法律義務(wù)，也是本企業(yè)享有的法定權(quán)利。不論違約對方是否情愿，只要存在繼續(xù)履行的可能性，本企業(yè)就有權(quán)要求違約對方繼續(xù)履行原合同約定的義務(wù)。2 .要求合同對方支付違約金。

12、合同對方違約的，本企業(yè)可按照合同約定要求違約對方支付違約金。3 .要求定金擔(dān)保。合同對方違約，本企業(yè)可按照合同約定及中華人民共和國擔(dān)保法向?qū)Ψ绞杖《ń鹱鳛閭鶛?quán)的擔(dān)保。違約對方履行債務(wù)后，可將定金抵作價款或者收回，違約對方不履行約定債務(wù)的，無權(quán)要求返還定金。4 .要求賠償損失。合同對方因不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定，給本企業(yè)造成損失的，本企業(yè)有權(quán)提出索賠，具體賠償金額可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門會同法律顧問與合同對方協(xié)商確定。第5條企業(yè)自身違約的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門或人員應(yīng)與合同對方協(xié)商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任、履行有關(guān)義務(wù)。第二十四條合同糾紛處理：1、合同履行過

13、程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在規(guī)定時效內(nèi)與合同對方協(xié)商談判，并及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。2、經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，雙方簽訂書面補充協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權(quán)人簽章并加蓋單位印章后生效。3、合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。4、企業(yè)法律顧問會同相關(guān)部門研究仲裁或訴訟方案，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。5、糾紛處理過程中，企業(yè)任何部門或個人未經(jīng)授權(quán)，不得向合同對方做出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。第八章附則第二十五條公司合同專用章由專人管理，在加蓋合同專用印章前檢查合同流轉(zhuǎn)程序是否完備，以督促合同流程程序的落實，并防控法律風(fēng)險。第二十六條除公司授權(quán)的人員外，其他人員無權(quán)代表本企業(yè)對外簽訂各類合同。第二十七條本制度不適用于商品房買賣合同的簽訂與管理。第二十八條本制度由公司董事會修訂并解釋。第二十九條本制度自董事會通過之日起生效，自2012年月日起執(zhí)行。附件：合同管理流程、工程合同交底表、合同會審表、合同體系2012年2月1日合同管理流程圖工程合同交底表交底時間：交底方式：編號：合同名稱合同編號關(guān)聯(lián)各方單位名稱現(xiàn)場代表聯(lián)系方式主要職責(zé)甲方乙方內(nèi)方其他關(guān)聯(lián)萬施工范圍年要點產(chǎn)品介紹特殊的技術(shù)要求組織要點供貨