RFID 應(yīng)用于檔案解決方案

1、Word文檔RFID 應(yīng)用于檔案解決方案 一、檔案管理的現(xiàn)狀與問題 近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的進(jìn)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量快速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯： 1.1 檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長 傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最終手工抄寫檔案名目，并將名目連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動和時間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到準(zhǔn)時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒抄寫多為簡潔、重復(fù)性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。 1.2

2、檔案存放次序較易被打亂 雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨便性和一些不行避開的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。 1.3 檔案查閱耗時長 隨著檔案規(guī)模與種類越來越浩大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再依據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將全部的檔案篩選一遍。 1.4 檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué) 由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真

3、正反映檔案儲存的真實(shí)信息。假如要拆開每個檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)非常浩大的工程。 1.5 對失效檔案的管理滯后 有效期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要常常性銷毀以削減對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息把握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被準(zhǔn)時發(fā)覺和處理。因此，許多已過保存期限的舊檔案仍舊和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。 鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。為了解決以上問題，檔案局采納先進(jìn)的 RFID 技術(shù)來解決以上問題，同時增加了防盜功

4、能。 二、RFID技術(shù)方案優(yōu)勢 2.1 RFID技術(shù)簡介 RFID(Radio Frequency Identification)，即無線射頻識別，是興起于 20 世紀(jì) 90年月的一項(xiàng)自動識別技術(shù)。一個典型的 RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識別通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無線電波對一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對物體識別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?2.2 將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理優(yōu)勢 1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID 技術(shù)極大地增加了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤力