物資采購計劃管理規(guī)定

1、精選范本武漢凱迪電力股份有限公司W(wǎng)uhan Kaidi Electric Power Co.,Ltd.物資采購計劃管理規(guī)定2003 年 6 月 16 日總經(jīng)理辦公會討論通過）內(nèi)部文件，切勿外傳精選范本目錄1目的. 12范圍. 13職責(zé). 14程序. 14.1項目采購計劃 .14.2年度采購計劃 .34.3采購申請單 .34.4計劃的執(zhí)行與檢查 .44.5采購申請單的變更 .44.6采購統(tǒng)計報表的編制與審核 .44.7月計劃會 .55相關(guān)文件 .56記錄. 5物資采購計劃管理規(guī)定1 目 的為規(guī)范公司物資采購計劃、采購申請單和采購統(tǒng)計報表的管理，特制定本規(guī) 定。2 范 圍規(guī)定了物資采購計劃、采購申

2、請單、物資采購統(tǒng)計報表的編制、執(zhí)行與變更 辦法。精選范本3 職 責(zé)a)項目采購經(jīng)理負(fù)責(zé)編制項目采購計劃、項目月度采購計劃、項目月度招標(biāo) 計劃和項目月度資金計劃，并組織實施。b)物資采購部統(tǒng)計核算員負(fù)責(zé)編制物資采購部資金計劃。c)項目經(jīng)理部設(shè)計人員負(fù)責(zé)提出該項目的采購申請單和采購申請變更單；總 經(jīng)部負(fù)責(zé)提出公司生產(chǎn)和辦公設(shè)備采購申請單；物資采購部計劃員負(fù)責(zé)接受采購 申請單、采購申請變更單，并建立相應(yīng)臺帳，編制相關(guān)統(tǒng)計報表。d)采購工程師按照采購計劃和采購申請單的要求，承擔(dān)具體采購工作。4 程 序4.1項目采購計劃4.1.1項目采購計劃是項目采購經(jīng)理根據(jù)項目計劃的要求， 為實現(xiàn)項目目標(biāo)，對項目采購

3、的目標(biāo)任務(wù)、采購原則、采購程序、采購重點和方法等的總體構(gòu)思而 形成的書面文件。項目采購計劃是項目計劃在采購方面的深化和補充。4.1.2編制項目采購計劃是項目初始階段的工作，應(yīng)當(dāng)在項目初步(基礎(chǔ))設(shè) 計審查會之后二周內(nèi)完成。項目采購經(jīng)理在項目經(jīng)理和物資采購部部長的組織和 指導(dǎo)下，編制項目采購計劃。項目采購計劃一般包括如下內(nèi)容：a)描述項目采購任務(wù)的范圍，明確公司與業(yè)主及施工單位在項目采購任務(wù)方 面的分工及責(zé)任關(guān)系。b)說明業(yè)主對項目采購工作的特殊要求，以及公司的應(yīng)對措施。c)對采購原則作出規(guī)定：包括經(jīng)濟原則、質(zhì)量保證原則、安全保證原則、進 度保證原則、進口設(shè)備材料的采購原則、分包原則等。d)費用

4、/進度控制要求。項目采購的費用/進度控制目標(biāo)，應(yīng)服從整個項目的 費用/進度控制目標(biāo)。在項目采購計劃中，應(yīng)明確規(guī)定費用/進度控制的要求和目 標(biāo)。e)催交、監(jiān)造、檢驗和運輸要求。對關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)制定出明確的催交、監(jiān)造計 劃，提出具體的檢驗要求，并對運輸和包裝作出計劃。f)特殊問題的說明。例如關(guān)鍵設(shè)備的采購，要求提前采購的設(shè)備，超限設(shè)備 的采購和運輸，現(xiàn)場組精選范本裝的設(shè)備等。g)降低采購成本的具體措施。h)為完成項目采購任務(wù)的其他問題說明。4.1.3項目采購計劃編制完成后，報物資采購部部長和項目經(jīng)理。4.1.4項目采購經(jīng)理每個月必須根據(jù)項目采購計劃編制月度采購計劃。a)月度采購計劃是項目采購計劃的細(xì)化

5、，項目采購經(jīng)理依據(jù)月度采購計劃組 織實施并檢查項目采購工作，確保物資采購交貨進度。b)項目采購經(jīng)理每月26日提交下月月度采購計劃。月度采購計劃一般應(yīng)包括 當(dāng)月采購設(shè)備的清單、采購方式的選擇、采購工作具體時間及人員安排等內(nèi)容。 月度采購計劃除包括當(dāng)月計劃安排外，還必須有對上月采購計劃執(zhí)行情況的總結(jié)、 對執(zhí)行偏差的分析及糾偏措施。c)月度采購計劃經(jīng)物資采購部部長批準(zhǔn)后，報項目經(jīng)理。4.1.5項目采購經(jīng)理每個月依據(jù)月度采購計劃，編制月度招標(biāo)計劃。4.2年度采購計劃4.2.1物資采購部部長在每年年末編制下一年度物資采購年度計劃，報分管副 總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2年度采購計劃的編制依據(jù)為正在實施的工程項目

6、的采購計劃、項目管理 部項目實施的實際進展情況、市場營銷部對下一年度可能承接的工程項目的數(shù)量 及規(guī)模的預(yù)測，在此基礎(chǔ)上，對物資采購部下一年度采購工作進行總體構(gòu)思和統(tǒng) 籌策劃而形成的書面文件。4.2.3由于市場預(yù)測的不確定性,計劃采購遠(yuǎn)粗近細(xì)的原則編制,年度采購計劃的 內(nèi)容包括：a)全年采購任務(wù)：包括正在實施的項目在本年度的采購計劃任務(wù)和預(yù)計將要 承接的工程項目將在本年度實施的采購任務(wù)。b)采購工作的全年進度安排。c)采購資金計劃平衡及時間進度安排。d)招標(biāo)工作計劃安排，可以安排捆綁招標(biāo)的情況必須明確提出。e)可以發(fā)展為戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的供方情況，簽訂長期協(xié)議的設(shè)想，重點供方的 考察建議，合格供方的

7、評審計劃等。精選范本f)員工隊伍的建設(shè)。4.3采購申請單4.3.1物資采購申請單是請購部門提交物資采購部進行物資采購的文件，是物 資采購部進行采購活動的唯一有效的依據(jù)和指令，物資采購申請單應(yīng)包括：物資 名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點等，并附上必 需的技術(shù)文件，如：圖紙、數(shù)據(jù)表、技術(shù)規(guī)范等。請購部門可提出建議的供方名 單或品牌并提出推薦理由。物資采購部門必須按采購申請單的要求，保質(zhì)保量按期采購回所需物資以滿足 項目需求和生產(chǎn)經(jīng)營所需。4.3.2項目設(shè)計人員， 依據(jù)項目實施計劃的要求針對項目進行設(shè)計和結(jié)構(gòu)分解，直到提出采購申請單以及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書。 公司生產(chǎn)和辦公設(shè)備

8、由總經(jīng)部提出采購申請單。4.3.3采購申請單必須有編號，編號應(yīng)保證采購申請單有較強的可追溯性。4.3.4工程項目的采購申請單需經(jīng)項目經(jīng)理和物資采購部部長審核后報公司分 管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；公司內(nèi)部生產(chǎn)和辦公設(shè)備的采購申請單由總經(jīng)理工作部部長和 物資采購部部長審核后報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.5物資采購部計劃員接收并歸檔經(jīng)批準(zhǔn)生效的采購申請單，并按項目、請 購部門建立采購申請單臺帳 。物資采購部計劃員按產(chǎn)品類別和項目月度采購計劃安排相關(guān)采購工程師負(fù)責(zé)有關(guān) 的采購工作。4.4計劃的執(zhí)行與檢查a)物資采購部計劃員應(yīng)根據(jù)物資采購申請單檢查采購工作進度，并及時向物 資采購部部長和請購部門反饋。b)項目采購經(jīng)理

9、依據(jù)項目月度采購計劃檢查該項目采購工作進度，及時發(fā)現(xiàn) 采購計劃執(zhí)行的偏差情況，采取有效的糾正措施，并將計劃執(zhí)行中的偏差情況和 糾偏措施向項目經(jīng)理和物資采購部部長匯報。4.5采購申請單的變更a)當(dāng)采購申請單的有關(guān)內(nèi)容如供貨范圍、交貨期、技術(shù)要求等方面發(fā)生變更 時，請購部門必須及時發(fā)出采購申請變更單。b)項目采購申請變更單需經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。精選范本4.6采購統(tǒng)計報表的編制與審核a)每月25日前，物資部采購工程師按項目編制下月資金計劃 ，分別報給 相關(guān)采購經(jīng)理，項目采購經(jīng)理匯總整理所負(fù)責(zé)項目的資金計劃 ，并與該項目費 用控制工程師協(xié)商后擬訂本項目的資金計劃 。b)物資采購部計劃員每月末依據(jù)采購

10、合同臺帳，按工程項目分別編制各項目的當(dāng)月合同匯總表，經(jīng)部長審核后報公司主管領(lǐng)導(dǎo)和各項目部。c)物資采購部計劃員每月月末依據(jù)采購申請單臺帳和采購合同臺帳，按工程 項目編制當(dāng)月采購合同到貨情況反饋表 、采購申請執(zhí)行情況反饋表 ，經(jīng)部長 審核后報各項目部。4.7月計劃會a)物資采購部部長每月末主持召開物資采購月計劃會，總結(jié)當(dāng)月采購工作，對物資采購部下月采購工作進行統(tǒng)籌安排和資源平衡，確定每個項目具體的采購 工作進度和人員安排，確定每個項目的資金計劃。b)月計劃會須對各項目報送的 資金計劃 進行確認(rèn)， 物資采購部統(tǒng)計核算 員每月月末匯總各項目 資金計劃 ，編制物資采購部下月資金計劃 ，經(jīng)部長 審核后報

11、經(jīng)營計劃部和分管副總經(jīng)理。5 相關(guān)文件a)武漢凱迪電力股份有限公司物資采購管理制度b)武漢凱迪電力股份有限公司招標(biāo)管理制度c)采購控制程序d)物資采購招標(biāo)管理規(guī)定e)資金計劃管理辦法6 記 錄a)采購申請單b)采購申請變更單c)項目月度采購計劃d)項目采購申請單臺帳e)物資采購部 月份物資招標(biāo)工作計劃精選范本采購申請單表格編號：KS210-2002-T5記錄編號:項目名稱項目代號物資名稱購置數(shù)量請購單位型號到貨日期規(guī)格到貨地點單價預(yù)算1 主要技術(shù)參數(shù)：2 用途說明：3 推存廠家及推存理由：編制日期審核日期物資部日期批準(zhǔn)日期精選范本采購申請變更單表格編號：KS210-2002-T5記錄編號項目名稱項目代號請購單號請購部門1變更內(nèi)容：2變更原因編制日期校核日期批準(zhǔn)日期精選范本項目月度采購計劃（年 月）、上月計劃執(zhí)行情況序 號計劃內(nèi)容責(zé)任人完成情況偏差分析解決辦法、本月計劃1采買序 號內(nèi)容建議米購方 式 備選供方及選擇理由計劃時間 （開始-結(jié) 束）備注2.催交與監(jiān)造序號設(shè)備名稱合同號交貨期履約情況催交計劃責(zé)