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1、辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一關(guān)于公文處理關(guān)于公文處理關(guān)于公文處理關(guān)于公文處理主講人：李智主講人：李智主講人：李智主講人：李智增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí) 完善制度規(guī)范完善制度規(guī)范努力提高公文處理水平努力提高公文處理水平v“ 命令”，是典型的下行文。 v“ 報(bào)告”，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。上級(jí)機(jī)關(guān)不對(duì)“ 報(bào)告”進(jìn)行答復(fù)、批復(fù)，上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知即可。v“ 意見(jiàn)”，可用于上行文、下行文和平行文。 作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“ 意見(jiàn)”作出處理或給予答復(fù)； 作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確

2、要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行； 作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。 v“ 函”，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?！昂奔仁枪姆N類(lèi)中的一種，又是區(qū)別于“文件”的一種行文格式。 例如：向省外辦報(bào)送華中科技大學(xué)關(guān)于組團(tuán)訪問(wèn)英國(guó)的函。1、上行文的“ 請(qǐng)示”與“ 報(bào)告”不分 主要表現(xiàn)是兩個(gè)文種混用，“ 報(bào)告”中夾帶“ 請(qǐng)示” 事項(xiàng)。 “ 報(bào)告”應(yīng)在向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況時(shí)使用； “ 請(qǐng)示”則是按照上下級(jí)的權(quán)限劃分，需上級(jí)部門(mén)審批的情況下，下級(jí)向上級(jí)提出的請(qǐng)求； “ 報(bào)告”一般是過(guò)去時(shí)或現(xiàn)在時(shí)；“ 請(qǐng)示”是將來(lái)時(shí)。2、“ 報(bào)告

3、”與“ 意見(jiàn)”不分 主要表現(xiàn)為不習(xí)慣于使用“ 意見(jiàn)”這一文種， 或者認(rèn)為只能對(duì)下級(jí)使用“ 意見(jiàn)”； “ 意見(jiàn)”可以是上行文、平行文和下行文， 而“ 報(bào)告”只能是上行文； “ 意見(jiàn)”中可以有具體的建議或設(shè)想， 而“ 報(bào)告”一般情況下不要有這類(lèi)的內(nèi)容。3、“ 請(qǐng)示”與“ 函”不分 主要表現(xiàn)為公文的內(nèi)容是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批 準(zhǔn)或?qū)徟马?xiàng)，卻以“ 函”的形式報(bào)送； “ 函”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用的文種， 對(duì)上級(jí)不能使用。 4、創(chuàng)造文種 即在13個(gè)文種之外，自己創(chuàng)造出文種； 在行文時(shí)可根據(jù)公文的內(nèi)容在13個(gè)正 式文種中進(jìn)行選擇。 1、主送教育部等上級(jí)部門(mén)的重要文件，應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)并加蓋

4、單位公章；2、對(duì)于涉及國(guó)家秘密的公文必須標(biāo)明密級(jí)，但要把握好定密等級(jí)，不能隨意定密級(jí)；3、上行文中請(qǐng)示性公文，要在附注處注明本單位有關(guān)工作的聯(lián)系人及聯(lián)系電話；4、公文標(biāo)題要標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，三家以內(nèi)全部標(biāo)注，三家以上省略標(biāo)注；5、公文如有附件或附表，應(yīng)在正文后標(biāo)明附件順序及名稱(chēng)；6、成文時(shí)間一律以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；7、公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型；8、為便于信息化管理，可試標(biāo)注公文主題詞；公文格式中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤 （1）不留聯(lián)系人及電話； （2）不設(shè)密級(jí)或定級(jí)不準(zhǔn)； （3）公文標(biāo)題不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)； （4）簽發(fā)日期與發(fā)出日期不一致； （5）函件不編號(hào)，因?yàn)楹俏募囊环N。1、關(guān)

5、于行文權(quán)限：根據(jù)辦法中第十五條規(guī)定：“政府各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。如需行文，應(yīng)報(bào)請(qǐng)本級(jí)政府批轉(zhuǎn)或由政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文?！苯Y(jié)合學(xué)校實(shí)際，校內(nèi)各職能部門(mén)不能向各校區(qū)、院系行文，除學(xué)校辦公室外，各單位一律不得對(duì)外正式行文；2、“關(guān)于“一文一事”：”“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事，與報(bào)告公開(kāi)辦理，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；3、關(guān)于聯(lián)合行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序和發(fā)文字號(hào)主發(fā)單位在前，按主發(fā)單位登記文號(hào)；4、關(guān)于聯(lián)合行文的會(huì)簽，先主辦、后協(xié)辦；5、關(guān)

6、于聯(lián)合行文的用印，主發(fā)單位即可。行文規(guī)則容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方： （ 1）主送不準(zhǔn)確。將主送單位名稱(chēng)寫(xiě)成相應(yīng)業(yè)務(wù)司局或上級(jí)單位負(fù)責(zé)人名字。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。 對(duì)上級(jí)的文件要主送教育部或教育廳，由其辦公室分送到各司局部門(mén)，學(xué)校向上行文不能寫(xiě)送教育部高教司等字樣。 校內(nèi)來(lái)文必須先送辦公室。 （2）行文關(guān)系不準(zhǔn)確。 有的直送領(lǐng)導(dǎo)，有的分送請(qǐng)示（請(qǐng)柬）。最突出的是送給領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，既增加了領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)，又因辦公室無(wú)法查閱協(xié)辦反而耽誤工作。（3）越級(jí)請(qǐng)示。如某實(shí)體學(xué)院中的系直接向?qū)W校行文。 （4）多頭行文。分送不同的領(lǐng)導(dǎo)，有時(shí)答復(fù)意見(jiàn)

7、不一，反而不好落實(shí)。（5）抄送不準(zhǔn)確。 一般“請(qǐng)示 件是不抄送的；“報(bào)告可抄送給與主送單位同級(jí)的單位。1、草擬公文應(yīng)按照辦法第二十五條的規(guī)定辦理；2、辦公室對(duì)公文審核主要把好以下五關(guān)： （1）把好行文關(guān)； （2）把好內(nèi)容關(guān)； （3）把好政策、法規(guī)關(guān)； （4）把好文字關(guān)； （5）把好審批/簽發(fā)手續(xù)和公文體例格式關(guān)。 以上是對(duì)各位辦公室主任和秘書(shū)的要求，也是學(xué)校辦公室職責(zé)，請(qǐng)各單位各部門(mén)支持。3、加強(qiáng)行文前的協(xié)商，即在送領(lǐng)導(dǎo)之前，就某一問(wèn)題相關(guān)部門(mén)自行協(xié)商取得一致意見(jiàn)。4 、 擬制學(xué)校公文的有關(guān)單位的辦公室要按辦法提出的要求對(duì)公文進(jìn)行核稿，并逐一報(bào)送審核；5、公文正式印制前，辦公室要進(jìn)行復(fù)核。v

8、各單位收到外來(lái)正式公文要交學(xué)校辦公室登記；收到交辦的公文要及時(shí)辦理。對(duì)于辦理有困難的，要及時(shí)說(shuō)明；不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的，要及時(shí)退回交辦部門(mén)并說(shuō)明理由；v 收文辦理中遇有涉及其他部門(mén)和單位的事項(xiàng)，要及時(shí)協(xié)商；v 對(duì)緊急公文要負(fù)責(zé)催辦。v 部門(mén)之間征求意見(jiàn)或會(huì)簽文件時(shí)，一般應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)。v 各單位辦公室要加強(qiáng)文件的督辦、催辦工作，建立相應(yīng)的制度，并落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)。 收文辦理中應(yīng)該注意的問(wèn)題v 1、上級(jí)部門(mén)直接發(fā)給部門(mén)的文件要?dú)w辦公室統(tǒng)一管理v 2、領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)到部門(mén)的文件要及時(shí)督辦落實(shí)v 3、領(lǐng)導(dǎo)批示之前或批示給部門(mén)征求意見(jiàn)的文件要及時(shí)回復(fù)。1、 領(lǐng)導(dǎo)同志批示件，各單位不得自行翻印，如確因工作需要進(jìn)行翻印的，應(yīng)報(bào)辦公室批準(zhǔn)；2、機(jī)關(guān)工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退；3、公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。1、各單位繼續(xù)抓好對(duì)國(guó)務(wù)院公文處理辦法和教育部關(guān)于貫徹