宣傳物料管理辦法

1、公司企劃物料管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司企劃部宣傳物料用品的計(jì)劃、 購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、維護(hù)、 報(bào)廢等管理，特制定本辦法。第二條 公司行政人事部為管理部門(mén)， 負(fù)責(zé)審查及監(jiān)控企劃部宣傳物料的申購(gòu)及使用情況，負(fù)責(zé)企劃物料的驗(yàn)收、發(fā)放和管理等工作。第三條 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)企劃物料費(fèi)用的監(jiān)控。第四條 使用部門(mén)和個(gè)人負(fù)責(zé)企劃物料的日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。第五條 本辦法所指企劃物料包括：1 1耐用品：桌椅板凳、音響、展板、條幅、指示牌、桌布、警戒欄、筆記本、無(wú)線信號(hào)發(fā)射器等。2 2低值易耗品：?jiǎn)雾?yè)、手冊(cè)、刊物、各類登記表、資料袋、文化衫等。第二章 企劃物料的日常管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)為明確職責(zé)分工，梳理、規(guī)范企劃部

2、宣傳物料日常操作步驟，有效 管理和使用公司的宣傳物料；規(guī)范公司宣傳物料的采購(gòu)、保管、發(fā)放、 使用等工作，合理控制宣傳物料的使用、消耗和費(fèi)用支出，降低公司宣 傳物料的費(fèi)用和經(jīng)營(yíng)成本；逐步實(shí)現(xiàn)公司管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，提高公司的管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力。特制度此物料管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)。第一條 宣傳物料日常管理流程圖主辦部門(mén) 行政人事部 流程名稱宣傳物料日常管理流程宣-傳總經(jīng)理分管副總行政人員企劃部門(mén)編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期開(kāi)始審批審核宣傳物料需求.宣否傳物是權(quán)限外料審批審核采權(quán)限內(nèi)購(gòu)權(quán)限外領(lǐng)審批審核用權(quán)限內(nèi)與宣傳物料發(fā)放宣傳物料使用使用宣-權(quán)限外傳宣傳物料報(bào)廢申請(qǐng)審批審核物權(quán)限內(nèi)料物料管理制度建設(shè)6.

3、6.領(lǐng)用審查9.9.報(bào)廢外理8.8.報(bào)廢審查7.7.監(jiān)督宣傳物料使用f f 領(lǐng)用|2.2.統(tǒng)計(jì)宣傳物料庫(kù)存報(bào)1.1.擬定宣傳物料日常管理制度執(zhí)行宣傳物料日常管理制度3.3.宣傳物料申購(gòu)A A4.4.宣傳物料采購(gòu)* *5.5.宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)第二條 宣傳物料日常管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)宣傳 物料 管理制度 建設(shè)1 1(1) 仃政人貝調(diào)查、收集相關(guān)企業(yè)或優(yōu)秀企業(yè)的宣傳物料日常管理制度(2)結(jié)合本企業(yè)的文化和實(shí)際情況，擬定適合本企業(yè)的宣傳物料日常 管理制度宣傳物料采購(gòu)2 2(1) 匯總企劃部或其他部門(mén)的宣傳物料需求(2) 盤(pán)點(diǎn)宣傳物料庫(kù)存、填寫(xiě)宣傳物料采購(gòu)單3 3宣傳物料申購(gòu)管理流程參照第一

4、章“宣傳物料申購(gòu)管理流程與工作標(biāo) 準(zhǔn)”4 4(1 1)宣傳物料采購(gòu)流程參照第四章“宣傳物料管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)(2 2 )宣傳物料比價(jià)管理流程參照第五章”宣傳物料比價(jià)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”5 5宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程參照第六章“宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程與工作標(biāo) 準(zhǔn)”領(lǐng)用 與使用6 6(1) 仃政人貝對(duì)旦傳物料領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)仃審查(2)宣傳物料領(lǐng)用管理流程參照第七章“宣傳物料領(lǐng)用管理流程及工 作標(biāo)準(zhǔn)”7 7(1 1 )明確公共辦公用品的保管人與責(zé)任人(2 2)監(jiān)督、調(diào)查的內(nèi)容包括宣傳物料領(lǐng)用單與宣傳物料臺(tái)帳、宣傳物 料申請(qǐng)書(shū)與宣傳物料實(shí)際使用情況、宣傳物料領(lǐng)用登記表與實(shí)際用品 登記表等企劃物料報(bào)廢8 8(1)

5、 核對(duì)宣傳物料報(bào)廢申請(qǐng)表填寫(xiě)是否正確，是否已經(jīng)主管審批(2) 調(diào)查報(bào)廢申請(qǐng)情況是否屬實(shí)9 9(1 1 )檢查宣傳物料報(bào)廢申請(qǐng)單是否已經(jīng)分管副總及總經(jīng)理審批(2 2)對(duì)經(jīng)過(guò)報(bào)廢申請(qǐng)審批的宣傳物料進(jìn)行出售或銷(xiāo)毀處理(3 3 )登記已作報(bào)廢處理的宣傳物料的名稱、編號(hào)、報(bào)廢日期、處理方 式等第三章 宣傳物料申購(gòu)管理流程圖及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第一條 宣傳物料申購(gòu)管理流程圖7.7.采購(gòu)宣傳物料結(jié)束根據(jù)公司目前現(xiàn)狀，宣傳物料的使用部門(mén)主要是企劃部，且企劃部 正直組建初期。建議采購(gòu)清單費(fèi)用預(yù)算審批均需總經(jīng)理批復(fù)。試行三個(gè) 月后，分管副總可直接審批費(fèi)用預(yù)算在 10001000 元以下（含 10001000 元）采購(gòu) 清單

6、。費(fèi)用預(yù)算超過(guò)10001000 元除分管副總審查后另需總經(jīng)理審批后方可借 支、采購(gòu)。費(fèi)用借支環(huán)節(jié)參照公司費(fèi)用借支制度執(zhí)行主辦部門(mén)行政人事部流程名稱宣傳物料申購(gòu)管理流程總經(jīng)理分管副總行政人員財(cái)務(wù)部企劃部2.2.統(tǒng)計(jì)宣傳物料采1.1.填寫(xiě)宣傳物購(gòu)需求料需求單3.3.遞交宣傳物料采購(gòu)清單4.4.市場(chǎng)詢價(jià)5.5.統(tǒng)計(jì)費(fèi)用預(yù)算支付方式物料采購(gòu)編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期. 權(quán)限外審批/第二條 宣傳物料申購(gòu)管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)宣傳 物料 需求統(tǒng)計(jì)1 1企劃部填寫(xiě)并提交宣傳物料需求單2 2(1) 行政人員統(tǒng)計(jì)宣傳物料米購(gòu)需求(2) 對(duì)庫(kù)存物料統(tǒng)計(jì)，結(jié)合需求，確定需采購(gòu)物料的類別、數(shù)量采購(gòu) 申請(qǐng)3 3(1

7、) 根據(jù)米購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)結(jié)果，填寫(xiě)宣傳物料米購(gòu)清單(2) 將采購(gòu)清單遞交至分管副總及總經(jīng)理審批費(fèi)用 預(yù)算 與審批4 4(1)根據(jù)分管副總和總經(jīng)理審批確認(rèn)的宣傳物料采購(gòu)清單，對(duì)各類宣 傳物料進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)(2) 至少確定 3 3 家供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析5 5(1) 根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)統(tǒng)計(jì)費(fèi)用預(yù)算(2) 編制詳細(xì)的宣傳物料預(yù)算表進(jìn)行審核，確認(rèn)數(shù)據(jù)無(wú)誤6 6(1) 財(cái)務(wù)部核對(duì)各項(xiàng)宣傳物料的數(shù)量與單價(jià)是否符合實(shí)際(2) 對(duì)行政部提交的預(yù)算表進(jìn)行審核，確認(rèn)數(shù)據(jù)無(wú)誤宣傳物料采購(gòu)7 7(1)行政人員根據(jù)審核通過(guò)的宣傳物料米購(gòu)清單及預(yù)算表，將米購(gòu)任 務(wù)分配給相應(yīng)的采購(gòu)人員(2) 米購(gòu)流程參照第四章“宣傳物

8、料米購(gòu)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”物料采購(gòu)需求單申請(qǐng)日期：20142014 年月日 申請(qǐng)部門(mén)：申請(qǐng)人：申請(qǐng)人手機(jī)：需求內(nèi)容規(guī)格說(shuō)明數(shù)量單位用途單價(jià)費(fèi)用小計(jì)供應(yīng)商資料付款說(shuō)明備注（必須詳細(xì)注明規(guī)格、尺寸、重量、顏色、材質(zhì)等）（聯(lián)系人、電話）合計(jì)填表說(shuō)明：申請(qǐng)部門(mén)請(qǐng)認(rèn)真詳細(xì)填寫(xiě)表格白色部分（如不明細(xì)將可能造成延誤）；采購(gòu)部門(mén)（專員）負(fù)責(zé)填寫(xiě)表格灰色部分內(nèi)容;申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字:分管副總審批:行政人事部核價(jià):總經(jīng)理審批:第四章宣傳物料采購(gòu)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料采購(gòu)管理流程圖主辦部門(mén)行政人事部流程名宣傳物料采購(gòu)管理流程分管副總行政人事部財(cái)務(wù)部開(kāi)始指定采購(gòu)計(jì)劃1.1.統(tǒng)計(jì)宣傳物料采購(gòu)需求審批審批選購(gòu)宣

9、傳物料劃洽談價(jià)格宣傳物料驗(yàn)收入2.2.制定宣傳物料采購(gòu)計(jì)劃3 3比價(jià)及篩選供應(yīng)商. .選購(gòu)物品4 4洽談價(jià)格支付貨款結(jié)束編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期第二條宣傳物料采購(gòu)管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)制定采購(gòu)計(jì)劃1 1(1) 根據(jù)企劃部的宣傳物料需求表，統(tǒng)計(jì)宣傳物料米購(gòu)需求(2) 編制宣傳物料米購(gòu)需求表2 2(1) 根據(jù)宣傳物料米購(gòu)需求表，制定宣傳物料米購(gòu)計(jì)劃(2)米購(gòu)計(jì)劃的內(nèi)容包括供應(yīng)商信息調(diào)查、 米購(gòu)時(shí)間、米購(gòu)人員、 采購(gòu)方式、采購(gòu)預(yù)算等選購(gòu)宣傳物料3 3(1) 根據(jù)審批通過(guò)的米購(gòu)計(jì)劃，參與比價(jià)與篩選供應(yīng)商(2) 比價(jià)管理流程參照第五章“宣傳物料比價(jià)管理流程與工作標(biāo) 準(zhǔn)”洽談價(jià)格4 4(1) 根據(jù)供

10、應(yīng)商報(bào)價(jià)，結(jié)合以往米購(gòu)價(jià)格，進(jìn)行價(jià)格洽談(2) 確定各項(xiàng)需米購(gòu)宣傳物料的價(jià)格宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)5 5(1) 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提貨(2) 保證宣傳物料及時(shí)送達(dá)6 6(1) 檢查所采購(gòu)宣傳物料的質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題(2) 對(duì)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題的宣傳物料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)(3)宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)可參照第六章“宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程與 工作標(biāo)準(zhǔn)”7 7(1)核對(duì)確認(rèn)待入庫(kù)辦公物品的數(shù)量、種類、及時(shí)記錄多購(gòu)或少 購(gòu)的情況，并進(jìn)行處理(2)登記宣傳物料的實(shí)際入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)經(jīng)辦人等信 息第五章宣傳物料比價(jià)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料比價(jià)管理流程圖行政人事部流程名宣傳物料比價(jià)管理流程主辦部門(mén)未通過(guò)收集價(jià)格信息洽談并確定價(jià)

11、格及供應(yīng)產(chǎn)品價(jià)格比較分管副總行政人事部開(kāi)始1.1.收集供應(yīng)商價(jià)格信息3 3比較產(chǎn)品4 4比較價(jià)格5 5洽談價(jià)格審批通過(guò)6.6.確定候選供應(yīng)商7.7.確定采購(gòu)供應(yīng)商結(jié)束采購(gòu)人員提供信息配合采購(gòu)辦公用品編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期第二條宣傳物料比價(jià)管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)收集 價(jià)格 信息1 1(1) 收集供應(yīng)商價(jià)格信息(2) 確定供應(yīng)商的資質(zhì)與信譽(yù)2 2根據(jù)所收集供應(yīng)商的信息及米購(gòu)人員提供的信息，初步篩選信譽(yù)良 好、價(jià)格合理的供應(yīng)商產(chǎn)品及 價(jià)格比較3 3對(duì)初步篩選的供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量、規(guī)格方面的比較，如將統(tǒng)一 價(jià)格范圍的辦公用品的質(zhì)量進(jìn)行比較4 4對(duì)不同供應(yīng)商統(tǒng)一質(zhì)量或規(guī)格的辦公用品進(jìn)行價(jià)格對(duì)比

12、，將各供應(yīng) 商按價(jià)格咼低順序進(jìn)行排列洽談 并確定 價(jià)格 與供應(yīng)商5 5根據(jù)各供應(yīng)商的信譽(yù)、質(zhì)量與報(bào)價(jià)，結(jié)合企業(yè)米購(gòu)預(yù)算，在米購(gòu)人 員的協(xié)助配合下與供應(yīng)商洽談價(jià)格6 6(1) 根據(jù)洽談結(jié)果，確定物美價(jià)廉的候選供應(yīng)商(2) 將候選供應(yīng)商及報(bào)價(jià)交分管副總審批7 7經(jīng)分管副總審批，確定采購(gòu)供應(yīng)商第六章宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期公司目前入庫(kù)環(huán)節(jié)并未有審批流程，建議開(kāi)設(shè)入庫(kù)審批流程。入庫(kù)登記宣傳物料收入、支出、結(jié)余明細(xì)表。入庫(kù)人員嚴(yán)格按照入庫(kù)憑證及 物料領(lǐng)用單出、入庫(kù)。不定時(shí)有總經(jīng)辦抽查。第一條宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程圖主辦部門(mén)行政人事部流程名宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程驗(yàn)收宣傳物料開(kāi)始1 1

13、驗(yàn)收宣傳物料*合格？ LLft審是3 3宣傳物料入庫(kù)宣傳物報(bào)銷(xiāo)宣傳物料費(fèi)用4 4開(kāi)具入庫(kù)憑證結(jié)束分管副總行政人事部采購(gòu)人員宣傳物料出入庫(kù)明細(xì)表:XXXXXX有限公司1 1 月份宣傳物料品出入庫(kù)明細(xì)表編號(hào) 物料名稱 規(guī)格型號(hào) 單位期初庫(kù)存本期入庫(kù)本期出庫(kù)結(jié)余庫(kù)存數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額1 1只2 23 34 45 56 67 78 89 9101011111212131314141515合計(jì)第二條宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收宣傳 物料1 1(1) 對(duì)多采購(gòu)宣傳物料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題(2) 檢查所米購(gòu)宣傳物料的數(shù)量，確定數(shù)量無(wú)誤2 2(1

14、1 )如檢查發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的宣傳物料，相關(guān)米購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商 進(jìn)行聯(lián)系(2 2)米購(gòu)人員與供應(yīng)商確定商品不合格品的退換貨處理辦法。若退貨，則采購(gòu)人員需重新進(jìn)行采購(gòu)；若換貨，則采購(gòu)人員根據(jù)公司換 貨制度進(jìn)行操作宣傳物料 入庫(kù)3 3(1) 確定質(zhì)量合格的宣傳物料的類別、數(shù)量等(2) 清點(diǎn)完畢后將宣傳物料入庫(kù)(3) 填寫(xiě)宣傳物料入庫(kù)登記表4 4:經(jīng)分管副總確認(rèn)后，行政人事部開(kāi)具宣傳物料入庫(kù)憑證5 5(1) 檢查入庫(kù)登記及審批手續(xù)是否已辦理完畢(2) 確認(rèn)后，在宣傳物料入庫(kù)登記表上簽字并填寫(xiě)日期報(bào)銷(xiāo) 宣傳 物料費(fèi)用6 6(1) 確認(rèn)宣傳物料入庫(kù)手續(xù)已辦理完畢(2) 根據(jù)實(shí)際情況計(jì)算需報(bào)銷(xiāo)的實(shí)際費(fèi)用(3

15、) 到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用物料入庫(kù)單:_ 公司材料物資入庫(kù)單品 名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額稅率備注供應(yīng)商：年 月 日N0:()質(zhì)檢員:分管領(lǐng)導(dǎo):保管員:經(jīng)手人:第七章宣傳物料領(lǐng)用管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料領(lǐng)用管理流程主辦部門(mén)行政人事部流程名稱分管副總審查權(quán)限內(nèi)宣傳物料領(lǐng)用管理流程行政人事部1.1.審查領(lǐng)用申請(qǐng)發(fā)放宣傳物料領(lǐng)用通知發(fā)放2.2.確認(rèn)發(fā)放的宣傳物料3.3.登記宣傳物料領(lǐng)用與發(fā)放信息4 4領(lǐng)用登記簽字5.5.記錄保存與歸檔結(jié)束企劃部開(kāi)始填寫(xiě)宣傳物料領(lǐng)用單收到領(lǐng)用通知領(lǐng)用確認(rèn)領(lǐng)用的宣傳物料領(lǐng)用登記簽字總經(jīng)理權(quán)限外審批領(lǐng)用申請(qǐng)審批第七章宣傳物料領(lǐng)用管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期第二

16、條宣傳物料領(lǐng)用管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用 申請(qǐng) 審批1 1（1 1） 行政人事部收到宣傳物料領(lǐng)用申請(qǐng)后，審查領(lǐng)用申請(qǐng)的真實(shí)性（2 2） 審查無(wú)誤后確認(rèn)需領(lǐng)用的宣傳物料宣傳 物料 領(lǐng)用2 2確認(rèn)實(shí)際發(fā)放的宣傳物料及領(lǐng)用人領(lǐng)用 登記 與記錄 存檔3 3登記實(shí)際發(fā)放的宣傳物料的名稱、數(shù)量，領(lǐng)用人或部門(mén)，領(lǐng)用時(shí)間， 經(jīng)辦人等信息4 4（1 1） 行政部確認(rèn)宣傳物料領(lǐng)用登記表的內(nèi)容無(wú)誤（2 2） 領(lǐng)用人在宣傳物料領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)5 5（1 1） 確認(rèn)宣傳物料領(lǐng)用登記表已簽字（2 2） 將亙傳物料領(lǐng)用登記表按歸檔保存物料領(lǐng)用登記表:物料領(lǐng)用登記表序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量用途領(lǐng)用人領(lǐng)用日期備注1 12 23 34 45 56 67 78 89 91010111112