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文檔簡介
1、門店行政物資領(lǐng)用規(guī)范一、目的:為了使門店合理使用辦公物資,門店物資使用量得到有效控制,門店物資配送發(fā)放、維修過程簡單快捷,特制定本規(guī)范。二、物資使用的適用范圍:凡由行政課管理、在系統(tǒng)“基本資料-品類管理”模塊中,維護(hù)在“50-資產(chǎn)”類別下的所有單品,均為門店可申請使用的物資。 三、相關(guān)聯(lián)部門:營運(yùn)部、電腦部、行政課、工程拓展部、配送中心、商品部。四、門店可使用物資的申請訂貨、購買、配送、領(lǐng)用流程:(一)、申請訂貨及審核1、門店每月25號將次月本店物資需求量以商品要貨單的方式于11:00之前上傳總部。2、營運(yùn)部根據(jù)門店前三個(gè)月的領(lǐng)用數(shù)量及當(dāng)前庫存情況,審核門店要貨數(shù)據(jù),并于每月25號17:00將
2、門店要貨明細(xì)審核后傳至配送中心(如果25日為星期五香煙訂貨日時(shí),審核日期順延至26日11:00)(二)、購買、入庫、配送及門店收貨1、營運(yùn)部每月26日將已審核的門店申請領(lǐng)用數(shù)量明細(xì)由總經(jīng)辦審批,交于行政課2、行政課根據(jù)營運(yùn)部申請量以及當(dāng)前配送中心行政物資單品庫存情況做物資請購單,26日交至工程拓展部。3、工程拓展部根據(jù)請采購明細(xì)購買物資并于次月1日運(yùn)至配送中心。4、配送中心根據(jù)請購單明細(xì)收貨、入庫。5、配送中心根據(jù)營運(yùn)部審核的門店要貨單揀貨、出庫、配送至門店。6、門店憑單收貨,其收貨流程和到貨差異簽單方式與正常商品的收貨規(guī)范相同。如果到貨有差異且門店簽單正確,配送中心確認(rèn)后做負(fù)沖單到店。物資申
3、請的到貨及沖單必須在每月20日之前完成。7、門店收貨后,第一時(shí)間審核預(yù)報(bào)憑證和進(jìn)貨憑證。(三)、領(lǐng)用及單據(jù)審核1、門店每月25日30日之間必須將當(dāng)月物資按實(shí)際收貨數(shù)量做電腦領(lǐng)用單,并由督導(dǎo)審核領(lǐng)用憑證。2、門店在當(dāng)月有盤點(diǎn)的,物資領(lǐng)用憑證及審核必須在建立盤點(diǎn)憑證之前完成。五、新開門店物資領(lǐng)用1、由商品部根據(jù)行政課提供的新店物資清單,隨新店分貨一并分到門店并傳至配送中心。2、配送中心打單、照單揀貨并與新店商品一同于開業(yè)當(dāng)天配送門店。3、在做新店商品驗(yàn)收時(shí),一并將新店物資驗(yàn)收。其驗(yàn)收方式及標(biāo)準(zhǔn)等同于新店商品驗(yàn)收。4、領(lǐng)用及單據(jù)審核方法及時(shí)效與第四款第三條要求相同。六、以舊換新物資的配送1、門店在需
4、以舊換新的行政物資(商品資料維護(hù)時(shí)已在商品名稱后注明)配送門店后,門店必須將與配發(fā)的新物資相同數(shù)量的報(bào)廢舊物資交于送貨人員,并在單據(jù)上和匯總單上同時(shí)注明帶回舊物資的名稱和數(shù)量。2、配送中心的配送人員將門店退回的報(bào)廢物資統(tǒng)一交于退貨組,由退貨組集中整理后,定期做申請報(bào)廢處理。3、領(lǐng)用及單據(jù)審核方法及時(shí)效與第四款第三條要求相同。七、維修設(shè)備的報(bào)修、修理、替換流程凡25日未申請更換但需維修的設(shè)備,門店可根據(jù)設(shè)備報(bào)修流程報(bào)修,規(guī)范如下:1、門店每周一向營運(yùn)部公告板報(bào)修,由營運(yùn)部匯總須帶回配送中心集中修理的門店設(shè)備報(bào)修清單,經(jīng)分管副總簽批后,由營運(yùn)部在每星期二前交于配送中心。2、配送中心根據(jù)報(bào)修清單打印
5、一式三聯(lián)(第一聯(lián)配送中心留存,第二聯(lián)行政課留存,第三聯(lián)營運(yùn)部留存)的行政物資維修單到門店收取需維修設(shè)備,在收取需維修設(shè)備時(shí),配送人員同時(shí)將替換設(shè)備發(fā)給門店,門店收到替換設(shè)備后必須在行政物資維修單上簽字確認(rèn)。如配送中心無替換設(shè)備發(fā)給門店,門店須在行政物資維修單“替換物質(zhì)投放數(shù)量”一欄填“無”。待配送中心有替換設(shè)備后,第一時(shí)間補(bǔ)發(fā)到門店。3、配送中心在每周星期六以前收回本周所有報(bào)修設(shè)備,并于星期六將本周行政物資維修單的其它兩聯(lián)交于行政課及營運(yùn)部。4、行政課根據(jù)配送中心交回的行政物資維修單中需維修的項(xiàng)目,聯(lián)系供應(yīng)商或維保單位到配送中心進(jìn)行維修。經(jīng)修理后,可再次使用的,按流程發(fā)放到有需求門店;不可再用
6、的,由配送中心統(tǒng)一申請報(bào)廢。5、對無法修理或無替換物資發(fā)放門店的,配送中心以聯(lián)絡(luò)函形式將門店及設(shè)備數(shù)量明細(xì)上報(bào)營運(yùn)部,待分管副總批準(zhǔn)后,向門店發(fā)放新物資。6、配送中心根據(jù)配發(fā)門店和數(shù)量,將報(bào)廢物資以資產(chǎn)調(diào)撥的形式轉(zhuǎn)資產(chǎn)到配送中心統(tǒng)一報(bào)損。7、門店收貨、領(lǐng)用及單據(jù)審核方法及時(shí)效與第四款第二、三條要求相同。行政物資維修單樣表如下:行政物資維修單 門店名稱貨號+維修物資名稱退配送中心維修數(shù)量故障說明報(bào)修日期配送中心到店交換物資時(shí)間替換物資投放數(shù)量門店確認(rèn)配送中心確認(rèn)流程圖示:新開門店由行政課向商品部提供首次配備清單。門店25-30日根據(jù)實(shí)際到貨量做領(lǐng)用單,如有盤點(diǎn),先審核“領(lǐng)用憑證”,再進(jìn)行正常的系
7、統(tǒng)盤點(diǎn)操作。督導(dǎo)當(dāng)月30日之前審核“領(lǐng)用憑證”。門店驗(yàn)收物資,并審核單據(jù)。配送中心憑請采購單收貨、入庫,根據(jù)系統(tǒng)訂單揀貨、出庫并于20日之前送貨及單據(jù)處理完畢門店每月25日11:00之前系統(tǒng)中訂貨單傳至總部營運(yùn)部25號審核訂貨合理性后審核電腦訂單憑證商品部憑單分貨,并審核電腦部通訊,使訂單傳至配送營運(yùn)部26日將申請明細(xì)打印稿交于總經(jīng)辦審批;營運(yùn)部當(dāng)時(shí)將總經(jīng)辦審批后的明細(xì)交于行政課行政課當(dāng)日做請采購單,交于工程拓展部 工程拓展部次月1日之前將所購物質(zhì)送至配送中心 根據(jù)商品部系統(tǒng)分貨訂單進(jìn)行揀貨、出庫并與新店商品于開業(yè)當(dāng)天配送門店如果是以舊換新的物資,門店需將舊物資退于配送中心送貨人員,門店簽明帶回?cái)?shù)量。配送中心定期報(bào)損。維修設(shè)備的報(bào)修、修理、替換流程圖:門店每周星期一上報(bào)需維修物資項(xiàng)目及故障說明營運(yùn)部星期二12:00之前匯總完畢,且交于分管副總簽批營運(yùn)部星期二轉(zhuǎn)交于配送中心無法修理或無替換物資發(fā)放門店的,配送中心上報(bào)營運(yùn)部分管副總簽批允許后,發(fā)新物質(zhì)到店配送中心無法修理或無替換物資做資產(chǎn)調(diào)撥至配送中心配送中心憑單到門店收、換物資雙方簽字確認(rèn)配送中心每周星期六之前將行政物資維修單回單交于營運(yùn)部、行政課行政課聯(lián)系人員維修可再次使用的,按流程發(fā)放
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