會計檔案與聲像檔案的5

1、 一、會計檔案的概念和特點一、會計檔案的概念和特點二、會計核算材料的歸檔二、會計核算材料的歸檔三、會計檔案的整理和編目三、會計檔案的整理和編目四、會計檔案的鑒定銷毀和移交四、會計檔案的鑒定銷毀和移交五、會計檔案的保管和利用五、會計檔案的保管和利用 一、會計檔案的一、會計檔案的概念和特點概念和特點: 會計檔案的概念會計檔案的概念：會計檔案是指會計憑會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。和證據(jù)。 會計檔案的特點會計檔案的特點: 1、形成范圍廣泛、形成范圍廣泛

2、2、檔案類別穩(wěn)定、檔案類別穩(wěn)定 3、外在形式多樣、外在形式多樣二、會計核算材料的二、會計核算材料的歸檔歸檔:歸檔范圍歸檔范圍：1、會計憑證、會計憑證 2、會計賬簿、會計賬簿 3、財務(wù)報告（報表）、財務(wù)報告（報表） 4、其他會計核算材料、其他會計核算材料 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。 注意：注意：1、每個單位應(yīng)明確會計檔案具體的歸檔時間。、每個單位應(yīng)明確會計檔案具體的歸檔

3、時間。 2、每年年初，會計機構(gòu)應(yīng)把上一年度的會計、每年年初，會計機構(gòu)應(yīng)把上一年度的會計檔案保管清冊（目錄），先向檔案機構(gòu)移交一份。檔案保管清冊（目錄），先向檔案機構(gòu)移交一份。其目的是便于檔案機構(gòu)掌握會計檔案的形成數(shù)量、其目的是便于檔案機構(gòu)掌握會計檔案的形成數(shù)量、內(nèi)容和價值，以加強檔案工作的綜合管理。內(nèi)容和價值，以加強檔案工作的綜合管理。歸檔歸檔要求要求:1、歸檔的會計核算材料真實、準確。、歸檔的會計核算材料真實、準確。 2、會計檔案移交時，原則上應(yīng)當保持原卷冊、會計檔案移交時，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦

4、人員共同拆機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。封整理，以分清責(zé)任。3、歸檔移交會計核算材料時，會計機構(gòu)和檔、歸檔移交會計核算材料時，會計機構(gòu)和檔案機構(gòu)要逐卷認真清點，嚴格交接手續(xù)，案機構(gòu)要逐卷認真清點，嚴格交接手續(xù)，雙方簽字。雙方簽字。1 1、會計電算化、會計電算化：是指由會計人員操作會計軟是指由會計人員操作會計軟件，使用電子計算機替代人工來完成會計工件，使用電子計算機替代人工來完成會計工作的活動。作的活動。2 2、電算化會計核算材料的特點：具有記錄載、電算化會計核算材料的特點：具有記錄載體磁性化、會計核算信息的非人工識讀性、體磁性化、會計核算信息的非人工識讀性、信息存儲的

5、高密度性以及對系統(tǒng)的依賴性等信息存儲的高密度性以及對系統(tǒng)的依賴性等特點。特點。 3 3、電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三部分：、電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三部分： (1)(1)存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)；存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)； (2)(2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料；打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料； (3)(3)會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。 4 4、歸檔要求：、歸檔要求： 雙軌制：雙軌制：電子核算材料和打印輸出的紙質(zhì)核算電子核算材料和打印輸出的紙質(zhì)核算材料一并歸檔。材料一并歸檔。（一）會計檔案的分

6、類、排列方法：（一）會計檔案的分類、排列方法：在實際工作中，會計檔案的分類、排列方法有兩種：在實際工作中，會計檔案的分類、排列方法有兩種：1 1、會計年度、會計年度-類別類別-保管期限：這種方法是把全部保管期限：這種方法是把全部會計檔案首先按會計年度區(qū)分開，在一個會計年度會計檔案首先按會計年度區(qū)分開，在一個會計年度內(nèi)，再按憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他分為四類，內(nèi)，再按憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他分為四類，每類的檔案根據(jù)保管期限的長短依次排列（期限長每類的檔案根據(jù)保管期限的長短依次排列（期限長的在前，期限短的再后）。的在前，期限短的再后）。 2、類別類別-會計年度會計年度-保管期限保管期限：把全部會

7、把全部會計檔案按四類分開，每類之下的檔案再按會計檔案按四類分開，每類之下的檔案再按會計年度排列，每一年度內(nèi)的檔案根據(jù)保管期計年度排列，每一年度內(nèi)的檔案根據(jù)保管期限的長短依次排列。四個類別的檔案分別編限的長短依次排列。四個類別的檔案分別編制四個流水案卷號，每年度可順延，形成四制四個流水案卷號，每年度可順延，形成四本案卷目錄。本案卷目錄。 目前，我區(qū)主要采取此種分類排列方法。目前，我區(qū)主要采取此種分類排列方法。會計憑證保管期限會計憑證保管期限 15年年 （1 1）進行檢查。）進行檢查。檢查內(nèi)容：裝訂是否結(jié)實，檢查內(nèi)容：裝訂是否結(jié)實，是否簽字蓋章（單位財務(wù)章和會計機構(gòu)負責(zé)是否簽字蓋章（單位財務(wù)章和會

8、計機構(gòu)負責(zé)人簽字或蓋章），憑證內(nèi)是否有金屬物。人簽字或蓋章），憑證內(nèi)是否有金屬物。（2 2）對符合要求的憑證進行排列。）對符合要求的憑證進行排列。按憑證形按憑證形成的時間順序排列。成的時間順序排列。從憑證產(chǎn)生年份開始編從憑證產(chǎn)生年份開始編一本接一本，一月接一月，一年接一年。一本接一本，一月接一月，一年接一年。（3 3）在每本憑證的右上角編號。）在每本憑證的右上角編號。順延上一年順延上一年的流水號往下編，一本憑證編一個流水號，的流水號往下編，一本憑證編一個流水號，編到一千卷左右斷號，再從編到一千卷左右斷號，再從“1”1”開始編，重開始編，重新用一本目錄，使用新的目錄號。新用一本目錄，使用新的目錄

9、號。（4 4）編制會計檔案案卷目錄）編制會計檔案案卷目錄 ： 會計檔案案卷目錄會計檔案案卷目錄案案卷卷號號類類別別題題 名名起止年起止年月日月日頁頁數(shù)數(shù)期期限限存放存放地點地點備備注注1憑憑證證會計憑證會計憑證2005.11215年年 2憑憑證證 2005.1715年年 3憑憑證證 會計憑證會計憑證2005.22015年年 會計憑證會計憑證立檔單立檔單位位平谷區(qū)檔案局平谷區(qū)檔案局案卷題案卷題名名會計憑證會計憑證日日 期期2000年年14月月本月共本月共 冊冊 本冊是本冊是第第 冊冊憑證號憑證號第第 號 至 第號 至 第 號號保 管 期保 管 期限限15年年 全宗號全宗號 目錄號目錄號案卷號案卷

10、號100 621-241 1、會計賬簿的整理方法和要求、會計賬簿的整理方法和要求會計賬簿保管期限會計賬簿保管期限現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬25年年總總 分分 類類 賬、賬、 各類明細賬各類明細賬15年年 （1 1）整理：）整理： 現(xiàn)金日記賬現(xiàn)金日記賬 訂本式的帳訂本式的帳 銀行存款帳銀行存款帳 總總 帳帳 只需在賬簿封面的相應(yīng)位置貼上會計帳簿只需在賬簿封面的相應(yīng)位置貼上會計帳簿軟封面或會計帳簿不干膠標簽，填寫相關(guān)內(nèi)容軟封面或會計帳簿不干膠標簽，填寫相關(guān)內(nèi)容 活頁帳活頁帳（明細賬）：（明細賬）：第一步，先去掉空白頁，然后在有字的右上角第一步，先去掉空白頁，然后在有字的右上角或左

11、上角編頁號?；蜃笊辖蔷庬撎?。第二步，加會計軟封面和備考表將活頁帳裝訂第二步，加會計軟封面和備考表將活頁帳裝訂好，然后填寫封面和備考表的相關(guān)內(nèi)容，或好，然后填寫封面和備考表的相關(guān)內(nèi)容，或者直接在活頁帳的封面上貼不干膠的標簽。者直接在活頁帳的封面上貼不干膠的標簽。（3 3）編制會計檔案案卷目錄。）編制會計檔案案卷目錄。 會計檔案案卷目錄會計檔案案卷目錄案案卷卷號號類類別別題題 名名起止年月起止年月頁頁數(shù)數(shù)期期限限存放存放地點地點備備注注1帳帳簿簿平谷區(qū)平谷區(qū)二二000年年現(xiàn)金日記帳現(xiàn)金日記帳2000.1.1- 12.31 4925年年 2帳帳簿簿平谷區(qū)平谷區(qū)二二000年年銀行存款帳銀行存款帳200

12、0.1.1-12.31 6425年年 3帳帳簿簿 平谷區(qū)平谷區(qū)二二000年年總帳總帳 35 15年年 注意事項：注意事項：1、訂本帳：在填寫頁數(shù)時，按實際使用頁數(shù)填寫。、訂本帳：在填寫頁數(shù)時，按實際使用頁數(shù)填寫。2、活頁帳：要先將空白頁拆除，然后在有字的一、活頁帳：要先將空白頁拆除，然后在有字的一面編頁號，如果帳頁上貼著口取紙，但沒有內(nèi)容面編頁號，如果帳頁上貼著口取紙，但沒有內(nèi)容的帳頁也要在正面編號，說明年初設(shè)了這個科目，的帳頁也要在正面編號，說明年初設(shè)了這個科目，但沒有收支情況記錄。但沒有收支情況記錄。3、排列時，排列時要先排、排列時，排列時要先排25年的，再排年的，再排15年的。年的。 財

13、務(wù)報告的保管期限財務(wù)報告的保管期限 年年 終決終決 算算 報表報表永久永久 各類月、季報表各類月、季報表5年年 （1 1）對收上來的會計報表進行）對收上來的會計報表進行組卷組卷。一般。一般是將本機關(guān)報表和下屬單位的報表分開立是將本機關(guān)報表和下屬單位的報表分開立卷；年報、季報和月報分開立卷；年度決卷；年報、季報和月報分開立卷；年度決算報表必須單獨立卷。算報表必須單獨立卷。 （2 2）編制頁碼編制頁碼。在文件的右上角或左上角。在文件的右上角或左上角編頁號，一卷一個流水號。編頁號，一卷一個流水號。 卷卷 內(nèi)內(nèi) 備備 考考 表表（5 5）裝訂。）裝訂。三孔一線法。三孔一線法。（6 6）案卷排列。）案卷

14、排列。期限長的排前面，期限期限長的排前面，期限短的排后面，也就是說先排永久的，再短的排后面，也就是說先排永久的，再排排5 5年的。年的。 （7 7）編制會計檔案案卷目錄。）編制會計檔案案卷目錄。 （8 8）裝盒，）裝盒，并填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容。（使并填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容。（使用文書檔案盒）用文書檔案盒）其他核算材料的保管期限其他核算材料的保管期限會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊永久永久會計檔案保管清冊會計檔案保管清冊永久永久會計檔案移交清冊會計檔案移交清冊1515年年銀行銀行 余額余額 調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)表5 5年年銀銀 行行 對對 賬賬 單單5 5年年（2 2）編制頁碼。）編制頁碼。在文件的右上角或

15、左上角編頁號，一卷一個流水號。（3 3）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。使用文書檔案的封面和備考表。卷卷 內(nèi)內(nèi) 備備 考考 表表 （7 7）裝盒）裝盒（使用文書檔案盒）。注：檔案保管、移交、銷毀清冊放入全宗卷內(nèi)注：檔案保管、移交、銷毀清冊放入全宗卷內(nèi)。 電算化會計核算材料的歸檔應(yīng)該是電算化會計核算材料的歸檔應(yīng)該是雙雙軌制軌制，電子核算材料應(yīng)歸入電子檔案，電子核算材料應(yīng)歸入電子檔案，打印輸出的紙質(zhì)核算材料，屬于會計檔打印輸出的紙質(zhì)核算材料，屬于會計檔案的哪一類，就按照前面講的進行整理。案的哪一類，就按照前面講的進行整理。（一）會計檔案的鑒定工作會計檔案的鑒定工作: 會計檔案

16、的鑒定工作依據(jù)國家財政會計檔案的鑒定工作依據(jù)國家財政部、國家檔案局頒發(fā)的部、國家檔案局頒發(fā)的會計檔案管會計檔案管理辦法理辦法進行進行（二）會計檔案的（二）會計檔案的銷毀工作銷毀工作:1、由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)對會計檔案進行鑒由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)對會計檔案進行鑒定后提出銷毀意見，并定后提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊編制會計檔案銷毀清冊，填，填寫會計檔案銷毀清冊審批表。寫會計檔案銷毀清冊審批表。銷毀清冊格式如下：銷毀清冊格式如下：會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊序序號號案卷或文件題名案卷或文件題名年年代代目目錄錄號號卷號卷號 或或文號文號卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件頁數(shù)頁數(shù)原原期期限限銷毀

17、銷毀原因原因 備備 注注 2、單位負責(zé)人在會計檔案銷毀審批表上、單位負責(zé)人在會計檔案銷毀審批表上簽署意簽署意見。見。 3、到到財政局會計科財政局會計科備案。備案。 4、銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機、銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。構(gòu)共同派員監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。 5、銷毀會計檔案應(yīng)到銷毀會計檔案應(yīng)到指定的銷毀單指定的銷毀單位位。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計

18、檔案，銷毀后，應(yīng)當對所要銷毀的會計檔案，銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊審批表上在會計檔案銷毀清冊審批表上簽字蓋章簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。附：檔案鑒定銷毀工作指導(dǎo)手冊檔案鑒定銷毀工作指導(dǎo)手冊 檔檔 案案 銷銷 毀毀 清清 冊冊 審審 批批 表表 在銷毀會計檔案時，應(yīng)當在銷毀會計檔案時，應(yīng)當注意：注意： 1、部分特殊的會計檔案如涉及到未結(jié)清的部分特殊的會計檔案如涉及到未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的以及工資債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的以及工資發(fā)放表等可適當延長其保管期限，抽出單獨發(fā)放表等可適當延長其保管期限，抽出單獨立卷并在會計檔案銷毀清冊和保

19、管清冊中說立卷并在會計檔案銷毀清冊和保管清冊中說明。明。 2、處在項目建設(shè)期間的基建會計檔案，即處在項目建設(shè)期間的基建會計檔案，即使會計檔案期限已滿，也不得銷毀。使會計檔案期限已滿，也不得銷毀。 （三）會計檔案的（三）會計檔案的移交移交工作工作 1、按照國家規(guī)定，會計檔案應(yīng)和其他應(yīng)進、按照國家規(guī)定，會計檔案應(yīng)和其他應(yīng)進館檔案一同進入?yún)^(qū)檔案館，不可分散。館檔案一同進入?yún)^(qū)檔案館，不可分散。 2、尤其是財政總預(yù)算單位、稅收單位、金、尤其是財政總預(yù)算單位、稅收單位、金融單位的會計檔案反映了一個地區(qū)的財政、稅融單位的會計檔案反映了一個地區(qū)的財政、稅收等歷史面貌，更要納入移交的范圍。收等歷史面貌，更要納入

20、移交的范圍。 3、建設(shè)單位在基本建設(shè)項目期間形成的會、建設(shè)單位在基本建設(shè)項目期間形成的會計檔案，要在辦理竣工決算后移交給建設(shè)計檔案，要在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位。項目的接受單位。4、移交會計檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。、移交會計檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。移交單位應(yīng)當編制會計檔案的移交清冊。移交單位應(yīng)當編制會計檔案的移交清冊。雙方按移交清冊內(nèi)容逐項交接。交接后，雙方按移交清冊內(nèi)容逐項交接。交接后，雙方經(jīng)辦人應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。雙方經(jīng)辦人應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。（一）會計檔案的一）會計檔案的保管保管：1 1、在會計檔案移交到檔案機構(gòu)之前，會計機、在會計檔案移交到檔案機構(gòu)之前，會計機構(gòu)應(yīng)由專人對會計檔案進行管理（出納人員構(gòu)應(yīng)由專人對會計檔案進行管理（